檔案管理細則-在線瀏覽
2025-01-10 06:25本頁面
【正文】 及管理權(quán)限劃分 第一條 公司級檔案管理范圍，由公司行政部專人管理并負責(zé)一切借閱、復(fù)制、傳遞相關(guān)事宜。 11．本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。如工作完成后，原件移交公司管理。 第三章 公司檔案管理體制 第三條 公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。行政部設(shè)立專門檔案室，配備專人分管公司主體檔案工作。 第五條 公司應(yīng)有庫房或場地和必要的設(shè)施及保護 設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。 4．各部門均應(yīng)指定專 (兼 )職文書，負責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。 第七條 各部門專 (兼 )職文書的職責(zé) 1．了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。 3．承辦人員需借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材。 第九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。 第十 條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。 第十一條 歸檔時限 各部門專 (兼 )職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進行。應(yīng)做到及時處理，切忌拖拉積壓。 2．歸檔材料應(yīng)完整、齊全。 3．歸檔文件整理以件為單位。 4．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 6．整理文件時應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。 8．案卷整理的幅面應(yīng)以 A4 紙為準(zhǔn) (210mm*297mm),材料過窄或小于 A4 幅面的粘貼在 A4的幅面并 留出左側(cè)裝訂線；材料過寬應(yīng)按 A4 的幅面折疊整齊，折疊時盡量減少折疊次數(shù)，同時折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認的，應(yīng)附抄件。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為 1cm的裝訂區(qū)域。 11．存檔文檔為易褪色的材料 (如熱感紙傳真文件 )，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。 3 第 十三條 歸檔文件的移交 1．檔案室對于日常抄送副件進行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。行政部檔案室逐一核對后，對電子文檔進行整理保存。同一檔案中有多個電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內(nèi)。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。 3．每年須定期對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。移交檔案時 必須填寫移交清冊 ,一式兩份，寫明案卷標(biāo)題 ,卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時間，交接雙方要簽名。 第五章 檔案名稱、編號 第十五條 檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 第十七條 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬 定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 2．每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》 。 4．檔號的表示方式如下：招標(biāo)采購公司 abccccdef(g)0000 1)“招標(biāo)采購”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號 2)“ ab”表示文檔歸屬部門名稱，即類
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