采購內(nèi)部控制培訓(xùn)ppt課件(編輯修改稿)
2025-02-11 10:29 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ，避免存貨資產(chǎn)的閑置，存貨管理部門人員在接到請購單后， 對存貨應(yīng)運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法和存貨最低點(diǎn)法進(jìn)行分析，確定什么時(shí)間請購最為合適， 并在請購單上簽注意見，由部門授權(quán)人審批。 在做出上述三方面的決定后，將請購單一聯(lián)退請購部門，以示答復(fù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門籌備資金；一聯(lián)交采購部門作為簽訂購銷合同的依據(jù)。 采購合同一般一式四份，一份交供貨商請求發(fā)貨，一份由采購部門專人保管，負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，一份交會計(jì)部門以監(jiān)督合同的執(zhí)行，一份交倉庫保管部門作為驗(yàn)收物品時(shí)與發(fā)票核對的依據(jù)（ 合同的管理部門是否需要留存一份？ ）。 二、驗(yàn)收與付款 （一）驗(yàn)收控制 貨物到達(dá)后， 由倉儲部門指派驗(yàn)收人員對貨物進(jìn)行實(shí)物計(jì)量，并與貨運(yùn)單、訂購單進(jìn)行核對 。需要時(shí)由質(zhì)檢部門對貨物進(jìn)行檢驗(yàn)。正確無誤后填制收料單。收料單的內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原訂購單編號等。 企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同協(xié)議等采購文件， 由專門的驗(yàn)收部門或人員、采購部門、請購部門 以及供應(yīng)商等各方共同對所購物品或服務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明。 對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)查明原因，及時(shí)處理。 為了達(dá)到控制目的，驗(yàn)收入庫的職能必須由獨(dú)立于請購、采購和會計(jì)部門的人員來承擔(dān) 。對收貨的控制有雙重作用，既控制購買環(huán)節(jié)的經(jīng)營活動(dòng)，也控制存貨的管理工作。 對于已經(jīng)檢驗(yàn)的物品由保管人員將發(fā)票、購銷合同、請購單進(jìn)行認(rèn)真核對，同時(shí)點(diǎn)收實(shí)物的數(shù)量和質(zhì)量，核對無誤后填寫按順序編號的入庫單。入庫單一式三聯(lián)，注明供應(yīng)商名稱、收貨日期、物品名稱、數(shù)量、質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱等內(nèi)容。保管員在入庫單簽字后，一聯(lián)留存，登記 倉庫臺賬；一聯(lián)隨有關(guān)憑證送交會計(jì)部門，辦理結(jié)算；一聯(lián)退回采購部門與購銷合同、請購單核對，核對后歸檔備案。 （二）付款程序 財(cái)務(wù)部門對發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單、驗(yàn)收單、入庫單以及其他有關(guān)憑證審核后，與合同進(jìn)行核對，經(jīng)企業(yè)授權(quán)人審批后向供應(yīng)商辦理結(jié)算。 財(cái)會部門應(yīng)當(dāng)參與商定對供應(yīng)商付款的條件。 對于現(xiàn)金支付的交易，為了進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部控制，還應(yīng)當(dāng)提倡根據(jù)付款憑證而不是原始憑證支付現(xiàn)金的方式。即會計(jì)部門在接到發(fā)票等原始憑證后，先由部門授權(quán)人 審核批準(zhǔn)，再由會計(jì)人員據(jù)其編制付款憑證，注明會計(jì)科目、款項(xiàng)用途及金額等，交給出納員，由其根據(jù)付款憑證列出的金額支付現(xiàn)金，并登記現(xiàn)金日記賬，然后將付款憑證退交會計(jì)部門，以便登記總賬和明細(xì)賬。這樣，出納人員應(yīng)付出多少現(xiàn)金，會計(jì)部門已經(jīng)記錄在案，更有利于形成控制關(guān)系。 對于企業(yè)采用賒賬方式購買物品時(shí)，必然形成債務(wù)，由此而引發(fā)債務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)，故也必須對此加強(qiáng)控制。具體要求是： （ 1）應(yīng)付賬款的入賬必須在取得審核、企業(yè)授權(quán)人審批后的發(fā)貨票以及驗(yàn)收入庫單、請購單、借款通知等憑證后方可入賬。對于享有現(xiàn)金折扣的交易，直接按照供應(yīng)商發(fā)票金額來入賬；對于部分退貨，注意從原發(fā)票中扣除后入賬；對于有預(yù)付貨款的交易，在收到供應(yīng)商發(fā)票后應(yīng)將預(yù)付金額沖抵部分金額來入賬。 （ 2）由稽核人員定期與供貨商（債權(quán)人）核對賬目，如果對賬中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，分清責(zé)任，按有關(guān)規(guī)定予以
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