【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 要召開(kāi)會(huì)議。 會(huì)議的成本 　　 會(huì)議的成本包括看得見(jiàn)的和看不見(jiàn)的兩種成本?！　　　　　】吹靡?jiàn)的會(huì)議成本一般指召開(kāi)某次會(huì)議所實(shí)際花費(fèi)的直接的費(fèi)用，如會(huì)議室租金、交通、餐、住、茶水、資料等各種費(fèi)用?！　　　　　〕タ吹靡?jiàn)的會(huì)議成本之外，還有一些不能直接看到的會(huì)議成本。占用員工的工作時(shí)間會(huì)造成浪費(fèi)，這是一種看不見(jiàn)的會(huì)議成本；管理者要準(zhǔn)備一個(gè)會(huì)議需要做大量的準(zhǔn)備工作，如占用很多時(shí)間準(zhǔn)備資料等。因此，看不見(jiàn)的成本不僅占用員工的時(shí)間，還會(huì)占用主持會(huì)議者的時(shí)間。此外，會(huì)議還有很多不可預(yù)知的成本，例如有時(shí)會(huì)議會(huì)帶來(lái)負(fù)面影響，這些負(fù)面的影響實(shí)際上也是非常高的會(huì)議成本?！　?避免參會(huì)者的不滿 　　 會(huì)議的成本并不如想象中的那么低。為使會(huì)議能很好地召開(kāi)，讓參與者都高興，就要避免那些使參會(huì)者不滿的因素。有專門(mén)的調(diào)查資料顯示：有83%的人對(duì)會(huì)議離題非常煩惱；另外有77%的人認(rèn)為會(huì)議的準(zhǔn)備不充足（包括資料的準(zhǔn)備和對(duì)會(huì)議過(guò)程內(nèi)容的準(zhǔn)備都不夠充足），覺(jué)得煩惱；有74%的人會(huì)對(duì)效率低特別不滿意，認(rèn)為會(huì)議太拖沓；此外，參會(huì)發(fā)言者的羅嗦也會(huì)造成62%的人不滿；60%的人對(duì)會(huì)議時(shí)間過(guò)長(zhǎng)覺(jué)得非常不滿意；還有51%的人認(rèn)為缺乏參與度，也會(huì)感到不滿?！　」芾碚咴谥鞒终麄€(gè)會(huì)議的過(guò)程中，如果能很有成效地避免以上的各種不利因素，那就能充分消除所有的不滿，使得參會(huì)者滿意，從而為高效率的會(huì)議打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 【小結(jié)】　　主持召開(kāi)會(huì)議是基層管理者的一項(xiàng)工作，高效率地開(kāi)會(huì)是非常重要的一件事情。要想達(dá)到預(yù)期的會(huì)議目的，管理者首先要正確地區(qū)分該開(kāi)和不該開(kāi)的會(huì)議，其次還應(yīng)計(jì)算會(huì)議看得見(jiàn)和看不見(jiàn)的成本，最后，有效地利用調(diào)查報(bào)告顯示的結(jié)果，力求最大限度地避免會(huì)議中造成的參會(huì)者不滿的各種不利因素，才能卓有成效地奠定高效會(huì)議的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第4章 如何召集并主持兩種不同類型的會(huì)議 　　發(fā)布消息的會(huì)議　　有效地傳達(dá)信息　　解決問(wèn)題的會(huì)議　　腦力激蕩法　　　　　　了解會(huì)議的目的之后，管理者主持會(huì)議時(shí)，還要充分地準(zhǔn)確了解會(huì)議的類型，因?yàn)椴煌愋偷臅?huì)議有其各自不同的目的和開(kāi)會(huì)程序。 發(fā)布消息的會(huì)議　　　　發(fā)布消息的會(huì)議是指管理者將公司高層的信息原封不動(dòng)地傳達(dá)給員工們，起到上傳下達(dá)的作用，向員工提供信息和信息來(lái)源?！　　　“l(fā)布消息的會(huì)議目標(biāo)是清楚地傳達(dá)信息給員工們。通常發(fā)布消息的會(huì)議一般是傳達(dá)公司的政策以及一些重要決策?！　　艄颊摺　鬟_(dá)公司的政策，代表公司理念的信息需要原封不動(dòng)地進(jìn)行傳達(dá)，管理者不能加入自己過(guò)多的個(gè)人理解，否則就偏離了公司的政策。　　【案例】　　　　某公司中層經(jīng)理的老板是個(gè)外國(guó)人，在老板開(kāi)會(huì)時(shí)，該中層經(jīng)理經(jīng)常作一些翻譯工作。該經(jīng)理的翻譯水平很高，但是英文不好的同事總在問(wèn)，為什么老板只說(shuō)了一句話，然而經(jīng)理卻常常翻譯成了八句？　　該案例充分說(shuō)明了這位中層經(jīng)理沒(méi)有很好地做到原封不動(dòng)地傳達(dá)老板的意見(jiàn)，每次都加注了很多自己的理解，這種做法是非常錯(cuò)誤的?！　　艚忉寷Q策　　中層經(jīng)理在整個(gè)組織結(jié)構(gòu)中的作用是溝通高層管理者和基層的廣大員工。員工有時(shí)不易看到整個(gè)企業(yè)運(yùn)作的全部?jī)?nèi)容，看到更多的往往只是局部。因此，當(dāng)政策針對(duì)于全局時(shí)，中層管理者在傳達(dá)中就需要加注個(gè)人的理解?！　≈袑咏?jīng)理加注個(gè)人理解的前提是一定要深入地全面理解決策的意義所在，定位決策的性質(zhì)，然后再采用通俗的方法（運(yùn)用員工的語(yǔ)言）傳達(dá)給下屬?！　∵@是中層經(jīng)理需要做的?！　≡诮忉寷Q策的過(guò)程中，中層經(jīng)理需要調(diào)整員工對(duì)于決策的不同反饋，協(xié)調(diào)員工的情緒，解釋決策的前景，而不是讓員工們自行慢慢反饋。處于傳達(dá)決策的角色，中層經(jīng)理需要將決策的前因后果明確地告訴員工，否則很可能會(huì)造成員工們的抵觸情緒?！　　舫吻寤蜃尨蠹伊私膺M(jìn)展　　中層經(jīng)理在發(fā)布信息時(shí)，還常常要澄清或讓大家了解事情的進(jìn)展。尤其是當(dāng)部門(mén)參加的項(xiàng)目是整個(gè)項(xiàng)目的一部分時(shí)，主管需要將整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)程會(huì)議上的事情盡量完整地傳達(dá)給員工，讓員工深入地全面了解事情的進(jìn)展，這樣才能充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性和主觀能動(dòng)性，使員工們?cè)诔浞至私庑畔⒌幕A(chǔ)上，更有成效地進(jìn)行下一步的工作?！　　　榱诉_(dá)到清楚地傳達(dá)信息的目的，管理者需要全面、深入地真正理解所要傳達(dá)的內(nèi)容、傳達(dá)背景、預(yù)想有可能的問(wèn)題、注意反饋并及時(shí)回復(fù)、當(dāng)場(chǎng)提問(wèn)以確認(rèn)理解和會(huì)后的單獨(dú)溝通等各方面的內(nèi)容?！　　粽嬲斫庖獋鬟_(dá)的內(nèi)容　　中層經(jīng)理在發(fā)布信息時(shí)，一個(gè)非常重要的要求是要全面、深入地真正了解所要傳達(dá)的內(nèi)容。如果自身對(duì)要傳達(dá)的信息還一知半解，就會(huì)誤導(dǎo)員工，引起員工與公司之間的沖突?！　　魝鬟_(dá)背景　　由于中層經(jīng)理在整個(gè)組織結(jié)構(gòu)的金字塔上的位置相對(duì)較高，能夠了解更多的背景，而下屬員工們卻看不到。因此，中層經(jīng)理在傳達(dá)信息時(shí)，一定要把背景傳達(dá)清楚，否則就會(huì)有各種猜測(cè)，最終產(chǎn)生謠言和誤解。尤其當(dāng)發(fā)生人事變動(dòng)時(shí)，由于背景解釋不清晰，確實(shí)會(huì)造成很多謠言?！　　纛A(yù)想有可能的問(wèn)題　　在傳達(dá)政策和決策的會(huì)議中，中層經(jīng)理還要做一個(gè)周密的準(zhǔn)備工作：預(yù)想幾個(gè)有可能的問(wèn)題，以及可能產(chǎn)生的帶有普遍性的問(wèn)題。中層經(jīng)理預(yù)想問(wèn)題，以防下屬提出問(wèn)題時(shí)，手足無(wú)措，不知道如何解答。如果問(wèn)題有共性，作為一位經(jīng)理卻回答不上來(lái)，其后果是非常糟糕的，并且還需要為解釋問(wèn)題再次開(kāi)會(huì)，不僅增加了會(huì)議次數(shù)，還要增加會(huì)議成本。因此，中層經(jīng)理在開(kāi)會(huì)之前，需要針對(duì)實(shí)際的政策和決策，預(yù)想員工們可能會(huì)提出的問(wèn)題，為進(jìn)行高效率的會(huì)議做好充分準(zhǔn)備。　　◆注意反饋并及時(shí)回復(fù)　　在傳達(dá)信息時(shí)，管理人員還要注意員工的反饋并及時(shí)地進(jìn)行回復(fù)。員工不一定通過(guò)話語(yǔ)進(jìn)行反饋，員工的非言語(yǔ)姿勢(shì)也會(huì)傳遞著自己對(duì)于傳達(dá)信息的態(tài)度。例如當(dāng)看到員工皺著眉頭在琢磨時(shí)，管理人員一定要對(duì)此表情予以注意，并詢問(wèn)問(wèn)題所在，然后進(jìn)行澄清或用通俗的語(yǔ)言詳細(xì)回答，及時(shí)地給予員工反饋?！　　舢?dāng)場(chǎng)提問(wèn)以確認(rèn)理解　　對(duì)于主管來(lái)說(shuō)，當(dāng)場(chǎng)提問(wèn)以確認(rèn)理解的溝通方法是非常必要的。當(dāng)場(chǎng)詢問(wèn)員工的想法，不僅使得目的能及時(shí)闡述明確，而且還同時(shí)促進(jìn)了與員工的溝通。當(dāng)管理者將整個(gè)內(nèi)容傳達(dá)清楚后，可以通過(guò)詢問(wèn)幾位員工來(lái)再次地予以確認(rèn)?！　〈送?，管理者還可以通過(guò)讓員工闡述會(huì)議內(nèi)容來(lái)確認(rèn)傳達(dá)的效果怎樣。管理者通過(guò)傾聽(tīng)員工的復(fù)述，就可以比較明確地把握會(huì)議傳達(dá)的效果，明確員工是否已經(jīng)真正明白并且理解?！　　魰?huì)后的單獨(dú)溝通　　在傳達(dá)政策和決策的會(huì)議中，管理者不一定要詢問(wèn)所有的人，管理者可以在會(huì)后尋找機(jī)會(huì)與個(gè)別員工進(jìn)行單獨(dú)的溝通。進(jìn)行單獨(dú)的溝通，使得主管能夠真正了解個(gè)別員工的想法，得到單獨(dú)的意見(jiàn)。管理者需要考慮性格使得某些員工不愿意當(dāng)眾說(shuō)出自己的想法，但是這并不代表他沒(méi)有任何意見(jiàn)和建議。因此，管理者需要與那些可能會(huì)有問(wèn)題的員工進(jìn)行會(huì)后的單獨(dú)溝通。解決問(wèn)題的會(huì)議　　　　除了發(fā)布消息的會(huì)議之外，管理者還需要面對(duì)另外一種會(huì)議：解決問(wèn)題的會(huì)議?！　　　」芾碚哒匍_(kāi)解決問(wèn)題的會(huì)議的目標(biāo)是：找到有效地解決問(wèn)題的方法。有效地解決問(wèn)題的方法有：找出候選和評(píng)估的方案、通過(guò)會(huì)議決策等各種方法?！　　粽页龊蜻x方案　　通過(guò)會(huì)議，管理者和員工們一起尋找、評(píng)估候選方案，這屬于群策群力的行為?！　‘?dāng)存在需要解決的問(wèn)題，而管理者根本沒(méi)有任何解決方案時(shí)，此時(shí)，管理者可以通過(guò)發(fā)動(dòng)員工，搜集所需的信息，以及每位員工的意見(jiàn)和建議，歸納出幾種解決的方法，得到一些候選方案。　　◆評(píng)估方案　　管理者通過(guò)會(huì)議找出一些候選方案之后，接下來(lái)就需要評(píng)估這些候選方案，征集員工們的意見(jiàn)和建議的過(guò)程就是評(píng)估方案的過(guò)程。這時(shí)候，會(huì)議的直接目標(biāo)就是評(píng)估已有的能解決問(wèn)題的方案?！　　敉ㄟ^(guò)會(huì)議決策　　對(duì)方案進(jìn)行評(píng)估之后，再接下來(lái)就需要會(huì)議決策，制訂最終的方案?！　‘?dāng)管理者掌握了幾個(gè)解決問(wèn)題的方案時(shí)，可以通過(guò)會(huì)議進(jìn)行決策，綜合判斷孰優(yōu)孰劣，選擇其中更好的方案。一旦通過(guò)會(huì)議決策出最終方案，那么無(wú)論是管理者還是員工都需要按照最終方案去執(zhí)行，這一點(diǎn)非常重要。給予過(guò)提出異議的機(jī)會(huì)，卻沒(méi)有任何表示，但在最終執(zhí)行中卻又不按照規(guī)定做，這樣會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的后果。　　　　為了有效地找到解決問(wèn)題的方法，管理者在開(kāi)會(huì)時(shí)需要做到預(yù)先通知目標(biāo)和問(wèn)題、預(yù)先溝通、區(qū)分利益方、預(yù)想的沖突、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、利用解決問(wèn)題的工具和方法（學(xué)會(huì)用腦力激蕩的方法集思廣益）?！　　纛A(yù)先通知目標(biāo)和問(wèn)題　　為使解決問(wèn)題的會(huì)議更有效，管理者首先要做的是預(yù)先通知員工問(wèn)題的所在、定位以及問(wèn)題解決的目標(biāo)。員工在得到通知之后，通常會(huì)著手準(zhǔn)備、思考解決的方法，在會(huì)議上貢獻(xiàn)自己的力量，提出讓大家借鑒的想法，這與員工不知會(huì)議目標(biāo)而盲目來(lái)開(kāi)會(huì)的效果有著天壤之別的收獲差異?！　　纛A(yù)先溝通　　為統(tǒng)一對(duì)問(wèn)題的不同看法，需要在會(huì)議進(jìn)行前就預(yù)先溝通。如針對(duì)解決問(wèn)題的幾種不同意見(jiàn)，預(yù)先溝通各種意見(jiàn)內(nèi)涵要素的重要性。所謂預(yù)先溝通是指會(huì)議的主持者（中層管理人員），在有問(wèn)題需要解決時(shí)，在通知員工要開(kāi)會(huì)、解決問(wèn)題時(shí)，先征求員工對(duì)問(wèn)題的看法，即個(gè)別征求意見(jiàn)?！　☆A(yù)先溝通，個(gè)別征求意見(jiàn)的優(yōu)點(diǎn)在于管理人員在開(kāi)會(huì)過(guò)程中，會(huì)預(yù)知員工可能會(huì)提出的問(wèn)題，這樣就可以大大地提高會(huì)議的效率。因?yàn)橐呀?jīng)預(yù)知問(wèn)題，就會(huì)作出很充分的準(zhǔn)備，分析大概的幾種不同的傾向性，甚至于預(yù)知各位員工的具體想法，解決可能會(huì)發(fā)生的沖突，最終達(dá)成目標(biāo)。　　管理人員通過(guò)搜集員工們的思想傾向進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備，對(duì)于整個(gè)會(huì)議進(jìn)程的推進(jìn)以及盡快地達(dá)成結(jié)果都會(huì)有非常大的幫助?！　　魠^(qū)分利益方　　當(dāng)管理者要解決問(wèn)題時(shí)，由于不同的方案會(huì)給不同的員工帶來(lái)的實(shí)際利益并不相同，因此，員工對(duì)方案會(huì)產(chǎn)生不同的傾向，這樣就產(chǎn)生了方案的利益方。作為要召開(kāi)會(huì)議的管理者，就需要區(qū)分利益方，平衡利益方的關(guān)系?！　　纛A(yù)想沖突　　當(dāng)造成過(guò)度侵犯利益時(shí)，員工之間就會(huì)產(chǎn)生沖突。管理者了解全體員工的想法，確定出員工對(duì)于方案的不同傾向，即區(qū)分出利益方之后，應(yīng)事先預(yù)想不同的利益方之間可能會(huì)出現(xiàn)的沖突。這樣管理者在主持會(huì)議時(shí)，就不會(huì)產(chǎn)生不同利益方吵得不可開(kāi)交的場(chǎng)面。　　【案例】　　　　某公司的一次會(huì)議上，產(chǎn)生了后勤部和銷售部之間的沖突。銷售經(jīng)理當(dāng)著很多人的面指責(zé)后勤送貨經(jīng)理。后勤送貨經(jīng)理當(dāng)時(shí)就拍案而起，最后會(huì)場(chǎng)變成了戰(zhàn)場(chǎng)。于是，銷售和后勤送貨的經(jīng)理開(kāi)始列舉對(duì)方對(duì)不起自己的事情。實(shí)際上，沒(méi)有解決任何問(wèn)題?！　′N售和后勤送貨的經(jīng)理都知道開(kāi)會(huì)，事先都準(zhǔn)備了有利于自己一方的資料。如果主持會(huì)議的管理人員事先想到銷售和后勤送貨的經(jīng)理之間的利益沖突，就會(huì)減少會(huì)議的成本——兩位經(jīng)理陳述的時(shí)間，并且避免最終的相互攻擊?！　?shí)際上，在解決問(wèn)題的會(huì)議上，經(jīng)常會(huì)有利益不同的雙方，這是不可避免的。管理者通知他們開(kāi)會(huì)的目的不在于定位孰是孰非，而是要最終妥善地解決問(wèn)題。如果管理者允許不同的利益方站在自己的角度上，申訴自己的利益，那么會(huì)議根本就不會(huì)解決問(wèn)題。主持會(huì)議的管理者需要在會(huì)前就進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，明確會(huì)議解決問(wèn)題的這一目標(biāo)，使得不同的利益方陳述工作可以改進(jìn)的地方，這樣才能成功地達(dá)成會(huì)議的目標(biāo)?！　　艚y(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)　　在召集解決問(wèn)題的會(huì)議時(shí)，管理者還要事先與員工們統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。如某公司要解決一個(gè)問(wèn)題，公司最多可以允許在兩周之內(nèi)、用十萬(wàn)元錢(qián)解決問(wèn)題?！　∪绻麤](méi)有事先的標(biāo)準(zhǔn)，從不同的角度考察，可能有很多方案都強(qiáng)尚械?，区柄w殘碓謨?cè)栄用诞€嗌?，花费时紲Z某ざ獺５蓖騁槐曜賈?，管理人暂吪可以蕢蜥议向讙佲k欣姆較蟯平?span class=style2　　◆利用解決問(wèn)題的工具和方法　　管理者應(yīng)用一些解決問(wèn)題的工具和方法會(huì)使解決問(wèn)題的會(huì)議更為有效。中層經(jīng)理主持的會(huì)議，在學(xué)會(huì)和掌握一些解決問(wèn)題的方法和技巧后，可以迅速地解決問(wèn)題，并能充分地調(diào)動(dòng)員工積極地思考?！　　　　裟X力激蕩　　腦力激蕩（ｂｒａｉｎｓｔｏｒｍｉｎｇ），也有人叫做頭腦風(fēng)暴，是一種比較好的解決問(wèn)題的方法。　　頭腦風(fēng)暴要求全部參會(huì)者都可以將自己的想法，意見(jiàn)充分地貢獻(xiàn)出來(lái)，運(yùn)用能力激蕩的方法來(lái)有效地解決問(wèn)題。通常的程序是：①參會(huì)的每一個(gè)人明確要解決的問(wèn)題是什么；②推舉一位主持人，記錄下每個(gè)人的意見(jiàn)；③每個(gè)人個(gè)自說(shuō)出自己的解決方法；④評(píng)估可行性，選擇方案；如果沒(méi)有可行的方案就要進(jìn)行第五步；⑤將所有解決方案中可行的部分進(jìn)行個(gè)自優(yōu)點(diǎn)的組合，最后組合成的方案綜合了其它所有解決方案中的個(gè)自優(yōu)點(diǎn)，是優(yōu)于其它所有的解決方案的一個(gè)較為理想的解決方案，它成功地運(yùn)用了集思廣益的辦事原則?！　　裟X力激蕩的原則　　運(yùn)用腦力激蕩時(shí)，不能違反兩個(gè)原則：①不要否認(rèn)他人的想法，因?yàn)槊恳粋€(gè)想法都有可能激蕩出新的解決方法；②要有創(chuàng)意，可以說(shuō)出最直覺(jué)的想法，即使認(rèn)為想法沒(méi)有可行性，也許其他參會(huì)者會(huì)被刺激，激蕩出一個(gè)可行的方案。　　腦力激蕩特別適用于群策群力的會(huì)議。并不是員工所表達(dá)的所有想法和主意都能最后轉(zhuǎn)化為可行的方案，而是運(yùn)用集思廣益的辦事原則，通過(guò)選擇各種方法中可行的最重要的部分、需要立刻改進(jìn)的地方，做成實(shí)施的方案才是正確的途徑?！　∮捎谀X力激蕩法使得員工不受限制地思考，因此會(huì)產(chǎn)生很多有創(chuàng)意的想法，在這種環(huán)境中，解決問(wèn)題就會(huì)變得相對(duì)地容易些。公司可以在辦公環(huán)境中設(shè)置白板，記錄員工隨時(shí)的想法和意見(jiàn)，這也是一種很好的對(duì)腦力激蕩法的應(yīng)用?！拘〗Y(jié)】　　 作為管理人員，要想高效率地開(kāi)會(huì)，首先要正確地準(zhǔn)確區(qū)分會(huì)議的性質(zhì)。在發(fā)布信息的會(huì)議上，管理者可能需要公布政策、解釋決策或很有成效地澄清及告知進(jìn)展，要使得會(huì)議高效，管理者需要真正全面、深入地理解所要傳達(dá)的內(nèi)容、傳達(dá)背景、預(yù)想有可能的問(wèn)題、注意反饋并及時(shí)地回復(fù)、當(dāng)場(chǎng)提問(wèn)以進(jìn)一步地再次確認(rèn)理解和會(huì)后的單獨(dú)溝通。解決問(wèn)題的會(huì)議的目標(biāo)是找到解決問(wèn)題的有成效、較為理想的解決方法，在找候選和評(píng)選的方案、通過(guò)會(huì)議決策的過(guò)程中，管理者需要做到預(yù)先的通知目標(biāo)和問(wèn)題、溝通、區(qū)分利益方、預(yù)想沖突、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、利用解決問(wèn)題的工具和方法（學(xué)會(huì)用腦力激蕩的方法集思廣益）。 第5章 會(huì)議的主持技巧 　　會(huì)議主持技巧的測(cè)試　　明確主持人的工作　　會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的控制　　取得滿意的會(huì)議效果　　管理者掌握的會(huì)前和會(huì)后的技巧只是為有效的會(huì)議過(guò)程做準(zhǔn)備。會(huì)議中的主持技巧，涉及到管理者掌控會(huì)議的能力。會(huì)議主持的技巧屬于一種行為性質(zhì)，管理者可以通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)改變自己的會(huì)議主持技巧。 會(huì)議主持技巧的測(cè)試　　　 通過(guò)對(duì)主持技巧的測(cè)試，管理人員可以了解