【正文】 檔案被借閱的情況 (包括借閱次數(shù) ,借閱人 ,借閱時(shí)間 ,歸還日期 ,檔案類型等 )。 借閱頻率查詢 ：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自的累計(jì)次數(shù) ,這樣可以評(píng)測(cè)檔案利用價(jià)值的高低。 按操作者查詢 ：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)借閱管理員的操作次數(shù)及其操作對(duì)象，該功能可用 于統(tǒng)計(jì)檔案管理人員的工作量。 ? 檢索統(tǒng)計(jì) 用于統(tǒng)計(jì)和監(jiān)控用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案的訪問(wèn)和利用情況。可以將檔號(hào)、提名、瀏覽 /拷貝次數(shù)和時(shí)間列表統(tǒng)計(jì)。并可對(duì)網(wǎng)上用戶對(duì)電子檔案的瀏覽情況和拷貝情況分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)方式如下： 按檢索人統(tǒng)計(jì) ：可以統(tǒng)計(jì)并打印某一用戶在某一時(shí)間段內(nèi)對(duì)檔案文件瀏覽或拷貝的次數(shù)及其詳細(xì)信息 按時(shí)間統(tǒng)計(jì) ：可以統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)所有檔案用戶對(duì)檔案文件瀏覽或拷貝的情況 按文件統(tǒng)計(jì) ：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)指定檔案文件被瀏覽、拷貝下載的次數(shù)及其詳細(xì)信息 瀏覽 /拷貝頻率統(tǒng)計(jì) ：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間 段內(nèi)被瀏覽或拷貝下載的所有檔案文件各自的累計(jì)次數(shù) , 以此可以評(píng)測(cè)檔案利用價(jià)值的高低。 ? 預(yù)約管理 用于處理用戶在網(wǎng)上預(yù)約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。所有用戶在網(wǎng)上通過(guò)訪問(wèn)檔案網(wǎng)站和使用檢索查詢系統(tǒng)借閱預(yù)約的信息都能顯示出來(lái)，由檔案管理人員進(jìn)行辦理，等待用戶提取。 檔案的利用情況可以根據(jù)用戶需求，形成標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式（ TXT、 DBF 等）導(dǎo)出，為別的系統(tǒng)提供利用。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書(shū) 18 鑒定和銷毀管理 鑒定 和銷毀管理銷毀日志檔案管理員回收站管理鑒定 申請(qǐng) 鑒定 處理銷毀鑒定 申請(qǐng)單領(lǐng)導(dǎo)審批 清空鑒定和銷毀管理功能示意圖 如上圖所示，用戶可根據(jù)需要檢索到過(guò)期的檔案，提出鑒定申請(qǐng)，打印鑒定申請(qǐng)單后由領(lǐng)導(dǎo)批示和簽字。提出鑒定申請(qǐng)的檔案仍然可以進(jìn)行檢索查詢。 ? 鑒定處理 檔案管理員根據(jù)收到的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后的鑒定申請(qǐng)單，可以根據(jù)上面的批示進(jìn)行鑒定處理（更改密級(jí)、保管期限、銷毀或還原），銷毀的檔案將放入回收站。 ? 回收站管理 銷毀操作后的檔案全部放在回收站內(nèi)，回收站管理提供給用戶對(duì)回收站內(nèi)的檔案進(jìn)行全部清空、刪除、還原、打印和檢索等功能。 ? 銷毀日志庫(kù)檢索 銷毀日志庫(kù)記錄了所有的銷毀記錄。用戶可對(duì)其進(jìn)行檢索和查詢。并打印結(jié)果。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書(shū) 19 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 統(tǒng)計(jì)報(bào) 表刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)新建 統(tǒng)計(jì)項(xiàng)修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)報(bào) 表設(shè)計(jì)修改屬性復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)模板 管理統(tǒng)計(jì)報(bào) 表提供各模塊使用 統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能示意圖 統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)可以對(duì)電子檔案庫(kù)所有檔案類型下的工程項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)中的所有字段進(jìn)行自定義的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表輸出?？梢源蛴∷袡n案管理所需的信息，例如：卷內(nèi)目錄、案卷目錄、背考表等。該子系統(tǒng)由新建統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改屬性、報(bào)表設(shè)計(jì)和報(bào)表模板管理等功能模塊組成。 ? 提供給用戶充分的自定義空間，能夠根據(jù)用戶的需要進(jìn)行各種形式的自定義統(tǒng)計(jì)并生成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印輸出。 ? 新建統(tǒng)計(jì)項(xiàng) 可以建立電子檔案庫(kù) 中所有字段的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目，即從庫(kù)中選出那些字段需要統(tǒng)計(jì)和打印。由以下步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)： 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書(shū) 20 建 立統(tǒng)計(jì)項(xiàng)選擇統(tǒng)計(jì)字 段選統(tǒng)計(jì)表 定 義關(guān)聯(lián)關(guān)系定 義檢索 條件確 定 排列順序統(tǒng)計(jì)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)建立示意圖 選統(tǒng)計(jì)表： 使 得 用 戶 可 以 從庫(kù)中選擇要統(tǒng)計(jì)和打印的子庫(kù)。例如：黨群關(guān)系案卷庫(kù)、文件庫(kù)。 定義關(guān)聯(lián)關(guān)系： 由于可以選多個(gè)庫(kù)，所以要定義庫(kù)與庫(kù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。例如：案卷庫(kù)中的檔號(hào)字段應(yīng)對(duì)應(yīng)文件庫(kù)中的所屬卷號(hào)。 選統(tǒng)計(jì)字段： 在所選庫(kù)中確定要統(tǒng)計(jì)和打印的字段。 排列順序： 可確定統(tǒng)計(jì)報(bào)表中記錄的排序。 定義檢索條件： 用于定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表所打印的記錄范圍。 ? 修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng) 計(jì)項(xiàng)、修改屬性： 可以方便用戶生成新的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)，只要對(duì)已有統(tǒng)計(jì)項(xiàng)做較小的改動(dòng)，無(wú)須從頭開(kāi)始。 ? 報(bào)表設(shè)計(jì) 使用戶可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)建立和設(shè)計(jì)各種形式的報(bào)表，以滿足用戶的各種需求。該功能模塊結(jié)合了 WORD的排版功能和 EXECL的統(tǒng)計(jì)功能，可以輸出圖文并貌的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 報(bào)表設(shè)計(jì)的主要特點(diǎn)有： 1) 可選多種表格類型，盡管可以自由設(shè)計(jì)，但系統(tǒng)仍然提供了多種常用的報(bào)表格式。 2) 可選擇是否需要頁(yè)首、頁(yè)尾、標(biāo)題、總結(jié)等。 3) 可以在任何位置插入圖象。 4) 可以進(jìn)行任何字段的統(tǒng)計(jì)求和，并可插入算式計(jì)算。 5) 可以定義報(bào)表中任意位置的字體。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書(shū) 21 統(tǒng)計(jì) 報(bào)表實(shí)例 總之，通過(guò)報(bào)表設(shè)計(jì)功能可以實(shí)現(xiàn)任何復(fù)雜報(bào)表的打印和統(tǒng)計(jì)，滿足各種用戶對(duì)報(bào)表的不同要求。 ? 報(bào)表模板管理 用戶可通過(guò)系統(tǒng)提供的添加、刪除和編輯操作將所設(shè)計(jì)的報(bào)表格式當(dāng)作模板存起來(lái)，為用戶以后的使用提供方便。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書(shū) 22 信息服務(wù) 信息服務(wù)檔案 管理網(wǎng)站電子 檔案 庫(kù) 電子 檔案原文檢索 查詢信息服務(wù)光盤(pán)制作光盤(pán)檔案OA系 統(tǒng)批量掛接信息服務(wù)部分功能設(shè)計(jì) 信息服務(wù)是電子檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中最主要的功能之一，能夠?yàn)橛脩籼峁┕δ茇S富且方便快捷的檢索手段和多樣的查詢方式，是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠成功應(yīng)用的基本條件。我們?yōu)橛脩籼峁┝巳N檔案信息服務(wù)的方式：光盤(pán)制作、檢索查 詢和檔案管理網(wǎng)站，這三種方式代表了當(dāng)今最流行的檔案信息服務(wù)模式和發(fā)展方向。 信息服務(wù)部分的設(shè)計(jì)特色： ? 光盤(pán)制作，可生成獨(dú)立于系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)光盤(pán)檔案（也可以是其它任何存儲(chǔ)介質(zhì)），用于數(shù)據(jù)交換和脫機(jī)存儲(chǔ)。 ? 與全文檢索系統(tǒng)完美集成，可實(shí)現(xiàn)索引的自動(dòng)形成、內(nèi)嵌快速 OCR 系統(tǒng)。受到權(quán)限的嚴(yán)格控制。 ? 可支持 200 多種圖形圖象的瀏覽顯示。 ? 可支持多媒體文件的管理和播放。 ? 內(nèi)嵌在線 OCR 技術(shù)、使檔案的利用十分方便。 下面我們將對(duì)三種方式分別進(jìn)行介紹。其中全文檢索部分將在后面有關(guān)章節(jié)中介紹。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書(shū) 23 光盤(pán)制作 國(guó)家科技部、 國(guó)家檔案局、國(guó)家技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局等幾家單位聯(lián)合制定的 CAD 文件光盤(pán)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)（清華紫光是制定該標(biāo)準(zhǔn)的起草單位）是圖檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的依據(jù)。清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)全面支持該光盤(pán)標(biāo)準(zhǔn)，可以對(duì)標(biāo)準(zhǔn)格式的光盤(pán)進(jìn)行數(shù)據(jù)讀入、數(shù)據(jù)輸出及檢索，并可將檔案數(shù)據(jù)按照上述標(biāo)準(zhǔn)的格式直接存儲(chǔ)在光盤(pán)中。形成的光盤(pán)檔案可以用于數(shù)據(jù)交換和電子檔案的脫機(jī)保管。 制作的光盤(pán)檔案可以用于檔案的移交和其它數(shù)據(jù)交換。 制作好的光盤(pán)使用界面 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書(shū) 24 光盤(pán)制作設(shè)置存儲(chǔ)介質(zhì) 數(shù)據(jù)導(dǎo)出數(shù)據(jù)導(dǎo)入光盤(pán) 檔 案電 子 檔 案光盤(pán)制作子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖 如上圖所示：光盤(pán)子系統(tǒng)包括設(shè)置 存儲(chǔ)介質(zhì)、數(shù)據(jù)導(dǎo)出和數(shù)據(jù)導(dǎo)入三個(gè)功能模塊。 ? 設(shè)置存儲(chǔ)介質(zhì) 用戶可根據(jù)自己目前所用的光盤(pán)存儲(chǔ)設(shè)備，選擇光盤(pán)的類型、大小和相應(yīng)的刻錄軟件。 ? 數(shù)據(jù)導(dǎo)入 用戶可將所選光盤(pán)上的檔案數(shù)據(jù)存入當(dāng)前的電子檔案庫(kù)。 ? 數(shù)據(jù)導(dǎo)出 用戶可將所選的檔案按照國(guó)家 CAD 文件光盤(pán)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)形成標(biāo)準(zhǔn)格式的光盤(pán)。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書(shū) 25 使用制作好的光盤(pán)進(jìn)行文件的瀏覽 光盤(pán)制作子系統(tǒng)可以用于對(duì)外數(shù)據(jù)交換、檔案的脫機(jī)存儲(chǔ)等工作。由于采用了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，即使用戶沒(méi)有清華 THAMS軟件，也可以通過(guò)直接讀取光盤(pán)，查到檔案的目錄，對(duì)其進(jìn)行 檢索查詢，并瀏覽利用其原件。 檢索查詢 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書(shū) 26 THAMS檔案查詢?yōu)g覽界面 在用戶權(quán)限允許的條件下，直接瀏覽到所需信息的原文，甚至于下載到本地機(jī)供用戶利用。系統(tǒng)可以瀏覽 200 多種文件格式（象常見(jiàn)的文本、表格、各類圖形圖象和數(shù)據(jù)庫(kù)文件），并可外掛瀏覽器以適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新文件格式，同時(shí)支持多媒體檔案的在線播放。 檔案檢索分類檢索卡片檢索條件檢索用戶外掛瀏覽器選擇檔案 類型 檢索 結(jié)果瀏覽下載檔案 預(yù) 約 借閱合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書(shū) 27 檔案檢索功能圖 如上圖所示，檔案檢索子系統(tǒng)由條件檢索、卡片檢索、分類檢索、檔案預(yù)約和文件瀏覽器設(shè)置等功 能模塊組成。其中項(xiàng)目、案卷和文件檢索都可采用條件組合檢索和卡片式檢索兩種方式。 條件組合檢索 使用戶能夠根據(jù)項(xiàng)目、案卷和文件信息中的所有字段進(jìn)行各種條件的組合，形成條件表達(dá)式進(jìn)行檢索。 卡片檢索 方式將項(xiàng)目、案卷和文件的錄入界面顯示出來(lái)，用戶可將所知信息填入相應(yīng)字段，即可查出滿足條件的檔案。 數(shù)據(jù)檢索使用戶根據(jù)輸入的項(xiàng)目、案卷或文件信息檢索到滿足條件的檔案，顯示出他們的詳細(xì)信息和瀏覽電子文件，并可以在檢索結(jié)果范圍內(nèi)進(jìn)行再次檢索，保證用戶的查全率、查準(zhǔn)率。在權(quán)限允許的范圍內(nèi)將檢索文件下載到本機(jī)。 分類檢索 使用 戶根據(jù)要查檔案的分類表檢索到滿足分類的案卷，從中可列出案卷下的所有文件，并可顯示出他們的詳細(xì)信息和瀏覽電子文件，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)將其下載本機(jī)。 能夠方便地對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇輸出等技術(shù)處理。 文件瀏覽器設(shè)置（外掛瀏覽器）為本系統(tǒng)內(nèi)置瀏覽器所不能瀏覽的文件提供了可外接瀏覽器的功能。使得用戶可以瀏覽到所有特殊格式的文件。 檔案預(yù)約可以對(duì)查到的檔案進(jìn)行借閱的預(yù)約，網(wǎng)上通知檔案管理員辦理借閱手續(xù)，直接去檔案館提取即可。 上述網(wǎng)上的檢索查詢均受到權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)中用戶和檔案權(quán)限的限制。 檔案網(wǎng)站 隨著 INTERNET的迅速普及和應(yīng)用，大量用戶需要以上網(wǎng)的方式對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行訪問(wèn)。同時(shí)企事業(yè)單位為適應(yīng)電子政務(wù)、電子商務(wù)和數(shù)字企業(yè)建設(shè)的需要，也急需將企業(yè)形象、組織機(jī)構(gòu)、取得成就和發(fā)展?fàn)顩r等信息對(duì)外發(fā)布，對(duì)特權(quán)用戶可允許訪問(wèn)更多的重要信息，而這些信息的來(lái)源和組織形成工作都主要依賴于檔案。 清華紫光在原有 WEB 檢索子系統(tǒng)的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)出了“電子檔案網(wǎng)站”?？梢宰鳛楸締挝粰n案信息的發(fā)布、查詢和下載利用的平臺(tái)，既可獨(dú)立使用，也可嵌入用戶單位主頁(yè)或其它應(yīng)用系統(tǒng)（ OA、 ERP），為用戶的檢索查詢提供了極大 方便。 檔案館所有信息通過(guò)信息網(wǎng)站發(fā)布，公司員工可以通過(guò)網(wǎng)站了解公司各項(xiàng)規(guī)章制度、公司通知、查看公司的大事記、查詢檔案，瀏覽檔案原文等。 合肥紫軟