【正文】 操作，這樣就可以實(shí)現(xiàn)用戶 A和 B 的分工合作，相互不干擾而又相互配合；將該檔案表的讀、寫、圖像檔案管理權(quán)限授予 C,這樣 C就可以對文件、案卷的目錄、掃描圖像進(jìn)行校對，如果有錯誤，用 戶 C可以進(jìn)行修改。左邊顯示的是三級樹型類目結(jié)構(gòu)，以及表內(nèi)查詢部分。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 46 頁 若想還原文件，則選中所需還原的文件， 點(diǎn)擊“還原”。然后點(diǎn)擊“提交借文件請求”按鈕，即完成了這幾份文件的借閱。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 49 頁 提交結(jié)果如下圖，系統(tǒng)自動將所有有關(guān)借檔的信息記錄到借閱利用庫中。借閱信息管理這里根據(jù)實(shí)際需要包含對借閱信息的檢索、查看、刪除、統(tǒng)計(jì)等功能。如下圖。用戶可以根據(jù)自己的需要刪除已經(jīng)歸還的檔案文件信息。輸入相關(guān)信息，提交借檔請求。 點(diǎn)擊主菜單中的“借閱統(tǒng)計(jì)”中，借閱管理的主界面為下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 47 頁 庫房管理員登陸進(jìn)入系統(tǒng)后，打開一個檔案表，通過查詢、或查找到所要 借閱的檔案實(shí)體對應(yīng)的，點(diǎn)擊“借閱”按鈕，系統(tǒng)即將該份文件的借閱信息記錄到借閱清單，如果同時需要借閱多份檔案，則重復(fù)上面的操作，借閱完成后進(jìn)入借閱清 單 ，見下圖。實(shí)體雖然被銷毀了，但是信息仍然可以被利用，只是多了被銷毀的標(biāo)志。如：按照檔案類型進(jìn)行分類管理的單位可以用記錄級別共享，為某一類別檔案創(chuàng)建一個檔案表，然后將該檔案表的記錄級共享權(quán)限分 別授予各個獨(dú)立文件部門的用戶，這樣被授權(quán)的多個用戶就可以將同一個類別的文件或者案卷信息輸入到同一個檔案表中，并且不同獨(dú)立文件部門的用戶之間可以相互獨(dú)立，互不干擾，彼此都不能看到其它人的資料，而對于檔案管理部門，則可以看到該檔案表中所有的文件和案卷情況。 首先系統(tǒng)管理員為這批檔案創(chuàng)建一個檔案表，然后將不同的權(quán)限分別授予這三部分用戶。如果用戶擁有“寫”權(quán)限，那么該用戶就可以對被授權(quán)的檔案表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、添加、刪除、移動等操作。如果想不再對某用戶授予本表的任何權(quán)限，去掉本對話框中對讀、寫權(quán)限的勾選即可。 授權(quán)，指的是將某一檔案信息的一定的訪問權(quán)限賦予其它用戶使其它用戶可以在指定的權(quán) 限范圍內(nèi)訪問和操作該檔案數(shù)據(jù)。統(tǒng)計(jì)功能方便用戶及管理員對各個檔案表情況有一個全面的認(rèn)識，有利于以后的工作。可以查詢的字段包括：題名、問號、密級、責(zé)任者、全文、時間，組合條件包括：“并且”與“或者”；對于每一項(xiàng)，都可以選擇模糊匹配或精確匹配，以方便調(diào)控查準(zhǔn)率。 任意關(guān)鍵詞查詢將關(guān)鍵詞與所有字段進(jìn)行匹配 ，包括題名、責(zé)任者、密級、時間、實(shí)體分類號、案卷號、全文、附注、主題詞等，只要其中含有用戶所輸入的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會自動將其歸入查詢結(jié)果中。然后選擇“復(fù)制 /移動”即可。 3． 3 檔案表之間調(diào)整文件 /案卷 此功能適合于檔案表之間的復(fù)制、移動。 修改后，結(jié)果如下圖： ◆ 批量修改 批量修改是針對具體的檔案著錄項(xiàng)目而言的，如實(shí)體分類號、題名、密級、保管期等進(jìn)行批量修改。用同樣方法可以選擇二級、三級類目。 無論是什么樣的刪除，系統(tǒng)都回提示“是否自動排序”，根據(jù)需要選擇。下圖為復(fù)制過程： 在“源數(shù)據(jù)庫”中選擇“產(chǎn)品檔案”，它有 99 條數(shù)據(jù)，在“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”中選擇“上級文件檔案”，它有 801 條數(shù)據(jù)，如上圖中的紅圈內(nèi)所示。 如果還需要進(jìn)行頁面的調(diào)整與設(shè)置，可以點(diǎn)擊“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”選項(xiàng)，就會出現(xiàn)頁面設(shè)置窗口，如下圖所示： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 28 頁 全部的設(shè)置都已完畢后，就可以選擇“文件”菜單下的“打印”選項(xiàng)進(jìn)行打印了?！斑x擇打印范圍”中設(shè)置的是打印的范圍，可根據(jù)打印的要 求設(shè)置。數(shù)據(jù)在錄入時，已經(jīng)預(yù)先按照三級樹型類目的方式分類，如果要打印某個類目下的文件，可以先選擇這個類目，然后點(diǎn)擊“打印當(dāng)前類目”，如果要打印真?zhèn)€表的文件，可以直接點(diǎn)擊“打印所有類目”。上圖中選擇上傳的音頻文件是本地計(jì)算機(jī) E 盤下的“ ”，并重命名為“音頻 01”，設(shè)定的上傳方式為“上傳整個檔”。該頁面分為兩部分， 分別實(shí)現(xiàn)“圖像預(yù)覽”和“圖像文件的上傳”。點(diǎn)擊“背景信息”下的圖標(biāo)便可查看文件背景信息： ▼ 如果用戶需要刪除 所上傳的電子文件，則需點(diǎn)擊 刪除 下的圖標(biāo)，系統(tǒng)彈出對話框詢問用戶是否真的要刪除。 如：文件的檔號為 全宗號 :01 實(shí)體分類號 :2020jx13 案卷號 : 所要上傳是有 2個 word文件，則所要掛接到該文件的電子文件的名稱 應(yīng)該為： 01,2020jx13,電子文件名稱 , 01,2020jx13,電子文件名稱 , 注意上傳方式，系統(tǒng)默認(rèn)的是：新建記錄并掛接電子文件，上傳以后系統(tǒng)將新建文件記錄并掛接了兩份電子文件，如下圖所示： 此主題相關(guān)圖片如下： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 18 頁 如果要將電子文件掛接到已有文件案卷記錄上，則需將上傳方 式的勾選取消。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 16 頁 從下圖中可以看到在檔案文件信息管理頁面中進(jìn)增了兩處電子文件上傳按扭，兩處的功能是一致的。同時，也可以將其它文本的內(nèi)容粘貼上去。如果在回收站將此文件刪除，則此文件被永久刪除。 如果上一次添加的是案卷，自動出來的新窗口中整數(shù)（案卷號）會在原來基礎(chǔ)上自動加一；如果上一次添加的是文卷，自動出來的新窗口中小數(shù)（件號）會在原來基礎(chǔ)上自動加一。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 10 頁 （注意：上圖紅線標(biāo)出的按扭的功能是分析單個表的主題詞） 8．所添加案卷或文件的基本信息輸入完畢后，用戶可點(diǎn)擊窗體下方的“添加”按鈕。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 9 頁 4．點(diǎn)擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框， 左欄就顯示出了所創(chuàng)建的新檔案表“學(xué)籍檔案”的三級類目結(jié)構(gòu)。這個類就 稱之為類目。如下圖： ◆ 管理界面設(shè)置。 1． 2 檔案表操作 一個新的檔案表創(chuàng)建完成后，就可以對它進(jìn)行一系列的操作： 仍以上圖為例，在完成創(chuàng)建新的檔案表后，用戶將鼠標(biāo)停在某一欄上，此欄就會呈現(xiàn)淡藍(lán)色，即可對此庫進(jìn)行操作。 8. 備注： 用戶可選擇是否輸入對所建新檔案表的基本情況說明以方便使用。輸入模版，指的是著錄檔案信息時所 需著錄項(xiàng)目與名稱的固定組合。圖中輸入的名稱為“學(xué)籍檔案”。 南大之星檔案管理軟件 使用說明書目 錄 第一章 檔案管理 ........................................................................................................................................... 1 第一節(jié) 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 .............................................................................................................................. 1 1． 1 創(chuàng)建新檔案表 .............................................................................................................................. 1 1． 2 檔案表操作 .................................................................................................................................. 4 第二節(jié) 檔案著錄 .................................................................................................................................. 7 2． 1 添加文件 /案卷 .......................................................................................................................... 7 2． 2 案卷或文件操作 ...................................................................................................................... 11 2． 3 檔案信息文件的上載與管理 .................................................................................................13 第三節(jié) 目錄打印 ................................................................................................................................22 3． 1 打印范圍的確定 ........................................................................................................................22 3． 2 打印目錄模版的選擇及具體設(shè)置 .........................................................................................23 第四節(jié) 檔案整理 ................................................................................................................................30 4． 1 檔案信息的合并 ......................................................................................................................30 3． 2 檔案表內(nèi)調(diào)整文件 /案卷 .........................................................................................................31 3． 3 檔案表之間調(diào)整文件 /案卷 ...................................................................................................35 第五節(jié) 檔案查詢 ................................................................................................................................36 5． 1 綜合查詢 ..................................................................................................................................36 5． 2 表內(nèi)查詢 ....................................................................................................................................37 第六節(jié) 檔案信息統(tǒng)計(jì) ........................................................................................................................38 第七節(jié) 檔案信息共享及權(quán)限控制 .........................................................................................