【正文】 ...................................................... 7 2． 1 添加文件 /案卷 .......................................................................................................................... 7 2． 2 案卷或文件操作 ...................................................................................................................... 11 2． 3 檔案信息文件的上載與管理 .................................................................................................13 第三節(jié) 目錄打印 ................................................................................................................................22 3． 1 打印范圍的確定 ........................................................................................................................22 3． 2 打印目錄模版的選擇及具體設(shè)置 .........................................................................................23 第四節(jié) 檔案整理 ................................................................................................................................30 4． 1 檔案信息的合并 ......................................................................................................................30 3． 2 檔案表內(nèi)調(diào)整文件 /案卷 .........................................................................................................31 3． 3 檔案表之間調(diào)整文件 /案卷 ...................................................................................................35 第五節(jié) 檔案查詢 ................................................................................................................................36 5． 1 綜合查詢 ..................................................................................................................................36 5． 2 表內(nèi)查詢 ....................................................................................................................................37 第六節(jié) 檔案信息統(tǒng)計(jì) ........................................................................................................................38 第七節(jié) 檔案信息共享及權(quán)限控制 ...................................................................................................42 7． 1 信息共享及權(quán)限控制 ...............................................................................................................42 7． 2 關(guān)于訪問(wèn)權(quán)限設(shè)定的解釋 .......................................................................................................43 第八節(jié) 鑒定銷(xiāo)毀 ................................................................................................................................45 第九節(jié) 檔案借閱 ................................................................................................................................46 9． 1 實(shí)體借閱 ....................................................................................................................................46 9． 2 歸檔與借閱信息管理 .............................................................................................................50 9． 3 利用統(tǒng)計(jì) ....................................................................................................................................52 第十節(jié) 系統(tǒng)功能常見(jiàn)問(wèn)題及解決方案 ...........................................................................................53 客戶端上 傳打印插件安裝解決方案 ........................................................................................53 打印問(wèn)題解決方案 .....................................................................................................................55 電子文件轉(zhuǎn)換失敗解決方案 ....................................................................................................56 第二章 其它功能 .........................................................................................................................................57 第一節(jié) 收件箱管理 ..........................................................................................................................57 第二節(jié) 業(yè)務(wù)交流 ...............................................................................................................................58 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 1 頁(yè) 第 一 章 檔案管理 由于該系統(tǒng)是瀏覽器、服務(wù)器結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)，客戶端只要通過(guò)瀏覽器就可以登錄檔案系統(tǒng)。在瀏覽器的地址輸入框中輸入檔案系統(tǒng) 的 IP地址或域名，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。在此接口下用戶可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建、刪除、編輯新的檔案表、統(tǒng)計(jì)、合并數(shù)據(jù)等一系列針對(duì)檔案信息的操作。如右圖所示： 1. 表代碼 ：用戶輸入供系統(tǒng)識(shí)別的新檔案表的代碼。 2. 檔案表名稱 ：用戶自定義的新檔案表的名稱。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 2 頁(yè) 3. 檔案表分類(lèi)設(shè)置： 用戶可以選擇當(dāng)前所創(chuàng)建的新檔案表將要?dú)w入哪一類(lèi)中，圖中選擇的是類(lèi)是“ qq”。如下圖： 注：一般用戶沒(méi)有設(shè)置檔案表分類(lèi)的權(quán)限，有創(chuàng)建檔案表權(quán)限的用戶可以設(shè)置自己創(chuàng)建檔案表的分類(lèi)。上圖中設(shè)定的類(lèi)型為：“檔案”，使用默認(rèn)即可。 如下圖，并且可以預(yù)覽，看是否符合要求。輸入模版可以創(chuàng)建與配置（參看“系統(tǒng)設(shè)置管理”中的“輸入模版”），以供創(chuàng)建新檔案表時(shí)選擇， 表建立后仍可以更改其著錄模板 ，不同模版的檔案表不能相互轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)。 6. 檔號(hào)檢查： 在新建檔案表或是對(duì)已有檔案表進(jìn)行修改的時(shí)候都可以對(duì)其“檔號(hào)檢查”進(jìn)行設(shè)置，它包括“不檢查檔號(hào)唯一性”、“表內(nèi)檔號(hào)唯一”、“類(lèi)目下當(dāng)好唯一”等屬性， 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 3 頁(yè) 如下圖所示： 7. 權(quán)限設(shè)定 ：用戶可根據(jù)自身實(shí)際情況設(shè)定不同的訪問(wèn)者對(duì)所建檔案表的訪問(wèn)權(quán)限。這里以及下文所使用的“ 用戶 ”與“ 人 ”均指登陸本系統(tǒng)時(shí)的具體 帳號(hào) ，每個(gè)帳號(hào)都?xì)w屬某個(gè)具體的“ 部門(mén) ”，都有相應(yīng)的可以控制的權(quán)限。用戶與部門(mén)的創(chuàng)建與設(shè)置參看“系統(tǒng)設(shè)置管理”中的“用戶管理”、“部門(mén)管理”。例如可以在上圖中對(duì)新建檔案表做個(gè)“學(xué)生學(xué)籍檔案”的備注。 10. 完成： 以上基本信息輸入完畢，用戶核對(duì)無(wú)誤后，可鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊窗體下方的“新建”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)彈出“檔案表建立成功！”的對(duì)話框。如下圖。 “文件數(shù)” 是根據(jù)檔案表中的案卷或文件數(shù)量及時(shí)更新的（ 包含本 表被刪除的放在回收站里的文件 ）； “所屬部門(mén)” 和 “創(chuàng)建人” 是系統(tǒng)根據(jù)創(chuàng)建新檔案表時(shí)登陸人的基本信息自動(dòng)設(shè)定； “創(chuàng)建時(shí)間” 是系統(tǒng)根據(jù)用戶創(chuàng)建新檔案表時(shí)的系統(tǒng)時(shí)間而設(shè)定； 其余信息則是系統(tǒng)根據(jù)用戶在“基本信息輸入窗體”中的所填內(nèi)容進(jìn)行設(shè)定的。如下圖。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 5 頁(yè) 系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)題名自動(dòng)分析主題詞，分析完畢后出現(xiàn)提示框，如下圖： 標(biāo)引完成后，當(dāng)你再編輯這個(gè)檔案表下的某個(gè)文件時(shí)，就會(huì)看到在主題詞一欄中出現(xiàn)了分析出的主題詞。 ▲ 刪除： 點(diǎn) 擊“刪除” 即可刪除該檔案表。 ◆ 不能修改“檔案表代碼”，除非重新建立新檔案表。 不同類(lèi)別的檔案對(duì)于管理界面中顯示的項(xiàng)目要求也不盡相同，系統(tǒng) 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 6 頁(yè) 使用統(tǒng)一默認(rèn) 的管理界面，如下圖 ： 該管理界面定制功能可以實(shí)現(xiàn)根據(jù)用戶需要，讓用戶自己定制管理界面中的顯示項(xiàng) 目從檔案表信息修改界面中，點(diǎn)擊 “管理界面設(shè)置 ”按鈕進(jìn)入 。 2． 1 添加文件 /案卷 1．用戶可根 據(jù)自己的需要向該檔案表中添加案卷或文件信息。如下圖紅線所示。上圖中所設(shè)定的三級(jí)類(lèi)目分別是：“ JX14”“ 2020”“信息管理系” 什么是類(lèi)目？ 系統(tǒng)中，大量的檔案數(shù)據(jù)、為了便于管理，系統(tǒng)可以讓用戶對(duì)同一個(gè)檔案集下的案卷、檔進(jìn)行分類(lèi)。在這里，類(lèi)目就相當(dāng)于 windows 中的活頁(yè)夾的概念。 這個(gè)三級(jí)類(lèi)目相當(dāng)于每條記錄的某個(gè)分類(lèi)屬性，類(lèi)目依附于數(shù)據(jù)，如果沒(méi)有一份文件或案卷屬于某個(gè)特定的類(lèi)目，那么這個(gè)類(lèi)目也就不會(huì)存在。 如用戶有一批文件和案卷是屬于 2020 年、黨辦、行政類(lèi)的，那么用戶可以在當(dāng)前的檔案集中新建一個(gè)類(lèi)目： 2020黨辦 行政。如下圖。 “信息管理系”后的帶點(diǎn)圓圈表明，在“信