【正文】 將其中的 “度量衡系統(tǒng) ”設(shè)置為 “公制 ” 客戶端計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)為： windows 2020 時(shí) : 進(jìn)入控制面板，打開 “區(qū)域選項(xiàng) ”，選擇 “數(shù)字 ”項(xiàng)，將其中的 “度量衡系統(tǒng) ”設(shè)置為 “公制 ” 打印對(duì)話框中增加了一個(gè)幫助按鈕如果客戶端用戶的 IE 瀏覽器打印邊距單位是英寸，則客戶端用戶點(diǎn)擊該按鈕，可以查看如何將邊距單位設(shè)置成毫米。 另外，檔案表中少量案卷、文件在庫(kù)與庫(kù)之間的轉(zhuǎn)移，在第六節(jié)“文件調(diào)整”中會(huì)提到，但是面對(duì)檔案表那樣大量的數(shù)據(jù)，或者將一個(gè)表的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到一個(gè)空表，那樣就很繁瑣了，使用“合并數(shù)據(jù)”更為方便?！霸磾?shù)據(jù)庫(kù)”的內(nèi)容保持不變。點(diǎn)擊“合并”。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 31 頁(yè) 回到“檔案信息管理”目錄下，則“上級(jí)文件檔案”中的文件數(shù)變?yōu)?900，“產(chǎn) 品檔案”的文件數(shù)不變，即已經(jīng)完成了合并，如下圖紅圈內(nèi)所示： 注：系統(tǒng)不檢查數(shù)據(jù)重復(fù)，所以管理員要知道那些檔案表已經(jīng)合并，避免在“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)”中出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)。點(diǎn)擊向上的箭頭，排序上，文件向上移動(dòng)，它與原來(lái)上一條文件的檔號(hào)自動(dòng)交換，反之向下 ● 在同一目錄下的全部選擇 /批量刪除 點(diǎn)擊“全部選擇”或“取消選擇”，只能選擇或取消選擇這一頁(yè)的全部文件，若要選擇或取消下一頁(yè)的，還要 到下一頁(yè)中全部選擇或取消。 若要有選擇地批量刪除，則先將鼠標(biāo)移動(dòng)到該文件的選擇一欄內(nèi)，出現(xiàn) ，表示這些 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 32 頁(yè) 文件已經(jīng)被選擇，再點(diǎn)擊“批量刪除”。 ● 在同一目錄下調(diào)整每頁(yè)顯示行數(shù) 有時(shí)根據(jù)需要，如大范圍的選擇等等，需要調(diào)整每頁(yè)顯示行數(shù)。 ● 目錄之間文件 /案卷的調(diào)整 最需注意的是：此項(xiàng)功能進(jìn)能在一個(gè)檔案表內(nèi)部進(jìn)行操作 。若是當(dāng)前目錄下所有文件移動(dòng)，只需在“移動(dòng)當(dāng)前類目下所有文件”前面的方框中打鉤。 因?yàn)橐苿?dòng)的目錄此表中已經(jīng)存在，者選擇“選擇類目”，如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 33 頁(yè) 出現(xiàn)窗口，在一級(jí)類目下選擇 jx14，如下圖。 然后點(diǎn)擊“更改類目”即可。 如果一個(gè)類目下所有的文件都被移去，這個(gè)類目將不可見。 ● 輔助立卷與批量修改 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 34 頁(yè) ◆ 輔助組卷 如下圖，用戶可以將需要?dú)w入一卷（盒）的文件選中，然后在操作界面內(nèi)的實(shí)體分類號(hào)輸入框中輸入相應(yīng)的實(shí)體分類號(hào)，在盒 /案卷號(hào)輸入框中輸入相應(yīng)的案卷（盒 ）號(hào)，點(diǎn)擊提交按鈕，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將所選中的文件歸入指定的案卷（盒）中。兩項(xiàng)務(wù)必同時(shí)輸入，如下圖。該功能為批量數(shù)據(jù)修改提供了一個(gè)便捷的途徑。如下圖： 以上是整個(gè)字段的內(nèi)容被真?zhèn)€替換， 還可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)字段的內(nèi)容被部分替換。 在批量數(shù)據(jù)修改中有一樣比較特別，即批量修改“文件件號(hào)”，在下拉框中成為藍(lán) 色。 這項(xiàng)功能適用于卷內(nèi)文件插號(hào)時(shí)，可以先將所選擇記錄批量加幾或減幾留出位子，然后插入文件。 調(diào)整有兩種方式：復(fù)制、移動(dòng)。 數(shù)據(jù)到目的地后又有兩種選擇：在新表中保持原有類目不變；在新表中以新的類目出現(xiàn)。 選擇保持原有類目不變，到檔案：選擇“學(xué)籍檔案 2”，再點(diǎn)擊“復(fù)制 /移動(dòng)”。 操作方法是選擇“復(fù)制 /移動(dòng)到指定的類目中”并在下面的移動(dòng)到其它類目中填入這些數(shù)據(jù)在 “研究生院 03文檔 ”中將要存在的三級(jí)類目形式。 如果恰好需要 復(fù)制 /移動(dòng) 整個(gè)類目的文件，進(jìn)入該類目后，勾選后面那個(gè)小方框，選擇“對(duì)當(dāng)前類目下所有文件”，可以不必再一頁(yè)一頁(yè)去選中文件了。一：綜合查詢；二：針對(duì)具體檔案表的查詢。該查詢接口的查詢范圍比較寬，對(duì)于沒有登錄的用戶，可以查詢所有公開的檔案表中的 密級(jí)為公開 的案卷和文件；對(duì)于已經(jīng)登錄系統(tǒng)的用戶而言，用戶可以查詢所有他本人創(chuàng)建的檔案表以及所有 被授予訪問權(quán)限 的檔案表，并且可以對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行再編輯、修改。用戶只 要輸入所要查詢的關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊查詢按鈕，系統(tǒng)就自動(dòng)開始搜索包含該關(guān)鍵詞的案卷和文件。另外用戶還可以用 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 37 頁(yè) 多個(gè)關(guān)鍵詞，以提高搜索精度。 例如：要查詢 2020 年有關(guān)學(xué)籍方面的檔案，即可以在查詢條件中輸入“ 2020 學(xué)籍”點(diǎn)擊“開始”，就會(huì)出現(xiàn)查詢結(jié)果。查詢結(jié)果將自動(dòng)按照檔案所屬檔案表歸類。 如要查詢題名中包含“通知”的所有案卷和文件，用戶可以選擇題名查詢，然后輸入關(guān)鍵詞，如果有多個(gè)關(guān)鍵詞可以用空格隔開。 對(duì)于綜合查詢使用上的建議：由于每一次綜合查詢都要遍歷真?zhèn)€系統(tǒng)中所有 的用戶表，在多個(gè)客戶使用的情況下對(duì)服務(wù)器的資源消耗很大，在數(shù)據(jù)量大或者服務(wù)器的硬件條件有限的情況下，查詢結(jié)果會(huì)顯示比較慢，而且影響到其他用戶的其他操作。下面將介紹這種查詢： 5． 2 表內(nèi)查詢 該查詢只有登錄系統(tǒng)的用戶才可以使用，在用戶打開某一個(gè)檔案表后，利用該查詢接口，用戶可以對(duì)該檔案表中的案卷和檔案進(jìn)行查詢。此外用戶還可以根據(jù)需要對(duì) 查詢范圍 進(jìn)行進(jìn)一步的限制，實(shí)現(xiàn)多次檢索。在此界面下用戶可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建、刪除、編輯新的檔案表、統(tǒng)計(jì)、合并數(shù)據(jù)等一系列針對(duì)檔案信息的操作。 檔案信息的統(tǒng)計(jì)模塊針對(duì)系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果以 統(tǒng)計(jì)圖 和 表格 形式顯示。 其中分類 統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目會(huì)隨著系統(tǒng)更新，會(huì)不斷增加新的分類統(tǒng)計(jì)功能。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 40 頁(yè) ? 點(diǎn)擊“基本信息統(tǒng)計(jì)“可以看到以表格形式統(tǒng)計(jì)出來(lái)的基本信息，如下圖： ? 可以看到系統(tǒng)還對(duì)類目、時(shí)間、單位、類別、密級(jí)、保管期等基本信息進(jìn)行 了分別統(tǒng)計(jì)，并以統(tǒng)計(jì)圖和統(tǒng)計(jì)報(bào)表的形式分別進(jìn)行了說(shuō)明。如下所示： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 41 頁(yè) b) 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 點(diǎn)擊統(tǒng)計(jì)報(bào)表下的圖標(biāo)，就可以看到生成后的統(tǒng)計(jì)報(bào)表了，如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 42 頁(yè) 第七節(jié) 檔案信息共享及權(quán)限控制 7． 1 信息共享及權(quán)限控制 ◆ 給其他用戶和本部門用戶集體設(shè)立權(quán)限。系統(tǒng)中可以被授予的權(quán)限包括：讀、寫、打印目錄、全文檔案管理功能、圖像檔案管理功能、多媒體檔案管理功能、涉密程度、共享級(jí)別這幾個(gè)方面的權(quán)限。 可在下面圖示的部分修改。以下授權(quán)操作可以反復(fù)進(jìn)行，一個(gè)檔案表可以被不同權(quán)限地授權(quán)給多個(gè)用戶或部門。再點(diǎn)擊“添加”，即完成對(duì)此用戶賦權(quán)。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 43 頁(yè) 點(diǎn)擊確定后，會(huì)在前面出現(xiàn)已經(jīng)被賦予權(quán)限的用戶，如下圖： 注： 上面的權(quán)限選擇了“記錄級(jí)”，則該用戶只能對(duì)本表中自己輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行指定的操作。 ◆ 部門授權(quán)： 部門授 權(quán)是對(duì)一個(gè)部門進(jìn)行集中授權(quán)，所授權(quán)限被該部門所有用戶共享，如果該部門某個(gè)用戶同時(shí)被單獨(dú)授權(quán)，則該用戶的權(quán)限按照單獨(dú)授權(quán)執(zhí)行。 給具體的某個(gè)部門的所有用戶授權(quán)或解除授權(quán)，操作同上。如果一個(gè)用戶擁有一個(gè)檔案表的訪問權(quán)限，那么讀權(quán)限是最基本的權(quán)限。如果要取消全部授權(quán)，只要取消相應(yīng)的讀、寫權(quán)限就可以了。 這對(duì)于檔案部門的協(xié)同工作來(lái)說(shuō)很重要，因?yàn)樵跈n案信息的數(shù)字化過(guò)程中，大量的檔案信息的數(shù)字化需要不同部門的工作人員分工協(xié)作。如：某檔案館要數(shù)字化一部分紙質(zhì)檔案，一部分人員承擔(dān)紙質(zhì)檔案的掃描和將數(shù)字化了的檔案掛入檔案 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 44 頁(yè) 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作，一部分人員承擔(dān)紙質(zhì)檔案目錄的輸入及打印工作， 另外一部分人員承擔(dān)校對(duì)工作。我們這里提供一個(gè)解決方案，用戶可以根據(jù)本單位的具體情況來(lái)指定不同的策略。假設(shè)這三部分用戶分別為 A、 B、 C，工作以 B為中心， B先錄入這些檔案的目錄信息，而后 A分別掃描相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，使之?dāng)?shù)字化，并將紙質(zhì)檔案的數(shù)字化文件上傳至系統(tǒng)中并掛接到系統(tǒng)中相應(yīng)的檔案記錄上， C 則進(jìn)行目錄以及掃描圖像的校對(duì)工作。 涉密程度 用于設(shè)定指定用戶在被授權(quán)的檔案表中的所 能訪問的檔案文件或者案卷的最高密級(jí)。被授予表級(jí)共享的用戶在檔案表中可以訪問 所有 密級(jí)低于或等于涉密程度的文件和案卷；被授予記錄級(jí)共享的用戶只能訪問該檔案表中 他本人所輸入的 文件和案卷；被授予部門級(jí)共享的用戶只能訪問本部門所建的文件和案卷。表級(jí)共享適合于按照部門進(jìn)行分類管理，而記錄級(jí)共享適用于按照類別進(jìn)行管理。 ▲ 打開： 顯示當(dāng)前打開 檔案表中的所有文件或案卷記錄，并以 類目 結(jié)構(gòu)顯示（類目的概念參見文檔后的名詞解釋）。右邊是相應(yīng)類目下的案卷、文件。如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 45 頁(yè) 第八節(jié) 鑒定銷毀 檔案實(shí)體銷毀功能是對(duì)要銷毀的文件案卷進(jìn)行鑒定銷毀，并且打印出銷毀清單。 選中所要銷毀的文件和案卷，然后點(diǎn)擊“銷毀實(shí)體”按鈕，這些文件案卷信息就記錄成銷毀狀態(tài)，如下圖，已經(jīng)被銷毀的文件案卷的題名上被加上刪除標(biāo)志，并且顯示出被銷毀的時(shí)間。 點(diǎn)擊“打印當(dāng)前銷毀清單”，會(huì)直接出現(xiàn)清單的預(yù)覽，如下圖。 第九節(jié) 檔案借閱 9． 1 實(shí)體借閱 借閱利用管理主要針對(duì)檔案實(shí)體的借閱利用信息進(jìn)行管理。 必須是登陸用戶才能進(jìn)行借閱管理的操作。如下圖所示。輸入相關(guān)信息，如：借檔人姓名、借檔人單位、證件名稱、證件編號(hào)、電子郵件、聯(lián)系電話、借檔事由。 第一步：點(diǎn)擊文件后的“借閱” ，添加需借閱的文件。 第二步： ? 每一個(gè)案卷下面有“借檔清單”這一項(xiàng)。 ? 點(diǎn)擊后，出現(xiàn)檔案借閱單，顯示已經(jīng)列入檔案 借閱單的檔案文件。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 48 頁(yè) 其中的借檔事由，為了便于統(tǒng)計(jì)，設(shè)置成下拉選項(xiàng)： ? 也可以點(diǎn)擊“借閱統(tǒng)計(jì)”的左欄的“借檔清單”，輸入相關(guān)信息，并提交借檔清單。 ? 點(diǎn)擊“借閱統(tǒng)計(jì)”的左欄的“借檔請(qǐng)求”，出現(xiàn)如下的界面： 在上圖中，若想察看某一文件的細(xì)節(jié)，則可以點(diǎn)擊 ，即可以查看；若想修改借檔期限，可以點(diǎn)擊“修改”按扭，然后輸入借檔天數(shù)即可；如果拒絕此次借檔請(qǐng)求，可以點(diǎn)擊“拒絕”，在隨后出現(xiàn)的對(duì)話框中可以輸入拒 絕原因。 點(diǎn)擊上圖中紅線內(nèi)的收件箱后，就進(jìn)入收件箱管理： 9． 2 歸檔與借閱信息管理 “借閱統(tǒng)計(jì)”中包含的確定歸檔功能和借閱信息的管理功能：對(duì)到期檔案、所有未還檔案、已還檔案經(jīng)行分類匯總，可以自由查詢管理相關(guān)信息。 在“ 所有未還檔案” 中，找到被借檔案信息，點(diǎn)擊它的“歸檔”下 的即可完成歸檔， 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 51 頁(yè) 同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)將該份檔案的借閱過(guò)程記錄下來(lái)，并放到“已還檔案”的記錄中。 在 歸檔登記過(guò)程中，實(shí)際已經(jīng)使用借閱信息管理的查詢功能。下圖中以 “ 所有未還檔案”為例可以看到可以利用的檢索項(xiàng)。如下圖： 若點(diǎn)擊第一條的歸檔，則這條記錄在此目錄下消失，記錄內(nèi)容會(huì)出現(xiàn)在“已歸檔案實(shí)體借閱信息”中，如下圖： 庫(kù)房管理員可以點(diǎn)擊要?dú)w還的檔案的歸還項(xiàng)，如果多份檔案歸檔，可以選擇多份要?dú)w檔的檔案，然后點(diǎn)擊下面的“歸檔”按鈕，即可完成歸檔過(guò)程。點(diǎn)擊“利用統(tǒng)計(jì)”，其下又可以統(tǒng)計(jì)，年度和每一個(gè)月的借閱利用情況。 按照年 度統(tǒng)計(jì)，即統(tǒng)計(jì)每年的借閱利用次數(shù) 對(duì)指定年度的每個(gè)月的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì) 借閱檔案信息按利用目的統(tǒng)計(jì) 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 53 頁(yè) 第十節(jié) 系統(tǒng)功能常見問題及解決方案 在系統(tǒng)使用過(guò)程中打印的時(shí)候出現(xiàn) “正在生成目錄，請(qǐng)稍候 ...”或是在點(diǎn)擊電子文件上傳后出現(xiàn)如下頁(yè)面都是因?yàn)椴寮]有安裝完成引起的，解決方案如下： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書 第 54 頁(yè) C. 操作系統(tǒng)為 windows 2020 頁(yè)面安全性的設(shè)置參照上本章第一節(jié)插件安裝失敗解決方案設(shè)置就能夠解決 D. 操作系統(tǒng)為 windows xp 做如上設(shè)置可能還解決不了問題， 這是由于 xp 系 統(tǒng)（打過(guò) sp2）中有一個(gè) wind