五星級(jí)大酒店會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待方案(程序與標(biāo)準(zhǔn))(存儲(chǔ)版)
【正文】 的客戶收費(fèi)，雜項(xiàng)收費(fèi)單交宴會(huì)預(yù)訂與會(huì)場(chǎng)費(fèi)一起向客戶收取。 在方案上簽署個(gè)人意見(jiàn)或向客戶提供更好或變通的意見(jiàn)供跟蹤人員與客戶溝通。 總臺(tái)具體到店的客房數(shù)量和時(shí)間。 總臺(tái)上午根據(jù)客房實(shí)際情況制鎖房?！比绻浅？?，說(shuō)：“歡迎再次光臨。 大堂副理緊急安全設(shè)施 (如消防示意圖 ,保險(xiǎn)箱 ,門(mén)的安全鏈等 )。 大堂副理牢記介紹和走路時(shí)不要太快。大堂副理與客人確認(rèn)離店日期和時(shí)間。 禮賓部提前 2 小時(shí)，將準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備完畢（查看撐牌是否已到位）。 總臺(tái)與會(huì)務(wù)組核對(duì)全部費(fèi)用，確保費(fèi)用的正確。規(guī)格整齊，橫豎一致。擺放毛巾，毛巾卷好放于毛巾籃，毛巾接縫口朝下，豎放于席位的右下方，距臺(tái)沿 2cm 處。臺(tái)椅擺設(shè)：要求椅子干凈無(wú)塵，坐墊無(wú)污漬，臺(tái)椅橫豎對(duì)齊或顯圖案形。 把環(huán)境的布置效果圖及費(fèi)用的收取情況告知客人并與之確認(rèn)。會(huì)議開(kāi)始后一小時(shí)內(nèi)，客人飲水較多，需用 15 分鐘添加一次茶水，過(guò)后視客人飲水情況，一般每隔30 分鐘為客人添一次茶。 會(huì)議室的水果特殊食品服務(wù) 根據(jù)客人的要求，準(zhǔn)備好新鮮的水果及容器檢 查保證水果等的衛(wèi)生及質(zhì)量，提前半小時(shí)送至?xí)h室。簽約正式開(kāi)始時(shí)，將簽約嘉賓引領(lǐng)入座，為其打開(kāi)文本，協(xié)助客人簽約，簽約時(shí)如果客人要攝影留念，服務(wù)員應(yīng)適時(shí)回避。要求擺放美觀、整齊，方便客人取用。 在會(huì)議過(guò)程中至少有一位服務(wù)員在場(chǎng)，站于客人視線不容易看到的地方，如有客人進(jìn)出，服務(wù)員應(yīng)禮貌地為客人開(kāi)門(mén)，以示尊重。 ? 一切準(zhǔn)備工作就緒后，服務(wù)員提前 15 分鐘按標(biāo)準(zhǔn)姿勢(shì)站立于會(huì)議室門(mén)口，來(lái)賓進(jìn)入會(huì)議室，服務(wù)員主動(dòng)禮貌迎接，拉椅入座。 全部布置完畢，應(yīng)檢查所有用具是否齊全，規(guī)格做到：擺放統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，臺(tái)面布置每桌相同，縱橫相觀都勻稱(chēng)。 主 席臺(tái)上擺放一至二盆鮮花作點(diǎn)綴，二只話筒。 會(huì)議文具的服務(wù) 將會(huì)議形式布置完畢后，把紙、筆放于席位的正中方，與茶杯距離 1cm，與鉛筆的距離為 2cm，筆斜置于信簽的第一頁(yè)上。 會(huì)議結(jié)束后 禮賓部會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)收回相關(guān)撐牌。 會(huì)議入住當(dāng)日 禮賓部早上查看會(huì)議通知單是否有變更，如有，應(yīng)及時(shí)告知公關(guān)部、宴會(huì)預(yù)訂相關(guān)部門(mén)并及時(shí)做好準(zhǔn)備。 大堂副理取出登記夾放置在客人前面。 大堂副理向客人介紹緊急消防道。 大堂副理介紹客房小酒吧。 提前安排禮賓部 VIP 客人的行李運(yùn)送 ? 大堂副理告知禮賓部 VIP 客人的姓名、房號(hào)。 3．注意當(dāng)日用房情況 大堂副理通知客房中心了解房態(tài)。 客房預(yù)訂、總臺(tái)應(yīng)控制好，預(yù)估第二天 的出租情況，排房時(shí)應(yīng)靈活運(yùn)用，避免鎖房沖突，為酒店?duì)幦∽罡呃妗? 4） 有無(wú)隱藏安全隱患的布置形式。 確認(rèn)固定程度良好，使用期間 不會(huì)脫落。 特殊制作項(xiàng)目還應(yīng)及時(shí)與工程部指定工作人 員溝通尺寸、比例、制作工藝等事項(xiàng)。 橫幅、指示牌需指示明確，通知工程部安裝到位。 會(huì)議專(zhuān)業(yè)化實(shí)施方案 9 企劃部（美工）： 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 會(huì)標(biāo)的設(shè)計(jì)、確認(rèn)、制作 根據(jù)每檔任務(wù)美工單對(duì)會(huì)標(biāo)的要求，按實(shí)際尺寸的比例進(jìn)行效果設(shè)計(jì)，并出稿件。 接到變更通知后，立即在電腦中作出相應(yīng)的修改，對(duì) 通知相關(guān)部門(mén)。 變更 通知 1） 客戶如有任何計(jì)劃的變更，應(yīng)及時(shí)在會(huì)議計(jì) 劃通知中更改。 會(huì)議進(jìn)行中與客戶的溝通與跟蹤、變更、通 知 與客戶保持暢通的溝通聯(lián)絡(luò)渠道 1） 經(jīng)常與會(huì)務(wù)人員接觸，聆聽(tīng)需求，協(xié)調(diào)落實(shí) 各項(xiàng)活動(dòng)。 4） 發(fā)送計(jì)劃通知后，再與各部聯(lián)系，并查看宴會(huì)預(yù)訂、會(huì)議室預(yù)訂等信息確認(rèn)各部門(mén)收到了計(jì)劃。 3） 向客人公布酒店的收費(fèi)政策并與客人確認(rèn)收 費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 3） 按會(huì)議洽談紀(jì)要上的格式和內(nèi)容記錄客人的住宿計(jì)劃。 2） 如果客戶對(duì)會(huì)議計(jì)劃有疑慮，即刻向客戶解 釋?zhuān)⒏鶕?jù)客戶的要求進(jìn)行調(diào)整，作出針對(duì) 性。 客人參觀 后 會(huì)議專(zhuān)業(yè)化實(shí)施方案 3 1） 若有時(shí)間可以請(qǐng)客人喝些飲料。 5）事先準(zhǔn)備好有關(guān)推銷(xiāo)資料和宣傳卡片。 制作書(shū)面報(bào)價(jià)單 1） 根據(jù)客人會(huì)議的日程及活動(dòng)內(nèi)容制作詳細(xì)的 會(huì)議計(jì)劃書(shū)及報(bào)價(jià)。 4） 先讓客人作合適的選擇。 3） 如是新客戶，對(duì)酒店不太熟悉，先簡(jiǎn)要根據(jù)其需求，針對(duì)性地介紹一個(gè)酒店房間或會(huì)議室的概況（突出特點(diǎn)），并向其推薦。 詢(xún)問(wèn)并在會(huì)議洽談紀(jì)要上填寫(xiě)客戶聯(lián)系方式 ● 應(yīng)正確無(wú)誤地在會(huì)議紀(jì)要上記錄客人的聯(lián)絡(luò)方式、存檔，并請(qǐng)文員輸入電腦，資料共享。 4）將客人的姓名或客戶名稱(chēng)及約定見(jiàn)面的時(shí)間，地點(diǎn)告知前臺(tái)，以便使客人感到他們是受歡迎的和被重視的。 4） 參觀客房結(jié)束后，在前往多功能廳或會(huì)議室 之前，要順路介紹娛樂(lè)、商務(wù)中心、酒吧、 早茶等其他設(shè)施。 引導(dǎo)客戶搞好合作 1） 如果客戶反應(yīng)積極，即請(qǐng)客人盡快對(duì)會(huì)議 計(jì) 劃予以簽字確認(rèn)，向客人說(shuō)明盡快確認(rèn)的好 處。既可以作為與客戶還價(jià)的籌碼，又能及時(shí)會(huì)議專(zhuān)業(yè)化實(shí)施方案 4 地在可能改變某檔會(huì)議計(jì)劃的情況下，建議客戶調(diào)整，爭(zhēng)取收益最大化。 2） 如是大型會(huì)議，還要與會(huì)務(wù)人員確認(rèn)是否需 汽球、汽模、彩旗等室外布置。 3） 對(duì)照與客戶確認(rèn)的會(huì)議接待計(jì)劃，確認(rèn)無(wú)誤 后，向各部發(fā)送。 按照計(jì)劃通知中各部的行動(dòng)計(jì)劃，與各部確 認(rèn)準(zhǔn)備落實(shí)情況。 4）
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