【文章內容簡介】 DA 39 EVOLUTION OF STRATEGIC WRITING 策 略 性 寫 作 方 式 的 演 變 Writing sentences 造 句 Writing stories 寫 故 事 Writing backwards 從 后 面 ( 結 論 ) 寫 起 I II III 40 雪 莉 吾 友 ： 我 倆 是 多 年 老 朋 友 了 ， 共 渡 過 許 多 好 時 光 … 但 一 個 月 前 你 說 了 些 令 人 難 受 的 話 … 上 兩 星 期 你 又 沒 來 參 加 我 辦 的 宴 會 … 后 來 … 41 雪 莉 吾 友 ： 我 恨 你 ！ 因 為 … … 42 我恨你 第 一 個 理 由 第 二 個 理 由 第 三 個 理 由 從 結 論 說 起 (金 字 塔 寫 作 原 則 ) 43 解 決 問 題 事 實 分 析 結 論 建 議 方 案 溝 通 解 決 問 題 的 辦 法 建 議 方 案 行 動 / 步 驟 / 理 由 事 實 / 分 析 該 做 什 麼？ 為 什 麼 該 做 這 些 ？ 如 何 做 ？ 怎 麼 知 道 這 建 議 方 案 是 完 善 的 ？ 44 如 何 建 構 「 從 結 論 說 起 」 的 作 品 中 心 思 想 支 撐 思 想 的 主 要 理 由 支 撐 理 由 支 撐 理 由 一份公務便函 自：總裁 主題：飲水機 現(xiàn)在公司內有諸多抱怨 ， 抱怨上班時間內飲水喝水困難 。 我不希望員工認為公司不關心他們的生活 ， 實際上公司一直在致力于員工福利的提高 ， 應該配備既節(jié)省時間又清潔衛(wèi)生的飲水機 。 但我不清楚員工對安裝飲水機的反應如何 ， 有些其他什么不同意見 ， 請向我呈交一份報告 。 。 一份公務便函 人力資源給總裁的一份報告： 12/6/XX 關于飲水機的報告 十分有意思 ， 辦公室內的飲水問題引起這么大的關注 。 給大家配備飲水機 ， 似乎是一個很好的方案 ，既能節(jié)省員工時間 ， 又能提供清潔衛(wèi)生的飲用水 。但實際上配備飲水機的效果卻是很不清楚的 。 在好幾個辦公室 ， 經常談論誰打水 ， 公司開水供應不足 ， 供應時間不夠長 ， 水質差等問題 ， 但實際上大家也就這樣過來了 ， 辦公室都已形成了一些固定的規(guī)范 。 如果安裝飲水機 ， 則會碰到費用 、 送水時間 、 飲水機放置位置等問題 ， 很容易造成矛盾 。 因此 ， 我們認為應該加強原有開水供應 ， 個別辦公室如有此要求 ， 可讓他們自行解決 。 。 一份公務便函 問題： 以上一份便函和一份報告都十分簡短 ， 討論的是公司內的飲水問題 ， 你認為它們完成了各自的目的了嗎 ？ 請你擬一份便函和一份報告 。 提示：寫作的意圖 掌握背景資料 寫作過程 行文與格式：標題 、 語氣 、 用詞等 需要把握的問題： 總裁：安裝飲水機的必要性 、 可行性 人力資源部：回答問題 ， 并作相應調查 ， 回答要多少臺飲水機 ， 安裝在何處 ， 向什么公司合作 ， 飲水機的管理及具體安裝時間安排等問題 。 信息結構與文體 ?簡單結構還是復雜結構？ ?開頭突出重點還是結尾突出重點？ ?格式醒目還是單調？ ?詞匯樸素還是華麗？ ?圖文并茂？ ?商務公文還是個性化文體？ ?空洞還是具體？ ?官話還是觀點？ 溝通風格 ? 直接與間接 ? 簡明與贅述 ? 正式與非正式 ? 文字與圖表 ? 生動與沉悶 ? 禮貌與粗暴 筆頭溝通的一般指導方針 ? 首先說明寫作目的，以使讀者有個總體性認識 ? 讀者對于必須做出決定的信息和樂于聽到的消息，處理方式是不一樣的 ? 信件要簡短；如果一封信超過兩頁，就需要改用一封簡潔的信，并附上兩三頁報告來代替。 ? 準備好被隨機閱讀：讀者很少從頭到尾完整地閱讀一份文件（除非為了消遣）。 ? 突出正文各個標題、簡表、圖表以及詞語解釋說明。 ? 指令要使用祈使句式，是用標題標明全文的各主要部分。 ? 媒介適應性 . (電子郵件就需要較短的段落） ? 對于較長的文件，前面附上一張內容梗概表；對于相當長的文件，需要同時再附上目錄索引。 51 IF YOU WERE TO BOIL YOUR BOOK DOWN TO A FEW WORDS, WHAT WOULD BE ITS MESSAGE? 『 您 能 用 一 句 話 介 紹 您 的 這 本 大 作 嗎 ？ 』 寫作要則 4C： 正確 (Correct) 清晰 (Clear) 完整 (Complete) 簡潔 (Concise) Writing rule ?K Keep ?I It ?S Short ?S Simple 54 第 一 個 理 由 第 二 個 理 由 第 三 個 理 由 從 結 論 說 起 (金 字 塔 寫 作 原 則 ) 金字塔原理的結構特點 條理清晰的文章肯定都 具有清晰的金字塔結構， 而條理不清楚的文章則肯定不具備金字塔結構。 金字塔原理的作用 (1)幫助人們以書面形式組織和表達思想； (2)可適用于確定問題、分析問題的過程； (3)從宏觀角度說，金字塔原理可以對整個寫作、思考和分析問題的過程進行指導。 案例 1：神奇的數(shù)字 7 人一次能夠理解的思想或概念的數(shù)量是有限的。舉個例子，假設你決定離開溫暖、舒適的客廳， 出去買一份報紙， 你對你的妻于說：“我想出去買份報紙，你有什么要我?guī)У膯?？? “太好了， 看電視上那么多葡萄廣告，我現(xiàn)在特想吃葡萄 ?！逼拮釉谀阕呦蛞鹿衲猛庖聲r說，“ 也許你還可以再買點牛奶” 你從衣柜中拿出外衣，妻子則走進了廚房。 “我看看碗櫥里的土豆夠不夠。對了， 我想起來了，我們已經沒有雞蛋了。我看看，對，我們是該買一些土豆了?！? 你穿上外衣向門口走去。 “再買些胡蘿卜，也可以買些桔子?！? 你打開房門。 “還有黃油?！? 你開始下樓梯。 “蘋果?！? 你坐進汽車。 “再買點酸奶油。” “還有沒有？” 沒有了，謝謝你，親愛的?！? 如果不重新讀一遍上面的文字 ，現(xiàn)在你還能記住妻子讓你買的 9樣東西嗎 ?大多數(shù)男人回家時可能只買了報紙和葡萄。 出現(xiàn)這種情況的主要原因是，你遇到了“神奇的數(shù)字7”。這個術語是由喬治 A米勒在他的論文 《 神奇的數(shù)字7177。 2》 中提出的。米勒認為，人腦的短期記憶無法一次容納約 7個以上的記憶項目。有的人可能一次能記住 9個項目，而有的人則只能記住 5個 (我就只能記住 5個 )。 大腦比較容易記住的是 3個項目，當然最容易記住的是 1個項目。 這就意味著，當大腦發(fā)現(xiàn)其需要處理的項目數(shù)量增加到 4個或 5個以上時， 就會開始將其歸類到不同的邏輯范疇中，以便于記憶。在上面的例子中，大腦很可能會將需購物品按超級市場的不同區(qū)域進行歸類。 葡萄 桔子 牛奶 黃油 土豆 蘋果 雞蛋 酸奶油 胡蘿卜 如果你試著想象一下這個過程，你就會發(fā)現(xiàn)，你己經建立了幾個在各項目之間存在邏輯關系的金字塔結構。 為了說明這種方式的作用，請閱讀以下購物清單，每看到一件物品時，就按以上方法將其歸類：這樣就很可能記住所有的 9項物品。 蛋奶產品 牛奶 雞蛋 黃油 酸奶油 水果 葡萄 桔子 蘋果 蔬菜 土豆 胡蘿卜 案例 2：電子檔案管理之分析報告 原文 電子檔案管理 盡管使用電子文件很有效率，但是在實際操作和成本效益上，電子文件仍有些問題。采用電子檔案管理的問題有： 1. 公司方面 a. 公司無法負擔保管文件（信息）的責任。 b. 系統(tǒng)的檔案分享需要配合作業(yè)的改變。 c. 公司并未考慮到處理文件產生的費用。 d. 電子檔案管理屬于公司營運概念，而不只是工作自動化。 2. 信息索引的需求 a. 索引標準很關鍵 ——“新的功能”。 b. 人們無