五星級大酒店會議團(tuán)隊(duì)接待方案(程序與標(biāo)準(zhǔn))-預(yù)覽頁
【正文】 的洽談 關(guān)注住房安排洽談 1） 了解會議舉行日期及會議的用房狀 況，并及 時(shí)在電腦中查詢是否發(fā)出重要預(yù)訂，避免矛 盾。 向客人了解會議活動行程 1） 及時(shí)查詢避免在宴會、會議設(shè)施上有重復(fù)沖 突。 2） 與客人確認(rèn)以上價(jià)格。 4） 請客人提供需我方制作的文字內(nèi)容，并分項(xiàng)詳細(xì)記錄，盡可能讓客人提供文字稿件 5） 特殊布置請工程部直接參與洽談。 會議專業(yè)化實(shí)施方案 6 向各部通知會議接待計(jì) 劃 ? 根據(jù)客戶確認(rèn)的會議計(jì)劃制訂會議接待計(jì)劃 1） 將客戶確認(rèn)的會議接待計(jì)劃，按酒店辦公自 動化模塊的格式輸入電腦。 5）環(huán)境布置方面向企劃部開具美工單，落實(shí)計(jì)劃。 客戶會議計(jì)劃如有變動，及時(shí)在接待計(jì)劃通 知中變更 1） 對于客戶會議計(jì)劃中變更的內(nèi)容及時(shí)在酒店接待計(jì)劃通知中變更。 2） 記錄會務(wù)人員的電話及提供自己的聯(lián)絡(luò)方式給會務(wù)人員，保持溝通的暢通。 2） 與大堂副理協(xié)調(diào)，確保 VIP 服務(wù)、會場、用房等確保落實(shí)。并同時(shí)電話通知相關(guān)部門。 如在會議召開前一周尚未接到會議通知單，則與電腦中輸入的聯(lián)系人聯(lián)系，確認(rèn)會議是否在店召開。 會議意見的收集與反饋 ? 會議結(jié)束后請會務(wù)人員填寫意見反饋表 1） 會議結(jié)束后，務(wù)必要征詢會務(wù)人員及參會人 員對酒店的意見反饋表。 5） 一些重要反饋意見必須立即反饋部門，以便快速對賓客進(jìn)行反饋。 根據(jù)稿件應(yīng)標(biāo)明會議活動名稱、使用起訖時(shí)間、放置地點(diǎn)等內(nèi)容。 打印稿完成后需對照稿件再次進(jìn)行審核。 移動背景會標(biāo)或在固定背景處需特殊安裝工作的會標(biāo)，通知工程部將支架布幅安裝到位，應(yīng)明確安放位置、形式，布幅必須干凈、整齊無破損。 與工程部的合作 會議支架（含布幅）、橫幅及會議有關(guān)高空固定大型物件的布置，需提前一天通過電子郵件通知工程部，通知應(yīng)包括工作項(xiàng)目名稱、 地點(diǎn)、完成時(shí)間等內(nèi)容。確保 會議專業(yè)化實(shí)施方案 10 按要求時(shí)間完成。 確認(rèn)大小比例無差錯(cuò)。 會標(biāo)的收費(fèi) 使用房間的會議收費(fèi)，制作完畢后開具雜項(xiàng)收費(fèi)單總臺，統(tǒng)一向會議客戶收費(fèi)。 審核會議特殊布置 審核會議客戶特殊布置方案，按照酒店規(guī)定確認(rèn)有無違反酒店規(guī)定的事項(xiàng) 1） 有無不利酒店形象的內(nèi)容或布置方式。 如有以上 因素的應(yīng)予以明確否定或向部門提出意見。 大堂副理查看會議通知單，是否有特殊要求，如有，應(yīng)提前準(zhǔn)備。 會議入住當(dāng)天 總臺需知曉用餐地點(diǎn)及相關(guān)情況。 大堂副理了解會議團(tuán)隊(duì)一天活動情況。 大堂副理了解客人確切的抵店時(shí)間、人數(shù)、用房數(shù)。 （二）、迎候 VIP 客人 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 聯(lián)系禮賓部和公司相關(guān)聯(lián)系人 大堂副理確認(rèn)重要客人抵店的時(shí)間。 VIP 客人抵達(dá)酒店 當(dāng)客人抵達(dá)時(shí)大堂副理應(yīng)先用目光與客人接觸，然后微笑著問候客人，說：“你好！ Mr/,歡迎您光臨明日大酒店?！比绻锌偨?jīng)理或其他經(jīng)理在周圍，你可以介紹給客人，說：“這是我們酒店 的總經(jīng)理 ,”并將客人介紹給總經(jīng)理。 大堂副理介紹電視節(jié)目。 ” 會議專業(yè)化實(shí)施方案 13 祝賀客人 介紹完畢后 , 應(yīng)有禮 貌的祝賀客人居住愉快， 說 :”MR./,我是 XX, 如您需要服務(wù) ,敬請吩咐 , 我們將很樂意為您服務(wù) , 祝您居住愉快。 大堂副理進(jìn)入電梯或房間時(shí)，應(yīng)讓客人在前面，但需提前為客人開門。 大堂副理介紹房內(nèi)設(shè)施。 大堂副理讓客人填寫或幫助客人填寫相關(guān)項(xiàng)目。 ” （ 四）、會議指示牌安排 程 序 標(biāo) 準(zhǔn) 查詢隔天入住的會議 禮賓部每天上午查詢第二天到店的會議情況；如有會議撐牌和橫幅要求的，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系美工、預(yù)訂。 禮賓部了解客人確切的抵店時(shí)間、人數(shù)、用房數(shù)。 3．會議入住期間 與會議專職跟蹤人員密切聯(lián)系，根據(jù)客人的要求和變化，不斷更改并落實(shí)。 禮賓部夜班核對數(shù)目并做好記錄。 簽到處指示牌干凈無手印。 如客人自帶會議資料， 則將筆置于信簽的第一頁上偏右，筆的末端與信簽底部平齊。 會議室的鮮花與綠化布置 ? 根據(jù)會議單的要求，布置好會場內(nèi)四周的花草，主席臺、講臺上的鮮花要提前讓房務(wù)部來布置，會議組負(fù)責(zé)驗(yàn)收。 擺放茶杯，茶杯放于席位正前方距上臺沿 2cm，柄一律向右，茶杯下面放上杯墊。 待臺面上所有用具擺放完，應(yīng)再次整理檢查臺面， 調(diào)整椅子，每張椅子拉出距離為每個(gè)席位的正中為宜，拉至與臺沿相齊。 按照會議單逐一檢查會議臺面擺設(shè)，要求餐具整齊，擺放統(tǒng)一，干凈、無缺口，餐巾無破損，無污漬。環(huán)境：要 求話筒、音響、投影儀、幕布、燈光、空調(diào)設(shè)備完好正常。 特殊環(huán)境布置、場租費(fèi)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 如客人提出特殊環(huán)境布置，應(yīng)將客人的要求詳細(xì)地通知到相關(guān)制作部門，落實(shí)好收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)。提前十分鐘泡好茶水、放好毛巾、一切準(zhǔn)備就緒站在會議室門口。 在開會過程中，要注意客人有何需要。 會議進(jìn)行時(shí)服務(wù)員切忌對客人的示意視而不見，也不能交頭接耳談話。 Coffee Break 結(jié)束后，及時(shí)收掉，保持會議室整潔、干凈。引領(lǐng)時(shí)，接待員應(yīng)走在客人的前方23 步，按客人步履快慢引走，引領(lǐng)時(shí)如路線太長或客人較多時(shí)，應(yīng)適時(shí)回頭向客人致意，以免走失。交換文本時(shí)，服務(wù)員協(xié)助將文本交換，動作要輕盈、干脆
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