【正文】 數(shù)量低于或等于再訂點 ， 存貨子系統(tǒng)就自動產(chǎn)生一份要求訂貨的記錄存入請購單文件 。 3） 生成控制系統(tǒng) 。 有些企業(yè)建立了計算機制造控制系統(tǒng) ， 生產(chǎn)計劃和存貨控制實現(xiàn)了自動化 （ 如MRP、 JIT系統(tǒng) ） ， 該系統(tǒng)根據(jù)產(chǎn)品生產(chǎn)計劃表得知原料數(shù)量 ， 然后自動產(chǎn)生一份要求采購所需原料的記錄存入清購單文件 。 2． 編制采購訂單 。 采購部門由專職人員通過屏幕調出請購單進行審核 ， 即將請購單與存貨文件中的最高庫存量和最低庫存量進行比較 ， 審核請購單是否合理 。 如果請購合理 ， 則批準這項采購 。 隨后采購管理人員根據(jù)請購單的請求 ，從供應商檔案文件和存貨價格文件中選擇價格合理 、 信用好的供應商 ， 編制采購訂單 ， 并存入采購訂單文件 。 。 當供應商將貨物發(fā)給企業(yè) ， 企業(yè)對其進行驗收；并根據(jù)采購訂單 、發(fā)票和存貨編制采購入庫單；將結果存放在存貨子系統(tǒng)文件的入庫單文件中 。也可以在存貨子系統(tǒng)中編制采購入庫單 ， 并將結果存入入庫單文件 。 。 當采購部門或財會部門收到供應商的發(fā)票時 ， 將發(fā)票送入計算機 ，并保存在發(fā)票文件中 。 如果企業(yè)使用了 EDI系統(tǒng)進行網(wǎng)上采購 ， 那么可以通過EDI網(wǎng)絡系統(tǒng)自動定期獲取供應商發(fā)票并保存在發(fā)票文件中 。 。 系統(tǒng)根據(jù)采購訂單號自動從采購訂單文件和存貨子系統(tǒng)中的入庫單文件中選出與正在錄入的發(fā)票相關的數(shù)據(jù)進行核對 ， 完成采購結算 ， 并產(chǎn)生結算表 。 。 當付款期限已滿 ， 財會人員便進行付款處理 。 付款處理有兩種方式： 1） 一種方式是企業(yè)財會人員通過應付賬款子系統(tǒng)提供付款準備通知書簽發(fā)支票付款 ，并通過賬務處理子系統(tǒng)輸入付款憑證：借：應付賬款 —— XX供應商 貸：銀行存款 2） 另一種方式是系統(tǒng)根據(jù)付款準備通知書自動開支票 ， 并生成付款憑證轉入賬務處理子系統(tǒng) 。 賬務處理子系統(tǒng)記賬后 ， 自動將付款數(shù)據(jù)登記到賬務處理數(shù)據(jù)庫文件中 ， 同時更新供應商發(fā)票文件 。 。 企業(yè)各部門管理者和業(yè)務人員可以定期或隨時查詢其所關心的各種信息 ， 如采購執(zhí)行情況 、 賬齡分析 、 各種賬表等信息 ， 并通過打印機輸出 。 計算機與手工條件下采購與應付子系統(tǒng)的區(qū)別 1. 數(shù)據(jù)的共享和及時傳遞 2. 數(shù)據(jù)一致性 、 工作高效性 3. 統(tǒng)計分析能力 4. 無紙采購 、 付款業(yè)務 在手工條件下 ， 采購 、 倉庫 、 財務等部門之間不能實現(xiàn)信息共享和傳遞 ， 而在計算機條件下 ， 采購 、 應付 、 存貨 、 總賬子系統(tǒng)之間保持密切的聯(lián)系 ， 子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)能夠及時傳遞 ， 采購 、 財務 、倉庫等部門可以共享信息 。 在手工條件下 ， 由于采購 、 倉庫 、 財務等部門之間不能實現(xiàn)信息共享和傳遞 ，采購部門常常因得不到準確的存貨信息而盲目采購；財務 、 采購部門都重復處理采購發(fā)票 ， 采購 、 倉庫都重復處理入庫單 ， 因而造成數(shù)據(jù)不一致 、 效率低下 。 在計算機條件 ， 采購 、 應付 、 存貨 、 總賬子系統(tǒng)之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和及時傳遞 ，采購 、 財務 、 倉庫等部門可以共享信息 ，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)一次錄入 、 多處使用 ， 保證了數(shù)據(jù)的一致性和高效性 。 在手工條件下 ， 由于數(shù)據(jù)不能共享 、 不能及時得到所需的數(shù)據(jù) ， 各種統(tǒng)計分析工作受到極大的影響 。 在計算機條件下 ， 實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享 ， 同時充分發(fā)揮計算機的高速處理能力 ， 使得統(tǒng)計分析能力大大加強了 ， 用戶可以隨時隨地得到各種分析信息 ， 如采購統(tǒng)計表 、 入庫統(tǒng)計表 、 暫估統(tǒng)計表 、 在途統(tǒng)計表 、 采購資金分析表 、 采購貨齡分析表 、 應付帳款帳齡分析表等等 。 隨著 INTERNET和 EDI的廣泛使用 ， 無紙采購系統(tǒng)將要或正在成為可能 。 與此同時 ，隨著銀行電子結算系統(tǒng)廣泛使用 ， 應付子系統(tǒng)與其相連接 ， 每天計算機自動檢查付款計劃 ， 把到期應付的款項通過網(wǎng)絡通知銀行劃款 ， 同時修改企業(yè)付款信息 ， 使得無紙付款系統(tǒng)成為可能 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 22 第 頁 （二）采購與應付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼 采購與應付子系統(tǒng)涉及的數(shù)據(jù)編碼比較多 ， 如存貨編碼 、存貨類別編碼 、 倉庫編碼 、 供應商編碼等等 ， 因此數(shù)據(jù)編碼設計也是非常重要的內容 。 下面以供應商編碼的設計進行討論 。 采購與應付子系統(tǒng)有關采購 、 應付賬款的所有數(shù)據(jù)處理都是圍繞供應商這個中心環(huán)節(jié)設計的 。 為了使計算機更好地對供應商進行管理 ， 必須為每個供應商編碼 。 供應商編碼設計要求與應收賬款子系統(tǒng)中的客戶編碼設計相似 ， 通常采用群碼方式 。 由于每個企業(yè)供應商的數(shù)量不同 ， 地區(qū)分布各異 ， 供應商編碼的設計要根據(jù)具體情況而定 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 23 第 頁 例如 ， 用 12位代表供應商編碼 ， 其編碼方案為： ** ***** ***** 供應商序號 區(qū) 號 省編碼 第一 、 二位表示供應商所在的省或直轄市；第三到七位表示供應商所在的城市或地區(qū)的區(qū)號 ， 可以采用國家統(tǒng)一規(guī)定的區(qū)號 ， 如北京 010， 石家莊 0311， 常熟 05221， 太和 05688；第八到十二位表示供應商序號 ， 可以用電話號碼的其中幾位數(shù)表示 ， 也可以用郵政編碼的其中幾位數(shù)表示 ， 也可以使用順序碼等等 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 24 第 頁 （三）數(shù)據(jù)文件 采購與應付子系統(tǒng)涉及的數(shù)據(jù)文件也很多 ， 這些文件中 ，有些是供各個處理模塊查詢參照用的 “ 字典文件 ” （ 如供應商檔案文件 ） ， 有些是在處理過程中要頻繁使用的主數(shù)據(jù)文件 （ 如采購計單文件 、 發(fā)票文件 ） ， 有些則是用過后立即刪除其數(shù)據(jù)的暫存文件 （ 如臨時入庫單文件 ） 等 。 下面 ， 對主要數(shù)據(jù)文件進行討論 。 ?供應商檔案文件 ?采購訂單文件 ?采購發(fā)票文件 1. 作用 2. 結構 3. 存儲策略 4. 存儲方式 供應商檔案文件 供應商檔案文件用于存儲所有供應商的固定信息 ，文件中每個記錄對應一個供應商 ， 根據(jù)此文件可以查閱供應商的各種信息 。 該文件的建立主要是為企業(yè)的采購核算和管理 、 存貨核算和管理 、 應付賬款核算和管理服務 ， 并保證在填制采購入庫單 、 采購發(fā)票和進行采購結算 、 應付款結算和有關供應單位統(tǒng)計時提供一致的供應 商信息 ， 提高數(shù)據(jù)處理速度 ，減少工作差錯 。 供應商檔案文件的數(shù)據(jù)結構 序號 項 目 說 明 序號 項 目 說 明 1 供應商編碼 編碼必須唯一 9 法人 2 供應商名稱 10 Email 3 供應商地址 11 信用等級 4 郵政編碼 12 信用額度 賒購額度 5 供應商電話 13 信用期限 度量單位為 “ 天 ” 6 開戶銀行 開戶銀行名稱 14 付款條件 7 銀行賬號 開戶銀行中的賬號 15 發(fā)展日期 與供應商建立供貨關系日期 8 納稅編號 16 停用日期 與供應商停止供貨關系日期 供應商檔案文件作為查詢用的目錄文件 ， 可以采用一年一個文件 。 供應商檔案文件按供應商編碼建立索引文件 采購訂單文件 1. 作用 2. 數(shù)據(jù)結構 3. 存儲策略 4. 存儲方式 采購訂單文件用來存儲各種采購訂單 。 采購訂單文件數(shù)據(jù)結構 序號 項 目 說 明 序號 項 目 說 明 1 日期 訂單日期 11 存貨編碼 與存貨檔案文件一致 2 訂單號 采購訂單有唯一編號 12 訂貨數(shù)量 3 供應商編碼 與供應商檔案一致 13 訂貨單價 4 付款條件 5/10， 2/20， n/30 14 稅率 5 訂貨部門 與部門檔案文件中的部門一致 15 已收數(shù)量 入庫數(shù)量 6 運費 16 制單人 制單人姓名 7 業(yè)務員 業(yè)務員姓名 17 審核人 審核人姓名 8 計劃周期 采購計劃周期，如旬、月、季等 18 狀態(tài) 用于記錄訂單狀態(tài)，如錄入、審核等。 9 運貨方式 如鐵路、公路等 10 送貨地點 采購訂單文件中一張采購計單只能和一個供應商簽訂采購業(yè)務 ， 一張采購訂單又可以同時包含數(shù)筆不同內容的采購業(yè)務 。 因此 ， 既可將采購訂單文件設計為一個文件 ， 也可將采購訂單文件分成兩個相互聯(lián)系的文件：即采購訂單固定信息和采購訂單變動信息文件 ， 兩個文件用一個關鍵字 — 訂單號連接 。 可以采用一年一個文件。 可以采用一年一個文件。 采購發(fā)票數(shù)據(jù)文件 1. 作用 2. 數(shù)據(jù)結構 3. 存儲策略 4. 存儲方式 采購發(fā)票文件用來存儲采購發(fā)票上的詳細信息 ， 企業(yè)依據(jù)這些信息與供應商進行結算 。 采購發(fā)票文件數(shù)據(jù)結構 序號 項 目 說 明 序號 項 目 說 明 1 日期 訂單日期 8 數(shù)量 必須錄入，不能為零 2 發(fā)票編號 唯一編號 9 單價 3 合同編號 10 稅率 4 供應商代碼 14 發(fā)票金額 應付給供應商的價稅合計金額 5 結算方式 與總賬子系統(tǒng)一致 15 已付金額 處理應付賬業(yè)務后結轉的金額 6 付款到期日 16 審核標志 7 存貨編碼 與存貨檔案文件一致 17 可以采用一年一個文件，要與采購到貨和應付業(yè)務建立關聯(lián) 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 28 第 頁 （四）采購與應付子系統(tǒng)功能結構圖 根據(jù)計算機采購與應付子系統(tǒng)的處理流圖得出其功能結構圖如下： 采購與應付子系統(tǒng)一般可以劃分為：初始設置模塊 、 采購管理 、 采購入庫處理 、 發(fā)票管理 、 采購結算 、 應付款處理 、 期未結賬 、 賬表輸出 、 統(tǒng)計分析 、 系統(tǒng)服務等功能模塊 。 采購與應付子系統(tǒng)初始設置采購管理采購入庫處理發(fā)票管理采購結算應付款處理期末結賬賬表輸出統(tǒng)計分析系統(tǒng)服務會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 29 第 頁 三、采購與應付子系統(tǒng)初始設置 （一）應商檔案設置 （二）采購類型設置 （三）結算方式設置 （四）付款條件設置 （五）期初余額 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 30 第 頁 由于企業(yè)采購的存貨 、 供應商檔案 、 付款條件 、結算方式等都是實實在在存在的 ， 是千差萬別的 ， 因而 ， 企業(yè)要實現(xiàn)用計算機完成采購與應付賬款核算和管理 ， 在使用采購與應付子系統(tǒng)前 ， 要針對本企業(yè)的業(yè)務性質 、 會計核算和財務管理的具體要求進行具體設置 。 初始設置工作做得完善 、 正確和全面是保證系統(tǒng)有效和正確使用的前提 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應 用 篇 北 方 交 通 大 學 經(jīng) 管 學 院 信 息 管 理 系 31 第 頁 為了使該子系統(tǒng)既可單獨使用 ， 又可與其他系統(tǒng)集成使用 ， 一般來說提供比較全面的初始設置功能 ， 主要包括：存貨檔案設置 、 供應商檔案設置 、 采購類型設置 、 付款條件設置 、 結算方式設置 、 增值稅稅率設置 、 期初余額處理等功能模塊 。