檔案管理細(xì)則-閱讀頁
2024-11-27 06:25本頁面
【正文】 別號(hào)。 以 部門拼音首字母大寫表示。 4)“ de”表示保管期限。 5)“ fg”表示類型名稱（大類 /小類）。 6)“ 00—— 00”表示文件檔號(hào)。 5．新檔案應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別、編號(hào)順序，以此來編列檔號(hào)。 7．檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號(hào)、文件題名、文號(hào)、主要內(nèi)容、頁數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點(diǎn)等項(xiàng)目 （見附表一）。目錄填寫須使用碳素墨水書寫 。 第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。 第二十二條 裝盒完畢后，填寫《檔案盒封面》、《檔案 盒盒脊》。 第二十三條 不同保管期限的文件應(yīng)分開裝盒，不得混裝。 第七章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定。 第二十六條 檔案的保管期限。一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來往函件、 政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長期保存。 1．長期保存： 1) 公司章程； 2) 組織規(guī)程及辦事細(xì)則； 3) 財(cái)務(wù)報(bào)表； 4) 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件； 5) 不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證； 6) 其他經(jīng)核定須永久保存的文書。 2) 一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的 來往函件、政府文件。 1．“絕密”文書含：公司之相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、其他經(jīng)核定為絕密的文書。 3．“密”文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理 資料、單位往來函件。 第九章 檔案借閱、利用工作 第二十八條 總監(jiān)以上管理人員如需借閱一般工作業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱。 第二十九條 各部門其它員工因業(yè)務(wù)需要對(duì)本部門檔案材料進(jìn)行借閱或利用的，須一律填寫《檔案調(diào)閱審批單》 （見附件二） 并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后，方可借閱檔案。 5 第三十條 如需借閱公司人事、財(cái)務(wù)、合同等資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可。 第三十二條 借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。 第三十三條 借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。 第三十四條 檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向 各部門、員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。 第三十六條 依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計(jì)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。 第十章 檔案的銷毀 第三十八條 對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能銷毀。銷毀時(shí)請(qǐng)使用碎紙機(jī)或焚燒的方式 。 第四十條 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。 第四十二條 本辦法由行政部解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行 。 檔案 編號(hào) 檔案名稱 調(diào) 閱 人 部門主管簽字 分管總監(jiān) 簽字 總經(jīng)理簽字 檔案號(hào)及件數(shù) 號(hào)碼 還卷宗日期 ： 年 月 日 年 月 日 經(jīng)收 人簽章 件數(shù) 共計(jì) 件宗件 申請(qǐng)人： 制表日期： 年 月 日 ————————————————————————————————————————————— 檔案調(diào)閱 審批單 注： 本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)于案卷退還后由檔案室退還調(diào)閱人，第二聯(lián)留存檔案室
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