【正文】 操作，這樣就可以實(shí)現(xiàn)用戶 A和 B 的分工合作，相互不干擾而又相互配合；將該檔案表的讀、寫、圖像檔案管理權(quán)限授予 C,這樣 C就可以對(duì)文件、案卷的目錄、掃描圖像進(jìn)行校對(duì)，如果有錯(cuò)誤，用 戶 C可以進(jìn)行修改。左邊顯示的是三級(jí)樹型類目結(jié)構(gòu)，以及表內(nèi)查詢部分。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 46 頁 若想還原文件，則選中所需還原的文件， 點(diǎn)擊“還原”。然后點(diǎn)擊“提交借文件請(qǐng)求”按鈕，即完成了這幾份文件的借閱。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 49 頁 提交結(jié)果如下圖，系統(tǒng)自動(dòng)將所有有關(guān)借檔的信息記錄到借閱利用庫中。借閱信息管理這里根據(jù)實(shí)際需要包含對(duì)借閱信息的檢索、查看、刪除、統(tǒng)計(jì)等功能。如下圖。用戶可以根據(jù)自己的需要?jiǎng)h除已經(jīng)歸還的檔案文件信息。輸入相關(guān)信息，提交借檔請(qǐng)求。 點(diǎn)擊主菜單中的“借閱統(tǒng)計(jì)”中，借閱管理的主界面為下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 47 頁 庫房管理員登陸進(jìn)入系統(tǒng)后，打開一個(gè)檔案表，通過查詢、或查找到所要 借閱的檔案實(shí)體對(duì)應(yīng)的，點(diǎn)擊“借閱”按鈕，系統(tǒng)即將該份文件的借閱信息記錄到借閱清單，如果同時(shí)需要借閱多份檔案，則重復(fù)上面的操作，借閱完成后進(jìn)入借閱清 單 ，見下圖。實(shí)體雖然被銷毀了，但是信息仍然可以被利用，只是多了被銷毀的標(biāo)志。如：按照檔案類型進(jìn)行分類管理的單位可以用記錄級(jí)別共享，為某一類別檔案創(chuàng)建一個(gè)檔案表，然后將該檔案表的記錄級(jí)共享權(quán)限分 別授予各個(gè)獨(dú)立文件部門的用戶，這樣被授權(quán)的多個(gè)用戶就可以將同一個(gè)類別的文件或者案卷信息輸入到同一個(gè)檔案表中，并且不同獨(dú)立文件部門的用戶之間可以相互獨(dú)立，互不干擾，彼此都不能看到其它人的資料，而對(duì)于檔案管理部門，則可以看到該檔案表中所有的文件和案卷情況。 首先系統(tǒng)管理員為這批檔案創(chuàng)建一個(gè)檔案表，然后將不同的權(quán)限分別授予這三部分用戶。如果用戶擁有“寫”權(quán)限，那么該用戶就可以對(duì)被授權(quán)的檔案表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、添加、刪除、移動(dòng)等操作。如果想不再對(duì)某用戶授予本表的任何權(quán)限，去掉本對(duì)話框中對(duì)讀、寫權(quán)限的勾選即可。 授權(quán)，指的是將某一檔案信息的一定的訪問權(quán)限賦予其它用戶使其它用戶可以在指定的權(quán) 限范圍內(nèi)訪問和操作該檔案數(shù)據(jù)。統(tǒng)計(jì)功能方便用戶及管理員對(duì)各個(gè)檔案表情況有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，有利于以后的工作?？梢圆樵兊淖侄伟ǎ侯}名、問號(hào)、密級(jí)、責(zé)任者、全文、時(shí)間，組合條件包括：“并且”與“或者”；對(duì)于每一項(xiàng)，都可以選擇模糊匹配或精確匹配，以方便調(diào)控查準(zhǔn)率。 任意關(guān)鍵詞查詢將關(guān)鍵詞與所有字段進(jìn)行匹配 ，包括題名、責(zé)任者、密級(jí)、時(shí)間、實(shí)體分類號(hào)、案卷號(hào)、全文、附注、主題詞等，只要其中含有用戶所輸入的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)將其歸入查詢結(jié)果中。然后選擇“復(fù)制 /移動(dòng)”即可。 3． 3 檔案表之間調(diào)整文件 /案卷 此功能適合于檔案表之間的復(fù)制、移動(dòng)。 修改后，結(jié)果如下圖： ◆ 批量修改 批量修改是針對(duì)具體的檔案著錄項(xiàng)目而言的，如實(shí)體分類號(hào)、題名、密級(jí)、保管期等進(jìn)行批量修改。用同樣方法可以選擇二級(jí)、三級(jí)類目。 無論是什么樣的刪除，系統(tǒng)都回提示“是否自動(dòng)排序”，根據(jù)需要選擇。下圖為復(fù)制過程： 在“源數(shù)據(jù)庫”中選擇“產(chǎn)品檔案”，它有 99 條數(shù)據(jù)，在“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”中選擇“上級(jí)文件檔案”，它有 801 條數(shù)據(jù)，如上圖中的紅圈內(nèi)所示。 如果還需要進(jìn)行頁面的調(diào)整與設(shè)置，可以點(diǎn)擊“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”選項(xiàng)，就會(huì)出現(xiàn)頁面設(shè)置窗口，如下圖所示： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 28 頁 全部的設(shè)置都已完畢后，就可以選擇“文件”菜單下的“打印”選項(xiàng)進(jìn)行打印了。“選擇打印范圍”中設(shè)置的是打印的范圍，可根據(jù)打印的要 求設(shè)置。數(shù)據(jù)在錄入時(shí)，已經(jīng)預(yù)先按照三級(jí)樹型類目的方式分類，如果要打印某個(gè)類目下的文件，可以先選擇這個(gè)類目，然后點(diǎn)擊“打印當(dāng)前類目”，如果要打印真?zhèn)€表的文件，可以直接點(diǎn)擊“打印所有類目”。上圖中選擇上傳的音頻文件是本地計(jì)算機(jī) E 盤下的“ ”，并重命名為“音頻 01”，設(shè)定的上傳方式為“上傳整個(gè)檔”。該頁面分為兩部分， 分別實(shí)現(xiàn)“圖像預(yù)覽”和“圖像文件的上傳”。點(diǎn)擊“背景信息”下的圖標(biāo)便可查看文件背景信息： ▼ 如果用戶需要?jiǎng)h除 所上傳的電子文件，則需點(diǎn)擊 刪除 下的圖標(biāo)，系統(tǒng)彈出對(duì)話框詢問用戶是否真的要?jiǎng)h除。 如：文件的檔號(hào)為 全宗號(hào) :01 實(shí)體分類號(hào) :2020jx13 案卷號(hào) : 所要上傳是有 2個(gè) word文件，則所要掛接到該文件的電子文件的名稱 應(yīng)該為： 01,2020jx13,電子文件名稱 , 01,2020jx13,電子文件名稱 , 注意上傳方式，系統(tǒng)默認(rèn)的是：新建記錄并掛接電子文件，上傳以后系統(tǒng)將新建文件記錄并掛接了兩份電子文件，如下圖所示： 此主題相關(guān)圖片如下： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 18 頁 如果要將電子文件掛接到已有文件案卷記錄上，則需將上傳方 式的勾選取消。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 16 頁 從下圖中可以看到在檔案文件信息管理頁面中進(jìn)增了兩處電子文件上傳按扭，兩處的功能是一致的。同時(shí)，也可以將其它文本的內(nèi)容粘貼上去。如果在回收站將此文件刪除，則此文件被永久刪除。 如果上一次添加的是案卷，自動(dòng)出來的新窗口中整數(shù)（案卷號(hào)）會(huì)在原來基礎(chǔ)上自動(dòng)加一；如果上一次添加的是文卷，自動(dòng)出來的新窗口中小數(shù)（件號(hào)）會(huì)在原來基礎(chǔ)上自動(dòng)加一。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 10 頁 （注意：上圖紅線標(biāo)出的按扭的功能是分析單個(gè)表的主題詞） 8．所添加案卷或文件的基本信息輸入完畢后，用戶可點(diǎn)擊窗體下方的“添加”按鈕。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 9 頁 4．點(diǎn)擊“確定”按鈕關(guān)閉對(duì)話框， 左欄就顯示出了所創(chuàng)建的新檔案表“學(xué)籍檔案”的三級(jí)類目結(jié)構(gòu)。這個(gè)類就 稱之為類目。如下圖： ◆ 管理界面設(shè)置。 1． 2 檔案表操作 一個(gè)新的檔案表創(chuàng)建完成后，就可以對(duì)它進(jìn)行一系列的操作： 仍以上圖為例，在完成創(chuàng)建新的檔案表后，用戶將鼠標(biāo)停在某一欄上，此欄就會(huì)呈現(xiàn)淡藍(lán)色，即可對(duì)此庫進(jìn)行操作。 8. 備注： 用戶可選擇是否輸入對(duì)所建新檔案表的基本情況說明以方便使用。輸入模版，指的是著錄檔案信息時(shí)所 需著錄項(xiàng)目與名稱的固定組合。圖中輸入的名稱為“學(xué)籍檔案”。 南大之星檔案管理軟件 使用說明書目 錄 第一章 檔案管理 ........................................................................................................................................... 1 第一節(jié) 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 .............................................................................................................................. 1 1． 1 創(chuàng)建新檔案表 .............................................................................................................................. 1 1． 2 檔案表操作 .................................................................................................................................. 4 第二節(jié) 檔案著錄 .................................................................................................................................. 7 2． 1 添加文件 /案卷 .......................................................................................................................... 7 2． 2 案卷或文件操作 ...................................................................................................................... 11 2． 3 檔案信息文件的上載與管理 .................................................................................................13 第三節(jié) 目錄打印 ................................................................................................................................22 3． 1 打印范圍的確定 ........................................................................................................................22 3． 2 打印目錄模版的選擇及具體設(shè)置 .........................................................................................23 第四節(jié) 檔案整理 ................................................................................................................................30 4． 1 檔案信息的合并 ......................................................................................................................30 3． 2 檔案表內(nèi)調(diào)整文件 /案卷 .........................................................................................................31 3． 3 檔案表之間調(diào)整文件 /案卷 ...................................................................................................35 第五節(jié) 檔案查詢 ................................................................................................................................36 5． 1 綜合查詢 ..................................................................................................................................36 5． 2 表內(nèi)查詢 ....................................................................................................................................37 第六節(jié) 檔案信息統(tǒng)計(jì) ........................................................................................................................38 第七節(jié) 檔案信息共享及權(quán)限控制 .........................................................................................