【正文】 時(shí)被單獨(dú)授權(quán)，則該用戶(hù)的權(quán)限按照單獨(dú)授權(quán)執(zhí)行。 可在下面圖示的部分修改。 其中分類(lèi) 統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目會(huì)隨著系統(tǒng)更新，會(huì)不斷增加新的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)功能。下面將介紹這種查詢(xún)： 5． 2 表內(nèi)查詢(xún) 該查詢(xún)只有登錄系統(tǒng)的用戶(hù)才可以使用，在用戶(hù)打開(kāi)某一個(gè)檔案表后，利用該查詢(xún)接口，用戶(hù)可以對(duì)該檔案表中的案卷和檔案進(jìn)行查詢(xún)。 例如：要查詢(xún) 2020 年有關(guān)學(xué)籍方面的檔案，即可以在查詢(xún)條件中輸入“ 2020 學(xué)籍”點(diǎn)擊“開(kāi)始”，就會(huì)出現(xiàn)查詢(xún)結(jié)果。一：綜合查詢(xún)；二：針對(duì)具體檔案表的查詢(xún)。 數(shù)據(jù)到目的地后又有兩種選擇：在新表中保持原有類(lèi)目不變；在新表中以新的類(lèi)目出現(xiàn)。如下圖： 以上是整個(gè)字段的內(nèi)容被真?zhèn)€替換， 還可以實(shí)現(xiàn)一個(gè)字段的內(nèi)容被部分替換。 如果一個(gè)類(lèi)目下所有的文件都被移去，這個(gè)類(lèi)目將不可見(jiàn)。 ● 目錄之間文件 /案卷的調(diào)整 最需注意的是：此項(xiàng)功能進(jìn)能在一個(gè)檔案表內(nèi)部進(jìn)行操作 。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 31 頁(yè) 回到“檔案信息管理”目錄下，則“上級(jí)文件檔案”中的文件數(shù)變?yōu)?900，“產(chǎn) 品檔案”的文件數(shù)不變，即已經(jīng)完成了合并，如下圖紅圈內(nèi)所示： 注：系統(tǒng)不檢查數(shù)據(jù)重復(fù)，所以管理員要知道那些檔案表已經(jīng)合并，避免在“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)”中出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)。 客戶(hù)端計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)為： windows xp 時(shí) : 進(jìn)入控制面板，打開(kāi) “區(qū)域和語(yǔ)言選項(xiàng) ”，在 “區(qū)域選項(xiàng) ”頁(yè)中，點(diǎn)擊 “自定義 ”按鈕，在彈出的 “自定義區(qū)域選項(xiàng) ”對(duì)話(huà)框中的 “數(shù)字 ”項(xiàng)中，將其中的 “度量衡系統(tǒng) ”設(shè)置為 “公制 ” 客戶(hù)端計(jì)算機(jī)的操作系統(tǒng)為： windows 2020 時(shí) : 進(jìn)入控制面板，打開(kāi) “區(qū)域選項(xiàng) ”，選擇 “數(shù)字 ”項(xiàng)，將其中的 “度量衡系統(tǒng) ”設(shè)置為 “公制 ” 打印對(duì)話(huà)框中增加了一個(gè)幫助按鈕如果客戶(hù)端用戶(hù)的 IE 瀏覽器打印邊距單位是英寸，則客戶(hù)端用戶(hù)點(diǎn)擊該按鈕，可以查看如何將邊距單位設(shè)置成毫米。 ? 打印設(shè)置選項(xiàng)： 打印選項(xiàng)中設(shè)置的是頁(yè)面設(shè)置中的左右邊距等其它設(shè)置，轉(zhuǎn)換頁(yè)次這塊是在打印文件時(shí)用到，一般情況下用戶(hù)在輸入文件時(shí)輸入的時(shí)候再“頁(yè)數(shù)”一欄輸?shù)氖俏募膶?shí)際頁(yè)數(shù)而不是文件的頁(yè)碼，在打印的時(shí)候選擇這一功能可以將輸入的頁(yè)數(shù)轉(zhuǎn)換為文件的頁(yè)碼，打印頁(yè)面設(shè)置中設(shè)置的是 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 26 頁(yè) 打印中的行高、左右邊 距等等如右圖。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 23 頁(yè) 3． 如果需要打印個(gè)別的幾個(gè)文件，上述兩種方式會(huì)比較麻煩，打印隊(duì)列功能可以讓用戶(hù)將需要打印的文件添加到打印隊(duì)列中，然后打印時(shí)，只要選擇“僅打印打印隊(duì)列中的文件”，就可以打印用戶(hù)選擇的文件。 下圖中用戶(hù)可以看到已經(jīng)上傳到服務(wù)器中的音頻檔案題名、源文件名、長(zhǎng)度、格式等基本信息。 ◆ 如果用戶(hù)需要瀏覽某張上傳圖像原貌，可點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)圖片的預(yù)覽圖像，用戶(hù)可在系統(tǒng)打開(kāi)的 web頁(yè)面下瀏覽到原始大小的上傳圖像。 ▼ 上傳方式若選擇 “ 只上傳文件信息”，此文件就不上傳到服務(wù)器上，而只是保存一個(gè)目錄。 如果對(duì)應(yīng)的文件沒(méi)有全總號(hào)，即：實(shí)體分類(lèi)號(hào) :2020jx13 案卷號(hào) : 則電子文件的命名為： 2020jx13, 2020jx13,1.0001, 如實(shí)體分類(lèi)號(hào)也為空則： , , 附：電子文件 命名規(guī)則 : 全宗號(hào) ,實(shí)體分類(lèi)號(hào) ,案卷號(hào) ,題名 ,序號(hào) .后綴 其中 全宗號(hào)、實(shí)體分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)、題名、序號(hào) 可以任 選幾個(gè)，只要按照規(guī)則的順序即可。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 17 頁(yè) 多個(gè)電子文文件對(duì)應(yīng)一份文件則用序號(hào)隔開(kāi)，但是名稱(chēng)要一致。 單個(gè)附件的上傳： 點(diǎn)擊右側(cè)的“瀏覽”按鈕，用戶(hù)可以查找本地計(jì)算機(jī)以及局域網(wǎng)上所要上載的電子文件。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 14 頁(yè) 首先需要指出，如果用戶(hù)需要對(duì)案卷或文件進(jìn)行全文、圖像或多媒體的操作，可以有兩條途徑進(jìn)入操作頁(yè)面： ① 用戶(hù)可以在“檔案文件信息管理”頁(yè)面下，通過(guò)點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)案卷或文件左側(cè)的三個(gè)超鏈接。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 12 頁(yè) 例如我們?cè)谏线吜泶鏋榈臅r(shí)候選擇的類(lèi)目為 2020黨群則在點(diǎn)擊確定后，該條記錄就會(huì)進(jìn)行復(fù)制，記錄中的所有著錄項(xiàng)都不變?nèi)缦聢D，該記錄的目錄信息發(fā)生了變化，為我們另存為的目錄，現(xiàn)在我們所處的位置就是另存為的目錄，在里邊我們可以查看“上一份”或者“下一份”記錄。 9．“關(guān)閉”按鈕，將窗體關(guān)閉，進(jìn)入“檔案文件信息管理”頁(yè)面。 6．上圖中序號(hào)為 檔號(hào)為 1的記錄是系統(tǒng)自動(dòng) 添加的（ 因?yàn)閯偛胖惶砑恿四夸洓](méi)有添加文件的著錄信息 ），用戶(hù)需要根據(jù)自己的使用需要添加自己的案卷或文件記錄 的著錄信息 。 這個(gè)三級(jí)類(lèi)目相當(dāng)于每條記錄的某個(gè)分類(lèi)屬性，類(lèi)目依附于數(shù)據(jù)，如果沒(méi)有一份文件或案卷屬于某個(gè)特定的類(lèi)目，那么這個(gè)類(lèi)目也就不會(huì)存在。 2． 1 添加文件 /案卷 1．用戶(hù)可根 據(jù)自己的需要向該檔案表中添加案卷或文件信息。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 5 頁(yè) 系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)題名自動(dòng)分析主題詞，分析完畢后出現(xiàn)提示框，如下圖： 標(biāo)引完成后，當(dāng)你再編輯這個(gè)檔案表下的某個(gè)文件時(shí)，就會(huì)看到在主題詞一欄中出現(xiàn)了分析出的主題詞。 10. 完成： 以上基本信息輸入完畢，用戶(hù)核對(duì)無(wú)誤后，可鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊窗體下方的“新建”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)彈出“檔案表建立成功！”的對(duì)話(huà)框。 6. 檔號(hào)檢查： 在新建檔案表或是對(duì)已有檔案表進(jìn)行修改的時(shí)候都可以對(duì)其“檔號(hào)檢查”進(jìn)行設(shè)置，它包括“不檢查檔號(hào)唯一性”、“表內(nèi)檔號(hào)唯一”、“類(lèi)目下當(dāng)好唯一”等屬性， 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 3 頁(yè) 如下圖所示： 7. 權(quán)限設(shè)定 ：用戶(hù)可根據(jù)自身實(shí)際情況設(shè)定不同的訪問(wèn)者對(duì)所建檔案表的訪問(wèn)權(quán)限。如下圖： 注：一般用戶(hù)沒(méi)有設(shè)置檔案表分類(lèi)的權(quán)限，有創(chuàng)建檔案表權(quán)限的用戶(hù)可以設(shè)置自己創(chuàng)建檔案表的分類(lèi)。在此接口下用戶(hù)可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建、刪除、編輯新的檔案表、統(tǒng)計(jì)、合并數(shù)據(jù)等一系列針對(duì)檔案信息的操作。 1． 1 創(chuàng)建新檔案表 點(diǎn)擊上圖下側(cè)的“創(chuàng)建新檔案”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)彈出一個(gè)“添加新檔案表”的窗體。 4. 類(lèi)型 ：用戶(hù)可設(shè)定所建檔案表的類(lèi)型分別為檔案、收文、發(fā)文，便于用戶(hù)管理。圖中對(duì)“所有人”、“本部門(mén)用戶(hù)”、“本人”的訪問(wèn)權(quán)限分 別默認(rèn)作了設(shè)定。如下圖： 11. 點(diǎn)擊對(duì)話(huà)框下方的“確定”按鈕，系統(tǒng)即可按照用戶(hù)所輸入的基本信息，自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新的檔案表。下圖是一個(gè)正題名的“題名”和“主題詞”對(duì)照。點(diǎn)擊上圖頁(yè)面左欄上方的“添加案卷”或“添加文件”按鈕（紅框中的），系統(tǒng)進(jìn)入案卷或文件信息輸入窗體，該窗體分為三部分，即：“文件、案卷所屬類(lèi)目”“文件、案卷輸入項(xiàng)”和最下方的按鈕組。建立新類(lèi)目的方法就是新建屬于這個(gè)類(lèi)目的案卷或文件。點(diǎn)擊上方“添加案卷”或“添加文件”按鈕，回到案卷信息輸入窗體。發(fā)現(xiàn)序號(hào)為 檔號(hào)為。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 13 頁(yè) b） 刪 除 如果用戶(hù)需要?jiǎng)h除某一案卷或文件，只需將鼠標(biāo)懸停于該案卷或文件 右端 的“ ”上，左鍵點(diǎn)擊，下圖是刪除 檔號(hào)為 1 的案卷時(shí)彈出的對(duì)話(huà)框。如下圖紅框中所示： ② 用戶(hù)也 可以在“編輯案卷、檔”頁(yè)面下，點(diǎn)擊“輸入員”右側(cè)的三個(gè)按鈕。如下圖： 例子中選擇了本地計(jì)算機(jī) C盤(pán)下的“教材研究基金管理辦法 .doc”作為上載文檔，并設(shè)置其“文件題名”為“教材研究基金管理辦法 .doc”，“上傳方式”為“上傳整個(gè)文檔”。 如：發(fā)文 , 發(fā)文 , 這兩個(gè)文件系統(tǒng)會(huì)創(chuàng)建一條新的文件記錄，以 “ 發(fā)文 ” 作為正題名，自動(dòng)生成一個(gè)實(shí) 體分類(lèi)號(hào)和案卷號(hào)（以后可以批量修改），并且將這兩個(gè)電子文件掛接到 新創(chuàng)建的這個(gè)文件上。序號(hào)表示屬于同一份文件 的多個(gè)電子文件的序號(hào)，如果只有一個(gè)可以不輸。在圖像、音頻、視頻的上傳中是一樣的。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 21 頁(yè) ◆ 如果用戶(hù)需要瀏覽 所有 上傳的圖像原貌，可上圖中的“瀏覽所有”按鈕，則該案卷下所有圖像在系統(tǒng)打開(kāi)的 web頁(yè)面下依次排 列，供用戶(hù)瀏覽。（注意由于媒體文件一般較大，上傳整個(gè)文件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)有一定的時(shí)延，用戶(hù) 請(qǐng)耐 心等候） 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 22 頁(yè) ◆ 如果用戶(hù)需要 刪除 所上傳的音頻或視頻檔，可點(diǎn)擊相應(yīng)刪除欄下的“刪除”超鏈接，系統(tǒng)彈出對(duì)話(huà)框詢(xún)問(wèn)用戶(hù)是否真的要?jiǎng)h除？點(diǎn)擊“確定”按鈕完成刪除。 還可以對(duì)選擇的內(nèi)容進(jìn)行挑選與管理 ： 類(lèi)目、檢索與打印隊(duì)列配合使用，可以使得對(duì)打印范圍的確定方便而精確。 注：打印模版的設(shè)置在第三章第九節(jié)的打印模版中詳細(xì)說(shuō)明。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 30 頁(yè) 第四節(jié) 檔案整理 4． 1 檔案信息的合并 系統(tǒng)管理員有時(shí)需根據(jù)不同的需要將不同年度、不同部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)合并在一起，都要用到“合并數(shù)據(jù)”這一個(gè)功能。 3． 2 檔案表內(nèi)調(diào)整文件 /案卷 ● 同一目錄下調(diào)整文件順序 此功能比較簡(jiǎn)單，即調(diào)整每一文件最前端的移動(dòng)符號(hào) 即可，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行排序。 舉例： ? 若要將學(xué)籍檔案表下的 jx142020信息管理系 轉(zhuǎn)到 jx142020信息管理系 首先，選擇要改動(dòng)的數(shù)據(jù)。如果恰好需要移動(dòng)整個(gè)類(lèi)目的文件，進(jìn)入該類(lèi)目后，勾選后面那個(gè)小方框，選擇移動(dòng)當(dāng)前類(lèi)目下所有文件，可以不必再一頁(yè)一頁(yè)去選中文件了。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 35 頁(yè) 如上圖紅線(xiàn)部分，可以修改某個(gè)字段中的部分內(nèi)容如“文號(hào)”項(xiàng)中內(nèi)容為：南教字 [...]，要將部分文號(hào)中的統(tǒng)一修改為 南字發(fā) [...]那么，這時(shí)直接使用“數(shù)據(jù)批量修改”則會(huì)將“文號(hào)”項(xiàng)完整地修改掉，使用紅線(xiàn)部分的這個(gè)功能可以批量地修改其中的一部分內(nèi)容將修改項(xiàng)目選擇為“文號(hào)”，被替換內(nèi)容“南教字”，替換為：“南字發(fā)”，點(diǎn)擊替換按鈕即可。 下面分類(lèi)舉例： ? 將 jx111999信息管理系下的記錄不改變?cè)蓄?lèi)目復(fù)制 /移動(dòng)到“學(xué)籍檔案 2”另一個(gè)檔案表下。 5． 1 綜合查詢(xún) 綜合查詢(xún)就是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)所有表進(jìn)行查詢(xún)，它可以提供給所有用戶(hù)使用，包括非沒(méi)有賬號(hào)的訪問(wèn)者。查詢(xún)結(jié)果顯示如下圖。 該 查詢(xún)方式 有多種：如下左圖。 假設(shè)要統(tǒng)計(jì)“財(cái)務(wù)檔案”和“聲像檔案”的信息，具體操作方法如下： ? 在“檔案信息管理”目錄下選擇需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)（可選擇一個(gè)或多個(gè)），點(diǎn)擊下方的“統(tǒng)計(jì)”，進(jìn)入檔案信息統(tǒng)計(jì)窗口，如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 39 頁(yè) ? 點(diǎn)擊統(tǒng)計(jì)后，會(huì)出現(xiàn)如下的窗口： ? 點(diǎn)擊“更新統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)“，出現(xiàn)生成統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)頁(yè)面，并且會(huì)彈出”統(tǒng)計(jì)完成“的提示窗口。 ◆ 用戶(hù)授權(quán)： 此操作是 要給具體的某個(gè)用戶(hù)授權(quán)或解除授權(quán)，可使用如下操作。具體權(quán)限設(shè)置同用戶(hù)授權(quán)。在協(xié)同工作的過(guò)程中，不同的用戶(hù)擔(dān)任不同的角色，承擔(dān)不同的任務(wù)，這就需要系統(tǒng)提供這樣一個(gè)協(xié)同作業(yè)的解決方案。 共享級(jí)別 有三個(gè)值：表級(jí)、記錄級(jí)和部門(mén)級(jí)。 已經(jīng)存在檔案表“檔案館（學(xué)籍檔案）”，由于其中沒(méi)有任何類(lèi)目記錄，也就無(wú)法顯 示出該檔案表的類(lèi)目結(jié)構(gòu)和相關(guān)類(lèi)目信息。主要功能是記錄已借檔案的情況，記錄已經(jīng)歸還檔案的情況，借閱利用情況的統(tǒng)計(jì)，借出檔案實(shí)體的歸檔 ,借閱、歸檔情況的信息管理等。如下圖。然后系統(tǒng)會(huì)發(fā)送一封郵件通知借檔人其借 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 50 頁(yè) 檔請(qǐng)求被拒絕（如下圖所示）；如