【正文】 案材料進(jìn)行借閱或利用的，須一律填寫《檔案 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 11 頁(yè) 共 16 頁(yè) 調(diào)閱審批單》 (見附件 3)并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管總監(jiān)簽字許可后，方可借閱檔案。 第四十條 公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。 第十章 檔案的銷毀 第三十八條 對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，銷毀清冊(cè)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能銷毀。 3． “密”文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往 來(lái)函件。一盒內(nèi)的文件數(shù)量無(wú)限制，以裝滿一盒為準(zhǔn)。如：行政類、營(yíng)運(yùn)類、策劃類等等。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔。 3． 歸檔文件整理以件為單位。 4． 各部門均應(yīng)指定專 (兼 )職文書，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。公司級(jí)檔案包括以下文件： 1． 司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2． 公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料； 3． 財(cái)務(wù)管理、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料（含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等）； 4． 政府、項(xiàng) 目批文、合同； 5． 公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）； 6． 工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙； 7． 公司及各部門月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃； 8． 公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）； 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 2 頁(yè) 共 16 頁(yè) 9． 公司有效證件、印章； 10． 具有法律效力及保存價(jià)值的文件； 11． 公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。 第四章 檔案管理、歸檔文件整理 第八條 各部門以公司名義或中心名義制作的規(guī)劃、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、 中國(guó)最大的管理資源中心 (大量免費(fèi)資源共享 ) 第 4 頁(yè) 共 16 頁(yè) 決議、決定、委任書、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室備案。 7． 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫。 第十四條 檔案的保管 1． 防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全； 2． 公司應(yīng)有場(chǎng)地和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。例如：營(yíng)運(yùn)部月報(bào)，招商進(jìn)度表，會(huì)議記錄等等。 第七章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應(yīng)有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分 管總監(jiān)簽字許可。 第十一章 附則 第四十一條 檔案部門積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。 第三十七條 政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。 2． “機(jī)密”文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。 第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒。 4． 檔號(hào)的表示方式如下：商管公司 ABCCCCDEF(G)00 00 1) “商管公司”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號(hào) 2) “ AB”表 示文檔歸屬部門名稱，即類別號(hào)。接收檔案必須履行手續(xù) ,填寫移交清冊(cè) ,一式兩份 ，寫明案卷標(biāo)題 ,卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)，案卷數(shù)量 ,移交時(shí)間 ,交接雙方要簽名。歸檔入