【文章內容簡介】 印章頒發(fā)部門應及時收回印章封存或銷毀。特殊情況：如公司撤銷，但善后工作需要繼續(xù)使用公章時，要指定專人妥善保管，待善后工作結束后及時將公章收回，并印發(fā)印章使用或作廢的通知。作廢的舊章用紅色印油印在印模欄內。第四章 證明函管理制度第一條 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權委托書等。第二條 公司證明函由行政部指定專人統(tǒng)一管理。第三條 使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，總經(jīng)理或其授權人簽字后方可。第四條 法定代表人證明書、授權委托書須經(jīng)總經(jīng)理或其授權人核準。第五條 使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。第六條 嚴禁開出空白證明函或外借證明函。第七條 證明函開出后，使用人應妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應立即向主管領導匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失；如證明函未使用，應立即退還辦公室。第八條 行政部應妥善保管證明函存根。第五章 證照管理制度第一條 公司證照由行政部指定專人統(tǒng)一管理。第二條 證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務登記證、ISP經(jīng)營許可證等。第三條 證照的使用包括借用、復印等。第四條 證照使用必須填寫《證照使用申請單》。第五條 證照借用程序借用人申請→部門負責人復核→主管總監(jiān)審核→總經(jīng)理核準→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應在時限內歸還證照保管人。第六條 證照復印程序借用人申請→部門負責人復核→主管總監(jiān)核準→辦理借用手續(xù)→發(fā)放復印件，如證照復印件未使用，應立即退還證照保管人。第七條 如需使用原件，則總總經(jīng)理須核準。第八條 證照復印件必須加蓋“再復印無效章”。證照保管人必須做出登記，認真填寫《證照使用登記表》。第六章 檔案管理制度第一節(jié) 總則第一條 為了加強本公司內部檔案資料的管理，使我公司的檔案資料管理水平總體上一個新的臺階，特制定本制度。第二條 歸檔的文件必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第二節(jié) 檔案資料日常管理第一條 公司檔案資料是公司在日常運轉過程中形成的反映公司發(fā)展情況、明晰各部門責任的資料。為此，凡是各部門出臺的關于公司發(fā)展的制度、辦法、計劃、總結、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內外行文等重要資料，必須留存電子版文檔并由行政部統(tǒng)一打印下發(fā)，且必須提供電子版文件，由行政部統(tǒng)一留存?zhèn)錂n，并必須留存電子版文檔拷貝于指定移動硬盤上，拷貝后要做好移動硬盤的內容說明包括備份資料的部門、資料名稱、日期、內容、制作人等?？截愘Y料所用的移動硬盤只能當作資料盤，由公司派專人保管，不得挪作他用，更不得借與他人使用。第二條 各部門一定要切實采取有效措施，加強檔案資料的日常管理，將檔案資料的收集、整理、歸集等各項工作明確到具體的部門或個人，特別是受理資料時,一定要嚴格把關,保證資料收集齊全、完整；同時對已有的資料應及時歸檔。使檔案管理中的大量工作能夠在日常管理中完成,既可防止資料遺失,同時也為年終集中裝訂歸檔奠定基礎。第三條 各部門的各崗位在工作移交時，為防止公司資料在內部流轉過程中發(fā)生遺失，除填寫實物移交清冊以外，還必須填寫資料（包括電子版、文書版）移交清冊，并由交、接雙方在交接清冊上簽字，上級主管領導監(jiān)交審核后方可完成交接工作。交接表一式三份，交、接方各一份、行政部留檔一份。第三節(jié) 檔案的分類及范圍第一條 公司檔案管理方案是按照集中管理的原則，以本公司全部檔案為對象統(tǒng)一設置為十大類：0黨群工作類 0行政管理類 0經(jīng)營管理類0人事檔案類 0工程檔案類 0會計檔案類0聲像檔案類 0榮譽實物類 0電子檔案類設備類第二條 各門類檔案的歸檔案范圍如下：0黨群工作類黨員名冊、統(tǒng)計報表、工會及黨組織成立的文件、資料、黨員組織關系介紹信存根、會議記錄、其它。0行政管理類公司的營業(yè)執(zhí)照、資質證書以及申報、登記、變更、批復等、長遠規(guī)劃及年度總結、計劃、公司管理制度、職工名冊、公司業(yè)務需貫徹執(zhí)行的規(guī)范、標準、規(guī)定、購買設備軟件的資料、審計通知書等資料、上級頒發(fā)的有關經(jīng)營政策文件、公司晉級活動中所形成的原始記錄、申報材料等、公司各類文件、其他。0經(jīng)營管理類經(jīng)營決策、股份制管理、經(jīng)營范圍類工作計劃、經(jīng)營類合同、經(jīng)營類協(xié)議、經(jīng)營類統(tǒng)計工作、財務管理、物資管理、產(chǎn)品銷售、公司管理、其它。0人事檔案類個人履歷表、學歷、學位證書復印件、身份證明文件、崗位資格證書復印件、轉正定級表、勞動用工合同、其他。0工程檔案類招標文件、中標通知書、工程合同書、施工圖紙、設計、技術等變更通知書、決算資料、竣工圖紙、審計報告、質檢報告、施工方案、施工記錄、會議紀要、其他。工程管理文件征用土地批準文件及紅線圖、承包合同、工程協(xié)議書、招標、投標、租賃文件、施工執(zhí)照、水暖電煤氣供應協(xié)議書。施工文件開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要、施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施、施工安全措施、施工工藝、原材料及構件出廠證明、質量鑒定、建筑材料試驗報告、設計變更、工程更改洽商會、材料代用核定審批、施工定位測量、地質勘察、土、巖試驗報告、基礎處理、基礎工程施工圖、施工記錄、日記、大事記、隱蔽工程驗收記錄、工程記錄及測試沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告、分頁、分部、單項工程質量檢查、評定、交工驗收記錄證明、施工總結、技術總結、竣工驗收報告?？⒐の募椖靠⒐を炇請蟾?、全部竣工圖、項目質量評審材料、工程現(xiàn)場聲像材料、竣工驗收會議決議文件。財務文件：工程概算、預算、決算書、主要材料消耗、器材管理、交付使用的固定資產(chǎn)。0會計檔案類憑證、帳簿、報表、其他。0聲像檔案類照片、錄音（像）帶、其他。0榮譽實物檔案類證書、獎狀（牌）、錦旗、獎章、其他。0電子檔案類光盤、磁帶（盤）、已制成的電子檔案、掃描資料、其他。設備類各種設備隨機攜帶的說明書、合格證、用戶手冊等資料、其他。第四節(jié) 檔案秘級的劃定第一條 機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。第二條 具體劃分標準為絕密檔案。公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機密檔案包括：財務資料、公司重要會議紀要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同、技術資料、金額在10萬100萬元的合同。秘密檔案包括：重要項目資料、項目合同協(xié)議、金額在10萬以下的合同。第五節(jié) 檔案的裝訂和排列格式第一條 按卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。裝訂時，以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。第二條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）——文件——封氏（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。第六節(jié) 檔案的保存期限第一條 檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：永久保存、公司章程。、股東名簿、黨員名冊。、股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄本、會議紀要。、公司證照。、各級重要批文。、印鑒。、公司年度經(jīng)營計劃。、公司年度經(jīng)營總結。、年度財務報表。、技術資料。、不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證。、人事資料。、大型活動圖片、音像資料。、其他核定須永久保存的文書。長期保存、會計憑證。、期滿或解除的合同協(xié)議。、完結后的項目方案。、其他經(jīng)核定須長期保存的文書。短期保存、部門工作計劃及工作總結。、完結后的部門請求報告。、其他經(jīng)核定須短期保存的文書。第七節(jié) 檔案的保管部門第一條 檔案的保管各部門視具體情況而定，原則上是當年的由各部門自行保管整理，到第二年移交行政部檔案室統(tǒng)一裝訂保管。各部門移交時必須保證資料的完整性、連續(xù)性，并填寫檔案移交表。第二條 檔案的保管具體要求公司營業(yè)執(zhí)照正副本、國稅、地稅正副本，機構代碼證正副本在頒發(fā)之日起由財務部保管。公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起由總經(jīng)理、行行政部檔案室及相關部門各保存一份。簽定的經(jīng)濟合同協(xié)議由行政管理中心行政部檔案室、業(yè)務部、財務部各保存一份。財務檔案由部門自行立卷、歸檔、管理，年底交檔案室存檔。人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理，部門經(jīng)理以上人員檔案交總辦一份，其余的年底交檔案室存檔。其余批文、證件、協(xié)議、檔案鑒定后由行政部檔案室存檔管理。檔案移交須填寫《檔案移交清冊》?！稒n案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，行政部留存一份。第八節(jié) 檔案調閱第一條 因工作需要需調閱檔案時，須填寫《檔案調閱申請單》，并經(jīng)行政總監(jiān)核準后方可調閱。第二條 行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經(jīng)理批準，跨部門檔案調閱須行政總監(jiān)批準，但僅僅限于檔案的查閱，使用原件或調閱機要檔案資料需總經(jīng)理批準并簽字。第三條 檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調閱申請單》的內容，將檔案調出，供調檔人查閱。第四條 調檔人必須是《檔案調閱申請單》里注明的查閱人。第五條《檔案調閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤５诹鶙l 檔案借閱時間最長不超過4個工作時。第七條 如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀第一條 超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。第二條 需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。第三條 部門內部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案總經(jīng)理核準后由行政部負責銷毀；其余檔案由主管總監(jiān)核準后行政部負責銷毀。第四條 銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，行政部指定專人監(jiān)督銷毀。第五條 檔案銷毀每二年進行一次，即第二年的7月份。第七章 合同管理制度第一節(jié) 總 則第一條 為了實現(xiàn)依法治理公司，促進公司對外經(jīng)濟活動的開展，規(guī)范對外經(jīng)濟行為，提高經(jīng)濟效益，防止不必要的經(jīng)濟損失，根據(jù)國家有關法律規(guī)定，特制定本管理制度。第二條 凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟活動的，應當簽訂經(jīng)濟合同。第三條 訂立經(jīng)濟合同，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t。第四條 本制度所包括的合同有設計、銷售、采購、借款、維修、保險、工程等方面的合同，不包括勞動合同。第五條 除即時清潔者外，合同均應采用書面形式，有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。第六條 國家規(guī)定采用標準合同文本的則必須采用標準文本。第七條 公司由法律顧問根據(jù)總經(jīng)理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監(jiān)督有關部門的合同訂立、履行等工作。第二節(jié) 合同的訂立第一條 與外界達成經(jīng)濟往來意向，經(jīng)協(xié)商一致，應訂立經(jīng)濟合同。第二條 訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟合同。第三條 除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權委托方能對外訂立書面經(jīng)濟合同。第四條 對外訂立經(jīng)濟合同的授權委托分固定期限委托和業(yè)務委托兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業(yè)務委托的授權方式。第五條 授權委托事宜由公司法律顧問專門管理，需授權人員在辦理登記手續(xù)，領取、填寫授權委托書，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。第六條 符合以下情況之一的，應當以書面形式訂立經(jīng)濟合同單筆業(yè)務金額達一萬元的。有保證、抵押或定金等擔保的。我方先予以履行合同的。有封樣要求的。合同對方為外地單位的。第七條 經(jīng)濟合同必須具備標的（指貨物、勞務、工程項目等），數(shù)量和質量，價款或者酬金，履行的期限、地點、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。第八條 對于合同標的沒有國家通行標準又難以用書面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。第九條 合同標的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規(guī)定應當訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經(jīng)總經(jīng)理批準同意，否則該業(yè)務不能成立。第十條 每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號，如不能一一注明，須經(jīng)公司總經(jīng)理在我方所留的合同上簽字同意。第十一條 合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務部門、法律顧問、財務部門等職能部門負責人和公司總經(jīng)理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。第十二條 公司總經(jīng)理、部門經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權。第十三條 流程中各審核意見簽署于合同流轉單據(jù)及一份合同正本上，合同流轉單據(jù)作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時歸檔。第十四條 對外訂立的經(jīng)濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經(jīng)理、行政總監(jiān)特批。第十五條 單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章。第十六條 合同蓋章生效后，應交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進行編號并登記。第十七條 合同文本原件原則上我方至少應持二份，合同文本及復印件由財務部、行政部、法律顧問、具體業(yè)務部門等各部門分存，其中原件由財務部門和行政部留