五星級大酒店會議團隊接待方案(程序與標準)(編輯修改稿)
2024-12-03 06:42 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 行初步框房，將會議的大概時間、用房數(shù)、聯(lián)系人輸入電腦。 如在會議召開前一周尚未接到會議通知單，則與電腦中輸入的聯(lián)系人聯(lián)系，確認會議是否在店召開。 在會議確認后，根據(jù)會議通知單的要求生成戶籍。 在會議召開前一天，對照會議通知單，核對電腦中的分房。 接到變更通知后，立即在電腦中作出相應(yīng)的修改，對 通知相關(guān)部門。 會議意見的收集與反饋 ? 會議結(jié)束后請會務(wù)人員填寫意見反饋表 1） 會議結(jié)束后，務(wù)必要征詢會務(wù)人員及參會人 員對酒店的意見反饋表。 2） 顧客反應(yīng)一般、較差或投訴事項應(yīng)詳細寫明內(nèi)容，滿意的事項如可能也要寫明內(nèi)容。 3） 盡可能多征詢幾個會務(wù)人員或參會人員的意見，注明提供意見人員姓名、聯(lián)絡(luò)方式，如可能請客人簽字。 4） 將意見反饋表交部門文員處，部門必須收到每會議專業(yè)化實施方案 8 檔會議的意見反饋表。 5） 一些重要反饋意見必須立即反饋部門，以便快速對賓客進行反饋。 6） 意見收集上報后，反饋表存檔于會議客戶歷 史檔案中，以便客戶將來 再次會議時查詢， 使工作做得更細。 7） 將反饋的內(nèi)容收集入一周賓客意見反饋中上報相關(guān)行政管理部門、駐店經(jīng)理、營業(yè)總經(jīng)理室。 會議專業(yè)化實施方案 9 企劃部（美工）： 程 序 標 準 會標的設(shè)計、確認、制作 根據(jù)每檔任務(wù)美工單對會標的要求，按實際尺寸的比例進行效果設(shè)計，并出稿件。 根據(jù)稿件應(yīng)標明會議活動名稱、使用起訖時間、放置地點等內(nèi)容。 稿件設(shè)計完畢后交由相關(guān)會議跟蹤人員簽字 確認。 按確認后的內(nèi)容按時完成制作。 橫幅貼字完成后必須對照稿件再次審核。 打印稿完成后需對照稿件再次進行審核。 背景板文字 完成后張貼前對照稿件進行檢查。 指示牌制作完畢后通知前廳禮賓進行安裝與擺放到位。 橫幅、指示牌需指示明確，通知工程部安裝到位。 移動背景會標或在固定背景處需特殊安裝工作的會標，通知工程部將支架布幅安裝到位，應(yīng)明確安放位置、形式，布幅必須干凈、整齊無破損。 確認工程部已按時、按要求安裝到位。 1通知刻字商按時將背景安裝到位。所有的文字或圖案內(nèi)容需布局美觀、整齊。 與工程部的合作 會議支架（含布幅）、橫幅及會議有關(guān)高空固定大型物件的布置，需提前一天通過電子郵件通知工程部，通知應(yīng)包括工作項目名稱、 地點、完成時間等內(nèi)容。 特殊環(huán)境布置需工程制作的、需提前通知工程部，同時將設(shè)計稿交于工程部，通知應(yīng)寫明完成時間。 通知工程部按時完成的項目，應(yīng)檢查確認按要求到位。 特殊制作項目還應(yīng)及時與工程部指定工作人 員溝通尺寸、比例、制作工藝等事項。確保 會議專業(yè)化實施方案 10 按要求時間完成。 會標安裝前后的檢查 ? 橫幅、會標安裝前后 確認字體無差錯。 確認文字內(nèi)容無差錯。 確認布幅必須整潔、牢固、易于固定。 確認大小比例無差錯。 確認使用的美工材料符合質(zhì)量標準。 確認固定后比例與環(huán)境協(xié)調(diào)、美觀。 確認固定程度良好，使用期間 不會脫落。 會標的收費 使用房間的會議收費，制作完畢后開具雜項收費單總臺，統(tǒng)一向會議客戶收費。 只使用宴會場所的客戶收費，雜項收費單交宴會預(yù)訂與會場費一起向客戶收取。 標明使用地點、時間、會標名稱及價格。 免費項目同時列收雜項收費單，標明免費。 審核會議特殊布置 審核會議客戶特殊布置方案，按照酒店規(guī)定確認有無違反酒店規(guī)定的事項 1） 有無不利酒店形象的內(nèi)容或布置方式。 2） 有無損壞其它酒店客人感受的布置形式。 3） 有無會造成酒店設(shè)施損壞或不利于清潔留下后遺癥的布置形式。 4） 有無隱藏安全隱患的布置形式。 如有以上 因素的應(yīng)予以明確否定或向部門提出意見。 在方案上簽署個人意見或向客戶提供更好或變通的意見供跟蹤人員與客戶溝通。 確認最后與客戶協(xié)商后的方案。 會議專業(yè)化實施方案 11 二、前廳部： (一 )、會議用房控制程序 程 序 標 準 會議入住前一天 大堂副理每天上午查詢第二天到店的會議情況。 大堂副理查看會議通知單，是否有特殊要求，如有，應(yīng)提前準備。 總臺查看一下房間是否已提前 BLOCK ，并且準備好鑰匙，由大堂副理夜間核查確認。 大堂副理通知好客房中心查看房間做好相應(yīng)的準備。 客房預(yù)訂、總臺應(yīng)控制好，預(yù)估第二天 的出租情況，排房時應(yīng)靈活運用，避免鎖房沖突，為酒店爭取最高利益。 會議入住當天 總臺需知曉用餐地點及相關(guān)情況。 總臺具體到店的客房數(shù)量和時間。 大堂副理 VIP 或特殊要求及特殊付款的相關(guān)情 況要了解清楚。 大堂副理應(yīng)了解會議當中的特殊要求：會議室有否更改，會議室的布置，簽到臺及綠化的布置要求，幕布及指示牌有否特殊要求，會議中茶水點心的提供，用餐的具體要求，是否需要做好叫醒服務(wù)等。 大堂副理了解會議團隊一天活動情況。 大堂副理將有關(guān)情況通知好相關(guān)部門及負責人。 大堂副理提前檢查，確保每一項工作都已完成。 3
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