【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 印章頒發(fā)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收回印章封存或銷(xiāo)毀。特殊情況：如公司撤銷(xiāo)，但善后工作需要繼續(xù)使用公章時(shí)，要指定專(zhuān)人妥善保管，待善后工作結(jié)束后及時(shí)將公章收回，并印發(fā)印章使用或作廢的通知。作廢的舊章用紅色印油印在印模欄內(nèi)。第四章 證明函管理制度第一條 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)等。第二條 公司證明函由行政部指定專(zhuān)人統(tǒng)一管理。第三條 使用證明函必須填寫(xiě)《證明函使用申請(qǐng)單》，總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字后方可。第四條 法定代表人證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人核準(zhǔn)。第五條 使用證明函必須做好登記，填寫(xiě)《證明函使用登記表》。第六條 嚴(yán)禁開(kāi)出空白證明函或外借證明函。第七條 證明函開(kāi)出后，使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還辦公室。第八條 行政部應(yīng)妥善保管證明函存根。第五章 證照管理制度第一條 公司證照由行政部指定專(zhuān)人統(tǒng)一管理。第二條 證照是指由上級(jí)主管部門(mén)頒發(fā)的各類(lèi)證書(shū)、批文等。如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書(shū)、稅務(wù)登記證、ISP經(jīng)營(yíng)許可證等。第三條 證照的使用包括借用、復(fù)印等。第四條 證照使用必須填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)單》。第五條 證照借用程序借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管總監(jiān)審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保管人。第六條 證照復(fù)印程序借用人申請(qǐng)→部門(mén)負(fù)責(zé)人復(fù)核→主管總監(jiān)核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→發(fā)放復(fù)印件，如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。第七條 如需使用原件，則總總經(jīng)理須核準(zhǔn)。第八條 證照復(fù)印件必須加蓋“再?gòu)?fù)印無(wú)效章”。證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫(xiě)《證照使用登記表》。第六章 檔案管理制度第一節(jié) 總則第一條 為了加強(qiáng)本公司內(nèi)部檔案資料的管理，使我公司的檔案資料管理水平總體上一個(gè)新的臺(tái)階，特制定本制度。第二條 歸檔的文件必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第二節(jié) 檔案資料日常管理第一條 公司檔案資料是公司在日常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中形成的反映公司發(fā)展情況、明晰各部門(mén)責(zé)任的資料。為此，凡是各部門(mén)出臺(tái)的關(guān)于公司發(fā)展的制度、辦法、計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等重要資料，必須留存電子版文檔并由行政部統(tǒng)一打印下發(fā)，且必須提供電子版文件，由行政部統(tǒng)一留存?zhèn)錂n，并必須留存電子版文檔拷貝于指定移動(dòng)硬盤(pán)上，拷貝后要做好移動(dòng)硬盤(pán)的內(nèi)容說(shuō)明包括備份資料的部門(mén)、資料名稱(chēng)、日期、內(nèi)容、制作人等?？截愘Y料所用的移動(dòng)硬盤(pán)只能當(dāng)作資料盤(pán)，由公司派專(zhuān)人保管，不得挪作他用，更不得借與他人使用。第二條 各部門(mén)一定要切實(shí)采取有效措施，加強(qiáng)檔案資料的日常管理，將檔案資料的收集、整理、歸集等各項(xiàng)工作明確到具體的部門(mén)或個(gè)人，特別是受理資料時(shí),一定要嚴(yán)格把關(guān),保證資料收集齊全、完整；同時(shí)對(duì)已有的資料應(yīng)及時(shí)歸檔。使檔案管理中的大量工作能夠在日常管理中完成,既可防止資料遺失,同時(shí)也為年終集中裝訂歸檔奠定基礎(chǔ)。第三條 各部門(mén)的各崗位在工作移交時(shí)，為防止公司資料在內(nèi)部流轉(zhuǎn)過(guò)程中發(fā)生遺失，除填寫(xiě)實(shí)物移交清冊(cè)以外，還必須填寫(xiě)資料（包括電子版、文書(shū)版）移交清冊(cè)，并由交、接雙方在交接清冊(cè)上簽字，上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交審核后方可完成交接工作。交接表一式三份，交、接方各一份、行政部留檔一份。第三節(jié) 檔案的分類(lèi)及范圍第一條 公司檔案管理方案是按照集中管理的原則，以本公司全部檔案為對(duì)象統(tǒng)一設(shè)置為十大類(lèi)：0黨群工作類(lèi) 0行政管理類(lèi) 0經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)0人事檔案類(lèi) 0工程檔案類(lèi) 0會(huì)計(jì)檔案類(lèi)0聲像檔案類(lèi) 0榮譽(yù)實(shí)物類(lèi) 0電子檔案類(lèi)設(shè)備類(lèi)第二條 各門(mén)類(lèi)檔案的歸檔案范圍如下：0黨群工作類(lèi)黨員名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工會(huì)及黨組織成立的文件、資料、黨員組織關(guān)系介紹信存根、會(huì)議記錄、其它。0行政管理類(lèi)公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)以及申報(bào)、登記、變更、批復(fù)等、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃及年度總結(jié)、計(jì)劃、公司管理制度、職工名冊(cè)、公司業(yè)務(wù)需貫徹執(zhí)行的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定、購(gòu)買(mǎi)設(shè)備軟件的資料、審計(jì)通知書(shū)等資料、上級(jí)頒發(fā)的有關(guān)經(jīng)營(yíng)政策文件、公司晉級(jí)活動(dòng)中所形成的原始記錄、申報(bào)材料等、公司各類(lèi)文件、其他。0經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)經(jīng)營(yíng)決策、股份制管理、經(jīng)營(yíng)范圍類(lèi)工作計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)類(lèi)合同、經(jīng)營(yíng)類(lèi)協(xié)議、經(jīng)營(yíng)類(lèi)統(tǒng)計(jì)工作、財(cái)務(wù)管理、物資管理、產(chǎn)品銷(xiāo)售、公司管理、其它。0人事檔案類(lèi)個(gè)人履歷表、學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、身份證明文件、崗位資格證書(shū)復(fù)印件、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、勞動(dòng)用工合同、其他。0工程檔案類(lèi)招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、工程合同書(shū)、施工圖紙、設(shè)計(jì)、技術(shù)等變更通知書(shū)、決算資料、竣工圖紙、審計(jì)報(bào)告、質(zhì)檢報(bào)告、施工方案、施工記錄、會(huì)議紀(jì)要、其他。工程管理文件征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、承包合同、工程協(xié)議書(shū)、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件、施工執(zhí)照、水暖電煤氣供應(yīng)協(xié)議書(shū)。施工文件開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝、原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、建筑材料試驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商會(huì)、材料代用核定審批、施工定位測(cè)量、地質(zhì)勘察、土、巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖、施工記錄、日記、大事記、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程記錄及測(cè)試沉陷、位移、變形觀測(cè)記錄、事故處理報(bào)告、分頁(yè)、分部、單項(xiàng)工程質(zhì)量檢查、評(píng)定、交工驗(yàn)收記錄證明、施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。竣工文件項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、全部竣工圖、項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料、工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料、竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件。財(cái)務(wù)文件：工程概算、預(yù)算、決算書(shū)、主要材料消耗、器材管理、交付使用的固定資產(chǎn)。0會(huì)計(jì)檔案類(lèi)憑證、帳簿、報(bào)表、其他。0聲像檔案類(lèi)照片、錄音（像）帶、其他。0榮譽(yù)實(shí)物檔案類(lèi)證書(shū)、獎(jiǎng)狀（牌）、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、其他?電子檔案類(lèi)光盤(pán)、磁帶（盤(pán)）、已制成的電子檔案、掃描資料、其他。設(shè)備類(lèi)各種設(shè)備隨機(jī)攜帶的說(shuō)明書(shū)、合格證、用戶(hù)手冊(cè)等資料、其他。第四節(jié) 檔案秘級(jí)的劃定第一條 機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。第二條 具體劃分標(biāo)準(zhǔn)為絕密檔案。公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括：財(cái)務(wù)資料、公司重要會(huì)議紀(jì)要、公司經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同、技術(shù)資料、金額在10萬(wàn)100萬(wàn)元的合同。秘密檔案包括：重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議、金額在10萬(wàn)以下的合同。第五節(jié) 檔案的裝訂和排列格式第一條 按卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。裝訂時(shí)，以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。第二條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）——文件——封氏（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。第六節(jié) 檔案的保存期限第一條 檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：永久保存、公司章程。、股東名簿、黨員名冊(cè)。、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄本、會(huì)議紀(jì)要。、公司證照。、各級(jí)重要批文。、印鑒。、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃。、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)。、年度財(cái)務(wù)報(bào)表。、技術(shù)資料。、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。、人事資料。、大型活動(dòng)圖片、音像資料。、其他核定須永久保存的文書(shū)。長(zhǎng)期保存、會(huì)計(jì)憑證。、期滿或解除的合同協(xié)議。、完結(jié)后的項(xiàng)目方案。、其他經(jīng)核定須長(zhǎng)期保存的文書(shū)。短期保存、部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié)。、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告。、其他經(jīng)核定須短期保存的文書(shū)。第七節(jié) 檔案的保管部門(mén)第一條 檔案的保管各部門(mén)視具體情況而定，原則上是當(dāng)年的由各部門(mén)自行保管整理，到第二年移交行政部檔案室統(tǒng)一裝訂保管。各部門(mén)移交時(shí)必須保證資料的完整性、連續(xù)性，并填寫(xiě)檔案移交表。第二條 檔案的保管具體要求公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、國(guó)稅、地稅正副本，機(jī)構(gòu)代碼證正副本在頒發(fā)之日起由財(cái)務(wù)部保管。公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起由總經(jīng)理、行行政部檔案室及相關(guān)部門(mén)各保存一份。簽定的經(jīng)濟(jì)合同協(xié)議由行政管理中心行政部檔案室、業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部各保存一份。財(cái)務(wù)檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理，年底交檔案室存檔。人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理，部門(mén)經(jīng)理以上人員檔案交總辦一份，其余的年底交檔案室存檔。其余批文、證件、協(xié)議、檔案鑒定后由行政部檔案室存檔管理。檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》?！稒n案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，行政部留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱第一條 因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》，并經(jīng)行政總監(jiān)核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。第二條 行政類(lèi)檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、工程類(lèi)檔案、拓展類(lèi)檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，跨部門(mén)檔案調(diào)閱須行政總監(jiān)批準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料需總經(jīng)理批準(zhǔn)并簽字。第三條 檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。第四條 調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。第五條《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。第六條 檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)4個(gè)工作時(shí)。第七條 如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷(xiāo)毀第一條 超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。第二條 需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。第三條 部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀；機(jī)要檔案總經(jīng)理核準(zhǔn)后由行政部負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀；其余檔案由主管總監(jiān)核準(zhǔn)后行政部負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。第四條 銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，行政部指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。第五條 檔案銷(xiāo)毀每二年進(jìn)行一次，即第二年的7月份。第七章 合同管理制度第一節(jié) 總 則第一條 為了實(shí)現(xiàn)依法治理公司，促進(jìn)公司對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展，規(guī)范對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為，提高經(jīng)濟(jì)效益，防止不必要的經(jīng)濟(jì)損失，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定，特制定本管理制度。第二條 凡以公司名義對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同。第三條 訂立經(jīng)濟(jì)合同，必須遵守國(guó)家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。第四條 本制度所包括的合同有設(shè)計(jì)、銷(xiāo)售、采購(gòu)、借款、維修、保險(xiǎn)、工程等方面的合同，不包括勞動(dòng)合同。第五條 除即時(shí)清潔者外，合同均應(yīng)采用書(shū)面形式，有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。第六條 國(guó)家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的則必須采用標(biāo)準(zhǔn)文本。第七條 公司由法律顧問(wèn)根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán)，全面負(fù)責(zé)合同管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門(mén)的合同訂立、履行等工作。第二節(jié) 合同的訂立第一條 與外界達(dá)成經(jīng)濟(jì)往來(lái)意向，經(jīng)協(xié)商一致，應(yīng)訂立經(jīng)濟(jì)合同。第二條 訂立合同前，必須了解、掌握對(duì)方的經(jīng)營(yíng)資格、資信等情況，無(wú)經(jīng)營(yíng)資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟(jì)合同。第三條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書(shū)面授權(quán)委托方能對(duì)外訂立書(shū)面經(jīng)濟(jì)合同。第四條 對(duì)外訂立經(jīng)濟(jì)合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權(quán)方式，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。第五條 授權(quán)委托事宜由公司法律顧問(wèn)專(zhuān)門(mén)管理，需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取、填寫(xiě)授權(quán)委托書(shū)，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。第六條 符合以下情況之一的，應(yīng)當(dāng)以書(shū)面形式訂立經(jīng)濟(jì)合同單筆業(yè)務(wù)金額達(dá)一萬(wàn)元的。有保證、抵押或定金等擔(dān)保的。我方先予以履行合同的。有封樣要求的。合同對(duì)方為外地單位的。第七條 經(jīng)濟(jì)合同必須具備標(biāo)的（指貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等），數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或者酬金，履行的期限、地點(diǎn)、和方式，違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟(jì)合同可訂立定金、抵押等擔(dān)保條款。第八條 對(duì)于合同標(biāo)的沒(méi)有國(guó)家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書(shū)面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。第九條 合同標(biāo)的額不滿一萬(wàn)元，按本辦法第十三條規(guī)定應(yīng)當(dāng)訂立而不能訂立書(shū)面合同的，必須事先填寫(xiě)非書(shū)面合同代用單，注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款，注明不能訂立書(shū)面合同的理由，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，否則該業(yè)務(wù)不能成立。第十條 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對(duì)方的單位名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號(hào)，如不能一一注明，須經(jīng)公司總經(jīng)理在我方所留的合同上簽字同意。第十一條 合同文本擬定完畢，憑合同流轉(zhuǎn)單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門(mén)、法律顧問(wèn)、財(cái)務(wù)部門(mén)等職能部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)后加蓋公章或合同專(zhuān)用章方能生效。第十二條 公司總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理對(duì)合同的訂立具有最終決定權(quán)。第十三條 流程中各審核意見(jiàn)簽署于合同流轉(zhuǎn)單據(jù)及一份合同正本上，合同流轉(zhuǎn)單據(jù)作為合同審核過(guò)程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時(shí)歸檔。第十四條 對(duì)外訂立的經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對(duì)方簽字蓋章；如有例外需要，須總經(jīng)理、行政總監(jiān)特批。第十五條 單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。第十六條 合同蓋章生效后，應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)并登記。第十七條 合同文本原件原則上我方至少應(yīng)持二份，合同文本及復(fù)印件由財(cái)務(wù)部、行政部、法律顧問(wèn)、具體業(yè)務(wù)部門(mén)等各部門(mén)分存，其中原件由財(cái)務(wù)部門(mén)和行政部留