論文-ht酒店采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制(編輯修改稿)
2025-02-13 03:14 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 應(yīng)通過采購監(jiān)督評審小組進行，對不同貨物分類的供應(yīng)商進行年度或半年度的評審，并將評審結(jié)果建立合格供應(yīng)商名單以及合格供應(yīng)商檔案。合格供應(yīng)商民擔的評審應(yīng)該考慮以下因素：價格、供應(yīng)商信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、結(jié)算條件和服務(wù)質(zhì)量。供應(yīng)商在供貨過程中對以上6條因素的執(zhí)行情況應(yīng)作為對供應(yīng)商評審的資料記錄在檔，作為今后年度或半年度供應(yīng)商評審的資料。②建立供應(yīng)商的激勵與淘汰以及競爭機制。激勵機制:要保持長期的合作關(guān)系，對供應(yīng)商的激勵機制相當?shù)闹匾?，酒店?yīng)對評審結(jié)果良好的供應(yīng)商提供大批量的訂單，保證其長期的穩(wěn)定銷路，并嚴格按照合同約定的付款期付款。淘汰機制:在建立激勵機制的同時，一些老的供應(yīng)商的情況可能發(fā)生變化，不再滿足酒店的要求。為了避免損失，必須淘汰那些不合格的老供應(yīng)商。競爭機制:為了即激勵合格供應(yīng)商的積極性，酒店還應(yīng)在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)采取一定的競爭機制。即采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應(yīng)商、2個輔助供應(yīng)商、N個考察供應(yīng)商。這類商品只有一個主要供應(yīng)商，大約70%的物資會從主供應(yīng)商手中購買。2個輔助供應(yīng)商提供大約20%的物資供應(yīng)，一旦主供應(yīng)商出現(xiàn)問題能由輔助供應(yīng)商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應(yīng)商既是輔助供應(yīng)商的后備力量。信息與溝通環(huán)節(jié)的改進為了解決原采購流程中信息部暢通的問題，酒店建立了JD采購控制系統(tǒng)。通過該系統(tǒng)，使用部門能時時看到采購計劃（申請）的審批進度以及詢報價情況，不僅及時掌握了信息，同時也提高了采購工作的透明度。此外，酒店還希望該系統(tǒng)不僅能解決信息流的問題，同時也通過各個模塊將采購計劃、供應(yīng)商管理、驗收貨等管理功能集合起來，綜合提高酒店的采購管理水平。見下圖：（1）原材料檔案管理模塊。原材料檔案管理功能指在建立完善的各類酒店經(jīng)營中所需要的采購物料代碼管理體系，并實現(xiàn)物料在本系統(tǒng)各個功能模塊中的的統(tǒng)一和全過程跟蹤。原材料檔案的建立，避免了原來由于對采購標的描述不清導(dǎo)致的信息溝通障礙。（2）供應(yīng)商管理。酒店建立不同分類的供應(yīng)商檔案，并根據(jù)年度或半年度的供應(yīng)評審確定最終的合格供應(yīng)商檔案。酒店采購的詢價工作一般需在本管理系統(tǒng)內(nèi)的供應(yīng)商模塊中進行。一般酒店通過評審結(jié)果確定一家主供應(yīng)商、二家輔供應(yīng)商、以及N家備用供應(yīng)商。HT酒店的供應(yīng)商考核表見附錄4（3）采購計劃管理。采購計劃管理分為計劃申報以及計劃審批。該模塊管理的采購計劃包括年度、月度、每日、臨時采購計劃以及緊急采購申請。年度采購計劃由采購監(jiān)督評審小組最終審批，月度采購計劃由財務(wù)總監(jiān)最終審批，每日采購計劃由餐飲總監(jiān)審批，臨時采購計劃由財務(wù)總監(jiān)審批。緊急采購申請由使用部門的總監(jiān)最終審批（上述采購計劃如果單項金額超過十萬元，則需要總經(jīng)理簽字）。緊急采購計劃必須是酒店為了經(jīng)營所必須的計劃外物資，不得將日常申請做緊急申請?zhí)幚恚o急采購申請將是日后審計的重點。（4）存貨管理。存貨系統(tǒng)庫存管理模塊旨在幫助企業(yè)對物料的入庫、出庫、盤庫、調(diào)庫、退庫、報廢進行電算化管理，加強對物料庫存量的控制和成本的核算。將收貨環(huán)節(jié)加入到本系統(tǒng)后可以監(jiān)督供應(yīng)商的供貨質(zhì)量，并作為評審的內(nèi)容。（5）詢報價管理。購部門應(yīng)當在1+2＋N的合格供應(yīng)商名單中進行報價詢價，并據(jù)以確認主供應(yīng)商以及副供應(yīng)商的報價是否合理。如果主供應(yīng)商以及副供應(yīng)商的報價不合理可以要求重新報價，并記錄入供應(yīng)商考核體系。（6）訂單管理。在確定供應(yīng)商、價格以及采購數(shù)量以后就需要通過訂單管理功能生成訂單，這種標準格式的訂單不僅將貨物的規(guī)格、標準交貨期等信息集合在一起，也是今后收貨部門據(jù)以驗收的依據(jù)。（7）財務(wù)管理。本模塊主要根據(jù)不同供應(yīng)商的信用期，作付款的計劃與安排。監(jiān)督環(huán)節(jié)的改進監(jiān)督是一種隨時間的推移而不斷評估有關(guān)制度執(zhí)行質(zhì)量情況的過程。監(jiān)督可通過日常的、持續(xù)的監(jiān)督活動來完成，也可以通過進行個別的、單獨的評估來實現(xiàn)，或兩者結(jié)合。（1）事前計劃酒店原有的請購審批程序事無巨細全部由總經(jīng)理最終審批，在加重總經(jīng)理工作負擔的同時難以起到真正的事前監(jiān)督?，F(xiàn)在通過不同采購計劃的分級授權(quán)審批，一方面加快了審批進程；另一方面通過相關(guān)業(yè)務(wù)具體負責人負責制的審批程序，結(jié)合事后的考核，可以進一步做好事前計劃的審查。（2）事中審查就內(nèi)部控制而言，內(nèi)部審查人員具有既重要而又特殊的地位。內(nèi)部審查既是企業(yè)內(nèi)部控制的一個部分，也是監(jiān)督采購環(huán)節(jié)的主要力量。全職的內(nèi)部審查人員可以全方位地參與到采購計劃、供應(yīng)商評審、詢價、收貨等各個關(guān)鍵控制點中，并且獨立于采購部的崗位可以保證其發(fā)表客觀的意見。（3）事后考核采購績效考評是對采購工作進行全面系統(tǒng)的評價，從而提高整個酒店的采購管理水平。內(nèi)部考核的考核人為采購監(jiān)督評審小組（小組成員應(yīng)回避對自身的考核），范圍包括，采購環(huán)節(jié)的各個人員、總監(jiān)，特別對供應(yīng)商的考核。上述改進措施的探討還需要在HT酒店今后的實踐檢驗中不斷改進、提高。越是有生存壓力，就越是會產(chǎn)生提高管理水平的愿望，因為只有這樣才能在殘酷的競爭中生存下來。張平希望通過進一步的實踐與努力，能夠
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