采購及付款循環(huán)內部控制制度(編輯修改稿)
2025-05-04 22:23 本頁面
【文章內容簡介】 金額申請表及各類相關憑證，一併送交主管人員核準。3) 預付外購款，依請購案號或L/C逐案控制。2. 記帳1) 請款條件審核無誤後，開立應付憑單，製作傳票，記入帳冊。2) 應付憑單交由出納單位開出支票。3) 支票經簽章後，應交由經辦人申請開立信用狀。3. 申請信用狀1) 準備下列文件向結匯銀行申請開立信用狀：(A) 開發(fā)信用狀申請書。(B) 已繳納收訖或已核章之結匯申請單。2) 依法須申請輸入許可證者，尚須附輸入許可證。3) 於進口中國大陸海關，應先申請核對進口批文。4) 申請輸入許可證時，須具備下列資料，向國貿局或外匯銀行申請：(A) 商業(yè)發(fā)票（Performance Invoice）。(B) 目錄或型錄。(C) 特別規(guī)定。4. 銀行開具信用狀上述手續(xù)無誤且未超過銀行之授信額度，則銀行將會開出信用狀。5. 在途品作業(yè)1) 起運點交貨條件之物品所有權已移轉時，應辦理投保運送等事宜。投保依相關保險規(guī)定辦理。2) 對自行安排運送之貨品，須預先安排船期。3) 貨品裝船後，由賣方通知預定起岸日期，資材部單位準備安排進口報關事宜，並通知倉儲單位。6. 準備提貨1) 資材部單位於接獲船務公司通知預定到港通知後，通知倉儲單位、財會單位及報關公司（報關人員(深圳）。2) 倉儲單位接獲到貨日期、品名、數量後，預先安排人員搬運及存置位置。3) 財會單位於知悉預定結匯還款日後，安排調度各項財務資源，準備結匯。7. 結匯還款1) 檢核利息計算是否正確。2) 結匯費用是否依銀行之收費標準計算。3) 依請購案號或L/C編號，將每次支付費用記入每一批材料之「進口器材付款紀錄表」。8. 提貨1) 費用項目均為固定，多出項目應查核原因是否合理。每一項費用是否均有合理憑證。2) 核算各項計算方式是否合理，計息起迄日期是否正確，有無扣除免費日期。3) 對於無支付標準之特別報關費用，是否依核決權限呈請核準。4) 實收數量少於裝運數量時，注意有無辦理索賠；實收數量少於公證數量時，有無向運輸公司提出索賠。第2節(jié) 控制重點1) 有關進口作業(yè)之各項預付費用支付、入帳、轉銷、收回及調整時，所應附之原始憑證必須經核準，內容必須合理。2) 應按同一進口採購案號之有關原始文件、合約、憑證等逐案彙集歸檔。3) 應將進口結匯之有關原始文件、合約、憑證等核對無誤後，始簽付。4) 預付貨款之支付一律規(guī)定以支票支付，並抬頭、劃線、禁止背書轉讓。如以現金方式支付者，須合於現金付款方式。5) 已付款原始憑證應蓋付訖章，支付傳票背後應有領款人簽章，以免重複付款或冒領情事發(fā)生。6) 開發(fā)信用狀除應秉持公平互利外，更應避免下列條款：(A) 開立保兌信用狀。(B) 押匯手續(xù)由買方負擔。(C) 可裝運於甲板上。(D) 信用狀可轉讓。(E) 指定開狀銀行或押匯銀行。(F) 可憑倉庫收據（尚未裝船）押匯等。7) 在途產品之交運、保管應力求完好；撥交、移轉控制力求完整。如有遺失或短少，責任必須明確；逾時甚久之在途產品，應追查原因。8) 合約、單據必須訂有寄存期間，如有逾期尚未處理者應查明原因。9) 注意出帳日期與在途日期相隔甚久者，是否為久懸?guī)の唇?，有無虛列帳目情形。10) 對於在途產品發(fā)生遺失及短損，依合約規(guī)定處理。約定條款要合理，已支付費用不可損及公司權益。11) 核對進口數量與實際驗收數量必須相符，提貨時物品若有損壞或短少，應立刻請公證機構公認。實收數量少於裝運數量，須辦理索賠
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