【正文】 器就可以登錄檔案系統(tǒng)。 1． 1 創(chuàng)建新檔案表 點擊上圖下側(cè)的“創(chuàng)建新檔案”按鈕，系統(tǒng)自動彈出一個“添加新檔案表”的窗體。圖中輸入的名稱為“學(xué)籍檔案”。 4. 類型 ：用戶可設(shè)定所建檔案表的類型分別為檔案、收文、發(fā)文，便于用戶管理。輸入模版，指的是著錄檔案信息時所 需著錄項目與名稱的固定組合。圖中對“所有人”、“本部門用戶”、“本人”的訪問權(quán)限分 別默認(rèn)作了設(shè)定。 8. 備注： 用戶可選擇是否輸入對所建新檔案表的基本情況說明以方便使用。如下圖： 11. 點擊對話框下方的“確定”按鈕，系統(tǒng)即可按照用戶所輸入的基本信息，自動創(chuàng)建一個新的檔案表。 1． 2 檔案表操作 一個新的檔案表創(chuàng)建完成后，就可以對它進行一系列的操作： 仍以上圖為例，在完成創(chuàng)建新的檔案表后，用戶將鼠標(biāo)停在某一欄上，此欄就會呈現(xiàn)淡藍(lán)色，即可對此庫進行操作。下圖是一個正題名的“題名”和“主題詞”對照。如下圖： ◆ 管理界面設(shè)置。點擊上圖頁面左欄上方的“添加案卷”或“添加文件”按鈕（紅框中的），系統(tǒng)進入案卷或文件信息輸入窗體，該窗體分為三部分，即：“文件、案卷所屬類目”“文件、案卷輸入項”和最下方的按鈕組。這個類就 稱之為類目。建立新類目的方法就是新建屬于這個類目的案卷或文件。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 9 頁 4．點擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框， 左欄就顯示出了所創(chuàng)建的新檔案表“學(xué)籍檔案”的三級類目結(jié)構(gòu)。點擊上方“添加案卷”或“添加文件”按鈕，回到案卷信息輸入窗體。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 10 頁 （注意：上圖紅線標(biāo)出的按扭的功能是分析單個表的主題詞） 8．所添加案卷或文件的基本信息輸入完畢后，用戶可點擊窗體下方的“添加”按鈕。發(fā)現(xiàn)序號為 檔號為。 如果上一次添加的是案卷，自動出來的新窗口中整數(shù)（案卷號）會在原來基礎(chǔ)上自動加一；如果上一次添加的是文卷，自動出來的新窗口中小數(shù)（件號）會在原來基礎(chǔ)上自動加一。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 13 頁 b） 刪 除 如果用戶需要刪除某一案卷或文件，只需將鼠標(biāo)懸停于該案卷或文件 右端 的“ ”上，左鍵點擊，下圖是刪除 檔號為 1 的案卷時彈出的對話框。如果在回收站將此文件刪除，則此文件被永久刪除。如下圖紅框中所示： ② 用戶也 可以在“編輯案卷、檔”頁面下，點擊“輸入員”右側(cè)的三個按鈕。同時，也可以將其它文本的內(nèi)容粘貼上去。如下圖： 例子中選擇了本地計算機 C盤下的“教材研究基金管理辦法 .doc”作為上載文檔，并設(shè)置其“文件題名”為“教材研究基金管理辦法 .doc”，“上傳方式”為“上傳整個文檔”。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 16 頁 從下圖中可以看到在檔案文件信息管理頁面中進增了兩處電子文件上傳按扭，兩處的功能是一致的。 如：發(fā)文 , 發(fā)文 , 這兩個文件系統(tǒng)會創(chuàng)建一條新的文件記錄，以 “ 發(fā)文 ” 作為正題名，自動生成一個實 體分類號和案卷號（以后可以批量修改），并且將這兩個電子文件掛接到 新創(chuàng)建的這個文件上。 如：文件的檔號為 全宗號 :01 實體分類號 :2020jx13 案卷號 : 所要上傳是有 2個 word文件，則所要掛接到該文件的電子文件的名稱 應(yīng)該為： 01,2020jx13,電子文件名稱 , 01,2020jx13,電子文件名稱 , 注意上傳方式，系統(tǒng)默認(rèn)的是：新建記錄并掛接電子文件，上傳以后系統(tǒng)將新建文件記錄并掛接了兩份電子文件，如下圖所示： 此主題相關(guān)圖片如下： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 18 頁 如果要將電子文件掛接到已有文件案卷記錄上，則需將上傳方 式的勾選取消。序號表示屬于同一份文件 的多個電子文件的序號，如果只有一個可以不輸。點擊“背景信息”下的圖標(biāo)便可查看文件背景信息： ▼ 如果用戶需要刪除 所上傳的電子文件，則需點擊 刪除 下的圖標(biāo)，系統(tǒng)彈出對話框詢問用戶是否真的要刪除。在圖像、音頻、視頻的上傳中是一樣的。該頁面分為兩部分， 分別實現(xiàn)“圖像預(yù)覽”和“圖像文件的上傳”。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 21 頁 ◆ 如果用戶需要瀏覽 所有 上傳的圖像原貌，可上圖中的“瀏覽所有”按鈕，則該案卷下所有圖像在系統(tǒng)打開的 web頁面下依次排 列，供用戶瀏覽。上圖中選擇上傳的音頻文件是本地計算機 E 盤下的“ ”，并重命名為“音頻 01”，設(shè)定的上傳方式為“上傳整個檔”。（注意由于媒體文件一般較大，上傳整個文件時，系統(tǒng)會有一定的時延，用戶 請耐 心等候） 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 22 頁 ◆ 如果用戶需要 刪除 所上傳的音頻或視頻檔，可點擊相應(yīng)刪除欄下的“刪除”超鏈接，系統(tǒng)彈出對話框詢問用戶是否真的要刪除？點擊“確定”按鈕完成刪除。數(shù)據(jù)在錄入時，已經(jīng)預(yù)先按照三級樹型類目的方式分類，如果要打印某個類目下的文件，可以先選擇這個類目，然后點擊“打印當(dāng)前類目”，如果要打印真?zhèn)€表的文件，可以直接點擊“打印所有類目”。 還可以對選擇的內(nèi)容進行挑選與管理 ： 類目、檢索與打印隊列配合使用，可以使得對打印范圍的確定方便而精確?！斑x擇打印范圍”中設(shè)置的是打印的范圍，可根據(jù)打印的要 求設(shè)置。 注：打印模版的設(shè)置在第三章第九節(jié)的打印模版中詳細(xì)說明。 如果還需要進行頁面的調(diào)整與設(shè)置，可以點擊“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”選項，就會出現(xiàn)頁面設(shè)置窗口，如下圖所示： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 28 頁 全部的設(shè)置都已完畢后，就可以選擇“文件”菜單下的“打印”選項進行打印了。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 30 頁 第四節(jié) 檔案整理 4． 1 檔案信息的合并 系統(tǒng)管理員有時需根據(jù)不同的需要將不同年度、不同部門的數(shù)據(jù)庫合并在一起，都要用到“合并數(shù)據(jù)”這一個功能。下圖為復(fù)制過程： 在“源數(shù)據(jù)庫”中選擇“產(chǎn)品檔案”，它有 99 條數(shù)據(jù)，在“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”中選擇“上級文件檔案”，它有 801 條數(shù)據(jù)，如上圖中的紅圈內(nèi)所示。 3． 2 檔案表內(nèi)調(diào)整文件 /案卷 ● 同一目錄下調(diào)整文件順序 此功能比較簡單，即調(diào)整每一文件最前端的移動符號 即可，系統(tǒng)會自動進行排序。 無論是什么樣的刪除，系統(tǒng)都回提示“是否自動排序”，根據(jù)需要選擇。 舉例： ? 若要將學(xué)籍檔案表下的 jx142020信息管理系 轉(zhuǎn)到 jx142020信息管理系 首先，選擇要改動的數(shù)據(jù)。用同樣方法可以選擇二級、三級類目。如果恰好需要移動整個類目的文件，進入該類目后，勾選后面那個小方框，選擇移動當(dāng)前類目下所有文件，可以不必再一頁一頁去選中文件了。 修改后，結(jié)果如下圖： ◆ 批量修改 批量修改是針對具體的檔案著錄項目而言的，如實體分類號、題名、密級、保管期等進行批量修改。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 35 頁 如上圖紅線部分，可以修改某個字段中的部分內(nèi)容如“文號”項中內(nèi)容為：南教字 [...]，要將部分文號中的統(tǒng)一修改為 南字發(fā) [...]那么，這時直接使用“數(shù)據(jù)批量修改”則會將“文號”項完整地修改掉，使用紅線部分的這個功能可以批量地修改其中的一部分內(nèi)容將修改項目選擇為“文號”，被替換內(nèi)容“南教字”，替換為：“南字發(fā)”，點擊替換按鈕即可。 3． 3 檔案表之間調(diào)整文件 /案卷 此功能適合于檔案表之間的復(fù)制、移動。 下面分類舉例： ? 將 jx111999信息管理系下的記錄不改變原有類目復(fù)制 /移動到“學(xué)籍檔案 2”另一個檔案表下。然后選擇“復(fù)制 /移動”即可。 5． 1 綜合查詢 綜合查詢就是對系統(tǒng)內(nèi)所有表進行查詢，它可以提供給所有用戶使用，包括非沒有賬號的訪問者。 任意關(guān)鍵詞查詢將關(guān)鍵詞與所有字段進行匹配 ，包括題名、責(zé)任者、密級、時間、實體分類號、案卷號、全文、附注、主題詞等，只要其中含有用戶所輸入的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會自動將其歸入查詢結(jié)果中。查詢結(jié)果顯示如下圖。可以查詢的字段包括：題名、問號、密級、責(zé)任者、全文、時間，組合條件包括：“并且”與“或者”；對于每一項，都可以選擇模糊匹配或精確匹配，以方便調(diào)控查準(zhǔn)率。 該 查詢方式 有多種：如下左圖。統(tǒng)計功能方便用戶及管理員對各個檔案表情況有一個全面的認(rèn)識，有利于以后的工作。 假設(shè)要統(tǒng)計“財務(wù)檔案”和“聲像檔案”的信息，具體操作方法如下： ? 在“檔案信息管理”目錄下選擇需要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)庫（可選擇一個或多個），點擊下方的“統(tǒng)計”，進入檔案信息統(tǒng)計窗口，如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 39 頁 ? 點擊統(tǒng)計后，會出現(xiàn)如下的窗口： ? 點擊“更新統(tǒng)計數(shù)據(jù)“，出現(xiàn)生成統(tǒng)計數(shù)據(jù)頁面，并且會彈出”統(tǒng)計完成“的提示窗口。 授權(quán)，指的是將某一檔案信息的一定的訪問權(quán)限賦予其它用戶使其它用戶可以在指定的權(quán) 限范圍內(nèi)訪問和操作該檔案數(shù)據(jù)。 ◆ 用戶授權(quán)： 此操作是 要給具體的某個用戶授權(quán)或解除授權(quán)，可使用如下操作。如果想不再對某用戶授予本表的任何權(quán)限，去掉本對話框中對讀、寫權(quán)限的勾選即可。具體權(quán)限設(shè)置同用戶授權(quán)。如果用戶擁有“寫”權(quán)限，那么該用戶就可以對被授權(quán)的檔案表中的數(shù)據(jù)進行修改、添加、刪除、移動等操作。在協(xié)同工作的過程中，不同的用戶擔(dān)任不同的角色，承擔(dān)不同的任務(wù)，這就需要系統(tǒng)提供這樣一個協(xié)同作業(yè)的解決方案。 首先系統(tǒng)管理員為這批檔案創(chuàng)建一個檔案表，然后將不同的權(quán)限分別授予這三部分用戶。 共享級別 有三個值：表級、記錄級和部門級。如：按照檔案類型進行分類管理的單位可以用記錄級別共享，為某一類別檔案創(chuàng)建一個檔案表，然后將該檔案表的記錄級共享權(quán)限分 別授予各個獨立文件部門的用戶，這樣被授權(quán)的多個用戶就可以將同一個類別的文件或者案卷信息輸入到同一個檔案表中，并且不同獨立文件部門的用戶之間可以相互獨立，互不干擾，彼此都不能看到其它人的資料，而對于檔案管理部門，則可以看到該檔案表中所有的文件和案卷情況。 已經(jīng)存在檔案表“檔案館（學(xué)籍檔案）”，由于其中沒有任何類目記錄，也就無法顯 示出該檔案表的類目結(jié)構(gòu)和相關(guān)類目信息。實體雖然被銷毀了，但是信息仍然可以被利用，只是多了被銷毀的標(biāo)志。主要功能是記錄已借檔案的情況，記錄已經(jīng)歸還檔案的情況，借閱利用情況的統(tǒng)計，借出檔案實體的歸檔 ,借閱、歸檔情況的信息管理等。 點擊主菜單中的“借閱統(tǒng)計”中，借閱管理的主界面為下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 47 頁 庫房管理員登陸進入系統(tǒng)后，打開一個檔案表，通過查詢、或查找到所要 借閱的檔案實體對應(yīng)的，點擊“借閱”按鈕，系統(tǒng)即將該份文件的借閱信息記錄到借閱清單，如果同時需要借閱多份檔案，則重復(fù)上面的操作，借閱完成后進入借閱清 單 ，見下圖。如下圖。輸入相關(guān)信息，提交借檔請求。然后系統(tǒng)會發(fā)送一封郵件通知借檔人其借 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 50 頁 檔請求被拒絕（如下圖所示）；如果同意此次借檔請求，可以點擊“同意”，在點擊后出現(xiàn)的對話框中必須輸入借檔人密碼，點擊“確定”即可。用戶可以根據(jù)自己的需要刪除已經(jīng)歸還的檔案文件信息。 若想察看某一文件的細(xì)節(jié)，則可以點擊 ，即可以查看；若想修改借檔時間，延長借檔時間，可以點擊“續(xù)借”按扭，然后輸入借檔天數(shù)即可；若需將此份檔案歸檔，點擊它“歸檔”下 的即可完成歸檔。如下圖。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 52 頁 9． 3 利用統(tǒng)計 利用統(tǒng)計可以對全年以及各個月的檔案借閱利用情況進行統(tǒng)計，便于管理人員了解借閱的總體情況，可以對以后的工作起到一定的指導(dǎo)作用。借閱信息管理這里根據(jù)實際需要包含對借閱信息的檢索、查看、刪除、統(tǒng)計等功能。 先看歸檔登記功能。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書