【正文】 填寫。近期要求我部調(diào)整回款串戶現(xiàn)象有上升趨勢，請格外注意。對方驗收蓋單的出庫單是交票結(jié)款的重要依據(jù)，請郵件申報表后，及時郵寄驗收單，如果因某處拖延而致全國 發(fā)票遞交和回款延誤，責(zé)任全部由對應(yīng)辦事處承擔(dān)。 由于一張訂單只能對應(yīng)開具一張發(fā)票，因此跨辦事處的系統(tǒng)訂單需要合并申報發(fā)票，要求如下： ①、 每周一財務(wù)人員務(wù)必將上周（周日－周六）全部送貨生成發(fā)票清單，并填列“沃爾瑪跨辦事處合并申報發(fā)票表”，每周二前（遇發(fā)票組月底軋賬和報稅日，可順延至每月 1 日和報稅次日） 。 ②、如果有大額的退貨單，退貨金額大于臨時手工訂單或只有單個（只涉及一個辦事處管理門店的訂單）門店發(fā)貨的系統(tǒng)訂單時，而末能將退貨申報發(fā)票的，請在合并申報發(fā)票的訂單中進(jìn)行對沖申報。 ③、沃爾瑪要求發(fā)票票面不能出現(xiàn)負(fù)數(shù)和折扣，發(fā)票金額誤差在177。 ④、 各辦事處務(wù)必指定專人負(fù)責(zé)此項工 作，并報深圳大客戶部會計周義品，注明姓名及聯(lián)系方式。 發(fā)票附件按發(fā)票－結(jié)款清單－我方出庫單（有對方蓋章）－訂單－索賠單順序進(jìn)行整理，同時切記不能用膠水和訂書針，只能用回形針，并將發(fā)票打孔邊撕掉。各辦事處如有上周發(fā)貨而末按時寄達(dá)驗收單及合并申報表的，上報會計管理部處理。 四、回款 A、操作流程 沃爾瑪嚴(yán)格按照收貨日后 60 天期限進(jìn)行付款，每周二支付上周已到期發(fā)票對應(yīng)的明細(xì)，對方在周五晚上用郵件傳給我司，同時付款明細(xì)也可在沃爾瑪零售鏈上查詢。如下表： Vendor No: 貨商號： 40892 Vendor Name: 貨商名稱： Invoice No. Amount Pay date Payee 發(fā)票 amp。 2. 為保證足額發(fā)貨，配送站計劃應(yīng)該先初審訂單，審核現(xiàn)有貨源是否保證訂單量。 3. 開單員應(yīng)以計劃員確認(rèn)后的訂單開單。這樣就會出現(xiàn)訂單送貨不全。 5. 計算拆分金額是整個結(jié)算工作中最重要，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié) 。為避免門店過多，發(fā)生漏計的情況，建議用彩筆 將對應(yīng)門店標(biāo)注后再行計算。 2. 因存在訂單的在途傳遞，可能收到的訂單不在特價期而 sap價格為特價；或者對方訂單是特價但 sap 為非特價，這就需要開單員采用“調(diào)整開單時間”的方法進(jìn)行處理。但必須核對出庫單匯總金額與拆分金額的差異，將差異標(biāo)注在訂單上 ，同時通知轉(zhuǎn)換發(fā)票清單的同事，提醒必須調(diào)賬才能轉(zhuǎn)發(fā)票清單。查詢時，“客戶采購訂單編號”欄錄入沃爾瑪訂單號碼。如果實退數(shù)與索賠單數(shù)量不符，對方必須將差異數(shù)在電腦中進(jìn)行沖賬處理，開出的退單金額應(yīng)等于實退貨數(shù)量與索賠單成本價 * 計算出來的金額。同時打印出來的出庫單“客戶單號”一欄不能顯示訂單號，不便于匯總整理。以 sap 賬戶訂單為最小轉(zhuǎn)換單位，即一個 sap 賬戶一個訂單生成一張清單，不同 sap 號同一訂單和相同 sap 號不同訂單號都不能合并生成一張清單。如果匯總金額和拆分金額在 正負(fù) 元內(nèi)，可直接按虛擬發(fā)票匯總金額生成清單，不必調(diào)賬處理；如果差異大于 元，或由于特價差異（二、中第 3 點）原因形成的賬差，則必須先進(jìn)行調(diào)賬才能生成發(fā)票清單。 4. 送貨單和退貨單請單獨轉(zhuǎn)換發(fā)票清單和填寫申報表，合并申報表請按如下規(guī)則命名如“大連辦事處 0500136052 訂單合并申報表”和“大連辦事處 0110081234 索賠合并申報表” ? 從 5 月 19 號開始，除正常的傳 遞沃爾瑪訂單外，增加了一個訂單電子版明細(xì)。沃爾瑪數(shù)據(jù)庫的訂單電子明細(xì)和訂單不能同時生成，明細(xì)要晚訂單兩天左右。盡管大家收到電子明細(xì)的時候，可能貨已送到沃爾瑪門店了，但是按沃爾瑪訂單的時間來算，一般訂單還沒過期。所以，歸結(jié)起來，要確保沃爾瑪送貨圓滿完成，必須經(jīng)過以下步驟： 計劃初審 → 拆分訂單金額 → 開單時核對明細(xì)價格 → 訂單查詢匯總 → 電子訂單 明細(xì)核對 → 轉(zhuǎn)換發(fā)票清單 → 填寫合并申報表 → 郵件和郵寄申報資料 ? 以下是各地在工作中出現(xiàn)的常見錯誤： 清單號、清單金額填寫錯誤，與系統(tǒng)中單號和金額以及 sap 單位名稱不符。 不核對不調(diào)賬虛擬發(fā)票匯總金額與訂單拆分金額間的差異，直接按虛擬發(fā)票金額轉(zhuǎn)換清單，致全國的清單金額匯總與訂單金額不符，發(fā)票無法申報。 個別地方開單員開單時開按要求將沃爾瑪訂單號錄入到“采購訂單編號”一欄中，致打印出來的出庫單，“客戶單號”一 欄空白，整理發(fā)票時不能按訂單號一一對應(yīng)。 驗收單寄出，但末發(fā)郵件數(shù)據(jù)或發(fā)了郵件數(shù)據(jù)但末及時寄出驗收單。 五、物流 ? 下訂單：沃爾瑪總部采用微機訂貨系統(tǒng)自動下單，傳真至供應(yīng)商，一般每周三及周六下單一次，訂單有效期 5天，在訂單有效期內(nèi)必須完成送貨，有效期內(nèi)可以重復(fù)送貨；不論門店多少，每個城市單獨下一份訂單。 ? 驗單： 收到訂單后應(yīng)首先對訂單進(jìn)行檢查， 檢 查 主要包括：①訂單分類（訂單號尾數(shù)是 3 的送配送中心，尾數(shù)是 7 的直送各門店）。③核實庫存是否能滿足訂單需求量，訂單有效期內(nèi)能否安排送貨等。⑤配送站在錄入員錄入訂單后需與傳真訂單核對是否錯、漏。如果沃爾瑪所下訂單模 糊不清，沃爾瑪門店負(fù)責(zé)人收到配送站反饋信息后當(dāng)天之內(nèi)必須將落實情況通知配送站主管。若的確不能按時供貨，應(yīng)按沃爾瑪規(guī)定及時以書面形式通知沃爾瑪并將有關(guān)情況通知大客戶部相關(guān)人員。若在預(yù)約后又來訂單，仍可以加入原預(yù)約。每周一至周五可預(yù)約送貨。錄入時必須按照沃爾瑪訂單順序錄入。 ? 填寫貨號：沃爾瑪進(jìn)場各商品都有一個沃爾瑪自編產(chǎn)品貨號，送貨前必須按沃爾瑪要求將產(chǎn)品貨號以及預(yù)約號、訂單號填入絲寶出庫憑據(jù)的對應(yīng)處（我方出庫單的第四，五聯(lián)）。 ? 裝 貨：裝貨前對所有門店出庫單按產(chǎn)品品種規(guī)格進(jìn)行明細(xì)匯總，按匯總后的總品種規(guī)格和數(shù)量裝車（不分門店）。 ? 送貨：必須在預(yù)約時間前到達(dá)沃爾瑪倉庫，否則沃爾瑪拒絕送貨車輛進(jìn)入庫區(qū)。到預(yù)約時間后，等待對方通知后才能靠岸下貨。每個品種隨機抽查幾箱，由電子儀器掃碼。簽收時只注明收貨件數(shù)，不管貨物價格。如果訂單遺失，沃爾瑪將拒絕付款。否則對方將直接從我方發(fā)票回款時自動強扣，并出具零售普發(fā)票，并不支持退稅手 續(xù)。 辦理索賠時，門店負(fù)責(zé)人必須帶索賠單傳真件和介紹信辦理，退貨后及時開單。如果對方?jīng)]有在電腦中沖單，我方實 退數(shù)就會和對方電腦中的退貨金額有差異，這樣申報出來的發(fā)票，最后沃爾瑪會退票。如果多次都找不到實貨，我們就可要求對方將此筆退單全部做成沖單，如果久拖不沖，一旦超過了 60 天期限，沃爾瑪財務(wù)部就會強行扣款 七、索賠 重復(fù) ：以“自報訂單”對沖索賠后向公司申報發(fā)票是最有效和及時的方法。 門店門店負(fù)責(zé)人必須 每周到索賠辦詢問并處理索賠。 從“索賠日期”起 40 天內(nèi)，退貨末能和送貨相沖后報開發(fā)票，對方將從我司發(fā)票中強行扣除索賠金額，強扣后只提供普通發(fā)票，并不辦理退稅手續(xù)。 填報索賠合并申報時，將退貨的負(fù)數(shù)和沖 賬的正數(shù)分兩行列示，對方即可明白是“索賠沖賬”。如果能確證對方“特價進(jìn)貨，高價退貨”并數(shù)量較多，差異金額較大，此情況需大客部用“問題單”形式向采購申請?zhí)幚?，各地整理好資料向大客反映。對于已過期或?qū)⒁^期（因為公司開票郵寄和對方收票后審核致少要 15 天）的索賠，不再進(jìn)行合并發(fā)票申報，對方強扣后，各辦事處自行處 理應(yīng)收賬差異。 二、合同性費用： 年傭（當(dāng)月發(fā)貨額 ％）由大客承擔(dān)并核銷。 協(xié)議性費用都以協(xié)商簽訂 co_op 為準(zhǔn)。 三、費用預(yù)提：買賣合同和協(xié)議性費用，全部由深圳大客戶部會計在新合同系統(tǒng)中預(yù)提處理。 九、對賬 一、各辦事處每月核對訂單、發(fā)票申報和回款情況，退貨和付款明細(xì)數(shù)據(jù)對方可以郵件形式提供，沃爾瑪嚴(yán)格以訂單金額付款，一旦認(rèn)可并發(fā)貨，就可依據(jù)訂單金額報開發(fā)票并結(jié)款，對方不提供網(wǎng)上收貨和收票數(shù)據(jù)。 二、全國的內(nèi)扣 發(fā)票沃爾瑪深圳總部財務(wù)窗口領(lǐng)取。 一、因開單錯誤（含品種、規(guī)格和數(shù)量錯誤以及未及時開單等）、發(fā)票申報不及時（含索賠未在發(fā)票申報時及時處理等）和資料不齊全等原因造成延誤結(jié)款或罰款的，由開單員和辦事處主管分別承擔(dān)罰款的 60％和 40％，同時計入月度績效考核。 三、凡有沃爾瑪門店的財務(wù)部， 請組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)。 供應(yīng)商促銷員入場清單 新開戶“合作意向表”表樣 全國沃爾瑪進(jìn)場品項一覽表 全國沃爾瑪門店名細(xì) 索賠介紹信格式 附件 2： Vendor’s Promoter Admission Checklist 供應(yīng)商促銷員入場清單 (2020 年 6 月 9 日更新 )編號 Serial No.: ______________ 中文姓名 Chinese Name 身份證號碼 ID card No. 入場日期 Admission Date 部門 Department Associate Type: ? Longterm ? Shortterm 促銷員類型 長期 （兩周及以上） 短期 （兩周以內(nèi)） Fill out the form and confirm the following. Vendor’s Promoter has to take the checklist and the relevant materials when he/she goes to the store for interview. 請 供應(yīng)商填寫本表所需資料并確認(rèn)以下事項。 Confirm that you have investigated background of your promoter, and that you will be responsible for the credibility of the i nformation. 確認(rèn)已對所指派的 促銷員 的個人品德進(jìn)行了深入調(diào)查并負(fù)有責(zé)任。 Confirm that you have purchased worker’s pensation for your promoter. 確認(rèn)已為所指派的 促銷員 購買了工傷保險。 Promoter take the relevant materials for review 促銷員應(yīng)攜帶的資料： 加蓋供應(yīng)商公章的《供應(yīng)商促銷 員 入場清單》原件； antiepidemic knowledge training certificate（ original document） 。 符合要求的有效健康證及衛(wèi)生知識培訓(xùn)合格證原件； 身份證原件及復(fù)印件，初中或以上 學(xué)歷證明的原件； 勞動合同原件 (供應(yīng)商原章和促銷員簽字 )，并經(jīng)勞動局鑒證（如需要）； 政府規(guī)定的上崗證或就業(yè)證等其它證件原件； 1 寸彩色證件照片 2 張。供應(yīng)商承諾對上述陳述的真實性負(fù)責(zé)，并愿意承擔(dān)可能 因上述資料虛假所導(dǎo)致的一切責(zé)任。 C 店 / 現(xiàn)購自運□便利店□小店 ( 雜食店、售貨 )□大賣場□√百貨商店□經(jīng)銷商□超市□化妝品專營店□批發(fā)商□小型超市□紙品專營店□其它□市場級別A 級市場 □√B 級市場□C 級市場□D 級市場□連鎖分類國際連鎖 □√全國連鎖□ 地方連鎖 □非連鎖□舒蕾 折算成 A 價倒扣 % 順?biāo)?折算成 A 價倒扣 %美濤 折算成 A 價倒扣 % 潔婷 折算成 A 價倒扣 %柏蘭 折算成 A 價倒扣 % 伊倍爽 折算成 A 價倒扣 %風(fēng)影 折算成 A 價倒扣 %潔婷 折算成批發(fā)價倒扣 %伊倍爽 折算成批發(fā)價倒扣 %折算價： （例如：衛(wèi)生 0 . 3 % 殘損補償， 2% 的運輸補償；折算為 1 （ 1 0 . 3 % ） * （ 1 2 % ） = 2 . 2 9 4 %鋪 底 額出 貨 配 送 站東莞配送站裝運條件申 請 人 ：4000021219202060000440301710936858客戶組（客戶類型分類）客戶合作意向表新增√ □ 變更 □ （原合同編號 ）協(xié)商供價股份定價此單位系統(tǒng)供價參照深圳沃爾瑪 s a p ： 23126 價格復(fù)制衛(wèi)生定價( 注：如有物料折扣與品牌折扣不一致或單獨以物料定價，則還需填制《 S A P 系統(tǒng)聯(lián)絡(luò)處客戶、物料價格表》 )返利及其他條款 ( 注明價內(nèi)扣，還是價外扣）結(jié)算