【正文】 與設(shè)置參看“系統(tǒng)設(shè)置管理”中的“用戶管理”、“部門管理”。 8. 備注： 用戶可選擇是否輸入對所建新檔案表的基本情況說明以方便使用。例如可以在上圖中對新建檔案表做個“學生學籍檔案”的備注。 9. 重置： 如果用戶需要對以上基本信息加以改動，可鼠標左鍵點擊窗體下方的“ 重置 ”按鈕清除已輸入的信息進行 重新輸入。 10. 完成： 以上基本信息輸入完畢，用戶核對無誤后，可鼠標左鍵點擊窗體下方的“新建”按鈕，系統(tǒng)自動彈出“檔案表建立成功！”的對話框。如下圖： 11. 點擊對話框下方的“確定”按鈕，系統(tǒng)即可按照用戶所輸入的基本信息，自動創(chuàng)建一個新的檔案表。如下圖。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 4 頁 上圖中可以看到一個名為“學籍檔案”的新檔案表被創(chuàng)建出來，有關(guān)這個新檔案表的基本信息都一目了然的反映出來，如：“文件數(shù)”“所屬部門”“創(chuàng)建人”“創(chuàng)建時間”“權(quán)限”“標引”“檔案數(shù)據(jù)表操作”等。 “文件數(shù)” 是根據(jù)檔案表中的案卷或文件數(shù)量及時更新的（ 包含本 表被刪除的放在回收站里的文件 ）； “所屬部門” 和 “創(chuàng)建人” 是系統(tǒng)根據(jù)創(chuàng)建新檔案表時登陸人的基本信息自動設(shè)定； “創(chuàng)建時間” 是系統(tǒng)根據(jù)用戶創(chuàng)建新檔案表時的系統(tǒng)時間而設(shè)定； 其余信息則是系統(tǒng)根據(jù)用戶在“基本信息輸入窗體”中的所填內(nèi)容進行設(shè)定的。 1． 2 檔案表操作 一個新的檔案表創(chuàng)建完成后，就可以對它進行一系列的操作： 仍以上圖為例，在完成創(chuàng)建新的檔案表后，用戶將鼠標停在某一欄上，此欄就會呈現(xiàn)淡藍色，即可對此庫進行操作。如下圖。 ▲ 標引： 點擊“標引”就會出現(xiàn)“主題詞自動標引”窗口，點擊“開始標引”， 如下圖。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 5 頁 系統(tǒng)就會根據(jù)題名自動分析主題詞，分析完畢后出現(xiàn)提示框，如下圖： 標引完成后，當你再編輯這個檔案表下的某個文件時，就會看到在主題詞一欄中出現(xiàn)了分析出的主題詞。下圖是一個正題名的“題名”和“主題詞”對照。 ▲ 刪除： 點 擊“刪除” 即可刪除該檔案表。（注意：該操作是永久性刪除，不可恢復） ▲ 修改： 對檔案表的基本信息進行修改。 ◆ 不能修改“檔案表代碼”，除非重新建立新檔案表。如下圖： ◆ 管理界面設(shè)置。 不同類別的檔案對于管理界面中顯示的項目要求也不盡相同，系統(tǒng) 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 6 頁 使用統(tǒng)一默認 的管理界面，如下圖 ： 該管理界面定制功能可以實現(xiàn)根據(jù)用戶需要，讓用戶自己定制管理界面中的顯示項 目從檔案表信息修改界面中，點擊 “管理界面設(shè)置 ”按鈕進入 。 下圖為管理界面定制 界面，沒有定制情況下顯示的是默認的樣式，用戶可以添加 、 修改顯示項目，并且可以直接看到修改后的預覽效果 ： 下圖為實際應用修改后的管理界面的效果 ： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 7 頁 第二節(jié) 檔案著錄 打開檔案表以后，隨后可以添加檔案記錄、著錄檔案信息、追加檔案全文、上傳并管理各種格式的電子文件與多媒體電子檔案。 2． 1 添加文件 /案卷 1．用戶可根 據(jù)自己的需要向該檔案表中添加案卷或文件信息。點擊上圖頁面左欄上方的“添加案卷”或“添加文件”按鈕（紅框中的），系統(tǒng)進入案卷或文件信息輸入窗體，該窗體分為三部分，即：“文件、案卷所屬類目”“文件、案卷輸入項”和最下方的按鈕組。如下圖紅線所示。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 8 頁 2．由于當前檔案表“學籍檔案”是新建檔案表，用戶需要根據(jù)自己的需要建立新的類目。上圖中所設(shè)定的三級類目分別是：“ JX14”“ 2020”“信息管理系” 什么是類目？ 系統(tǒng)中，大量的檔案數(shù)據(jù)、為了便于管理，系統(tǒng)可以讓用戶對同一個檔案集下的案卷、檔進行分類。這個類就 稱之為類目。在這里，類目就相當于 windows 中的活頁夾的概念。系統(tǒng)允許的最大類目層數(shù)為 3 層。 這個三級類目相當于每條記錄的某個分類屬性，類目依附于數(shù)據(jù)，如果沒有一份文件或案卷屬于某個特定的類目，那么這個類目也就不會存在。建立新類目的方法就是新建屬于這個類目的案卷或文件。 如用戶有一批文件和案卷是屬于 2020 年、黨辦、行政類的，那么用戶可以在當前的檔案集中新建一個類目： 2020黨辦 行政。具體在系統(tǒng)中如下圖 3．用戶設(shè)定好檔案表類目后，鼠標左鍵點擊最下方“添加”按鈕，系統(tǒng)彈出“添加案卷、文件完成！”對話框。如下圖。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 9 頁 4．點擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框， 左欄就顯示出了所創(chuàng)建的新檔案表“學籍檔案”的三級類目結(jié)構(gòu)。 “信息管理系”后的帶點圓圈表明，在“信息管理系”這個目錄下有數(shù)據(jù)， 如下圖所示： 如果再新建三級類目分別是：“ JX14”“ 2020”“ ”的文件或案卷，則“ 2020”后也會有帶點圓圈。 5． 標左鍵點擊第三級類目“信息管理系”，則主頁面的右欄的就顯示出這一級類目下 所有的案卷或文件的信息記錄，并可以在這個目錄下對其進行操作，如下圖。 6．上圖中序號為 檔號為 1的記錄是系統(tǒng)自動 添加的（ 因為剛才只添加了目錄沒有添加文件的著錄信息 ），用戶需要根據(jù)自己的使用需要添加自己的案卷或文件記錄 的著錄信息 。點擊上方“添加案卷”或“添加文件”按鈕，回到案卷信息輸入窗體。因為是在指定目錄下的，現(xiàn)在的上方的三級目錄就是默認的了。 7．根據(jù)自己的需要輸入基本信息。下圖 中已輸入了 98級檔案學專業(yè)一位學生的學籍檔案的基本信息，用戶可依照本單位的實際著錄要求進行輸入。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 10 頁 （注意：上圖紅線標出的按扭的功能是分析單個表的主題詞） 8．所添加案卷或文件的基本信息輸入完畢后，用戶可點擊窗體下方的“添加”按鈕。若 想重新輸入內(nèi)容，則點擊“重置”。剛才輸入的內(nèi)容全部消失。 9．“關(guān)閉”按鈕，將窗體關(guān)閉，進入“檔案文件信息管理”頁面。發(fā)現(xiàn)序號為 檔號為。如下圖： 10．點擊上圖上方的“添加文件”再添加一條，系統(tǒng)會自動將 檔號的件號 +，其它保留上條記錄的信息，可以再添加記錄。如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 11 頁 這里的 “案卷 /盒號以及館編號” 是案卷號與件號（卷內(nèi)順序號）的統(tǒng)一。其中數(shù)字的整數(shù)部分表示案卷號；小數(shù)部分表示件號 (支持四位 )；如果這個數(shù)字是純整數(shù)，表 明這條記錄表示一份案卷的著錄信息（深藍色），如果這個數(shù)字是整數(shù) +小數(shù)，表明這條記錄表示一份卷內(nèi)文件的著錄信息（淺藍色），這個數(shù)字就是它的案卷號 +件號；對于文件級歸檔而言，整數(shù)部分可以表示為盒號，小數(shù)部分可以按照大流水錄入，也可以作為盒內(nèi)順序號。 如果上一次添加的是案卷，自動出來的新窗口中整數(shù)（案卷號）會在原來基礎(chǔ)上自動加一；如果上一次添加的是文卷，自動出來的新窗口中小數(shù)（件號）會在原來基礎(chǔ)上自動加一。 2． 2 案卷或文件操作 a） 編 輯 如果需要對案卷或文件進行修改，只需鼠標左擊所要編輯案卷或文件右 端 的“ ”圖標，系統(tǒng)即可進入“編輯案卷、檔”頁面，編輯框與添加框基本一致，只是在最下方加了定位圖標，方便修改其它文件，如下圖： 用戶在編輯頁面下，修改完成后點擊頁面最下方的“ 保存 ”按鈕，系統(tǒng)彈出“修改案卷、文件完成”對話框，點擊“確定”按鈕，關(guān)閉對話框，修改完成。 在編輯中我們系統(tǒng)還有“另存為”這一功能，這個是為了把該條記錄復制到另一目錄下，在復制目錄中所有的著錄信息包括全文都會復制過去，但是該條記錄中的電子文件是不能復制過去的，點開某一案卷 /文件編輯如下圖 點擊“另存為”出現(xiàn)如右圖的頁面，在“備選 目錄”中可以選擇此表內(nèi)已有的目錄，如果沒有可以在上邊的“選擇保存類目”中新建目錄，目錄選擇好點擊確定即可將該條記錄復制到以選擇的類目中。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 12 頁 例如我們在上邊另存為的時候選擇的類目為 2020黨群則在點擊確定后，該條記錄就會進行復制，記錄中的所有著錄項都不變?nèi)缦聢D，該記錄的目錄信息發(fā)生了變化，為我們另存為的目錄，現(xiàn)在我們所處的位置就是另存為的目錄，在里邊我們可以查看“上一份”或者“下一份”記錄。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 13 頁 b） 刪 除 如果用戶需要刪除某一案卷或文件，只需將鼠標懸停于該案卷或文件 右端 的“ ”上，左鍵點擊，下圖是刪除 檔號為 1 的案卷時彈出的對話框。系統(tǒng)彈出對話框詢問是否刪除并放入回收站，點擊“確定”按鈕，完成刪除。 而后出現(xiàn)對話框詢問是否自動排序，根據(jù)需要選擇。如下圖： 被刪除的文件先暫時放在 回收站 里，可以將其還原，如下圖。如果在回收站將此文件刪除，則此文件被永久刪除。 c） 借 閱 用戶只需鼠標左擊所要借閱案卷或文件右端的“ ”圖示，即可完成將改文件放入“檔案借閱單”。對于本系統(tǒng)檔案借閱功能的具體操作說明，會在本說明書的第四章“借閱管理子系統(tǒng)操作說明”中詳細介紹 2． 3 檔案信息文件的上載與 管理 “檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng) ”除了可以支持用戶實現(xiàn)對案卷、文件的基本信息的錄入、編輯、修改外，還支持用戶遠程上載各種格式的電子文件全文，紙質(zhì)文件掃描圖像以及錄音、錄像等音頻、視頻多媒體文件，從而實現(xiàn)了對檔案的全方位、現(xiàn)代化管理。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 14 頁 首先需要指出，如果用戶需要對案卷或文件進行全文、圖像或多媒體的操作，可以有兩條途徑進入操作頁面： ① 用戶可以在“檔案文件信息管理”頁面下，通過點擊對應案卷或文件左側(cè)的三個超鏈接。如下圖紅框中所示： ② 用戶也 可以在“編輯案卷、檔”頁面下，點擊“輸入員”右側(cè)的三個按鈕。如下圖： ▲ 全 文 用戶要對案卷或文件進行全文操作，可點擊“全文”超鏈接或是“全文”按鈕，系統(tǒng)進入“文件、案卷提要”頁面該頁面分為兩部分，分別支持用戶實現(xiàn)案卷或文件 全文提要信息 的錄入和 附件包括電子文件 全文的上 載。 如下圖： 全文提要信息錄入 用戶可以在頁面上部的文本框中錄入案卷或文件全文的提要信息。如：在右圖我們錄入了案卷或文件責任者的個人信息作為其提要內(nèi)容。同時，也可以將其它文本的內(nèi)容粘貼上去。 錄入完成后，用戶切記用鼠標左鍵點擊下 方的“保存”按鈕，出現(xiàn)對話框，點擊“確定”，完成錄入。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 15 頁 全文附件 全文附件的上傳功能包括單個附件的上傳和批量上傳。 單個附件的上傳： 點擊右側(cè)的“瀏覽”按鈕，用戶可以查找本地計算機以及局域網(wǎng)上所要上載的電子文件。如下圖： 例子中選擇了本地計算機 C盤下的“教材研究基金管理辦法 .doc”作為上載文檔，并設(shè)置其“文件題名”為“教材研究基金管理辦法 .doc”，“上傳方式”為“上傳整個文檔”。如下圖： 選擇好上載文件并完成設(shè)置后，用戶可點擊下方“上傳”按鈕，系統(tǒng)完成附件的上傳。出現(xiàn)序號為 1的附件。 如不是 PDF格式的文件，上傳完畢后點擊“轉(zhuǎn)換”，待“轉(zhuǎn)換”變?yōu)椤耙艳D(zhuǎn)換”，即已將文件格式轉(zhuǎn)換為 PDF 格式（注： PDF是國際通用格式， PDF 轉(zhuǎn)換任務管理 的有關(guān)內(nèi)容參看系統(tǒng)設(shè)置相關(guān)章節(jié) ） 批量上傳 ：單擊上圖中的“電子文件上傳“按扭，就會出現(xiàn)如下的對話框，選定所要上傳的一批附件，然后進行“提取全文”的設(shè)置，最后點擊“上傳”即可。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 16 頁 從下圖中可以看到在檔案文件信息管理頁面中進增了兩處電子文件上傳按扭，兩處的功能是一致的。 此主題相關(guān)圖片如下： 此主題相關(guān)圖片如下： 針對不同記錄的多個電子文件批量上傳，可以實現(xiàn)批量上傳對應于不同文件 /案卷記錄的電子文件。有兩種情況：