【正文】 用先在表內(nèi)檢索出需要打印的內(nèi)容，而后打印檢索結(jié)果。數(shù)據(jù)在錄入時，已經(jīng)預(yù)先按照三級樹型類目的方式分類，如果要打印某個類目下的文件，可以先選擇這個類目，然后點擊“打印當(dāng)前類目”，如果要打印真?zhèn)€表的文件，可以直接點擊“打印所有類目”。 第三節(jié) 目錄打印 打印操作首先需要選擇打印的記錄，即打印的范圍；然后選擇打印目錄的模版，即打印出的樣式。（注意由于媒體文件一般較大，上傳整個文件時，系統(tǒng)會有一定的時延，用戶 請耐 心等候） 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 22 頁 ◆ 如果用戶需要 刪除 所上傳的音頻或視頻檔，可點擊相應(yīng)刪除欄下的“刪除”超鏈接，系統(tǒng)彈出對話框詢問用戶是否真的要刪除？點擊“確定”按鈕完成刪除。批量上傳請點擊“電子文件上傳”按扭。上圖中選擇上傳的音頻文件是本地計算機 E 盤下的“ ”，并重命名為“音頻 01”，設(shè)定的上傳方式為“上傳整個檔”。（ 注：此功能限 OCR版的用戶使用 ） ▲ 視頻、音頻 用戶要對案卷或文件進行媒體操作，可點 擊 “媒體”或是“視頻、音頻”按鈕，系統(tǒng)進入視頻、音頻信息上載頁面，如下圖 與上文所述的全文上傳的操作方法一樣，它包括單個文件上傳和批量上傳。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 21 頁 ◆ 如果用戶需要瀏覽 所有 上傳的圖像原貌，可上圖中的“瀏覽所有”按鈕，則該案卷下所有圖像在系統(tǒng)打開的 web頁面下依次排 列，供用戶瀏覽。 ◆ 如果用戶需要刪除所上傳的圖像，可點擊對應(yīng)圖片刪除欄下的“ 刪除 ”，系統(tǒng)彈出對話框詢問用戶是否真的要刪除？點擊“確定”按鈕完成刪除。該頁面分為兩部分， 分別實現(xiàn)“圖像預(yù)覽”和“圖像文件的上傳”。 添加全文適用于word、 excel、 html 和文本即 txt 文件 。在圖像、音頻、視頻的上傳中是一樣的。 ▼ 如果用戶需要更新所上傳的電子文件，則需點擊“ 更新 ”超鏈接，系統(tǒng)進入更新頁面 ， 點擊“瀏覽”按鈕選定更新的電子文件，點擊“更新”按鈕完成操作。點擊“背景信息”下的圖標(biāo)便可查看文件背景信息： ▼ 如果用戶需要刪除 所上傳的電子文件，則需點擊 刪除 下的圖標(biāo)，系統(tǒng)彈出對話框詢問用戶是否真的要刪除。如果客戶端裝有 Word軟件，可以在瀏覽器中以 Word的方式打開，其排版的格式方便打印，但是只讀，即時進行編輯也不影響服務(wù)器上的電子文件。序號表示屬于同一份文件 的多個電子文件的序號，如果只有一個可以不輸。 電子文件名稱如果沒有可以省略，即直接為： 01,2020jx13, 如果有，則作為上傳后該電子文件的附件名稱。 如：文件的檔號為 全宗號 :01 實體分類號 :2020jx13 案卷號 : 所要上傳是有 2個 word文件，則所要掛接到該文件的電子文件的名稱 應(yīng)該為： 01,2020jx13,電子文件名稱 , 01,2020jx13,電子文件名稱 , 注意上傳方式，系統(tǒng)默認(rèn)的是：新建記錄并掛接電子文件，上傳以后系統(tǒng)將新建文件記錄并掛接了兩份電子文件，如下圖所示： 此主題相關(guān)圖片如下： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 18 頁 如果要將電子文件掛接到已有文件案卷記錄上，則需將上傳方 式的勾選取消。 已存在對應(yīng)的文件案卷記錄 . 對于文件 \案卷記錄已經(jīng)存在的情況 ,可以分別對應(yīng)的電子文件自動 管接到所屬的文件案卷記錄上，前提是電子文件的命名要按照 下面列出 的規(guī)則。 如：發(fā)文 , 發(fā)文 , 這兩個文件系統(tǒng)會創(chuàng)建一條新的文件記錄，以 “ 發(fā)文 ” 作為正題名，自動生成一個實 體分類號和案卷號（以后可以批量修改），并且將這兩個電子文件掛接到 新創(chuàng)建的這個文件上。有兩種情況： 沒有對應(yīng)的文件案卷記錄 . 這種情況 ,上傳模塊會自動創(chuàng)建文件案卷記錄 ,并將電子文件上傳掛接 到該文件案卷記錄上。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 16 頁 從下圖中可以看到在檔案文件信息管理頁面中進增了兩處電子文件上傳按扭，兩處的功能是一致的。出現(xiàn)序號為 1的附件。如下圖： 例子中選擇了本地計算機 C盤下的“教材研究基金管理辦法 .doc”作為上載文檔，并設(shè)置其“文件題名”為“教材研究基金管理辦法 .doc”，“上傳方式”為“上傳整個文檔”。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 15 頁 全文附件 全文附件的上傳功能包括單個附件的上傳和批量上傳。同時，也可以將其它文本的內(nèi)容粘貼上去。 如下圖： 全文提要信息錄入 用戶可以在頁面上部的文本框中錄入案卷或文件全文的提要信息。如下圖紅框中所示： ② 用戶也 可以在“編輯案卷、檔”頁面下，點擊“輸入員”右側(cè)的三個按鈕。對于本系統(tǒng)檔案借閱功能的具體操作說明，會在本說明書的第四章“借閱管理子系統(tǒng)操作說明”中詳細(xì)介紹 2． 3 檔案信息文件的上載與 管理 “檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng) ”除了可以支持用戶實現(xiàn)對案卷、文件的基本信息的錄入、編輯、修改外，還支持用戶遠(yuǎn)程上載各種格式的電子文件全文，紙質(zhì)文件掃描圖像以及錄音、錄像等音頻、視頻多媒體文件，從而實現(xiàn)了對檔案的全方位、現(xiàn)代化管理。如果在回收站將此文件刪除，則此文件被永久刪除。 而后出現(xiàn)對話框詢問是否自動排序，根據(jù)需要選擇。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 13 頁 b） 刪 除 如果用戶需要刪除某一案卷或文件，只需將鼠標(biāo)懸停于該案卷或文件 右端 的“ ”上，左鍵點擊，下圖是刪除 檔號為 1 的案卷時彈出的對話框。 在編輯中我們系統(tǒng)還有“另存為”這一功能，這個是為了把該條記錄復(fù)制到另一目錄下，在復(fù)制目錄中所有的著錄信息包括全文都會復(fù)制過去，但是該條記錄中的電子文件是不能復(fù)制過去的，點開某一案卷 /文件編輯如下圖 點擊“另存為”出現(xiàn)如右圖的頁面，在“備選 目錄”中可以選擇此表內(nèi)已有的目錄，如果沒有可以在上邊的“選擇保存類目”中新建目錄，目錄選擇好點擊確定即可將該條記錄復(fù)制到以選擇的類目中。 如果上一次添加的是案卷，自動出來的新窗口中整數(shù)（案卷號）會在原來基礎(chǔ)上自動加一；如果上一次添加的是文卷，自動出來的新窗口中小數(shù)（件號）會在原來基礎(chǔ)上自動加一。如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 11 頁 這里的 “案卷 /盒號以及館編號” 是案卷號與件號（卷內(nèi)順序號）的統(tǒng)一。發(fā)現(xiàn)序號為 檔號為。剛才輸入的內(nèi)容全部消失。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 10 頁 （注意：上圖紅線標(biāo)出的按扭的功能是分析單個表的主題詞） 8．所添加案卷或文件的基本信息輸入完畢后，用戶可點擊窗體下方的“添加”按鈕。 7．根據(jù)自己的需要輸入基本信息。點擊上方“添加案卷”或“添加文件”按鈕，回到案卷信息輸入窗體。 5． 標(biāo)左鍵點擊第三級類目“信息管理系”，則主頁面的右欄的就顯示出這一級類目下 所有的案卷或文件的信息記錄，并可以在這個目錄下對其進行操作，如下圖。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 9 頁 4．點擊“確定”按鈕關(guān)閉對話框， 左欄就顯示出了所創(chuàng)建的新檔案表“學(xué)籍檔案”的三級類目結(jié)構(gòu)。具體在系統(tǒng)中如下圖 3．用戶設(shè)定好檔案表類目后，鼠標(biāo)左鍵點擊最下方“添加”按鈕，系統(tǒng)彈出“添加案卷、文件完成！”對話框。建立新類目的方法就是新建屬于這個類目的案卷或文件。系統(tǒng)允許的最大類目層數(shù)為 3 層。這個類就 稱之為類目。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 8 頁 2．由于當(dāng)前檔案表“學(xué)籍檔案”是新建檔案表，用戶需要根據(jù)自己的需要建立新的類目。點擊上圖頁面左欄上方的“添加案卷”或“添加文件”按鈕（紅框中的），系統(tǒng)進入案卷或文件信息輸入窗體，該窗體分為三部分，即：“文件、案卷所屬類目”“文件、案卷輸入項”和最下方的按鈕組。 下圖為管理界面定制 界面，沒有定制情況下顯示的是默認(rèn)的樣式，用戶可以添加 、 修改顯示項目，并且可以直接看到修改后的預(yù)覽效果 ： 下圖為實際應(yīng)用修改后的管理界面的效果 ： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 7 頁 第二節(jié) 檔案著錄 打開檔案表以后，隨后可以添加檔案記錄、著錄檔案信息、追加檔案全文、上傳并管理各種格式的電子文件與多媒體電子檔案。如下圖： ◆ 管理界面設(shè)置。（注意：該操作是永久性刪除，不可恢復(fù)） ▲ 修改： 對檔案表的基本信息進行修改。下圖是一個正題名的“題名”和“主題詞”對照。 ▲ 標(biāo)引： 點擊“標(biāo)引”就會出現(xiàn)“主題詞自動標(biāo)引”窗口，點擊“開始標(biāo)引”， 如下圖。 1． 2 檔案表操作 一個新的檔案表創(chuàng)建完成后，就可以對它進行一系列的操作： 仍以上圖為例，在完成創(chuàng)建新的檔案表后，用戶將鼠標(biāo)停在某一欄上，此欄就會呈現(xiàn)淡藍(lán)色，即可對此庫進行操作。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 4 頁 上圖中可以看到一個名為“學(xué)籍檔案”的新檔案表被創(chuàng)建出來，有關(guān)這個新檔案表的基本信息都一目了然的反映出來，如：“文件數(shù)”“所屬部門”“創(chuàng)建人”“創(chuàng)建時間”“權(quán)限”“標(biāo)引”“檔案數(shù)據(jù)表操作”等。如下圖： 11. 點擊對話框下方的“確定”按鈕，系統(tǒng)即可按照用戶所輸入的基本信息，自動創(chuàng)建一個新的檔案表。 9. 重置： 如果用戶需要對以上基本信息加以改動，可鼠標(biāo)左鍵點擊窗體下方的“ 重置 ”按鈕清除已輸入的信息進行 重新輸入。 8. 備注： 用戶可選擇是否輸入對所建新檔案表的基本情況說明以方便使用。屬于部門檔案館的系統(tǒng)管理員（帳號： dba）為默認(rèn)的唯一的有最高權(quán)限用戶。圖中對“所有人”、“本部門用戶”、“本人”的訪問權(quán)限分 別默認(rèn)作了設(shè)定。建議使用默認(rèn)模版。輸入模版，指的是著錄檔案信息時所 需著錄項目與名稱的固定組合。 5. 著錄模版設(shè)置： 可以分別在文件和案卷后面的下拉列表中選擇所需的模版。 4. 類型 ：用戶可設(shè)定所建檔案表的類型分別為檔案、收文、發(fā)文，便于用戶管理。或者選擇 “添加到新分類” ，然后給這個新分類起個名字。圖中輸入的名稱為“學(xué)籍檔案”。圖中輸入的代碼為：“ NDXJ”。 1． 1 創(chuàng)建新檔案表 點擊上圖下側(cè)的“創(chuàng)建新檔案”按鈕，系統(tǒng)自動彈出一個“添加新檔案表”的窗體。 第一節(jié) 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 用戶成功登陸“檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng) ”后，系統(tǒng)自動進入“檔案信息管理”的功能接口 ， 如下圖。 南大之星檔案管理軟件 使用說明書目 錄 第一章 檔案管理 ........................................................................................................................................... 1 第一節(jié) 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫 .............................................................................................................................. 1 1． 1 創(chuàng)建新檔案表 .............................................................................................................................. 1 1． 2 檔案表操作 .................................................................................................................................. 4 第二節(jié) 檔案著錄 ............................................................................