采購(gòu)內(nèi)部控制培訓(xùn)ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-11 10:29 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貨管理部門(mén)人員在接到請(qǐng)購(gòu)單后， 對(duì)存貨應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法和存貨最低點(diǎn)法進(jìn)行分析，確定什么時(shí)間請(qǐng)購(gòu)最為合適， 并在請(qǐng)購(gòu)單上簽注意見(jiàn)，由部門(mén)授權(quán)人審批。 在做出上述三方面的決定后，將請(qǐng)購(gòu)單一聯(lián)退請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，以示答復(fù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)籌備資金；一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)作為簽訂購(gòu)銷合同的依據(jù)。 采購(gòu)合同一般一式四份，一份交供貨商請(qǐng)求發(fā)貨，一份由采購(gòu)部門(mén)專人保管，負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，一份交會(huì)計(jì)部門(mén)以監(jiān)督合同的執(zhí)行，一份交倉(cāng)庫(kù)保管部門(mén)作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)票核對(duì)的依據(jù)（ 合同的管理部門(mén)是否需要留存一份？ ）。 二、驗(yàn)收與付款 （一）驗(yàn)收控制 貨物到達(dá)后， 由倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)指派驗(yàn)收人員對(duì)貨物進(jìn)行實(shí)物計(jì)量，并與貨運(yùn)單、訂購(gòu)單進(jìn)行核對(duì) 。需要時(shí)由質(zhì)檢部門(mén)對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。正確無(wú)誤后填制收料單。收料單的內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原訂購(gòu)單編號(hào)等。 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同協(xié)議等采購(gòu)文件， 由專門(mén)的驗(yàn)收部門(mén)或人員、采購(gòu)部門(mén)、請(qǐng)購(gòu)部門(mén) 以及供應(yīng)商等各方共同對(duì)所購(gòu)物品或服務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明。 對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門(mén)或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門(mén)報(bào)告，有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。 為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收入庫(kù)的職能必須由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門(mén)的人員來(lái)承擔(dān) 。對(duì)收貨的控制有雙重作用，既控制購(gòu)買(mǎi)環(huán)節(jié)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，也控制存貨的管理工作。 對(duì)于已經(jīng)檢驗(yàn)的物品由保管人員將發(fā)票、購(gòu)銷合同、請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，同時(shí)點(diǎn)收實(shí)物的數(shù)量和質(zhì)量，核對(duì)無(wú)誤后填寫(xiě)按順序編號(hào)的入庫(kù)單。入庫(kù)單一式三聯(lián)，注明供應(yīng)商名稱、收貨日期、物品名稱、數(shù)量、質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱等內(nèi)容。保管員在入庫(kù)單簽字后，一聯(lián)留存，登記 倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬；一聯(lián)隨有關(guān)憑證送交會(huì)計(jì)部門(mén)，辦理結(jié)算；一聯(lián)退回采購(gòu)部門(mén)與購(gòu)銷合同、請(qǐng)購(gòu)單核對(duì)，核對(duì)后歸檔備案。 （二）付款程序 財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、驗(yàn)收單、入庫(kù)單以及其他有關(guān)憑證審核后，與合同進(jìn)行核對(duì)，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批后向供應(yīng)商辦理結(jié)算。 財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)參與商定對(duì)供應(yīng)商付款的條件。 對(duì)于現(xiàn)金支付的交易，為了進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部控制，還應(yīng)當(dāng)提倡根據(jù)付款憑證而不是原始憑證支付現(xiàn)金的方式。即會(huì)計(jì)部門(mén)在接到發(fā)票等原始憑證后，先由部門(mén)授權(quán)人 審核批準(zhǔn)，再由會(huì)計(jì)人員據(jù)其編制付款憑證，注明會(huì)計(jì)科目、款項(xiàng)用途及金額等，交給出納員，由其根據(jù)付款憑證列出的金額支付現(xiàn)金，并登記現(xiàn)金日記賬，然后將付款憑證退交會(huì)計(jì)部門(mén)，以便登記總賬和明細(xì)賬。這樣，出納人員應(yīng)付出多少現(xiàn)金，會(huì)計(jì)部門(mén)已經(jīng)記錄在案，更有利于形成控制關(guān)系。 對(duì)于企業(yè)采用賒賬方式購(gòu)買(mǎi)物品時(shí)，必然形成債務(wù)，由此而引發(fā)債務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)，故也必須對(duì)此加強(qiáng)控制。具體要求是： （ 1）應(yīng)付賬款的入賬必須在取得審核、企業(yè)授權(quán)人審批后的發(fā)貨票以及驗(yàn)收入庫(kù)單、請(qǐng)購(gòu)單、借款通知等憑證后方可入賬。對(duì)于享有現(xiàn)金折扣的交易，直接按照供應(yīng)商發(fā)票金額來(lái)入賬；對(duì)于部分退貨，注意從原發(fā)票中扣除后入賬；對(duì)于有預(yù)付貨款的交易，在收到供應(yīng)商發(fā)票后應(yīng)將預(yù)付金額沖抵部分金額來(lái)入賬。 （ 2）由稽核人員定期與供貨商（債權(quán)人）核對(duì)賬目，如果對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，分清責(zé)任，按有關(guān)規(guī)定予以
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