【文章內容簡介】 下面討論主要設置內容 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 32 第 頁 （一）供應商檔案設置 供應商檔案設置模塊功能是將用戶輸入的每個供應商信息 （ 主要包括基本信息 、 聯(lián)系信息 、信用信息 、 其他信息 ） 存入 “ 供應商檔案 ” 文件 ， 為編制采購訂單 、 應付賬款核算和管理等提供數(shù)據(jù) 。 供應商檔案設置的基本內容如下： 基本信息設置 供應商檔案基本信息設置如圖所示： ：供應商總公司指當前供應商所隸屬的最高一級的公司 ， 該公司必須是已經(jīng)通過 [供應商檔案設置 ]功能設定的另一個供應商 。 在銷售開票結算處理時 ， 具有同一個供應商總公司的不同供應商的發(fā)貨業(yè)務 ， 可以匯總在一張票中統(tǒng)一開票 。 ：輸入供應商所歸屬的行業(yè) ， 可輸入漢字 。 ：輸入供應商的工商登記稅號 ， 用于銷售發(fā)票的稅號欄內容的屏幕顯示和打印輸出 。 ：輸入供應商的企業(yè)法人代表的姓名 。 ：輸入供應商的開戶銀行的名稱 ， 如果供應商的開戶銀行有多個 ，在此處輸入該企業(yè)同用戶之間發(fā)生業(yè)務往來最常用的開戶銀行 。 ：輸入供應商在其開戶銀行中的賬號 ，銀行賬號應對應于開戶銀行欄目所填寫的內容 。 如果供應商在某開戶銀行中銀行賬號有多個 ， 在此處輸入該企業(yè)同用戶之間發(fā)生業(yè)務往來最常用的銀行賬號 。 聯(lián)系信息 供應商檔案聯(lián)系信息設置如圖所示 : :可用于采購發(fā)票的供應商地址欄內容的屏幕顯示和打印輸出 。 如果供應商的地址有多個 ， 在此處輸入該企業(yè)同用戶之間發(fā)生業(yè)務往來最常用的地址 。 :可用于采購到貨單中到貨地址欄的缺省取值，它可以與供應商地址相同，也可以不同。在很多情況下，到貨地址是供應商主要倉庫的地址。 :可用于采購到貨單中發(fā)運方式欄的缺省取值，輸入系統(tǒng)中已存在代碼時，自動轉換成發(fā)運方式名稱。 :可用于采購單據(jù)中倉庫的缺省取值 ， 輸入系統(tǒng)中已存在代碼時 ， 自動轉換成倉庫名稱 。 信用信息 供應商檔案信用信息設置如圖所示 : :應付余額指供應商當前的應付賬款的余額 。期初的應付賬款余 額可以在此處由用戶手工輸入 ， 采購與應付子系統(tǒng)啟用后 ， 應付余額由系統(tǒng)自動維護 ， 用戶不能修改該欄目的內容 。 :輸入供應商在一般情況下給予的購貨折扣率 ，可用于采購單據(jù)中折扣的缺省取值 。 :按照用戶自行設定的信用等級分級方法 ，依據(jù)在供應商應付款項方面的表現(xiàn) ， 輸入在供應商處的信用等級 。 :可作為計算供應商超期應付款項的計算依據(jù) ， 其度量單位為 “ 天 。 :可用于采購單據(jù)中付款條件的缺省取值 。 :由系統(tǒng)自動顯示供應商的最后一筆業(yè)務的交易日期 ， 例如：該供應商的最后一筆業(yè)務 （ 在各種業(yè)務中業(yè)務日期最大 ） 是開具一張采購發(fā)票 ， 那么最后交易日期即為這張發(fā)票的發(fā)票日期 。 用戶不能手工修改最后交易日期 。 :由系統(tǒng)自動顯示供應商的最后一筆業(yè)務的交易金額 ， 例如：該供應商的最后一筆業(yè)務 （ 在各種業(yè)務中業(yè)務日期最大 ） 是開具一張采購發(fā)票 ， 那么最后交易金額即為這張發(fā)票的總價稅合計金額 。 用戶不能手工修改最后交易金額 。 8 最后付款日期 由系統(tǒng)自動顯示供應商的最后一筆付款業(yè)務的付款日期 ， 例如：該供應商的最后一筆付款業(yè)務 （ 在各種業(yè)務中業(yè)務日期最大 ） 是開具一張采購發(fā)票 ，那么最后交易日期即為這張發(fā)票的發(fā)票日期 。 用戶不能手工修改最后交易日期 。 :由系統(tǒng)自動顯示供應商的最后一筆付款業(yè)務的付款金額 ， 例如：該供應商的最后一筆付款業(yè)務 （ 在所有付款單中該付款單付款日期最大 ） 的付款金額為 “ RMB ￥ ”， 那么最后付款金額為 。金額單位為發(fā)生實際付款業(yè)務的幣種 。 其他信息 供應商檔案其他信息設置如圖所示 。 。 該供應商歸屬分管的采購部門 。 。 指該供應商由哪個業(yè)務員負責聯(lián)系業(yè)務 。 。 該供應商是何時建立供貨關系的 。 。 該供應商是何時停止供貨關系的 。 。 計算機自動計算 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 37 第 頁 （二）采購類型設置 采購類型設置模塊的功能是根據(jù)用戶管理的需要 （ 如按采購類型進行統(tǒng)計 ） 允許用戶將采購類型信息息送入計算機并保存 。 當用戶在使用采購與應付子系統(tǒng)填制采購入庫單等單據(jù)時 ， 輸入相應的采購類型 ， 為統(tǒng)計分析提供依據(jù) 。 采購類型編碼 采購類型名稱 01 生產(chǎn)采購 02 產(chǎn)品開發(fā)采購 03 委托加工采購 04 定量采購 05 零星采購 06 進口采購 07 其他采購 例如 ， 某企業(yè)根據(jù)管理需要設置采購類型 : 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 38 第 頁 （三）結算方式 結算方式模塊的功能是用來建立和管理用戶在經(jīng)營活動中所涉及到的結算方式 ， 為付款業(yè)務提供信息 。 典型的結算方式如下： 結算方式編碼 結算方式名稱 101 現(xiàn)金 201 現(xiàn)金支票 202 轉賬支票 301 電匯 401 商業(yè)匯票 402 銀行匯票 501 內部轉賬 注意：在設置結算方式時應該與財務結算方式一致。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 39 第 頁 （四）付款條件 付款條件即現(xiàn)金折扣 ， 是指企業(yè)為了鼓勵客戶償還貨款而允諾在一定期限內給予的折扣優(yōu)待 。這種折扣條件通?？杀硎緸?5/10， 2/20， n/30。付款條件模塊的功能是為用戶提供了定義付款條件的屏幕 ， 并將結果保存在相應的文件中 ，為采購單據(jù)處理 、 銷售單據(jù)處理 、 采購結算 、銷售結算等業(yè)務提供信息 。 典型的付款條件設置屏幕如圖所示。 :用以標識某付款條件 。 用戶必須輸入 ， 且錄入值惟一 。付款條件編碼可以用數(shù)字 0～ 9或字符 A～ Z表示 。 :由系統(tǒng)根據(jù)用戶錄入的優(yōu)惠天數(shù)和優(yōu)惠率自動表達出來 。如 5/10， 2/20， n/30。 :指最大的信用天數(shù) ， 如超過此天數(shù) ， 則不僅要按全額支付貨款 ， 還可能支付延期付款利息或違約金 。 1:指享受折扣優(yōu)待的第一個時間段的最大天數(shù) ， 它應小于信用天數(shù) 。 5． 優(yōu)惠率 1:指在優(yōu)惠天數(shù) 1范圍內付款而享受的優(yōu)惠率 ， 按照百分比計算 ， 取值范圍為 0～ 99。 2:指享受折扣優(yōu)待的第二個時間段的最大天數(shù) ， 它應大于優(yōu)惠天數(shù) 1而小于信用天數(shù) 。 最大值為 999。 2:指在優(yōu)惠天數(shù) 1至優(yōu)惠天數(shù) 2范圍內付款而享受的優(yōu)惠率 ， 按照百分比計算 ， 取值范圍為 0～ 99。 優(yōu)惠率 2應該小于優(yōu)惠率 1。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 41 第 頁 （五）期初余額 期初余額模塊的功能是將用戶輸入的采購 、 應付賬款等期初余額存入相應的文件中 ， 為計算機系統(tǒng)核算和管理采購 、應付賬款等業(yè)務提供基礎數(shù)據(jù) 。 期初余額模塊是會計業(yè)務連續(xù)的要求 ， 是手工采購 、 應付賬款核算向計算機核算和管理轉化的基礎 。 錄入的期初余額主要包括 “ 采購初始業(yè)務 ” ， 即將手工采購業(yè)務送入計算機并保存在采購訂單文件中； “ 應付賬款初始業(yè)務 ” ，即將各供應商的應付賬款期初數(shù)據(jù)送入計算機并保存在發(fā)票文件中 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 42 第 頁 四、采購管理與采購入庫處理 （一）采購價格管理 （二）處理請購單 （三）采購訂單管理 （四）采購入庫管理 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 43 第 頁 采購管理與采購入庫處理是采購與付款子系統(tǒng)中的主要功能模塊 。 為了做好采購管理又將采購管理模塊進一步劃分為：采購價格管理 、 請購單處理 、 采購訂單處理 、 入庫處理等 。 下面將詳細分析 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 44 第 頁 （一）采購價格管理 采購價格管理模塊的功能是幫助用戶解決如何管理不同 （ 相同 ） 供應商在不同 （ 相同 ） 時期對不同 （ 相同 ） 產(chǎn)品的報價；如何隨時提供給采購部門最新最完整的存貨采購價格；如何處理存貨的新老報價等問題 。 提供采購價格管理屏幕 采購價格管理模塊一般提供兩種采購價格管理屏幕 ， 一種是以供應商為關鍵字顯示該供應商所有存貨報價信息；另一種是以存貨為關鍵字顯示該存貨不同供應商報價信息 。 采購價格管理屏幕 供方物號 存貨編碼 報價日期 有效日期 數(shù)量 單價 供應商：北京 XX公司 供應商報價： 采購價格管理屏幕 增加供應商采購價格信息 該模塊一般提供兩種方法增加供應商采購價格信息 。 方法一 ：用戶將供應商提供的存貨采購價格信息一一送入計算機 ， 并將相應數(shù)據(jù)存入采購價格文件中 。 方法二 ：充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡功能 ， 用戶通過選擇系統(tǒng)提供的 “ 獲取 ” 功能指揮計算機自動從網(wǎng)上獲取供應商的存貨采購價格信息 ， 并將相應數(shù)據(jù)存入采購價格文件 。 修改采購價格信息 該模塊一般提供兩種方法修改采購價格信息 。 方法一： 按 “ 供應商 + 存貨編碼 ” 方式對各種存貨進行采購價格的修訂 ， 即先選擇供應商 ， 然后對該供應商可提供的所有存貨的報價進行修訂 。 方法二： 按 “ 存貨編碼 + 供應商 ” 方式對各種存貨進行采購價格的修訂 ， 即先選擇存貨 ， 然后對可提供存貨的所有供應商的報價進行修訂 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 48 第 頁 自動獲取請購單模塊的功能是根據(jù)用戶的需要 ， 系統(tǒng)自動從存貨子系統(tǒng) 、生成控制子系統(tǒng)等獲取請購單 ， 并保存在清購單文件中 。 審核請購單模塊的功能是通過屏幕對請購單進行審核 ， 即將請購單與存貨文件中的最高儲量和最低儲量進行比較 ， 審核請購單是否合理 。 如果請求合理 ， 則批準采購 ， 形成采購計劃 。 （二）處理請購單 處理請購單模塊的功能包括： ?錄入請購單 ?自動獲取請購單 ?審核請購單 請購者需要購買存貨時 ， 通過錄入清購單模塊將需申請采購的部門 、 采購的存貨 、 采購時間 、 交貨時間等信息送入計算機 ， 并保存在請購單文件中 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息