采購內(nèi)部控制培訓ppt課件-資料下載頁
2025-01-15 10:29本頁面
【正文】 的笑柄。這對于一個新開業(yè)的公司而言，不啻是個致命的打擊。 那么，國際酒店怎么會發(fā)生這樣的悲劇，在以后的企業(yè)經(jīng)營中又如何防范呢？ 【 案例分析 】 這個案例其實并不復雜，卻很有代表性。國際酒店在未經(jīng)過公開招標的情況下，即與南方奧爾公司簽訂了價值為 150萬美元的代購合同。依照合同規(guī)定，南方奧爾公司必須提供瑞士某著名珠寶公司出產(chǎn)的水晶燈，并由奧爾公司向國際酒店出具該公司的驗證證明書，其中 200萬元人民幣為支付給奧爾公司的代理費。然而，交易發(fā)生后，奧爾公司并未向國際酒店出具有關水晶燈的任何品質(zhì)鑒定資料，國際酒店也始終沒有同奧爾公司辦理必要的查驗手續(xù)。 經(jīng)查實，這筆交易都是由王副總經(jīng)理一人操縱的，從簽訂合同到驗收入庫再到支付貨款都是由他一個人說了算，而他之所以會這樣做，正是因為收受了奧爾公司的巨額好處費。 這樣簡單的過程和手法，卻真實地發(fā)生了，甚至可以說這樣一筆交易，毀了整個企業(yè)，這里面的教訓是深刻和發(fā)人深省的。一筆采購業(yè)務，特別是金額較大的業(yè)務通常涉及采購計劃的編制、物資的請購、訂貨或采購、驗收入庫、貨款結(jié)算等。因此，應當針對各個具體環(huán)節(jié)的活動，建立完整的采購程序、方法和規(guī)范，并嚴格依照執(zhí)行。只有這樣，才能防止錯弊，保證企業(yè)經(jīng)營活動的正常進行。 根據(jù)這個案例涉及的環(huán)節(jié)應做如下控制： 首先，要做到職務分離，采取集體措施。諸如采購申請必須由生產(chǎn)、銷售部門提出，具體采購業(yè)務由采購部門完成，而貨物的驗收又應該由其他部門進行。在本案例中，采購大權由王副總經(jīng)理一人獨攬，反映出該公司控制環(huán)節(jié)中權責不明；貨物的采購人不能同時擔任貨物的驗收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂，進而防止購買偽劣材料影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益；付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時辦理尋求代理商和索價業(yè)務。付款的審批通常經(jīng)過驗貨或驗單后執(zhí)行（預付款除外），以保證貨物的價格、質(zhì)量、規(guī)格等符合標準。 其次，要做好入庫驗收控制。應根據(jù)購貨單及合同規(guī)定的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量以及有關質(zhì)量鑒定書等技術資料核查收到的貨物，只有兩者相符時才予以接受；對于所有已收到的貨物，應定期完整填寫收貨報告，將貨物編號并登記明細賬簿，對驗收中所出現(xiàn)的問題要及時向有關部門反映；貨物入庫和移交時，經(jīng)辦人之間應有明確的職責分工，要對所有可能接觸貨物的途徑加以控制，以防調(diào)換、損壞和失竊。本案例中王副總經(jīng)理同時主管驗貨，那么驗貨查假自然只是走走過場了。 最后，還必須做好貨款支付控制。發(fā)票價格、運費、稅費等必須與合同符合無誤，憑證齊全后才可辦理結(jié)算、支付貨款，如有部分退貨，則注意要從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算；除了向不能轉(zhuǎn)賬支付和不足轉(zhuǎn)賬金額的單位、個人支付現(xiàn)金外，貨款一般應辦理轉(zhuǎn)賬。貨款支付前應由企業(yè)授權人簽字，支票簽章時應仔細審核有關票據(jù)；在購貨發(fā)票以外增加的費用如裝卸、搬運以及在途損耗等，支付前必須經(jīng)會計部門進行審核，有關部門進行耗損原因分析，以確定其合法性和合理性；付款憑證要連續(xù)編號，付款業(yè)務及時準確記錄；與供貨商定期聯(lián)系，了解未付款情況，追查耽誤原因。 本案例中，價格高昂的贗品水晶燈能堂而皇之地掛在豪華的酒店大廳中，沒有技術證明資料，沒有必要的查驗手續(xù)，就慷慨大方地將支票簽了，錢付了，這是無意的疏忽還是當事人有意的回避和遮掩？不管實情如何，都反映了該公司整個材料采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制中存在著巨大漏洞以至讓不法分子有利可圖，有機可乘。善良的人們啊，在市場經(jīng)濟的洪流中要提高警惕，讓這些幕后的黑手不再得逞！
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