【文章內(nèi)容簡介】 細也可在沃爾瑪零售鏈上查詢。 例如：送貨日為 9月 10 號，付款日應(yīng)為 11 月 10 號，但 11 月 10 號是星期四，則此發(fā)票會在 號付款。如下表： Vendor No: 貨商號： 40892 Vendor Name: 貨商名稱： Invoice No. Amount Pay date Payee 發(fā)票 amp。 協(xié)議號 付款金額 付款日期 付款單位 備注 1481323 20, 2020_02_28 WI 沃爾瑪投資 1481327 84, 2020_02_28 WI 沃爾瑪投資 1479765 2020_02_28 WI 沃爾瑪投資 1472768 5, 2020_02_28 WI 沃爾瑪投資 1480290 1, 2020_02_28 WI 沃爾瑪投資 1472769 34, 2020_02_28 WI 沃爾瑪投資 索賠扣款 1481333 61, 2020_02_28 WI 沃爾瑪投資 1477173 28, 2020_02_28 WI 沃爾瑪投資 結(jié) 款 清 單 供應(yīng)商號碼： 040892 供應(yīng)商名稱： ********公司銷售總部 付款條款： N60 天 購貨單位名稱：沃爾瑪（中國）投資有限公司 部門： 02 發(fā)票號碼 訂單號或 索賠號 收貨號或 商場收據(jù)號 每單收貨（或索賠） 不含稅金額 收貨日期 （年月日） 備注 1469108 6150078911 0110290474 28, 0134173157 注：此結(jié)款清單所附訂單的所有送貨單原件已附齊 對應(yīng) sap 號： 含稅： ********公司銷售總部（章） B、沃爾瑪結(jié)算操作中應(yīng)注意的問題 ? 開單前的準備工作： 1. 為保證訂單能及時傳遞到辦事處相關(guān)部門，訂單同時轉(zhuǎn)發(fā)到辦事處，辦事處財務(wù)，辦事處配送站三個郵箱；訂單發(fā)送后同時在 msn 上和各開單員群發(fā)消息通知，請確保郵箱和 msn 暢通。 2. 為保證足額發(fā)貨，配送站計劃應(yīng)該先初審訂單，審核現(xiàn)有貨源是否保證訂單量。如果貨源不足，請及時想辦法組織貨源（如當日訂單中商場調(diào)濟，相鄰配送站調(diào)拔，商場購買等）。 3. 開單員應(yīng)以計劃員確認后的訂單開單。因為如果某一單品貨源不夠，強行開單，計劃分配后，打印的出庫 單不會顯示錄入的訂單數(shù)量，而是貨源的實際數(shù)量。這樣就會出現(xiàn)訂單送貨不全。 4. 開單前拆分出本訂單本辦事處門店對應(yīng)的發(fā)貨金額（以下簡稱拆分金額），門店較少的可以手工計算，門店較多的可以將訂單復制在 excel表上（ Ctrl+A 全選，再復制粘貼）進行電腦計算，并將拆分金額標注在訂單上。 5. 計算拆分金額是整個結(jié)算工作中最重要，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié) 。拆分金額與出庫單匯總金額核對可檢查開出的品名、單價是否正確，同時拆分金額是轉(zhuǎn)換發(fā)票清單最正確的金額，全國所有門店的拆分金額匯總應(yīng)等于訂單金額。為避免門店過多，發(fā)生漏計的情況，建議用彩筆 將對應(yīng)門店標注后再行計算。 ? 開單中易出現(xiàn)的問題： 1. 因沃爾瑪價格一直以來都末能按 A 扣的方式確認，所以新出套裝的價格大客門店負責人會及時申請公司維護，但如果是單個配送站消化前期的套裝，辦事處單獨申請公司（計財部負責人）維護即可。 2. 因存在訂單的在途傳遞，可能收到的訂單不在特價期而 sap價格為特價；或者對方訂單是特價但 sap 為非特價，這就需要開單員采用“調(diào)整開單時間”的方法進行處理。 3. 如果用“調(diào)整開單時間”不能處理特價差異，只能先按 sap 中價格開單發(fā)貨。但必須核對出庫單匯總金額與拆分金額的差異，將差異標注在訂單上 ，同時通知轉(zhuǎn)換發(fā)票清單的同事，提醒必須調(diào)賬才能轉(zhuǎn)發(fā)票清單。 4. 開單完成后，必須使用“ ZSDQSOLIST訂單查詢”事務(wù)碼進行出庫單匯總查詢，檢查單品明細和出庫單匯總金額，并將匯總金額與折分金額核對。查詢時，“客戶采購訂單編號”欄錄入沃爾瑪訂單號碼。如下圖一，圖二： 5. 沃爾瑪退貨開普通退單，開出的退單金額應(yīng)等于索賠單成本額 *。如果實退數(shù)與索賠單數(shù)量不符，對方必須將差異數(shù)在電腦中進行沖賬處理，開出的退單金額應(yīng)等于實退貨數(shù)量與索賠單成本價 * 計算出來的金額。 6. 同時開單員要注意在創(chuàng)建標準訂單時，“采購訂 單編號”必須錄入沃爾瑪訂單號，否則訂單查詢就不能以沃爾瑪訂單號檢索到當日開出的沃爾瑪出庫單，而是顯示出當日全部出庫單。同時打印出來的出庫單“客戶單號”一欄不能顯示訂單號，不便于匯總整理。 ? 生成發(fā)票清單： 1 每周一固定轉(zhuǎn)換上周（周日－周六）已發(fā)貨訂單。以 sap 賬戶訂單為最小轉(zhuǎn)換單位，即一個 sap 賬戶一個訂單生成一張清單，不同 sap 號同一訂單和相同 sap 號不同訂單號都不能合并生成一張清單。 2. 生成清單前，先將要轉(zhuǎn)換的訂單對應(yīng)的虛擬發(fā)票進行匯總，匯總金額和拆分金額核對。如果匯總金額和拆分金額在 正負 元內(nèi)，可直接按虛擬發(fā)票匯總金額生成清單，不必調(diào)賬處理；如果差異大于 元，或由于特價差異（二、中第 3 點）原因形成的賬差，則必須先進行調(diào)賬才能生成發(fā)票清單。 3. 嚴格以拆分金額為準生成發(fā)票清單，才能保證全國的發(fā)票清單匯總額與訂單金額相符。 4. 送貨單和退貨單請單獨轉(zhuǎn)換發(fā)票清單和填寫申報表，合并申報表請按如下規(guī)則命名如“大連辦事處 0500136052 訂單合并申報表”和“大連辦事處 0110081234 索賠合并申報表” ? 從 5 月 19 號開始，除正常的傳 遞沃爾瑪訂單外，增加了一個訂單電子版明細。就是將兩天前的訂單的電子明細傳給大家。沃爾瑪數(shù)據(jù)庫的訂單電子明細和訂單不能同時生成，明細要晚訂單兩天左右。發(fā)給大家電子明細的主要作用還是方便大家核對開出的出庫單與訂單是否明細，價格，金額沒有差異。盡管大家收到電子明細的時候，可能貨已送到沃爾瑪門店了，但是按沃爾瑪訂單的時間來算，一般訂單還沒過期。如果萬一檢查出少送貨，也可進行補送或延期。所以，歸結(jié)起來，要確保沃爾瑪送貨圓滿完成，必須經(jīng)過以下步驟： 計劃初審 → 拆分訂單金額 → 開單時核對明細價格 → 訂單查詢匯總 → 電子訂單 明細核對 → 轉(zhuǎn)換發(fā)票清單 → 填寫合并申報表 → 郵件和郵寄申報資料 ? 以下是各地在工作中出現(xiàn)的常見錯誤： 清單號、清單金額填寫錯誤，與系統(tǒng)中單號和金額以及 sap 單位名稱不符。 多個訂單間明細相串，申報的清單金額完全錯誤。 不核對不調(diào)賬虛擬發(fā)票匯總金額與訂單拆分金額間的差異，直接按虛擬發(fā)票金額轉(zhuǎn)換清單，致全國的清單金額匯總與訂單金額不符，發(fā)票無法申報。 驗收單郵寄不及時，致發(fā)票不能及時遞交。 個別地方開單員開單時開按要求將沃爾瑪訂單號錄入到“采購訂單編號”一欄中，致打印出來的出庫單，“客戶單號”一 欄空白，整理發(fā)票時不能按訂單號一一對應(yīng)。 出庫單上的驗收收貨號書寫不清。 驗收單寄出，但末發(fā)郵件數(shù)據(jù)或發(fā)了郵件數(shù)據(jù)但末及時寄出驗收單。 辦事處自行申報發(fā)票時，請在發(fā)票申報表中注明“沃爾瑪發(fā)票票面不能有負數(shù)，清單明細可調(diào)整”，少數(shù)地方申報的發(fā)票票有負數(shù)，造成了退票。 五、物流 ? 下訂單：沃爾瑪總部采用微機訂貨系統(tǒng)自動下單，傳真至供應(yīng)商，一般每周三及周六下單一次，訂單有效期 5天，在訂單有效期內(nèi)必須完成送貨，有效期內(nèi)可以重復送貨；不論門店多少，每個城市單獨下一份訂單。遇勞保團購、專項促銷活動等特殊情 況時，可由門店采購主管通過電腦向沃爾瑪總部采購申報訂單，總部采購批準后再向我方下正式訂單。 ? 驗單： 收到訂單后應(yīng)首先對訂單進行檢查， 檢 查 主要包括：①訂單分類（訂單號尾數(shù)是 3 的送配送中心，尾數(shù)是 7 的直送各門店）。②檢查產(chǎn)品的品種是常規(guī)品種或還是套裝產(chǎn)品（專供裝產(chǎn)品還需核對是否與計劃部或大客戶部的分配量一致）。③核實庫存是否能滿足訂單需求量，訂單有效期內(nèi)能否安排送貨等。④錄單員對價格進行核對。⑤配送站在錄入員錄入訂單后需與傳真訂單核對是否錯、漏。若上述幾項有問題時需及時與大客戶部相關(guān)人員聯(lián)系。如果沃爾瑪所下訂單模 糊不清，沃爾瑪門店負責人收到配送站反饋信息后當天之內(nèi)必須將落實情況通知配送站主管。 ? 調(diào)配貨：當庫存不能滿足訂單要求時，配送站需及時向區(qū)供或計劃部調(diào)配貨源，確保在訂單有效期內(nèi)按時供貨。若的確不能按時供貨，應(yīng)按沃爾瑪規(guī)定及時以書面形式通知沃爾瑪并將有關(guān)情況通知大客戶部相關(guān)人員。 ? 預約：送貨前必須提前 24 小時預約，將訂單單號、送貨件數(shù)告之沃爾瑪預約員，并與預約員協(xié)商一個預約送貨時間。若在預約后又來訂單，仍可以加入原預約。若一張訂單首次未能送完，也可以在訂單有效期之內(nèi)再次預約送剩下的部分。每周一至周五可預約送貨。 ? 開單：按訂單要求錄入并根據(jù)不同地區(qū)的訂單生成各門店的出庫單（套裝產(chǎn)品應(yīng)特別注明）。錄入時必須按照沃爾瑪訂單順序錄入。財務(wù)在絲寶銷售管理系統(tǒng)給每個城市各設(shè)立一個獨立戶頭，不論門店多少，各城市門店的出貨全部記入同一個戶頭。 ? 填寫貨號：沃爾瑪進場各商品都有一個沃爾瑪自編產(chǎn)品貨號，送貨前必須按沃爾瑪要求將產(chǎn)品貨號以及預約號、訂單號填入絲寶出庫憑據(jù)的對應(yīng)處（我方出庫單的第四，五聯(lián)）。因沃爾瑪有部分品種的送貨包裝含量與絲寶不同，導致出庫憑據(jù)上的送貨箱數(shù)與沃爾瑪統(tǒng)計的不同，必須手工予以改正，保持與沃爾瑪包裝含量一致。 ? 裝 貨：裝貨前對所有門店出庫單按產(chǎn)品品種規(guī)格進行明細匯總，按匯總后的總品種規(guī)格和數(shù)量裝車（不分門店）。因?qū)Ψ绞肇浭掷m(xù)繁鎖，建議前一天晚上將貨物裝車，第二天提前按預約送貨。 ? 送貨：必須在預約時間前到達沃爾瑪倉庫，否則沃爾瑪拒絕送貨車輛進入庫區(qū)。送貨車輛可以提前一個小時進入庫區(qū)排隊（但不能太過提前，否則不許進入庫區(qū)排隊，除非收貨區(qū)其它各作業(yè)已完畢）。到預約時間后，等待對方通知后才能靠岸下貨。 ? 收貨：沃爾瑪倉庫按品種收貨，各門店一起驗收。每個品種隨機抽查幾箱，由電子儀器掃碼。同一供應(yīng)商有多輛送貨車時應(yīng)相連排隊，其間不得參雜其它供應(yīng)商送貨車輛； ? 簽收：沃爾瑪驗收貨物后在絲寶出庫憑證第四、五聯(lián)上雙方蓋章、簽字確認，并留存第四聯(lián)，返還第五聯(lián)給供應(yīng)商。簽收時只注明收貨件數(shù)，不管貨物價格。 ? 結(jié)款：結(jié)款時憑發(fā)票、訂單原件、第五聯(lián)簽收聯(lián)結(jié)款。如果訂單遺失，沃爾瑪將拒絕付款。 六、退貨 一、退貨（索賠）時間：沃爾瑪規(guī)定從索賠定案日開始計算的 60 天內(nèi)，必須將退貨從送貨中主動沖減申報發(fā)票（要注意發(fā)票郵寄和傳遞的在途時間，所以最遲 45 天內(nèi)要將退貨處理完申報發(fā)票）。否則對方將直接從我方發(fā)票回款時自動強扣，并出具零售普發(fā)票，并不支持退稅手 續(xù)。 二、各辦事處要加強門店退貨的處理， 主管門店負責人每周要到門店索賠辦辦理索賠事宜，確保索賠的及時處理，索賠從定案日起（門店生成退貨日）的 30 天內(nèi)不退回的，沃爾瑪將銷毀處理。 辦理索賠時，門店負責人必須帶索賠單傳真件和介紹信辦理，退貨后及時開單。 辦理索賠時問題的處理： ①、實退數(shù)量比退貨單上數(shù)量少時，要求對方在退貨單上進行標記注明，某一單品少退多少個，并記錄經(jīng)辦人姓名（簽字），同時要求對方在電腦上進行沖單（即在電腦上將缺少數(shù)量做一筆收貨，通常叫“做沖單”）。如果對方?jīng)]有在電腦中沖單，我方實 退數(shù)就會和對方電腦中的退貨金額有差異，這樣申報出來的發(fā)票，最后沃爾瑪會退票。 ②、如果對方找不到實貨，一般情況下，對方會答復待找到實貨后，再行退貨。如果多次都找不到實貨，我們就可要求對方將此筆退單全部做成沖單，如果久拖不沖，一旦超過了 60 天期限，沃爾瑪財務(wù)部就會強行扣款 七、索賠 重復 ：以“自報訂單”對沖索賠后向公司申報發(fā)票是最有效和及時的方法。 門店門店負責人務(wù)必到門店索賠辦留存辦事處傳真電話和門店負責人手機號碼，這樣以便索賠產(chǎn)生后對方能及時傳真索賠單和與我司聯(lián)系，避免索賠過期。 門店門店負責人必須 每周到索賠辦詢問并處理索賠。 索賠單右上角第三行“索賠日期”，就是索賠單的定案日期，從“索賠日期”起 30天后不辦理退回商品，對方將銷毀貨物。 從“索賠日期”起 40 天內(nèi)，退貨末能和送貨相沖后報開發(fā)票，對方將從我司發(fā)票中強行扣除索賠金額，強扣后只提供普通發(fā)票，并不辦理退稅手續(xù)。 如果產(chǎn)生實退數(shù)量與索賠單不符時，請要求對方在電腦中進行“沖賬處理”，既對方將差異金額作收貨處理，并生成“ 01********”的“沖賬號”，索賠號和沖賬號都是報票和結(jié)款的重要信息。 填報索賠合并申報時，將退貨的負數(shù)和沖 賬的正數(shù)分兩行列示，對方即可明白是“索賠沖賬”。 退貨單開具嚴格以索賠單價格為準，開單員請運用“退貨價格微調(diào)”功能進行差異處理。如果能確證對方“特價進貨，高價退貨”并數(shù)量較多，差異金額較大，此情況需大客部用“問題單”形式向采購申請?zhí)幚?，各地整理好資料向大客反映。 所有需要大客部進行合并申報來處理索賠的，請及時將索賠單寄出，深圳大客是 以收到索賠單原件核對后 才能匯總向公司申報發(fā)票。對于已過期或?qū)⒁^期（因為公司開票郵寄和對方收票后審核致