【正文】 第 6講 采購與應(yīng)付子系統(tǒng) 一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述 二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析 三、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始設(shè)置 四、采購管理與采購入庫處理 五、采購發(fā)票、采購結(jié)算與應(yīng)付款處理 六、賬表輸出和統(tǒng)計(jì)分析 教學(xué)目的與要求 1. 掌握采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo) 2. 了解手工采購與付款業(yè)務(wù)流程 3. 掌握計(jì)算機(jī)環(huán)境下采購與付款數(shù)據(jù)處理流程 4. 了解采購與應(yīng)付子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和功能結(jié)構(gòu)圖 5. 掌握計(jì)算機(jī)環(huán)境下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化 、 采購管理 、 發(fā)票 、 結(jié)算與付款處理 、 賬表輸出等 教學(xué)重點(diǎn) 1. 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn)和目標(biāo) 2. 計(jì)算機(jī)環(huán)境下采購與付款數(shù)據(jù)處理流程 3. 計(jì)算機(jī)環(huán)境下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)初始化 、 采購管理 、發(fā)票 、 結(jié)算與付款處理 、 賬表輸出等 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 4 第 頁 一、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)概述 （一）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)定義及其范圍的確定 （二）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn) （三）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的核算和管理目標(biāo) 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 5 第 頁 （一）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)定義及其范圍的確定 采購是企業(yè)物資供應(yīng)部門按已確定的物資供應(yīng)計(jì)劃 ， 通過市場(chǎng)采購 、 加工訂制等各種渠道 ，取得企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需要的各種物資的經(jīng)濟(jì)活動(dòng) 。 伴隨采購業(yè)務(wù)的發(fā)生 ， 買賣雙方在采購活動(dòng)中由于取得物資與支付貨款在時(shí)間上不一致而產(chǎn)生負(fù)債 ， 即應(yīng)付款也隨之形成 。 因此 ，無論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè) ， 采購與應(yīng)付款業(yè)務(wù)的狀況都會(huì)影響到企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)狀況 。 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 6 第 頁 由此可見，采購與應(yīng)付子系統(tǒng)是用于支持各種材料物資采購（原材料、外購半成品、修理用備件、包裝物、燃料、低值易耗品）或商品的采購、付款有關(guān)業(yè)務(wù)處理、計(jì)劃制定、會(huì)計(jì)核算、采購與付款控制等業(yè)務(wù)活動(dòng)的子系統(tǒng)。 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 7 第 頁 在通用的商品化軟件中 ， 有些將采購與應(yīng)付子系統(tǒng)作為一個(gè)子系統(tǒng) ， 有些將其劃分為兩個(gè)子系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行 ， 即采購子系統(tǒng)和應(yīng)付款子系統(tǒng)允許獨(dú)立 。 采購子系統(tǒng) 、 存貨子系統(tǒng) 、 銷售子系統(tǒng)共同構(gòu)成分銷系統(tǒng) ， 應(yīng)付賬款子系統(tǒng)與總賬 、 應(yīng)收賬款等子系統(tǒng)共同構(gòu)成財(cái)務(wù)系統(tǒng) 。 無論系統(tǒng)任何劃分 ， 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)之間都保持密切的聯(lián)系 。 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 8 第 頁 （二）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的特點(diǎn) 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)有如下特點(diǎn)： 1. 與其他子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛 2. 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大 3. 數(shù)據(jù)變化頻繁 4. 管理要求高 5. 通用難度大 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 9 第 頁 ?采購與應(yīng)付子系統(tǒng)一起使用可以追蹤采購業(yè)務(wù)的付款情況 ， 及時(shí)交款以取得合理折扣和商業(yè)信譽(yù)； ?與存貨子系統(tǒng)聯(lián)合使用可以追蹤存貨的出庫信息 ， 把握存貨的暢滯信息 ， 從而減少盲目采購 ， 避免庫存積壓 ， 并且可以將采購結(jié)算成本自動(dòng)記錄到存貨成本賬中 ， 便于財(cái)務(wù)部門及時(shí)掌握存貨采購成本 。 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 10 第 頁 ?工業(yè)企業(yè)為了滿足生產(chǎn)需求 ， 采購大量的物資 、材料 ， 這些存貨品種規(guī)格繁多 。 ?每一項(xiàng)采購業(yè)務(wù)都要進(jìn)行詳細(xì)全面的反映 ， 此外每一個(gè)供應(yīng)商信息 、 每一筆應(yīng)付款業(yè)務(wù)等需要完整地保存 。 因此 ， 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)中需要存儲(chǔ)和處理大量數(shù)據(jù) 。 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 11 第 頁 ?要保證生產(chǎn)或銷售的順利進(jìn)行 ， 必須經(jīng)常進(jìn)行存貨的采購活動(dòng)； ?每收到一批存貨都需要進(jìn)行入庫處理； ?貨款到期要及時(shí)付款等 。 因此 ， 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入頻率和處理頻率都相當(dāng)高 ， 數(shù)據(jù)變化相當(dāng)頻繁 。 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 12 第 頁 ?采購與應(yīng)付子系統(tǒng)要正確地反映采購訂貨 、 驗(yàn)收入庫 、采購發(fā)票以及付款等經(jīng)濟(jì)活動(dòng) 。 ?嚴(yán)格進(jìn)行采購管理 。 因?yàn)檫^多的庫存 ， 會(huì)使企業(yè)產(chǎn)生一系列不良影響 。如過多的庫存會(huì)產(chǎn)生額外的庫存管理費(fèi)用 。造成資本的僵化 ， 使周轉(zhuǎn)資金緊張 。會(huì)因陳舊而變成廢料或削價(jià)出售 ， 導(dǎo)致收益的惡化 。 因此 ， 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)應(yīng)該提供豐富的管理信息和功能 ， 杜絕因管理不善所導(dǎo)致的生產(chǎn)缺料或物料過剩問題 。 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 13 第 頁 企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程相差較大 ， 采購訂單或訂單管理差別較大 ， 有些單位根本沒有嚴(yán)格的采購管理制度 。 作為采購與應(yīng)付子系統(tǒng)不僅要提供通用的采購計(jì)單或訂單處理程序 ， 而且還要提供較全面的采購與付款管理方法 ， 并融入系統(tǒng) 因此 ， 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)通用難度大 。 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 14 第 頁 （三）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的核算和管理目標(biāo) 采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的目標(biāo)如下： 1. 采購訂貨管理 2. 采購日常業(yè)務(wù)處理 3. 應(yīng)付賬款的核算與管理 4. 提供核算和管理信息 5. 充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)無紙采購與應(yīng)付系統(tǒng) 及時(shí)、準(zhǔn)確地完成采購訂貨管理，反映和監(jiān)督采購訂單的制訂審核和執(zhí)行情況 及時(shí)、準(zhǔn)確地完成采購入庫、采購?fù)素?、發(fā)票處理等日常工作。 完成從收到供應(yīng)商的發(fā)票到處理付款為止的數(shù)據(jù)處理過程，反映和監(jiān)督存貨采購交易過程資金的支出和應(yīng)付情況，跟蹤應(yīng)付賬款的到期日，及時(shí)提供債務(wù)總額和現(xiàn)金需要量，加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的核算和管理 系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地為企業(yè)各部門和管理者提供采購與應(yīng)付賬款的各種核算和管理信息，并通過網(wǎng)絡(luò)將各種信息傳遞到其他子系統(tǒng) 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是INTERNET、 EDI電子數(shù)據(jù)交換、電子結(jié)算系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用，采購與應(yīng)付子系統(tǒng)應(yīng)該充分利用先進(jìn)技術(shù)，建立無紙采購與應(yīng)付系統(tǒng)。 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 15 第 頁 二、采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析 （一）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 （ 二）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)編碼 （ 三）數(shù)據(jù)文件 （四）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 16 第 頁 （一）采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 為了更好地理解計(jì)算機(jī)條件下采購與應(yīng)付子系統(tǒng) ， 首先應(yīng)了解 、 分析手工條件下采購與應(yīng)付子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理過程 ， 然后根據(jù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的特點(diǎn) 、 企業(yè)采購與應(yīng)付子核算和管理的要求 ， 在手工數(shù)據(jù)處理流程的基礎(chǔ)上 ， 去理解和掌握計(jì)算機(jī)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理流程 。 會(huì) 計(jì) 信 息 系 統(tǒng) | 應(yīng) 用 篇 北 方 交 通 大 學(xué) 經(jīng) 管 學(xué) 院 信 息 管 理 系 17 第 頁 手工采購與應(yīng)付系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程 由于行業(yè)不同 ， 采購與應(yīng)付處理流程也會(huì)不同 ，就同行業(yè)來說 ， 不同企業(yè)其采購與應(yīng)付核算和管理的不同 ， 導(dǎo)致其數(shù)量處理流程也不盡相同 。 如圖所示 ， 給出手工條件下一個(gè)典型制造業(yè)企業(yè)的采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程 。 貨物發(fā)票請(qǐng)購單請(qǐng)購者 選擇供應(yīng)商 編制采購訂單 采購單供應(yīng)商 財(cái)務(wù)部驗(yàn)收部核 對(duì)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告開具入庫單 核 對(duì)編制記賬憑證生成應(yīng)付款銀行付 款更 新應(yīng)付款文件總賬驗(yàn)收?qǐng)?bào)告入庫單倉 庫財(cái)務(wù)部 生產(chǎn)部 采購部采購與應(yīng)付子系統(tǒng)手工業(yè)務(wù)流程圖 采購訂貨 。 當(dāng)企業(yè)需要采購存貨時(shí) ， 請(qǐng)購者編制購買存貨的請(qǐng)購單 ， 并送到采購部門；采購部門收到請(qǐng)購單 ， 由專職人員負(fù)責(zé)這項(xiàng)采購 ， 選擇供應(yīng)商 ， 編制采購訂單 ， 并將采購訂單提供到財(cái)會(huì)部門 、 驗(yàn)收部門以及供貨商等 。 對(duì)已付款而久未到貨的情況發(fā)催貨函查詢 。 期末或隨時(shí)編制已發(fā)訂單數(shù) 、 已到貨數(shù) 、 已付款數(shù) 、 應(yīng)付賬款等統(tǒng)計(jì)報(bào)表送有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)存查 。 手工采購業(yè)務(wù)處理流程 1. 采購訂貨 2. 驗(yàn)收 3. 發(fā)票處理 4. 付款 5. 催貨 6. 查詢及報(bào)表 處理采購發(fā)票 。 當(dāng)財(cái)會(huì)部門收到供應(yīng)商寄來的發(fā)票和其他單據(jù)時(shí) ， 將其與驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 、 采購訂單進(jìn)行核對(duì) ， 計(jì)算存貨成本 ， 編制記賬憑證： 借：材料或材料采購等 應(yīng)交稅金 —— 應(yīng)交增值稅 （ 進(jìn)項(xiàng)稅額 ） 貸：應(yīng)付賬款或銀行存款 登記賬簿 ， 更新應(yīng)付賬款 、 材料等賬戶 。 驗(yàn)收 。 當(dāng)存貨送到驗(yàn)收部門 （ 倉庫 ） 時(shí) ， 承辦人首先在采購訂單檔案中找出采購訂單 ， 進(jìn)行核對(duì) ， 編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后 ， 辦理入庫手續(xù) ， 開具入庫單 ， 根據(jù)入庫單登記庫存賬 ， 并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告送到財(cái)會(huì)部門 付款 。 在付款到期時(shí) ， 財(cái)會(huì)部門簽發(fā)支票付款 ， 并編制記賬憑證： 借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款 某些供應(yīng)商對(duì)于快速還款提供折扣 。 例如 ， 2／ N／ 30。 當(dāng)企業(yè)決定要享受這種折扣 ， 則以特殊的賬戶記錄折扣的金額 ， 并編制記賬憑證： 借：應(yīng)付賬款 貸：銀行存款 購貨折扣 登記賬簿 ， 更新應(yīng)付賬款等賬戶 。 計(jì)算機(jī)采購與應(yīng)付子系統(tǒng)處理流程 輸入審核請(qǐng)購單選擇供應(yīng)商編制采購訂單請(qǐng)購單文件供應(yīng)商其他部門EDI網(wǎng)上采購庫存文件 供應(yīng)商檔案文件 存貨價(jià)格文件 采購訂單文件生產(chǎn)控制系統(tǒng)存貨系統(tǒng)1． 處理請(qǐng)購單 。 當(dāng)企業(yè)各部門需要采購存貨時(shí)首先編制請(qǐng)購單 。 采購與付款子系統(tǒng)處理請(qǐng)購單的方法有多種： 1） 錄入 。 請(qǐng)購者編制購買存貨的請(qǐng)購單 ， 通過錄入模塊將采購訂單送入計(jì)算機(jī) ， 并保存在請(qǐng)購單文件中 。 2） 存貨子系統(tǒng)自動(dòng)傳入 。 存貨子系統(tǒng)可以自動(dòng)判斷每項(xiàng)存貨的再訂點(diǎn) （ 最低儲(chǔ)量 ） ， 一旦存貨