【文章內(nèi)容簡介】 30 人以上，會期在二天以上的會議，必須編制會議經(jīng)費 預(yù)算報批。 第九條 會議期間，應(yīng)做好文件的分發(fā)和保管工作，做好會議記錄，做好會議的保密工作，加強對會議的通訊設(shè)備、擴音設(shè)備的管理，做好會議的生活服務(wù)工作；會議需要進行選舉的，應(yīng)事先準(zhǔn)備好票箱、選票、確定監(jiān)票人，清點到會人數(shù)和缺勤席人數(shù)。 第十條 會議結(jié)束后，應(yīng)及時進行會務(wù)總結(jié)；做好會議文件的分類、歸檔、回收處理；做好異地與會人員的返回服務(wù)工作。 第十一條 會議期間應(yīng)暫停使用手機，及其他可能分散會議注意力通訊設(shè)備。 第十二條 參會人員須按規(guī)定保守會議秘密。 第十 三條 對不能準(zhǔn)時到會或不能出席會議的參會人員，須在參加會議前告知會議組織者，并記錄于會議紀(jì)要。 第三章 公文運轉(zhuǎn)及印章管理制度 第十四條 為規(guī)范公文運轉(zhuǎn)流程，保障信息和指令暢通，有效管理使用印章，提高工作效率，參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《集團管理綱要》的有關(guān)規(guī)定，制定本制度。 第十五條 各公司辦公室負責(zé)本公司公文運轉(zhuǎn)及印章管理。 第十六條 公文運轉(zhuǎn)及印章管理應(yīng)遵循及時、準(zhǔn)確、安全、保密、高效的原則。 第十七條 公文運轉(zhuǎn)指收發(fā)文辦理、行文規(guī)則、公文管理的 處置程序。 第十八條 印章管理指公司章、董事會章、黨團工會章、內(nèi)設(shè)機構(gòu)章、財務(wù)專用章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章等、法定代表人章、公司領(lǐng)導(dǎo)銘章等的刻制、保管、使用、廢止的處置程序。 第十九條 印章管理應(yīng)遵循統(tǒng)一刻制，規(guī)范使用、專人保管的原則。 第二十條 收文辦理指公司內(nèi)部文件和公司外部文件的接收處理程序。 第二十一條 收文由辦公室統(tǒng)一簽收、接收及交換，并按下列程序處理：收件人署名公司的，由辦公室人員拆封；收件人署名部室的，送收件部室拆封；收件人署名個人的，送交本人拆封。傳真或緊急函電，應(yīng)及時送達。 第二 十二條 收到的公文、信函、資料，應(yīng)于當(dāng)日進行登記、歸類、擬辦。擬辦要求為： (一 )文件辦理，集團各公司上報集團公司的文件，由辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)范圍和性質(zhì)送集團公司職能部室，由職能部室提出擬辦意見，報集團公司分管領(lǐng)導(dǎo)；集團接收的外部文件，由辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)的范圍和性質(zhì)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)，由分管領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見后，交公司相關(guān)職能部室處理、落實。 (二 )文件的簽收，批處或送職能部室辦理的文件，由職能部室簽收，主辦部室或主辦人接件后應(yīng)及時處置，不得延誤、推矮。并按時限要求辦結(jié)，急事急辦、特事特辦。按時限辦結(jié)確有困難的，應(yīng)及 時向來文單位說明原因。 (三 )文件辦理過程中若遇內(nèi)部協(xié)調(diào)事項，由主辦部室牽頭協(xié)商，協(xié)辦單位或協(xié)辦人應(yīng)積極配合。若有分歧，由主辦部室報公司分管領(lǐng)導(dǎo)裁定。 (四 )辦公室應(yīng)對擬辦事項逐一登錄，記載內(nèi)容為：事由、主辦單位、協(xié)辦單位，辦理結(jié)果及辦結(jié)時限，并負責(zé)擬辦事項的跟蹤檢查，催辦落實。辦理情況記錄作為對各部室年度業(yè)績考核的參考內(nèi)容。 (五 )文件傳閱，按知情需要和保密要求確定送閱范圍并順序傳閱。若遇閱件人外出應(yīng)及時調(diào)整排序。對傳閱范圍大、送閱距離遠的閱件，不違反保密規(guī)定的前提下，可傳真發(fā)送或復(fù)印分送，盡量縮短傳閱周 期。 閱件人應(yīng)對已閱文件逐一簽署或批注。簽署內(nèi)容包括閱件人姓名和閱件日期；需批注的閱件應(yīng)明確批注事項。已閱文件應(yīng)及時退還辦公室。 第二十三條 發(fā)文辦理。發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬訂、審核、簽發(fā)、編號、繕印、用印、登記、報送或分發(fā)等程序。 第二十四條 發(fā)文稿由主辦部室負責(zé)人安排擬訂并校核，行文過程中若遇內(nèi)部協(xié)調(diào)事項，按本制度第二十二條第三款執(zhí)行。發(fā)文稿應(yīng)形成打印件，連同存盤一并送辦公室。 第二十五條 辦公室按行文規(guī)則對文稿進行審核，審核后報送公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。若需修改完善的文 稿退擬稿部室補充修訂。文件簽發(fā)后，辦公室按行文規(guī)則履行編號、加密、登記、打印、用印、裝訂、報送、留存等文件處理程序。 第二十六條 對急需報送或發(fā)送的公文，由辦公室指定專人限時處。 第二十七條 行文規(guī)則。內(nèi)部行文根據(jù)隸屬關(guān)系、管理關(guān)系、業(yè)務(wù)范圍和職能部室職權(quán)，可橫向和上下級相互行文。但所有行文中請示和報告，原則不得越級報送或向非分管領(lǐng)導(dǎo)主送。 第二十八條 各公司對外行文統(tǒng)一由辦公室辦理，內(nèi)設(shè)機構(gòu)不得對外正式行文。 第二十九條行文分類為： (一 )決議用于股東會、董事會審議并通過的重要決策事項 (二 )決定用 于對重要投資、經(jīng)營事項的決策及獎懲事項 (三 )意見 用于對特定問題提出措施建議和處理辦法 (四 )通知 用于特定執(zhí)行事項和人事任免事項 (五 )通報 用于傳達重要事項、交流重要情況、表彰與批評 (六 )報告用于向上級機構(gòu)或某一層面反映情況、匯報工作 (七 )請示 用于向上級機構(gòu)請求或批準(zhǔn)解決特定事項 (八 )批復(fù) 用于答復(fù)請示事項 (九 )規(guī)定 （ 辦法 ） 用于對特定業(yè)務(wù)和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范 (十 )函 用于無隸屬關(guān)系單位間的工作商洽、詢問和答復(fù) (十一 )會議紀(jì)要用于記 載、 傳達會議情況和議定事項 第三 十條 行文格式要求： (一 )公文一般由單位標(biāo)識、文號、標(biāo)題、主送單位名稱、正文、附件說明、成文日期、印章、抄送單位、主題詞、附件等部份組成，必要時應(yīng)標(biāo)注密級和緊急程度。 (二 )涉秘公文應(yīng)標(biāo)明密級。密級程度依次為“絕密”、“機密”、“秘密 。加注前兩種密級的文件應(yīng)標(biāo)明份數(shù)序號，以明確保管責(zé)任。 (三 )擬制緊急公文應(yīng)體現(xiàn)緊急的原因，并標(biāo)明緊急程度。緊急程度依次為“特急”、“急件 。對緊急公文，擬辦人員應(yīng)及時處理。 (四 )文號包括單位代字、年份、序號。 (五 )標(biāo)題應(yīng)概括發(fā)文機構(gòu)、收文種類，除書名號外，標(biāo)題中不使 用標(biāo)點符號。 (六 )正文應(yīng)真實反映情況、問題、辦法和要求，敘述時應(yīng)觀點明確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，直述不曲，表述準(zhǔn)確，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。 (七 )結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“ (一 )，第三層為“ 1．”，第四層為 “ (1)”。 (八 )公文中的數(shù)字，除成文日期、層次序數(shù)、詞組及慣用語、具有修辭色彩的詞素等必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 (九 )除“決議 、“會議紀(jì)要”、“規(guī)定”、“辦法 等種類及以電子文件形式發(fā)送的文件外，應(yīng)使用印章。 (十 )成文日期以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 (十一 )行文用 紙一般采用 A4 標(biāo)準(zhǔn)打印紙、幅面 210mm 297mm。 第三十一條 公文管理。集團各公司，公司各部室及個人除保留內(nèi)部印發(fā)文件和具有業(yè)務(wù)參考價值文件的復(fù)印件及相關(guān)資料外，不得保存應(yīng)歸檔的公文原件。各級黨委、政府及部室下達的編號文件原件，以及交辦事項的依據(jù)文件，在閱畢或辦理完結(jié)后，應(yīng)及時向公司辦公室清退。員工調(diào)離時，應(yīng)將本人暫存文件移交作為離職的必要前提，并辦理移交手續(xù)。 第三十二條 公文除密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，可根據(jù)業(yè)務(wù)需要翻印。 第三十三條 公文被撤銷或廢止，視白撤銷或廢止之日起不產(chǎn)生效力。被撤銷 、廢止的公文，應(yīng)從即日起在公司網(wǎng)絡(luò)中刪除。 第三十四條 因保管不當(dāng)造成文件遺失，視文件重要程度、密級程度及流失對公司形象的負面影響或業(yè)務(wù)損害程度，對直接責(zé)任人給予行政或經(jīng)濟處罰。 第三十五條 公文辦理完結(jié)后，應(yīng)及時回收、整理 (立卷 )，按《檔案管理規(guī)定》歸檔及管理。 第三十六條 各