檔案管理實(shí)施細(xì)則(doc16)-經(jīng)營(yíng)管理-在線瀏覽
2024-10-18 04:33本頁(yè)面
【正文】 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 5 頁(yè) 共 16 頁(yè) 有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 6． 整理文 件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。 8． 案卷整理的幅面應(yīng)以 A4 紙為準(zhǔn) (210MM*297MM),材料過(guò)窄或小于 A4 幅面的粘貼在A4 的幅面并留出左側(cè)裝訂線；材料過(guò)寬應(yīng)按 A4 的幅面折疊整齊，折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為1CM的裝訂區(qū)域。 11． 存檔文檔為易褪色的材料 (如熱感紙傳真文件 )，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 6 頁(yè) 共 16 頁(yè) 第十三條 歸檔文件的移交 1． 檔案室對(duì)于日常抄送副件進(jìn)行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門(mén)文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。移交清單由移交部門(mén)與檔案室各自存檔。行政部檔案室逐一核對(duì)后，對(duì)電子文檔進(jìn)行整理保存。同一檔案中有多個(gè)電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi)。檔案管理人員應(yīng)定期清潔并檢查檔案案卷狀態(tài)。 3． 每年須定期對(duì)檔案進(jìn)行一次清理， 清除不必要保存的材料； 對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 第十六條 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。 第十八條 檔案編號(hào)原則 1． 公司內(nèi)歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為“全宗號(hào) — 類別號(hào) — 年度 — 保管期限 — 文件類型 盒號(hào) — 件號(hào)”。 (見(jiàn)附件 2) 3． 每一檔案盒內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)“文件存檔目錄”，文件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄。如：行政類、營(yíng)運(yùn)類、策劃類等等。 4) “ DE”表示保管期限。 5) “ FG”表示類型名稱（大類 /小類）。 6) “ 00 – 00”表示文件檔號(hào)。 5． 新檔案應(yīng)從“檔案分類編號(hào)表”查明該檔案所屬類別、編號(hào)順序，以此來(lái)編列檔 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 8 頁(yè) 共 16 頁(yè) 號(hào)。 7． 檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。歸檔文件目錄設(shè)置檔案件號(hào)、文件題名、文號(hào)、主要內(nèi)容發(fā)、頁(yè)數(shù)、日期、經(jīng)辦人、存檔地點(diǎn)等項(xiàng)目 (見(jiàn)附件 4) 第二十條 檔案目錄以手工填寫(xiě)和以打印兩種方式。請(qǐng)將卷內(nèi)目錄放在卷首。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無(wú)限制，以裝滿一盒為準(zhǔn)。填寫(xiě)時(shí)須使用碳素墨水書(shū)寫(xiě)，字跡工整、要素齊全。 第二十四條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統(tǒng)一填寫(xiě)，并標(biāo)明檔案盒內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 9 頁(yè) 共 16 頁(yè) 從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值。 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者之外，一般為分二年、長(zhǎng)期兩種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。 10) 預(yù)算、決算書(shū)類； 11) 會(huì)計(jì)憑證； 12) 事業(yè)計(jì)劃資料； 13) 期滿或解除之合約； 2． 二年保存： 1) 結(jié)案后無(wú)
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