【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 設(shè)定之月份以及料品編號(hào)范圍之采購(gòu)驗(yàn)收及進(jìn)料退出之資料,依據(jù)各種排序方式,將進(jìn)料總額打印到80行報(bào)表紙上。廠商+料號(hào)月統(tǒng)計(jì)表將使用者設(shè)定之月份以及料品編號(hào)范圍按供應(yīng)廠商不同之采購(gòu)驗(yàn)收及進(jìn)料退出之資料,依據(jù)各種排序方式,將進(jìn)料總額打印到80行報(bào)表紙上。廠商年度進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)表將使用者設(shè)定之年度及供料廠商范圍之采購(gòu)驗(yàn)收及進(jìn)料退出之資料,依據(jù)廠商編號(hào)大小順序打印12個(gè)月份之各月進(jìn)料金額及合計(jì)進(jìn)料總額。料品別年度進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)表將使用者設(shè)定之年度及料品編號(hào)范圍之采購(gòu)驗(yàn)收及進(jìn)料退出之資料,依據(jù)料品編號(hào)大小順序打印12個(gè)月份之各月進(jìn)料金額及合計(jì)進(jìn)料總額, 各月份單位進(jìn)料成本到132行報(bào)表紙上,供各采購(gòu)人員及相關(guān)主管參考使用。廠商+料號(hào)年統(tǒng)計(jì)表將使用者設(shè)定之年度及料品編號(hào)范圍分供應(yīng)商不同之采購(gòu)驗(yàn)收及進(jìn)料退出之資料,依據(jù)料品編號(hào)大小順序打印12個(gè)月份之各月進(jìn)料金額及合計(jì)進(jìn)料總額, 各月份單位進(jìn)料成本到132行報(bào)表紙上,供各采購(gòu)人員及相關(guān)主管參考使用。采購(gòu)人員貢獻(xiàn)度月報(bào)表在統(tǒng)計(jì)并打印每個(gè)采購(gòu)人員當(dāng)月份采購(gòu)進(jìn)料之進(jìn)料成本和標(biāo)準(zhǔn)成本之金額差異,并核算所有料品采購(gòu)進(jìn)料之合計(jì)總成本差額及其貢獻(xiàn)度,做為采購(gòu)人員績(jī)效考核之參考。日期區(qū)間統(tǒng)計(jì)報(bào)表使用者設(shè)定之日期以及料品編號(hào)范圍之采購(gòu)驗(yàn)收及進(jìn)料退出之資料,依據(jù)各種排序方式,將進(jìn)料總額打印到80行報(bào)表紙上。料品分類月份進(jìn)貨統(tǒng)計(jì)表提供依料品分類及月份所統(tǒng)計(jì)之明細(xì)資料表。料品分類年度統(tǒng)計(jì)表提供依料品分類及年度所統(tǒng)計(jì)之明細(xì)資料表。采購(gòu)準(zhǔn)時(shí)交貨率統(tǒng)計(jì)表提供依交期、廠商、采購(gòu)分類所統(tǒng)計(jì)之明細(xì)資料表。統(tǒng)計(jì)圖表地區(qū)別廠商分布統(tǒng)計(jì)表依據(jù)使用者設(shè)定的區(qū)域范圍和廠商資料范圍選取相應(yīng)資料，制作成一份含有詳細(xì)廠商名稱的地區(qū)別廠商分布圖，供采購(gòu)人員和相關(guān)主管參考使用。七、采購(gòu)／付款循環(huán)體系中，債務(wù)憑證的確認(rèn)及其立帳基礎(chǔ)的分析： 采購(gòu)/付款循環(huán)體系在債務(wù)憑證的確認(rèn)方面，區(qū)分為加項(xiàng)和扣項(xiàng)的債務(wù)憑證兩種，所謂加項(xiàng)，就是應(yīng)付帳款的增加項(xiàng)目，所謂扣項(xiàng)，就是應(yīng)付帳款的減少項(xiàng)目． 在應(yīng)付帳款的增加項(xiàng)目方面：采購(gòu)驗(yàn)收的過(guò)程里，會(huì)產(chǎn)生許多相關(guān)單據(jù)，包括：采購(gòu)驗(yàn)收單、IQC采購(gòu)進(jìn)料檢驗(yàn)單、采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)單、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票、固定資產(chǎn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、Invoice、進(jìn)口報(bào)關(guān)單、進(jìn)口提單．．．．．．等等，到底財(cái)務(wù)部門應(yīng)該以哪一種單據(jù)作為債務(wù)憑證的認(rèn)列依據(jù)？可以確保債務(wù)不會(huì)重復(fù)立帳，不會(huì)漏帳，而且能購(gòu)避免造成重復(fù)付款的情況． 由于采購(gòu)驗(yàn)收程序會(huì)因?yàn)椋保少?gòu)貨品項(xiàng)目的類別不同 ２．國(guó)內(nèi)／國(guó)外采購(gòu)來(lái)源的不同 ３．采購(gòu)型態(tài)(方式)的不同 等原因而產(chǎn)生不同的采購(gòu)驗(yàn)收流程規(guī)劃設(shè)計(jì)，同時(shí)也就會(huì)產(chǎn)生不同的單據(jù)種類，例如：國(guó)外采購(gòu)會(huì)產(chǎn)生有Invoice，可是國(guó)內(nèi)采購(gòu)則大部份不會(huì)有Invoice，而國(guó)內(nèi)采購(gòu)則會(huì)有進(jìn)項(xiàng)發(fā)票（增值稅或營(yíng)業(yè)稅發(fā)票），或定額發(fā)票等．對(duì)于采購(gòu)資材類的料品，會(huì)產(chǎn)生IQC進(jìn)料檢驗(yàn)單，可是采購(gòu)固定資產(chǎn)類的貨品則必須填寫固定資產(chǎn)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告．．．．．．等．對(duì)于這么多種類的交易單據(jù)，如果財(cái)務(wù)部門的立帳基礎(chǔ)不正確，肯定會(huì)發(fā)生重復(fù)付款的情況．因此，債務(wù)確認(rèn)的基礎(chǔ)是一項(xiàng)非常重要的問(wèn)題，務(wù)必加以嫠清．在采購(gòu)驗(yàn)收過(guò)程中眾多的交易單據(jù)(憑證)里，不論是國(guó)外采購(gòu)或國(guó)內(nèi)采購(gòu)，也不論是采購(gòu)資材類貨品或固定資產(chǎn)類或費(fèi)用類貨品，唯一共通使用到的單據(jù)(原始憑證)就是：＂采購(gòu)驗(yàn)收單＂，依據(jù)采購(gòu)驗(yàn)收單作為確認(rèn)債權(quán)的基礎(chǔ)，是１００％不會(huì)漏帳、不會(huì)錯(cuò)帳、不會(huì)重復(fù)立帳的唯一做法． 一旦債權(quán)基礎(chǔ)確認(rèn)了，下一個(gè)問(wèn)題就是應(yīng)付憑單的立帳時(shí)機(jī)：對(duì)于國(guó)內(nèi)采購(gòu)的料品(貨品)，政府稅務(wù)機(jī)關(guān)訂定有關(guān)的稅法規(guī)定，應(yīng)該依據(jù)公司經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品類別及其經(jīng)營(yíng)的型態(tài)．．．．．．等等事項(xiàng)而開(kāi)立不同類型的統(tǒng)一發(fā)票(GUI)，而課稅方式和稅率又包括：外加稅、內(nèi)含稅、農(nóng)牧產(chǎn)品內(nèi)含稅、免稅等不同種類的課稅方式和不同的稅率．對(duì)于買賣雙方的交易而言，開(kāi)立統(tǒng)一發(fā)票只是一種稅務(wù)憑證，表示買賣雙方有依據(jù)政府的稅法規(guī)定開(kāi)立發(fā)票，可是，就算采購(gòu)驗(yàn)收完成了，尚未開(kāi)立統(tǒng)一發(fā)票，并不表示雙方的債權(quán)、債務(wù)就不成立，如果１０月份的交易于１１月份才開(kāi)立發(fā)票，１０月份的總帳會(huì)計(jì)里頭依然必須認(rèn)列該筆債務(wù)，否則總帳會(huì)計(jì)的本期進(jìn)料(原材料)科目的帳目和制造成本會(huì)計(jì)本期進(jìn)料的帳目肯定會(huì)出現(xiàn)不平衡(不相等)的情況． 居于上列的情況說(shuō)明，可以獲得下列結(jié)論：＂采購(gòu)驗(yàn)收單＂是債務(wù)確認(rèn)的基礎(chǔ)，可是，必須配合進(jìn)項(xiàng)發(fā)票(國(guó)內(nèi)采購(gòu))或Invoice(國(guó)內(nèi)采購(gòu))的稅務(wù)憑證之后，財(cái)務(wù)部門才會(huì)認(rèn)列該筆債務(wù)于應(yīng)付憑單的帳務(wù)里，在稅務(wù)憑證尚未到齊的情況下，為了配和總帳會(huì)計(jì)的結(jié)帳，暫時(shí)采用＂暫估貨款(暫估料款)＂的會(huì)計(jì)科目來(lái)代替＂應(yīng)付帳款＂的會(huì)計(jì)科目．表示債務(wù)已經(jīng)發(fā)生，但缺少稅務(wù)憑證，所以還不能正式立帳，而必須采用廻轉(zhuǎn)分錄的方式處理該等帳務(wù)．至于付款的申請(qǐng)，肯定得等到取得稅務(wù)憑證之后才得以為之．至于非正規(guī)的帳務(wù)處理方式，則非本講義內(nèi)容所涉及之范圍． 在應(yīng)付帳款的扣項(xiàng)方面：采購(gòu)作業(yè)過(guò)程里，不論是國(guó)內(nèi)采購(gòu)或國(guó)內(nèi)采購(gòu)，也不論采購(gòu)貨品的項(xiàng)目，難免會(huì)發(fā)生一些異常狀況，而異常狀況所使用的單據(jù)又包括：采購(gòu)?fù)素泦巍⒉少?gòu)折讓單、Credit Note、品質(zhì)異?？劭钔ㄖ獑蔚鹊龋@些采購(gòu)作業(yè)異常的處理單據(jù)，就是債務(wù)憑證的扣項(xiàng)認(rèn)列基楚，而配合著這些原始憑證的稅務(wù)憑證，則有：進(jìn)項(xiàng)折讓(退貨)證明單紅字發(fā)票，Credit Invoice．．．．．等等．至于立帳的時(shí)機(jī)，原則和前述的應(yīng)付帳款的加項(xiàng)的處理方式相同．八、采購(gòu)／付款循環(huán)管理體系的基礎(chǔ)資料規(guī)劃建議： １．采購(gòu)柜臺(tái)(代碼)的規(guī)劃建立：一個(gè)企業(yè)的＂采購(gòu)作業(yè)工作量＂會(huì)因?yàn)楫a(chǎn)品用料的復(fù)雜度，營(yíng)業(yè)和生產(chǎn)的規(guī)模、采購(gòu)料品的種類多少而影響，所以采購(gòu)部門人員的人數(shù)就可能不同．此外，因?yàn)椴少?gòu)人員因故又會(huì)離職或調(diào)職，所以，對(duì)于采購(gòu)工作的安排，就必須以采購(gòu)柜臺(tái)的觀念來(lái)處理，把采購(gòu)柜臺(tái)設(shè)定為：＃０１，＃０２，＃０３，＃０４，＃０５，＃０６……等等，或是用英文字母也可以．例如：＃０１號(hào)采購(gòu)柜臺(tái)負(fù)責(zé)采購(gòu)電阻類、電容類、IC類、Connector類，＃０２號(hào)采購(gòu)柜臺(tái)負(fù)責(zé)采購(gòu)機(jī)構(gòu)類的料品：上殼、下殼、內(nèi)殼、按鍵、開(kāi)關(guān)、注塑類的部件．．．．．等等，依此類推．當(dāng)原來(lái)負(fù)責(zé)＃０１號(hào)采購(gòu)柜臺(tái)的林明芳小姐調(diào)職或離職時(shí)，換上一位鄭秀美小姐負(fù)責(zé)，采購(gòu)柜臺(tái)號(hào)碼＃０１并不需要更改，所有工作并不會(huì)受到人員變動(dòng)的影響．萬(wàn)一有一天，采購(gòu)工作份量加大或減少時(shí)，采購(gòu)柜臺(tái)就會(huì)同步增加或減少，就必須進(jìn)行采購(gòu)工作重新分派，此時(shí)，執(zhí)行下列第５個(gè)項(xiàng)目：采購(gòu)料品的工作分派處理，就可以在２分鐘之內(nèi)把全部采購(gòu)工作重新安排好，算是一種非常高效的處理技術(shù)．２．供料(供貨)廠商的資料建檔：對(duì)于供料(供貨)廠商的開(kāi)發(fā)和評(píng)估，以及供料(供貨)廠商的資料建檔，在采購(gòu)管理是一個(gè)必要的程序．一個(gè)供料(供貨)廠商的資料建立，至少必須具備下列字段欄位：廠商代號(hào)、廠商名稱、銀行帳戶信息、交易方式及付款方式、法人、營(yíng)業(yè)項(xiàng)目、等級(jí)、區(qū)域、通路、聯(lián)系人及其地址、電話、商標(biāo)、嘜頭等，才能完整記錄該供料(貨)廠商的相關(guān)信息，供料(貨)廠商的管理才有據(jù)可依。３．采購(gòu)付款方式的規(guī)劃建立(Payment Term)：采購(gòu)付款循環(huán)體系最終的工作項(xiàng)目就是付款沖帳作業(yè)，而付款沖帳作業(yè)的依據(jù)則是在對(duì)供貨廠商采購(gòu)下單前洽談好的付款方式（Payment Term），采購(gòu)人員必須在請(qǐng)購(gòu)單作業(yè)過(guò)程中就把將來(lái)該如何付款注明清楚，否則各部門主管在不知道該如何付款的條件下，如何完成請(qǐng)購(gòu)單的簽核程序？ 付款方式（Payment Term）是一個(gè)非常靈活的項(xiàng)目，只要買賣雙方達(dá)成協(xié)議的付款方式，都可以接受，計(jì)算機(jī)軟件也務(wù)必可以處理．我們將其國(guó)際通用的付款方式（Payment Term）范例整理如下，并加以說(shuō)明：代碼英文說(shuō)明中文說(shuō)明備注說(shuō)明T/T(Before)電匯預(yù)付現(xiàn)金貨品付運(yùn)前幾天，進(jìn)口商先向出口商支付全部貨款,出口商之后出貨。通常用于小額交易或訂造貨品。 T/T(At Sight)電匯預(yù)付現(xiàn)金貨品付運(yùn)之前，進(jìn)口商先向出口商支付全部貨款,出口商立即出貨。通常用于小額交易或訂造貨品。T/T(After)電匯支付現(xiàn)金貨品付運(yùn)后幾天，進(jìn)口商才向出口商支付全部貨款,出口商事前出貨。通常用于小額交易或訂造貨品。(L/C)銀行信用證這是買方要求銀行（開(kāi)證銀行）簽發(fā)的文件，證明銀行承諾在賣方符合跟單信用證具體規(guī)定的情況下，向賣方支付指定金額 。信用證分為:At Sight即期信用證，Usanse遠(yuǎn)期信用證．跟單托收出口商如要在收款前或獲得付款的 承諾前保留對(duì)貨品的控制權(quán)，可安 排跟單托收 。在國(guó)際貿(mào)易中十分普遍 。D/P付款交單出口商透過(guò)托收銀行，指示代收銀行在收款后向進(jìn)口商發(fā)放所有權(quán)及其他貨運(yùn)文件 。D/A承兌交單出口商透過(guò)托收銀行，指示代收銀行在進(jìn)口商承兌匯票后發(fā)放所有權(quán)及其他貨運(yùn)文件。O/A放帳（賒帳）賣方直接送貨給買方，先發(fā)出發(fā)票及其他貨運(yùn)單據(jù)，以后再開(kāi)帳單。買方與賣方的賒帳安排并沒(méi)有以書面作出付款保證。此種付款式中，出口商手上的欠款憑據(jù)有限，所以風(fēng)險(xiǎn)較大。Monthly月結(jié)？天賣方直接送貨給買方，先發(fā)出發(fā)票及其他貨運(yùn)單據(jù)，到每個(gè)月底才整理對(duì)帳單，向買方對(duì)帳請(qǐng)款．Next Month次月結(jié)？天賣方直接送貨給買方，先發(fā)出發(fā)票及其他貨運(yùn)單據(jù)，到下個(gè)月底才整理對(duì)帳單，向買方對(duì)帳請(qǐng)款．Weekly周結(jié)？天賣方直接送貨給買方，先發(fā)出發(fā)票及其他貨運(yùn)單據(jù)，到每周結(jié)束才整理對(duì)帳單，向買方對(duì)帳請(qǐng)款．Cash現(xiàn)金交易賣方直接送貨給買方，發(fā)出發(fā)票及其他貨運(yùn)單據(jù)，同時(shí)收取現(xiàn)金．By Terms分期付款賣方直接送貨給買方，發(fā)出發(fā)票及其他貨運(yùn)單據(jù)，并按照合約的內(nèi)容，分期收取不同數(shù)額的貨款．這種付款方式主要用于項(xiàng)目型的產(chǎn)品交易模式．Others其它付款方式交易是買賣雙方共同商議而達(dá)成的結(jié)果，只要雙方同意，就可以付諸于合約或訂單之內(nèi)容中，不限條件．４．采購(gòu)交易條件的規(guī)劃建立(Price Term)：所謂的采購(gòu)交易條件(Price Term)，就是明確買賣雙方交易價(jià)格訂定的責(zé)任范圍，賣方銷售貨品給買方應(yīng)該對(duì)該筆交易負(fù)責(zé)到甚么程度，其價(jià)格基礎(chǔ)是如何認(rèn)定．