【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 沒有對(duì)應(yīng)的文件案卷記錄 . 這種情況 ,上傳模塊會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建文件案卷記錄 ,并將電子文件上傳掛接 到該文件案卷記錄上。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 17 頁(yè) 多個(gè)電子文文件對(duì)應(yīng)一份文件則用序號(hào)隔開，但是名稱要一致。 如：發(fā)文 , 發(fā)文 , 這兩個(gè)文件系統(tǒng)會(huì)創(chuàng)建一條新的文件記錄，以 “ 發(fā)文 ” 作為正題名，自動(dòng)生成一個(gè)實(shí) 體分類號(hào)和案卷號(hào)（以后可以批量修改），并且將這兩個(gè)電子文件掛接到 新創(chuàng)建的這個(gè)文件上。 如下圖所示： 此主題相關(guān)圖片如下： 如果有全宗號(hào)、實(shí)體分類號(hào)、案卷號(hào)等信息，可以將之作為電子文件名稱的一部分， 如： 01,2020jx13,發(fā)文 , 01,2020jx13,發(fā)文 , 沒有全宗號(hào)： 2020jx13,發(fā)文 , 2020jx13,發(fā)文 , 沒有分類號(hào)： ,發(fā)文 , ,發(fā)文 , 沒有案卷號(hào)： 2020jx13,發(fā)文 , 2020jx13,發(fā)文 , 有全宗號(hào)和分類號(hào)： 01,2020jx13,發(fā)文 , 01,2020jx13,發(fā)文 , 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將全全宗號(hào)、實(shí)體分類號(hào)、案卷號(hào)寫進(jìn)新創(chuàng)建的文件記錄中。 已存在對(duì)應(yīng)的文件案卷記錄 . 對(duì)于文件 \案卷記錄已經(jīng)存在的情況 ,可以分別對(duì)應(yīng)的電子文件自動(dòng) 管接到所屬的文件案卷記錄上，前提是電子文件的命名要按照 下面列出 的規(guī)則。 這種情況電子文件名稱中要有索要掛接的文件案卷的檔號(hào)信息。 如：文件的檔號(hào)為 全宗號(hào) :01 實(shí)體分類號(hào) :2020jx13 案卷號(hào) : 所要上傳是有 2個(gè) word文件，則所要掛接到該文件的電子文件的名稱 應(yīng)該為： 01,2020jx13,電子文件名稱 , 01,2020jx13,電子文件名稱 , 注意上傳方式，系統(tǒng)默認(rèn)的是：新建記錄并掛接電子文件，上傳以后系統(tǒng)將新建文件記錄并掛接了兩份電子文件，如下圖所示： 此主題相關(guān)圖片如下： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 18 頁(yè) 如果要將電子文件掛接到已有文件案卷記錄上，則需將上傳方 式的勾選取消。 系統(tǒng)將會(huì)根據(jù)電子文件名稱中的檔號(hào)信息自動(dòng)搜索對(duì)應(yīng)的文件案卷記錄， 如果搜索到，則將電子文件掛接到其上，如下圖所示： 此主題相關(guān)圖片如下： 如果沒有搜索到對(duì)應(yīng)的文件案卷記錄，則創(chuàng)建一個(gè)新的文件記錄，并將電子文件掛接到新創(chuàng)建的文件記錄上。 電子文件名稱如果沒有可以省略，即直接為： 01,2020jx13, 如果有，則作為上傳后該電子文件的附件名稱。 如果對(duì)應(yīng)的文件沒有全總號(hào)，即：實(shí)體分類號(hào) :2020jx13 案卷號(hào) : 則電子文件的命名為： 2020jx13, 2020jx13,1.0001, 如實(shí)體分類號(hào)也為空則： , , 附：電子文件 命名規(guī)則 : 全宗號(hào) ,實(shí)體分類號(hào) ,案卷號(hào) ,題名 ,序號(hào) .后綴 其中 全宗號(hào)、實(shí)體分類號(hào)、案卷號(hào)、題名、序號(hào) 可以任 選幾個(gè)，只要按照規(guī)則的順序即可。序號(hào)表示屬于同一份文件 的多個(gè)電子文件的序號(hào)，如果只有一個(gè)可以不輸。 如： 01,2020jx11,發(fā)文 , 2020jx11,發(fā)文 , ,發(fā)文 , 發(fā)文 , 發(fā)文 .doc ▼ 如果用戶需要對(duì)所上傳的電子文件進(jìn)行編輯，可點(diǎn)擊瀏覽下的圖標(biāo)，就可以看到這個(gè)文件 doc格式的全文。如果客戶端裝有 Word軟件，可以在瀏覽器中以 Word的方式打開，其排版的格式方便打印，但是只讀，即時(shí)進(jìn)行編輯也不影響服務(wù)器上的電子文件。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 19 頁(yè) ▼ 電子文件上傳的時(shí)刻起就是歸檔，為了對(duì)便于易于替換改動(dòng)的電子文件加以控制，系統(tǒng)在電子文件上傳同時(shí)，記錄其 電子文件原數(shù)據(jù)信息 與 電子文件 訪問記錄， 作為電子文件歸檔的元數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊“背景信息”下的圖標(biāo)便可查看文件背景信息： ▼ 如果用戶需要?jiǎng)h除 所上傳的電子文件，則需點(diǎn)擊 刪除 下的圖標(biāo)，系統(tǒng)彈出對(duì)話框詢問用戶是否真的要?jiǎng)h除。點(diǎn)擊“確定”按鈕完成刪除。 ▼ 如果用戶需要更新所上傳的電子文件，則需點(diǎn)擊“ 更新 ”超鏈接，系統(tǒng)進(jìn)入更新頁(yè)面 ， 點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕選定更新的電子文件，點(diǎn)擊“更新”按鈕完成操作。 ▼ 上傳方式若選擇 “ 只上傳文件信息”，此文件就不上傳到服務(wù)器上，而只是保存一個(gè)目錄。在圖像、音頻、視頻的上傳中是一樣的。（注：此設(shè)置只有在單個(gè)文件上傳時(shí)才有，在批量上傳中沒有） 先選擇上傳方式為“只上傳文件信息” 上傳后的信息，出現(xiàn)序號(hào)為 2的文件，如 下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 20 頁(yè) ◆ 如果用戶需要將附件中的全文 追加到全文 后面 或替換原有全文，可以在上傳之前選擇“添加全文”后面兩項(xiàng)；系統(tǒng)可以在上傳的同時(shí)將電子文件中的內(nèi)容提取出來存放到數(shù)據(jù)庫(kù)中的全文字段以供檢索，否則存在于電子文件中的內(nèi)容無法被系統(tǒng)檢索到。 添加全文適用于word、 excel、 html 和文本即 txt 文件 。 ▲ 圖像 用戶要對(duì)案卷或文件進(jìn)行圖像操作，可點(diǎn)擊“圖像”超鏈接或是“圖像”按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入“案卷、文件相關(guān)圖像”頁(yè)面，如下圖。該頁(yè)面分為兩部分， 分別實(shí)現(xiàn)“圖像預(yù)覽”和“圖像文件的上傳”。和全文附件的上傳操作 方法一樣，在“圖像預(yù)覽”中點(diǎn)擊“電子文件上傳”可以實(shí)現(xiàn)文件的批量；在“圖像文件的上傳”中點(diǎn)擊“瀏覽”可以實(shí)現(xiàn)單個(gè)文件的上傳。 ◆ 如果用戶需要?jiǎng)h除所上傳的圖像，可點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)圖片刪除欄下的“ 刪除 ”，系統(tǒng)彈出對(duì)話框詢問用戶是否真的要?jiǎng)h除？點(diǎn)擊“確定”按鈕完成刪除。 ◆ 如果用戶需要瀏覽某張上傳圖像原貌，可點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)圖片的預(yù)覽圖像，用戶可在系統(tǒng)打開的 web頁(yè)面下瀏覽到原始大小的上傳圖像。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 21 頁(yè) ◆ 如果用戶需要瀏覽 所有 上傳的圖像原貌，可上圖中的“瀏覽所有”按鈕，則該案卷下所有圖像在系統(tǒng)打開的 web頁(yè)面下依次排 列，供用戶瀏覽。 ◆ 識(shí)別功能具體用法參見第九節(jié)“公文識(shí)別”。（ 注：此功能限 OCR版的用戶使用 ） ▲ 視頻、音頻 用戶要對(duì)案卷或文件進(jìn)行媒體操作，可點(diǎn) 擊 “媒體”或是“視頻、音頻”按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入視頻、音頻信息上載頁(yè)面，如下圖 與上文所述的全文上傳的操作方法一樣，它包括單個(gè)文件上傳和批量上傳。單個(gè)文件的上傳請(qǐng)點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕 ，查找本地計(jì)算機(jī)以及局域網(wǎng)上所要上傳的音頻視頻文件。上圖中選擇上傳的音頻文件是本地計(jì)算機(jī) E 盤下的“ ”，并重命名為“音頻 01”，設(shè)定的上傳方式為“上傳整個(gè)檔”。點(diǎn)擊“上 傳”按鈕，系統(tǒng)將完成文件的上傳。批量上傳請(qǐng)點(diǎn)擊“電子文件上傳”按扭。 下圖中用戶可以看到已經(jīng)上傳到服務(wù)器中的音頻檔案題名、源文件名、長(zhǎng)度、格式等基本信息。（注意由于媒體文件一般較大，上傳整個(gè)文件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)有一定的時(shí)延，用戶 請(qǐng)耐 心等候） 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 22 頁(yè) ◆ 如果用戶需要 刪除 所上傳的音頻或視頻檔，可點(diǎn)擊相應(yīng)刪除欄下的“刪除”超鏈接，系統(tǒng)彈出對(duì)話框詢問用戶是否真的要?jiǎng)h除？點(diǎn)擊“確定”按鈕完成刪除。 ◆ 如果用戶需要 播放 所上傳的音頻或視頻檔，可點(diǎn)擊相應(yīng)的播放欄下的“ ”圖標(biāo)，系統(tǒng)將啟動(dòng)相應(yīng)的媒體播放器，如： Windows Media Player，進(jìn)行播放。 第三節(jié) 目錄打印 打印操作首先需要選擇打印的記錄，即打印的范圍；然后選擇打印目錄的模版，即打印出的樣式。 3． 1 打印范圍的確定 系統(tǒng)支持以下幾種入口確定打印的范圍：打印當(dāng)前類目、打印所有類目、打印檢索結(jié)果、打印隊(duì)列； 3． 這是基于三級(jí)類目來確定的打印范圍。數(shù)據(jù)在錄入時(shí)，已經(jīng)預(yù)先按照三級(jí)樹型類目的方式分類，如果要打印某個(gè)類目下的文件，可以先選擇這個(gè)類目，然后點(diǎn)擊“打印當(dāng)前類目”，如果要打印真?zhèn)€表的文件，可以直接點(diǎn)擊“打印所有類目”。如 下圖紅線所示。 3． 當(dāng)要打印的內(nèi)容橫跨多個(gè)類目的時(shí)候，一般采用先在表內(nèi)檢索出需要打印的內(nèi)容，而后打印檢索結(jié)果。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 23 頁(yè) 3． 如果需要打印個(gè)別的幾個(gè)文件，上述兩種方式會(huì)比較麻煩，打印隊(duì)列功能可以讓用戶將需要打印的文件添加到打印隊(duì)列中，然后打印時(shí)，只要選擇“僅打印打印隊(duì)列中的文件”，就可以打印用戶選擇的文件。 還可以對(duì)選擇的內(nèi)容進(jìn)行挑選與管理 ： 類目、檢索與打印隊(duì)列配合使用，可以使得對(duì)打印范圍的確定方便而精確。 3． 2 打印目錄模版的選擇及具體設(shè)置 點(diǎn)擊上面提到的打印按鈕，就會(huì)出現(xiàn)下面的窗口，如下圖。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 24 頁(yè) 從上圖中可以看到目錄打印里新增了導(dǎo)出到 Excel 功能。 該功能可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Excel 表 ,其特點(diǎn)是不需要安裝打印插件，但是客戶端計(jì)算機(jī)需要安裝 Excel. 選擇好需要導(dǎo)出的案卷文件以后 ,即選擇一個(gè)模板 ,例如下圖選擇了案卷目錄 ,點(diǎn)擊導(dǎo)出到Excel按扭 ,導(dǎo)出之后的格式如下面截圖所示 : 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 25 頁(yè) ? 自定義打印目錄： 在自定義打印目錄中是用戶自己定制的一些打印模版，如右圖里邊這些打印目錄都是我們系統(tǒng)提供的，這些打印模版都是根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)定制的模版，如果用戶在使用過程中這些模版不符合自己的實(shí)際情況，可在系統(tǒng)設(shè)置中的打印模版管理中自己定制打印模版，具體的定制方法參見 打印模版管理 ? 自定義打印選項(xiàng)： 自定義打印選項(xiàng)中的設(shè)置都可以在“系統(tǒng)設(shè)置”中“打印模版管理”中每個(gè)模版里設(shè)置好，這樣以后打印的時(shí)自定義打印設(shè)置里都不要做設(shè)置。“選擇打印范圍”中設(shè)置的是打印的范圍，可根據(jù)打印的要 求設(shè)置?！鞍蛱?hào)欄”中設(shè)置的是打印目錄中第一欄是否顯示序號(hào)，系統(tǒng)中一般默認(rèn)的都不包含序號(hào)，要顯示的話選擇“是”。如右圖 ? 默認(rèn)打印目錄： 默認(rèn)打印目錄中是我們系統(tǒng)提供的打印目錄，這些目錄是根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的，用戶不能進(jìn)行修改。 ? 打印設(shè)置選項(xiàng)： 打印選項(xiàng)中設(shè)置的是頁(yè)面設(shè)置中的左右邊距等其它設(shè)置，轉(zhuǎn)換頁(yè)次這塊是在打印文件時(shí)用到，一般情況下用戶在輸入文件時(shí)輸入的時(shí)候再“頁(yè)數(shù)”一欄輸?shù)氖俏募膶?shí)際頁(yè)數(shù)而不是文件的頁(yè)碼，在打印的時(shí)候選擇這一功能可以將輸入的頁(yè)數(shù)轉(zhuǎn)換為文件的頁(yè)碼，打印頁(yè)面設(shè)置中設(shè)置的是 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 26 頁(yè) 打印中的行高、左右邊 距等等如右圖。 注：打印模版的設(shè)置在第三章第九節(jié)的打印模版中詳細(xì)說明。 另外，系統(tǒng)還為用戶準(zhǔn)備了幾個(gè)默認(rèn)的打印目錄，包括全引目錄、案卷封面、備考表、案卷背脊等 （如上圖的右半部分所示） ，然后用戶可以進(jìn)行目錄打印設(shè)置以及打印的頁(yè)面設(shè)置。 在選定好打印目錄以及進(jìn)行了相關(guān)的設(shè)置以后，就可以點(diǎn)擊“ 打印 預(yù) 覽 ”按扭看到真實(shí)的打印情況，在您的機(jī)子上第一次點(diǎn)擊“ 打印 預(yù) 覽 ”時(shí)可能會(huì)提示安裝系統(tǒng)的一個(gè)插件。點(diǎn)擊“安裝”就可以了，如果安裝后點(diǎn)擊“ 打印 預(yù) 覽 ” 的時(shí)候出現(xiàn) “正 在生成目錄，請(qǐng)稍候 ...”這個(gè)就說明系統(tǒng)的打印插件沒有安裝上，按照如下操作即可 A. 操作系統(tǒng)為 windows 2020 頁(yè)面安全性的設(shè)置參照上本章第一節(jié)插件安裝失敗解決方案設(shè)置就能夠解決 B. 操作系統(tǒng)為 windows xp 做如上設(shè)置可能還解決不了問題， 這是由于 xp 系統(tǒng)（打過 sp2）中有一個(gè) windows自帶的防火墻，防火墻中把 ie 屏蔽了，解決方法如下 ： a) 打開 xp 系統(tǒng)控制面板找到防火墻并打開如下圖 b) 點(diǎn)擊例外，如下圖將 inter explorer 項(xiàng)目勾上