【正文】 部門授 權(quán)是對(duì)一個(gè)部門進(jìn)行集中授權(quán)，所授權(quán)限被該部門所有用戶共享，如果該部門某個(gè)用戶同時(shí)被單獨(dú)授權(quán)，則該用戶的權(quán)限按照單獨(dú)授權(quán)執(zhí)行。 涉密程度 用于設(shè)定指定用戶在被授權(quán)的檔案表中的所 能訪問的檔案文件或者案卷的最高密級(jí)。 第九節(jié) 檔案借閱 9． 1 實(shí)體借閱 借閱利用管理主要針對(duì)檔案實(shí)體的借閱利用信息進(jìn)行管理。 ? 點(diǎn)擊“借閱統(tǒng)計(jì)”的左欄的“借檔請(qǐng)求”，出現(xiàn)如下的界面： 在上圖中，若想察看某一文件的細(xì)節(jié)，則可以點(diǎn)擊 ，即可以查看；若想修改借檔期限，可以點(diǎn)擊“修改”按扭，然后輸入借檔天數(shù)即可；如果拒絕此次借檔請(qǐng)求，可以點(diǎn)擊“拒絕”，在隨后出現(xiàn)的對(duì)話框中可以輸入拒 絕原因。點(diǎn)擊“利用統(tǒng)計(jì)”，其下又可以統(tǒng)計(jì)，年度和每一個(gè)月的借閱利用情況。 ? 點(diǎn)擊后，出現(xiàn)檔案借閱單，顯示已經(jīng)列入檔案 借閱單的檔案文件。 選中所要銷毀的文件和案卷，然后點(diǎn)擊“銷毀實(shí)體”按鈕，這些文件案卷信息就記錄成銷毀狀態(tài)，如下圖，已經(jīng)被銷毀的文件案卷的題名上被加上刪除標(biāo)志，并且顯示出被銷毀的時(shí)間。我們這里提供一個(gè)解決方案，用戶可以根據(jù)本單位的具體情況來指定不同的策略。再點(diǎn)擊“添加”，即完成對(duì)此用戶賦權(quán)。在此界面下用戶可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建、刪除、編輯新的檔案表、統(tǒng)計(jì)、合并數(shù)據(jù)等一系列針對(duì)檔案信息的操作。用戶只 要輸入所要查詢的關(guān)鍵詞，點(diǎn)擊查詢按鈕，系統(tǒng)就自動(dòng)開始搜索包含該關(guān)鍵詞的案卷和文件。 這項(xiàng)功能適用于卷內(nèi)文件插號(hào)時(shí)，可以先將所選擇記錄批量加幾或減幾留出位子，然后插入文件。 因?yàn)橐苿?dòng)的目錄此表中已經(jīng)存在，者選擇“選擇類目”，如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 33 頁(yè) 出現(xiàn)窗口，在一級(jí)類目下選擇 jx14，如下圖?！霸磾?shù)據(jù)庫(kù)”的內(nèi)容保持不變。 該功能可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到 Excel 表 ,其特點(diǎn)是不需要安裝打印插件，但是客戶端計(jì)算機(jī)需要安裝 Excel. 選擇好需要導(dǎo)出的案卷文件以后 ,即選擇一個(gè)模板 ,例如下圖選擇了案卷目錄 ,點(diǎn)擊導(dǎo)出到Excel按扭 ,導(dǎo)出之后的格式如下面截圖所示 : 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 25 頁(yè) ? 自定義打印目錄： 在自定義打印目錄中是用戶自己定制的一些打印模版，如右圖里邊這些打印目錄都是我們系統(tǒng)提供的，這些打印模版都是根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)定制的模版，如果用戶在使用過程中這些模版不符合自己的實(shí)際情況，可在系統(tǒng)設(shè)置中的打印模版管理中自己定制打印模版，具體的定制方法參見 打印模版管理 ? 自定義打印選項(xiàng)： 自定義打印選項(xiàng)中的設(shè)置都可以在“系統(tǒng)設(shè)置”中“打印模版管理”中每個(gè)模版里設(shè)置好，這樣以后打印的時(shí)自定義打印設(shè)置里都不要做設(shè)置。單個(gè)文件的上傳請(qǐng)點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕 ，查找本地計(jì)算機(jī)以及局域網(wǎng)上所要上傳的音頻視頻文件。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 19 頁(yè) ▼ 電子文件上傳的時(shí)刻起就是歸檔，為了對(duì)便于易于替換改動(dòng)的電子文件加以控制，系統(tǒng)在電子文件上傳同時(shí)，記錄其 電子文件原數(shù)據(jù)信息 與 電子文件 訪問記錄， 作為電子文件歸檔的元數(shù)據(jù)。 如不是 PDF格式的文件，上傳完畢后點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)換”，待“轉(zhuǎn)換”變?yōu)椤耙艳D(zhuǎn)換”，即已將文件格式轉(zhuǎn)換為 PDF 格式（注： PDF是國(guó)際通用格式， PDF 轉(zhuǎn)換任務(wù)管理 的有關(guān)內(nèi)容參看系統(tǒng)設(shè)置相關(guān)章節(jié) ） 批量上傳 ：?jiǎn)螕羯蠄D中的“電子文件上傳“按扭，就會(huì)出現(xiàn)如下的對(duì)話框，選定所要上傳的一批附件，然后進(jìn)行“提取全文”的設(shè)置，最后點(diǎn)擊“上傳”即可。如下圖： 被刪除的文件先暫時(shí)放在 回收站 里，可以將其還原，如下圖。下圖 中已輸入了 98級(jí)檔案學(xué)專業(yè)一位學(xué)生的學(xué)籍檔案的基本信息，用戶可依照本單位的實(shí)際著錄要求進(jìn)行輸入。上圖中所設(shè)定的三級(jí)類目分別是：“ JX14”“ 2020”“信息管理系” 什么是類目？ 系統(tǒng)中，大量的檔案數(shù)據(jù)、為了便于管理，系統(tǒng)可以讓用戶對(duì)同一個(gè)檔案集下的案卷、檔進(jìn)行分類。 “文件數(shù)” 是根據(jù)檔案表中的案卷或文件數(shù)量及時(shí)更新的（ 包含本 表被刪除的放在回收站里的文件 ）； “所屬部門” 和 “創(chuàng)建人” 是系統(tǒng)根據(jù)創(chuàng)建新檔案表時(shí)登陸人的基本信息自動(dòng)設(shè)定； “創(chuàng)建時(shí)間” 是系統(tǒng)根據(jù)用戶創(chuàng)建新檔案表時(shí)的系統(tǒng)時(shí)間而設(shè)定； 其余信息則是系統(tǒng)根據(jù)用戶在“基本信息輸入窗體”中的所填內(nèi)容進(jìn)行設(shè)定的。 如下圖，并且可以預(yù)覽，看是否符合要求。 南大之星檔案管理軟件 使用說明書目 錄 第一章 檔案管理 ........................................................................................................................................... 1 第一節(jié) 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù) .............................................................................................................................. 1 1． 1 創(chuàng)建新檔案表 .............................................................................................................................. 1 1． 2 檔案表操作 .................................................................................................................................. 4 第二節(jié) 檔案著錄 .................................................................................................................................. 7 2． 1 添加文件 /案卷 .......................................................................................................................... 7 2． 2 案卷或文件操作 ...................................................................................................................... 11 2． 3 檔案信息文件的上載與管理 .................................................................................................13 第三節(jié) 目錄打印 ................................................................................................................................22 3． 1 打印范圍的確定 ........................................................................................................................22 3． 2 打印目錄模版的選擇及具體設(shè)置 .........................................................................................23 第四節(jié) 檔案整理 ................................................................................................................................30 4． 1 檔案信息的合并 ......................................................................................................................30 3． 2 檔案表內(nèi)調(diào)整文件 /案卷 .........................................................................................................31 3． 3 檔案表之間調(diào)整文件 /案卷 ...................................................................................................35 第五節(jié) 檔案查詢 ................................................................................................................................36 5． 1 綜合查詢 ..................................................................................................................................36 5． 2 表內(nèi)查詢 ....................................................................................................................................37 第六節(jié) 檔案信息統(tǒng)計(jì) ........................................................................................................................38 第七節(jié) 檔案信息共享及權(quán)限控制 ...................................................................................................42 7． 1 信息共享及權(quán)限控制 ...............................................................................................................42 7． 2 關(guān)于訪問權(quán)限設(shè)定的解釋 .......................................................................................................43 第八節(jié) 鑒定銷毀 ................................................................................................................................45 第九節(jié) 檔案借閱 ................................................................................................................................46 9． 1 實(shí)體借閱 ....................................................................................................................................46 9． 2 歸檔與借閱信息管理 .............................................................................................................50 9． 3 利用統(tǒng)計(jì) ....................................................................................................................................52 第十節(jié) 系統(tǒng)功能常見問題及解決方案 ...........................................................................................53