【正文】 第 6講 采購與應(yīng)付子系統(tǒng) 一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述 二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析 三、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始設(shè)置 四、采購管理與采購入庫處理 五、采購發(fā)票、采購結(jié)算與應(yīng)付款處理 六、賬表輸出和統(tǒng)計分析 教學(xué)目的與要求 1. 掌握采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點和目標 2. 了解手工采購與付款業(yè)務(wù)流程 3. 掌握計算機環(huán)境下采購與付款數(shù)據(jù)處理流程 4. 了解采購與應(yīng)付子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和功能結(jié)構(gòu)圖 5. 掌握計算機環(huán)境下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化 、 采購管理 、 發(fā)票 、 結(jié)算與付款處理 、 賬表輸出等 教學(xué)重點 1. 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點和目標 2. 計算機環(huán)境下采購與付款數(shù)據(jù)處理流程 3. 計算機環(huán)境下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化 、 采購管理 、發(fā)票 、 結(jié)算與付款處理 、 賬表輸出等 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 4 第 頁 一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述 （一）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)定義及其范圍的確定 （二）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點 （三）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的核算和管理目標 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 5 第 頁 （一）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)定義及其范圍的確定 采購是企業(yè)物資供應(yīng)部門按已確定的物資供應(yīng)計劃 ， 通過市場采購 、 加工訂制等各種渠道 ，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需要的各種物資的經(jīng)濟活動 。 伴隨采購業(yè)務(wù)的發(fā)生 ， 買賣雙方在采購活動中由于取得物資與支付貨款在時間上不一致而產(chǎn)生負債 ， 即應(yīng)付款也隨之形成 。 因此 ，無論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè) ， 采購與應(yīng)付款業(yè)務(wù)的狀況都會影響到企業(yè)的整體運營狀況 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 6 第 頁 由此可見，采購與應(yīng)付子系統(tǒng)是用于支持各種材料物資采購（原材料、外購半成品、修理用備件、包裝物、燃料、低值易耗品）或商品的采購、付款有關(guān)業(yè)務(wù)處理、計劃制定、會計核算、采購與付款控制等業(yè)務(wù)活動的子系統(tǒng)。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 7 第 頁 在通用的商品化軟件中 ， 有些將采購與應(yīng)付子系統(tǒng)作為一個子系統(tǒng) ， 有些將其劃分為兩個子系統(tǒng)獨立運行 ， 即采購子系統(tǒng)和應(yīng)付款子系統(tǒng)允許獨立 。 采購子系統(tǒng) 、 存貨子系統(tǒng) 、 銷售子系統(tǒng)共同構(gòu)成分銷系統(tǒng) ， 應(yīng)付賬款子系統(tǒng)與總賬 、 應(yīng)收賬款等子系統(tǒng)共同構(gòu)成財務(wù)系統(tǒng) 。 無論系統(tǒng)任何劃分 ， 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)之間都保持密切的聯(lián)系 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 8 第 頁 （二）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)有如下特點： 1. 與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛 2. 數(shù)據(jù)存儲量大 3. 數(shù)據(jù)變化頻繁 4. 管理要求高 5. 通用難度大 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 9 第 頁 ?采購與應(yīng)付子系統(tǒng)一起使用可以追蹤采購業(yè)務(wù)的付款情況 ， 及時交款以取得合理折扣和商業(yè)信譽； ?與存貨子系統(tǒng)聯(lián)合使用可以追蹤存貨的出庫信息 ， 把握存貨的暢滯信息 ， 從而減少盲目采購 ， 避免庫存積壓 ， 并且可以將采購結(jié)算成本自動記錄到存貨成本賬中 ， 便于財務(wù)部門及時掌握存貨采購成本 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 10 第 頁 ?工業(yè)企業(yè)為了滿足生產(chǎn)需求 ， 采購大量的物資 、材料 ， 這些存貨品種規(guī)格繁多 。 ?每一項采購業(yè)務(wù)都要進行詳細全面的反映 ， 此外每一個供應(yīng)商信息 、 每一筆應(yīng)付款業(yè)務(wù)等需要完整地保存 。 因此 ， 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)中需要存儲和處理大量數(shù)據(jù) 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 11 第 頁 ?要保證生產(chǎn)或銷售的順利進行 ， 必須經(jīng)常進行存貨的采購活動； ?每收到一批存貨都需要進行入庫處理； ?貨款到期要及時付款等 。 因此 ， 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入頻率和處理頻率都相當高 ， 數(shù)據(jù)變化相當頻繁 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 12 第 頁 ?采購與應(yīng)付子系統(tǒng)要正確地反映采購訂貨 、 驗收入庫 、采購發(fā)票以及付款等經(jīng)濟活動 。 ?嚴格進行采購管理 。 因為過多的庫存 ， 會使企業(yè)產(chǎn)生一系列不良影響 。如過多的庫存會產(chǎn)生額外的庫存管理費用 。造成資本的僵化 ， 使周轉(zhuǎn)資金緊張 。會因陳舊而變成廢料或削價出售 ， 導(dǎo)致收益的惡化 。 因此 ， 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)應(yīng)該提供豐富的管理信息和功能 ， 杜絕因管理不善所導(dǎo)致的生產(chǎn)缺料或物料過剩問題 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 13 第 頁 企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程相差較大 ， 采購訂單或訂單管理差別較大 ， 有些單位根本沒有嚴格的采購管理制度 。 作為采購與應(yīng)付子系統(tǒng)不僅要提供通用的采購計單或訂單處理程序 ， 而且還要提供較全面的采購與付款管理方法 ， 并融入系統(tǒng) 因此 ， 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)實現(xiàn)通用難度大 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 14 第 頁 （三）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的核算和管理目標 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標如下： 1. 采購訂貨管理 2. 采購日常業(yè)務(wù)處理 3. 應(yīng)付賬款的核算與管理 4. 提供核算和管理信息 5. 充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)無紙采購與應(yīng)付系統(tǒng) 及時、準確地完成采購訂貨管理，反映和監(jiān)督采購訂單的制訂審核和執(zhí)行情況 及時、準確地完成采購入庫、采購?fù)素?、發(fā)票處理等日常工作。 完成從收到供應(yīng)商的發(fā)票到處理付款為止的數(shù)據(jù)處理過程，反映和監(jiān)督存貨采購交易過程資金的支出和應(yīng)付情況，跟蹤應(yīng)付賬款的到期日，及時提供債務(wù)總額和現(xiàn)金需要量，加強對應(yīng)付賬款的核算和管理 系統(tǒng)應(yīng)及時、準確地為企業(yè)各部門和管理者提供采購與應(yīng)付賬款的各種核算和管理信息，并通過網(wǎng)絡(luò)將各種信息傳遞到其他子系統(tǒng) 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是INTERNET、 EDI電子數(shù)據(jù)交換、電子結(jié)算系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用，采購與應(yīng)付子系統(tǒng)應(yīng)該充分利用先進技術(shù)，建立無紙采購與應(yīng)付系統(tǒng)。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 15 第 頁 二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析 （一）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 （ 二）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼 （ 三）數(shù)據(jù)文件 （四）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 16 第 頁 （一）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 為了更好地理解計算機條件下采購與應(yīng)付子系統(tǒng) ， 首先應(yīng)了解 、 分析手工條件下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理過程 ， 然后根據(jù)計算機數(shù)據(jù)處理的特點 、 企業(yè)采購與應(yīng)付子核算和管理的要求 ， 在手工數(shù)據(jù)處理流程的基礎(chǔ)上 ， 去理解和掌握計算機采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 。 會 計 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 17 第 頁 手工采購與應(yīng)付系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程 由于行業(yè)不同 ， 采購與應(yīng)付處理流程也會不同 ，就同行業(yè)來說 ， 不同企業(yè)其采購與應(yīng)付核算和管理的不同 ， 導(dǎo)致其數(shù)量處理流程也不盡相同 。 如圖所示 ， 給出手工條件下一個典型制造業(yè)企業(yè)的采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程 。 貨物發(fā)票請購單請購者 選擇供應(yīng)商 編制采購訂單 采購單供應(yīng)商 財務(wù)部驗收部核 對編制驗收報告開具入庫單 核 對編制記賬憑證生成應(yīng)付款銀行付 款更 新應(yīng)付款文件總賬驗收報告入庫單倉 庫財務(wù)部 生產(chǎn)部 采購部采購與應(yīng)付子系統(tǒng)手工業(yè)務(wù)流程圖 采購訂貨 。 當企業(yè)需要采購存貨時 ， 請購者編制購買存貨的請購單 ， 并送到采購部門；采購部門收到請購單 ， 由專職人員負責(zé)這項采購 ， 選擇供應(yīng)商 ， 編制采購訂單 ， 并將采購訂單提供到財會部門 、 驗收部門以及供貨商等 。 對已付款而久未到貨的情況發(fā)催貨函查詢 。 期末或隨時編制已發(fā)訂單數(shù) 、 已到貨數(shù) 、 已付款數(shù) 、 應(yīng)付賬款等統(tǒng)計報表送有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)存查 。 手工采購業(yè)務(wù)處理流程 1. 采購訂貨 2. 驗收 3. 發(fā)票處理 4. 付款 5. 催貨 6. 查詢及報表 處理采購發(fā)票 。 當財會部門收到供應(yīng)商寄來的發(fā)票和其他單據(jù)時 ， 將其與驗收報告 、 采購訂單進行核對 ， 計算存貨成本 ， 編制記賬憑證： 借：材料或材料采購等 應(yīng)交稅金 —— 應(yīng)交增值稅 （ 進項稅額 ） 貸：應(yīng)付賬款或銀行存款 登記賬簿 ， 更新應(yīng)付賬款 、 材料等賬戶 。 驗收 。 當存貨送到驗收部門 （ 倉庫 ） 時 ， 承辦人首先在采購訂單檔案中找出采購訂單 ， 進行核對 ， 編制驗收報告后 ， 辦理入庫手續(xù) ， 開具入庫單 ， 根據(jù)入庫單登記庫存賬 ， 并將驗收報告送到財會部門 付款 。 在付款到期時 ， 財會部門簽發(fā)支票付款 ， 并編制記賬憑證： 借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款 某些供應(yīng)商對于快速還款提供折扣 。 例如 ， 2／ N／ 30。 當企業(yè)決定要享受這種折扣 ， 則以特殊的賬戶記錄折扣的金額 ， 并編制記賬憑證： 借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款 購貨折扣 登記賬簿 ， 更新應(yīng)付賬款等賬戶 。 計算機采購與應(yīng)付子系統(tǒng)處理流程 輸入審核請購單選擇供應(yīng)商編制采購訂單請購單文件供應(yīng)商其他部門EDI網(wǎng)上采購庫存文件 供應(yīng)商檔案文件 存貨價格文件 采購訂單文件生產(chǎn)控制系統(tǒng)存貨系統(tǒng)1． 處理請購單 。 當企業(yè)各部門需要采購存貨時首先編制請購單 。 采購與付款子系統(tǒng)處理請購單的方法有多種： 1） 錄入 。 請購者編制購買存貨的請購單 ， 通過錄入模塊將采購訂單送入計算機 ， 并保存在請購單文件中 。 2） 存貨子系統(tǒng)自動傳入 。 存貨子系統(tǒng)可以自動判斷每項存貨的再訂點 （ 最低儲量 ） ， 一旦存貨