【正文】 C，保管要求見GB／T 。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。 檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。 配備信息化管理需要的計算機、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。 根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設(shè)備。 企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。對確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA／T 32的附錄B。 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。 企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。 檔案鑒定工作 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。 檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。　 互見號是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號。 類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定?！?檔案與資料的收集 企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。 文件歸檔要求 企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。項目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA／T 28；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制。 文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。 文件歸檔范圍和保管期限表。 電子檔案管理制度。 檔案鑒定銷毀制度。對相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。 檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。 專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。 檔案機構(gòu)設(shè)置企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的打工難工作體系。 電子檔案 electronic records具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 42—2009企業(yè)檔案工作規(guī)范（國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實施）1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。 檔案信息化 archival informationization運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。 企業(yè)管理職責(zé) 企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。 企業(yè)各職能或承辦部門及項目隊文件管理的責(zé)任，見ISO 、ISO [2002]5號文件要求。 檔案人員應(yīng)具備大學(xué)專科以上學(xué)歷或同等學(xué)識水平。 制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對應(yīng)的保管期限。 文件整理與歸檔 文件整理　 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯(lián)系。 文件歸檔時間 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。 兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。 企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。8 檔案信息化建設(shè) 檔案信息化目標(biāo)與原則 企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。電子文件通用格式見GB／T18894第6章?！? 數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。 檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù) 企業(yè)應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。 閱覽及陳列室　 閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。 有條件的企業(yè)應(yīng)配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控、監(jiān)控等設(shè)備。 配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機、攝像機、復(fù)印機、閱讀機等設(shè)備。 檔案裝具 檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。9 檔案工作設(shè)施設(shè)備 檔案庫房 檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。 電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見GB／T ／T 18894。 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。利用效果突出的宜進行登記()。銷毀清冊永久保存。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。 庫房管理 庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能(見JGJ 25)。全宗卷可單獨管理。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》()。 歸檔的文件應(yīng)為原件。 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。 文件歸檔范圍 企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。應(yīng)明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。6 檔案工作制度 工作規(guī)章 明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任。 負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。企業(yè)檔案工作室企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。GB/T 9705 文書檔案案卷格式GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T 1 檔案工作基礎(chǔ)術(shù)語DA/T 12 全宗卷規(guī)范DA/T 13 檔號編制規(guī)則DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則DA/T 28 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T 32 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T 43 縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范JGJ 25 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范ISO 信息與文獻一文件管理：通則ISO 信息與文獻一文件管理：指南3 術(shù)語和定義DA/T 1—2000 確立的以及下列術(shù)語和定義使用于本標(biāo)準(zhǔn) 企業(yè)檔案 business records企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。 企業(yè)應(yīng)維護檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。 企業(yè)部門職責(zé)。 依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。 檔案保管制度。 檔案保密制度。 檔案分類方案。 企業(yè)下達項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結(jié)應(yīng)同時做好項目文件歸檔交接。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。 檔案部門接收時應(yīng)認(rèn)真核對，并檢查檔案質(zhì)量。