【正文】 由于用戶借閱和歸還都進(jìn)行了登記和管理，所以系統(tǒng)可以通過催還管理對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和打印催還單。借閱登記后的檔案，系統(tǒng)會自動(dòng)記錄下所剩得份數(shù)，為以后的借閱、歸還、催還和統(tǒng)計(jì)提供參考。 檔案管理員記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷還是文件、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱的領(lǐng)導(dǎo)等信息，檢索到用戶所需 的檔案進(jìn)行借閱登記，并打印借閱單。主要功能如上圖所示，包括：借閱管理、歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計(jì)和檢索統(tǒng)計(jì)。 下面我們將分別介紹各子系統(tǒng)的功能。 日常管理部分設(shè)計(jì)特色： ? 完善的實(shí)體管理功能，可實(shí)現(xiàn)檔案的征集、接收、移交、借閱、鑒定、銷毀等方面的管理 ? 實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上借閱的功能。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 15 日常管理 日常管理統(tǒng)計(jì)報(bào) 表電子 檔案 庫 電子 檔案原文鑒定 和銷毀目錄、報(bào)表回收站借閱管理用戶實(shí)體管理檔案 檔案日常管理功能示意圖 如上圖所示，檔案的日常工作通過：實(shí)體管理、借閱管理、鑒定銷毀管理和統(tǒng)計(jì)報(bào)表四個(gè)子系統(tǒng)來完成。則可在此功能中實(shí)現(xiàn)。 ? 定義數(shù)據(jù)庫字段間的對應(yīng)關(guān)系 用戶通過該功能可以自動(dòng)讀出老數(shù)據(jù)庫中的字段結(jié)構(gòu)，讓用戶自己選擇老字段對應(yīng)新庫中的那一個(gè)字段，從而一一建立其字段間的對應(yīng)關(guān)系。 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換定 義初始值電子 檔案 庫定 義字 段間轉(zhuǎn) 換關(guān)系外部數(shù)據(jù)定 義特殊轉(zhuǎn) 換關(guān)系數(shù)據(jù)轉(zhuǎn) 換數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能示意圖 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換主要用于外部單位（上級單位或下屬單位）報(bào)送的電子數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)盤向本系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。 ? 另外可以進(jìn)行案卷的合并 ,拆分和移動(dòng)功能、自動(dòng)組卷功能、文件的批量修改功能（密級、保管期限等）。上述未歸檔文件的所有信息均放在系統(tǒng)合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 14 的未歸檔庫中，并可以通過檢索查詢子系統(tǒng)對未歸檔庫進(jìn)行檢索查詢。 ? 收集整編時(shí)能夠根據(jù)用戶的需要自動(dòng)生成各種排列序號并支持序號自動(dòng)校驗(yàn)，可以進(jìn)行序號的修改和重新 排序操作。 ? 收集整編子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了未歸檔的參考資料和 OA 歸檔的文書檔案的接收和整理功能。 ? 對于檔案收集過程中用戶需要掌握的檔案類型、收集時(shí)間、來源、負(fù)責(zé)人、密級、保管期限、數(shù)量、載體等目錄信息進(jìn)行登記管理。 另外 ,系統(tǒng)還提供批量修改等簡單方便的數(shù)據(jù)操作功能 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 13 收集整編 收集整編未歸檔庫 電子 檔案原文庫整理編 目歸檔文件O A 接口批量掛接文件傳輸設(shè)置目錄電子 文件電子 檔案 庫編目收集整編功能示意圖 ? 收集整編子系完成了電子檔案的網(wǎng)上歸檔流程，使檔案的監(jiān)控、接收、鑒定整理工作通過網(wǎng)絡(luò)在軟件中實(shí)現(xiàn)。兼容新 老立卷方式。 分類表管理則可以讓檔案管理人員隨時(shí)可以建立、編輯和修改檔案的分類表，為數(shù)據(jù)錄入創(chuàng)造條件。同時(shí)，記錄了修改信息和舊檔案，以備用戶對檔案修改情況的跟蹤。 數(shù)據(jù)錄入提供雙人同時(shí)錄入相同條目，系統(tǒng)自動(dòng)判斷錄入的正確性（二人錄入的信息是否一致），給出錯(cuò)誤提示，由第三人校對修正的校對功能。 ? 通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)，不僅可以將過去系統(tǒng)中的檔案信息轉(zhuǎn)換進(jìn)來，還可以將外部標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)有選擇地轉(zhuǎn)換入庫（已歸檔、未歸檔） ，方便實(shí)用，通用性強(qiáng)。 ? 收集整理功能可以實(shí)現(xiàn)部門錄入整理，解決訴訟檔案的部門錄入整理、檔案整編歸檔的問題。對未歸檔庫的任何調(diào)整操作都不會影響已歸檔庫中的檔案信息，已歸檔和未歸檔庫都可以提供檢索查詢和利用。而不需采用工作量大和相對麻煩的條碼。通過統(tǒng)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì)的各種目錄和表格都可以在上述系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)隨時(shí)的打印輸出。 下面我們分別介紹信息采集部分的三個(gè)子系統(tǒng)：數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和收集整編。 其中信息采集部分：數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和收集整編主要用來形成電子檔案的目錄信息，合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 11 并提供多種與原文對應(yīng)掛接的手段；而“數(shù)字化工作管理”和 OA接口則通過掃描和網(wǎng)上歸檔的方式形成最終的電子檔案原文。它們分別完成不同來源的各類檔案的信息采集錄入工作，是 檢查檔案信息自動(dòng)化管理 系統(tǒng)項(xiàng)目檔案電子化的入口。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 10 18. 自動(dòng)、批處理功能 ? 自動(dòng)立卷 ? 主題詞自動(dòng)標(biāo)引 ? 電子文件批量掛接 ? 檔號的自動(dòng)生成 ? 掃描圖象的自動(dòng)上載 注： 為符合 銅陵有色金屬 (集團(tuán) )公司 對檔案信息管理的要求，我們將 根據(jù) 實(shí)際 需求 在現(xiàn)有清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行修改和開發(fā) 。 16. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能可以對檔案數(shù)據(jù)庫中的所有內(nèi)容進(jìn)行自定義格式的打印和統(tǒng)計(jì)。對檔案可以按項(xiàng)目、案卷和文件進(jìn)行方便地檢索。同時(shí)可內(nèi)嵌 OCR系統(tǒng)，時(shí)圖象文件隨時(shí)可以識別，提供再利用。檔案 網(wǎng)站還解決了各種格式檔案的瀏覽問題（包括多媒體檔案），同時(shí)受到各種權(quán)限的控制，能充分保證檔案的安全性。用戶就象上網(wǎng)一樣方便地訪問和利用檔案信息。 11. 我們在檔案的數(shù)據(jù)錄入和收集整理功能中增加了批量掛接的功能，可以將整理好的檔案目錄和原文（電子文件）自動(dòng)對應(yīng)，電子文件可以在網(wǎng)絡(luò)的任何地方，但自動(dòng)對應(yīng)后可自動(dòng)上傳到服務(wù)器統(tǒng)一管理。 10. 上述針對未歸檔庫的收集 整編功能可以提供各部門使用，使檔案的收集整理工作分散到部門，也可以由檔案中心統(tǒng)一進(jìn)行整理。同時(shí)未歸檔也可以進(jìn)行檢索查詢和利用。未歸檔庫提供自動(dòng)組卷、拆卷、案卷和文件調(diào)整功能，用戶可對文件進(jìn)行方便的整理和組織，同時(shí)又不會影響到已歸檔庫中的正式檔案。清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)平臺化的檔案管理軟件，完全滿足上述系統(tǒng)基本設(shè)計(jì)原則中的各項(xiàng)要求。 檔案信息自動(dòng)化管理 系統(tǒng)主要以 THAMS2020 清華紫光電子檔案管理系統(tǒng) （網(wǎng)絡(luò)版）為基礎(chǔ)進(jìn)行開發(fā)。 軟件接口部分實(shí)現(xiàn)了清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)和 OA及案件管理系統(tǒng)的接口，從而很好地完成了文檔的一體化管理。 信息服務(wù)主要通過簡單方便的方式，為用戶提供快捷的檔案信息服務(wù)。 信息采集主要負(fù)責(zé)檔案信息的整理、編目與電子文件的自動(dòng) 掛接，完成檔案信息的收集、錄入和數(shù)字化工作。以下為文、檔一體化系統(tǒng)檔案利用圖例所示： 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 6 3. 系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設(shè)計(jì) 總體功能設(shè)計(jì) 如圖所示： 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 7 檔案信息自動(dòng)化管理 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)如上面的系統(tǒng)邏輯架構(gòu)，根據(jù)檔案管理工作的分工不同分為：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、 系統(tǒng) 安全、系統(tǒng)設(shè)置、軟件接口 六 個(gè)部分。 電子化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下檔案室內(nèi)部管理 檔案人員的工作職能隨著檔案管理方式的變化也發(fā)生了很大變化，檔案人員可以借助先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行綜合管理 ，為下一步提供局域網(wǎng)所有用戶利用檔案信息資源打下良好的基礎(chǔ)，包括：綜合檔案信息著錄、掃描電子化、打印規(guī)范報(bào)表、進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)、檔案保管以及輔助進(jìn)行庫房實(shí)體設(shè)備管理等。如文、檔一體化系統(tǒng)數(shù)據(jù)收集圖所示： 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 4 在電子檔案管理模式下，文件、檔案檔案信息的收集均可從各司局開始，各司局通過相應(yīng)模塊在權(quán)限的控制下自行收集、歸檔本司局的文件。 （ 4）高管理水平、高效率工作、高素質(zhì)員工帶來的唯一結(jié)果就是提高企業(yè)的核心競爭力。 對外交流： 可將各種檔案制作成光盤，該光盤可以脫離開系統(tǒng)使用，并可查詢檢索。 網(wǎng)絡(luò)查詢： 網(wǎng)絡(luò)上的賦權(quán)用戶可以直接通過微軟公司的 IE 瀏覽器登錄服務(wù) 器訪問自已有權(quán)限觀看的文件目錄和檔案原文，有權(quán)限的用戶還可以下載打印。用戶權(quán)限、數(shù)系統(tǒng)維護(hù)等全局性的工作集中在服務(wù)器端。 分散收集： 用戶可以以部門為單位收集需要?dú)w檔的文件，通過網(wǎng)絡(luò)在不同的終端上將數(shù)據(jù)錄入到服務(wù)器里，可實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)實(shí)時(shí)歸檔。電子檔案管理可以加快我們與國際接軌的步伐，同時(shí)形成單位的電子信息資源中心。 （ 7）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)里的檔案管理功能很少或沒有，從文、檔一體化方案來看，專業(yè)的檔合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 3 案管理系統(tǒng)是對整體辦公系統(tǒng)的必需補(bǔ)充。 （ 6）不能形成信息網(wǎng)絡(luò) 紙質(zhì)的實(shí)體不能形成信息網(wǎng)絡(luò)，對于檔案管理、統(tǒng)計(jì)、對外交流會產(chǎn)生很大的不便。 （ 5）檔案損壞、丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā) 生。 （ 3）檢索查詢不 方便 傳統(tǒng)的檢索方式是這樣的 —— 檔案人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房里去找出來，相當(dāng)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。 為什么檔案應(yīng)采用信息化網(wǎng)絡(luò)化管理 1)現(xiàn)行檔案管理存在如下不足 : （ 1）占用極大的存儲空間 基本上每個(gè)企、事業(yè)單位都有自己單獨(dú)的檔案室，各種檔案信息浩如煙海，甚至于有的大型單位還要專門出資存放自己的檔案實(shí)體，投資巨大。并形成了從單機(jī)產(chǎn)品到局域網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品，直至遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品；從 C/S 結(jié)構(gòu)產(chǎn)品到全 B/S 結(jié)構(gòu)產(chǎn)品的完整系列產(chǎn)品線。我們的經(jīng)營任務(wù)是為客戶提供最優(yōu)秀的軟件、最好的服務(wù)；為員工提供最好的發(fā)展機(jī)會；給股東帶來最大的投資回報(bào)。公司注冊成立于 2020 年 ，是清華紫光股份有限公司電子檔案事業(yè)部安徽唯一代理商。 公司多年從事檔案管理系統(tǒng)的 工作 ，在 省 內(nèi)擁有大量的成功用戶，業(yè)績卓著，客戶遍及 各個(gè)行業(yè)， 具備了完成 銅陵有色金屬 (集團(tuán) )公司 檔案信息管理系統(tǒng) 的能力，希望能夠承擔(dān)本項(xiàng)目。而文件的整理還是手工方式，為很好的解決上述種種問題， 建設(shè)一套安全、方便的檔案管理系統(tǒng)已成為 銅陵有色 金屬 (集團(tuán) )公司 檔案工作的重中之重。 銅陵有色 金屬 (集團(tuán) )公司 的每年歸檔的文件數(shù)量巨大，如果沒有一套安全可靠、功能完善、可以處理大數(shù)據(jù)量的檔案管理系統(tǒng)做為管理手段， 將會給今后的工作帶來極大麻煩。 因此，要實(shí)現(xiàn)本單位的知識資源的管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐步擴(kuò)大和延伸管理范圍，最終實(shí)現(xiàn)知識資源的管理。 項(xiàng) 目 建 議 書 項(xiàng)目名稱： 清華紫光 電子檔案信息管理系統(tǒng) 編制單位 ： 合肥 紫軟計(jì)算機(jī) 科技有限 公司 編 寫 人： 鄧 楊 生效日期： 2020 年 10 月 30 日 目 錄 １．公司情況介紹 ..................................................................................................