五星級(jí)大酒店會(huì)議團(tuán)隊(duì)接待方案(程序與標(biāo)準(zhǔn))-文庫吧
2025-09-24 06:42 本頁面
【正文】 1） 了解會(huì)議舉行日期及會(huì)議的用房狀 況，并及 時(shí)在電腦中查詢是否發(fā)出重要預(yù)訂，避免矛 盾。 2） 同時(shí)了解該日期是否還有其它未定的會(huì)議信息。既可以作為與客戶還價(jià)的籌碼，又能及時(shí)會(huì)議專業(yè)化實(shí)施方案 4 地在可能改變某檔會(huì)議計(jì)劃的情況下，建議客戶調(diào)整，爭(zhēng)取收益最大化。 3） 按會(huì)議洽談紀(jì)要上的格式和內(nèi)容記錄客人的住宿計(jì)劃。 向客人了解會(huì)議活動(dòng)行程 1） 及時(shí)查詢避免在宴會(huì)、會(huì)議設(shè)施上有重復(fù)沖 突。 2） 如有重疊和其它原因，可向客人作有利的針 對(duì)性的調(diào)整建議。 3） 按會(huì)議洽談紀(jì)要的格式記錄客人會(huì)議行程活 動(dòng)。 與客人確認(rèn)房間、會(huì)場(chǎng)、用餐等大項(xiàng)目的價(jià) 格 1） 在了解能滿足客人設(shè)施及服務(wù)的需求后，向 客人報(bào)出客人所需設(shè)施及服務(wù)的價(jià)格。 2） 與客人確認(rèn)以上價(jià)格。 與客人確認(rèn)房間布置要求 ? 確認(rèn)以下事項(xiàng)： 是否撤出迷你吧 是否關(guān)閉長(zhǎng)途 與客人確定會(huì)場(chǎng)的形式及會(huì)議設(shè)施及會(huì)場(chǎng)服 務(wù) 1）會(huì)場(chǎng)布置的形式 2）會(huì)議背景、會(huì)標(biāo) 3） 會(huì)議場(chǎng)設(shè)備 — 話筒、音響、投影、白板、夾 紙板等 4）是否需布置鮮花、綠色植物 5）確認(rèn)桌面文具的擺放 6）是否有其它特殊需求 與客人確認(rèn)會(huì)場(chǎng)服務(wù)的形式 1）是否需茶水、礦泉水服務(wù) 2）是否需要提供水果或其它食 品 3）是否需要 Tea Break，如果有，確定標(biāo)準(zhǔn) 4） 其它特殊要求 會(huì)議專業(yè)化實(shí)施方案 5 與客人確認(rèn)公共區(qū)域環(huán)境布置的要求 1） 詢問客人是否需要如下的布置：室外橫幅、 歡迎牌、指示牌、海報(bào)等。 2） 如是大型會(huì)議，還要與會(huì)務(wù)人員確認(rèn)是否需 汽球、汽模、彩旗等室外布置。 3） 向客人公布酒店的收費(fèi)政策并與客人確認(rèn)收 費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 4） 請(qǐng)客人提供需我方制作的文字內(nèi)容，并分項(xiàng)詳細(xì)記錄，盡可能讓客人提供文字稿件 5） 特殊布置請(qǐng)工程部直接參與洽談。 與餐飲部一起與客人確認(rèn)宴會(huì)服務(wù)的有關(guān)細(xì)節(jié) 1）宴會(huì)廳布置要求 2）席位卡 3）位卡 4） 指示牌 5） 臺(tái)形圖 6） 菜單 與客人確認(rèn)有關(guān) VIP 重要客人接待 1）是否需高規(guī)格歡迎標(biāo)準(zhǔn) 2）是否需房?jī)?nèi) VIP 布置 3） VIP 的其它特殊服務(wù)要求 與客人確認(rèn)信用擔(dān)保及結(jié)算的方式 1）預(yù)付款（支票、匯票、信用卡） 2）簽單人姓名 3）結(jié)算時(shí)間 與客戶確認(rèn)會(huì)議接待計(jì)劃（簽訂合同） ? 根據(jù)與客戶洽談的會(huì)議細(xì)節(jié)，制作會(huì)議接待計(jì)劃并傳真給客戶 1） 按格式制作書面的接待計(jì)劃，含住宿計(jì)劃、 會(huì)議活動(dòng)、酒店行動(dòng)計(jì)劃、結(jié)算價(jià)格及方式 等會(huì)議細(xì)節(jié)。 2）請(qǐng)客人簽字確認(rèn)作為合約依據(jù)。 3）如果不是很復(fù)雜的會(huì)議可以根據(jù)雙方會(huì)談時(shí) 的會(huì)議談紀(jì)要手寫稿，雙方簽字作為合約。 會(huì)議專業(yè)化實(shí)施方案 6 向各部通知會(huì)議接待計(jì) 劃 ? 根據(jù)客戶確認(rèn)的會(huì)議計(jì)劃制訂會(huì)議接待計(jì)劃 1） 將客戶確認(rèn)的會(huì)議接待計(jì)劃，按酒店辦公自 動(dòng)化模塊的格式輸入電腦。 2） 住宿計(jì)劃、會(huì)議活動(dòng)行程、酒店行動(dòng)計(jì)劃、 結(jié)算提示等各個(gè)細(xì)節(jié)都必須詳細(xì)、清晰。 3） 對(duì)照與客戶確認(rèn)的會(huì)議接待計(jì)劃，確認(rèn)無誤 后，向各部發(fā)送。 4） 發(fā)送計(jì)劃通知后，再與各部聯(lián)系，并查看宴會(huì)預(yù)訂、會(huì)議室預(yù)訂等信息確認(rèn)各部門收到了計(jì)劃。 5）環(huán)境布置方面向企劃部開具美工單，落實(shí)計(jì)劃。 會(huì)議確認(rèn)后抵店前的跟蹤 主動(dòng)與客戶聯(lián)絡(luò)，了解會(huì)議計(jì)劃有否變化 1）主動(dòng)聯(lián)系，先表示對(duì)客戶會(huì)議的重視和對(duì)客 戶的感謝。 2） 了解會(huì)議計(jì)劃有無變化。 有關(guān)客人事先未明確，需提供的名單、背景 文案內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)形式等內(nèi)容要及時(shí)提醒客戶，提前提供資料。 客戶會(huì)議計(jì)劃如有變動(dòng)，及時(shí)在接待計(jì)劃通 知中變更 1） 對(duì)于客戶會(huì)議計(jì)劃中變更的內(nèi)容及時(shí)在酒店接待計(jì)劃通知中變更。 2） 電話通知涉及變更的相關(guān)部門，并一定通知到餐飲部及大堂副理。 按照計(jì)劃通知中各部的行動(dòng)計(jì)劃，與各部確 認(rèn)準(zhǔn)備落實(shí)情況。 會(huì)議進(jìn)行中與客戶的溝通與跟蹤、變更、通 知 與客戶保持暢通的溝通聯(lián)絡(luò)渠道 1） 經(jīng)常與會(huì)務(wù)人員接觸，聆聽需求，協(xié)調(diào)落實(shí) 各項(xiàng)活動(dòng)。 2） 記錄會(huì)務(wù)人員的電話及提供自己的聯(lián)絡(luò)方式給會(huì)務(wù)人員，保持溝通的暢通。 會(huì)議跟蹤日根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，按行程安排提前一天檢查，協(xié)調(diào)次日各項(xiàng)活動(dòng)，確認(rèn)各部能按時(shí)作好準(zhǔn)備。 會(huì)議專業(yè)化實(shí)施方案 7 按會(huì)議活動(dòng)日程，在每項(xiàng)活動(dòng)前 1 小時(shí) — 30分鐘確認(rèn)各項(xiàng)工作已落實(shí)到位。 1） 與餐飲部溝通，確保宴會(huì)用餐、會(huì)場(chǎng)工作的提前落實(shí)。 2） 與大堂副理協(xié)調(diào)，確保 VIP 服務(wù)、會(huì)場(chǎng)、用房等確保落實(shí)。 3） 與美工協(xié)調(diào)，確保環(huán)境布置的落實(shí)。 4） 將大堂副理、餐飲部等介紹給會(huì)務(wù)人員。 變更 通知 1） 客戶如有任何計(jì)劃的變更，應(yīng)及時(shí)在會(huì)議計(jì) 劃通知中更改。并同時(shí)電話通知相關(guān)部門。 2） 通知餐飲部、大堂副理、預(yù)訂等相關(guān)崗位有關(guān)更改內(nèi)容。 3） 跟蹤檢查變更后行動(dòng)計(jì)劃的落實(shí)。 會(huì)議的分房操作 接到會(huì)議信息時(shí)，立即進(jìn)
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