【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 由檔案中心統(tǒng)一進(jìn)行整理。同時(shí)可以接受 OA 中的公文，進(jìn)行整理歸檔工作。 11. 我們?cè)跈n案的數(shù)據(jù)錄入和收集整理功能中增加了批量掛接的功能，可以將整理好的檔案目錄和原文（電子文件）自動(dòng)對(duì)應(yīng)，電子文件可以在網(wǎng)絡(luò)的任何地方，但自動(dòng)對(duì)應(yīng)后可自動(dòng)上傳到服務(wù)器統(tǒng)一管理。 12. 檔案的信息服務(wù)通過紫光的檔案管理網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)，在很多用戶單位都實(shí)現(xiàn)了檔案網(wǎng)站的信息服務(wù)。用戶就象上網(wǎng)一樣方便地訪問和利用檔案信息。檔案編研成果、政策、法規(guī)、制度、通知等信息都可以通過網(wǎng)站隨時(shí)發(fā)布。檔案 網(wǎng)站還解決了各種格式檔案的瀏覽問題（包括多媒體檔案），同時(shí)受到各種權(quán)限的控制，能充分保證檔案的安全性。 13. 在檢索查詢和再利用手段上我們可以內(nèi)嵌全文檢索系統(tǒng)，大大提高檔案的查詢速度和檢索能力。同時(shí)可內(nèi)嵌 OCR系統(tǒng)，時(shí)圖象文件隨時(shí)可以識(shí)別，提供再利用。 14. 我們提供了條件組合檢索、卡片檢索、分類檢索等多種檢索手段，可以進(jìn)行各種模糊的檢索查詢對(duì)查全率、查準(zhǔn)率能夠提供可靠保證。對(duì)檔案可以按項(xiàng)目、案卷和文件進(jìn)行方便地檢索。 15. 網(wǎng)上借閱是很方便的借閱紙介質(zhì)檔案的手段，為用戶利用檔案的實(shí)體和檔案人員對(duì)借閱的管理提供了極大方便。 16. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有內(nèi)容進(jìn)行自定義格式的打印和統(tǒng)計(jì)。 17. 光盤制作可以隨時(shí)將需要的檔案信息制作成標(biāo)準(zhǔn)格式（國(guó)標(biāo)）的光盤檔案，用于數(shù)據(jù)交換等工作，而該檔案無須依賴任何環(huán)境。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 10 18. 自動(dòng)、批處理功能 ? 自動(dòng)立卷 ? 主題詞自動(dòng)標(biāo)引 ? 電子文件批量掛接 ? 檔號(hào)的自動(dòng)生成 ? 掃描圖象的自動(dòng)上載 注： 為符合 銅陵有色金屬 (集團(tuán) )公司 對(duì)檔案信息管理的要求，我們將 根據(jù) 實(shí)際 需求 在現(xiàn)有清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行修改和開發(fā) 。 信息采集 信息采集數(shù)據(jù)轉(zhuǎn) 換電子 檔案 庫(kù)待歸檔庫(kù)電子 檔案原文庫(kù)收集整編數(shù)據(jù)錄入其它文件老系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)館藏檔案數(shù)字化工作 管理OA接 口 電子 原文批量掛接編目文件目錄信息采集部分功能示意圖 如上圖所 示，信息采集部分包含三個(gè)子系統(tǒng)：數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和收集整編。它們分別完成不同來源的各類檔案的信息采集錄入工作，是 檢查檔案信息自動(dòng)化管理 系統(tǒng)項(xiàng)目檔案電子化的入口。圖示中“信息采集”與“數(shù)字化工作管理”和“ OA 接口”相配合，可以最終形成數(shù)字化的檔案信息。 其中信息采集部分：數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和收集整編主要用來形成電子檔案的目錄信息，合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 11 并提供多種與原文對(duì)應(yīng)掛接的手段；而“數(shù)字化工作管理”和 OA接口則通過掃描和網(wǎng)上歸檔的方式形成最終的電子檔案原文。用戶所需的各單位所形成的各種類型的檔案都可以通過信息采集部分，形成 最終的數(shù)字檔案。 下面我們分別介紹信息采集部分的三個(gè)子系統(tǒng)：數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和收集整編。數(shù)字化工作管理和 OA接口部分在本方案的后續(xù)部分再進(jìn)行介紹。通過統(tǒng)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì)的各種目錄和表格都可以在上述系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)隨時(shí)的打印輸出。 信息采集部分的設(shè)計(jì)特色主要有以下幾個(gè)方面： ? 電子文件的批量掛接：使得檔案目錄的錄入、原文的掃描加工并行處理，自動(dòng)對(duì)應(yīng)，形成自動(dòng)的批處理。而不需采用工作量大和相對(duì)麻煩的條碼。 ? 歸檔文件的存儲(chǔ)分為未歸檔庫(kù)和已歸檔庫(kù)，未歸檔庫(kù)存儲(chǔ)未整理的文件，用于文件的收集、整理，提供自動(dòng)組卷、自動(dòng)形成檔號(hào)等 自動(dòng)化功能，整理好后再歸入已歸檔庫(kù)，已歸檔庫(kù)存儲(chǔ)整理好的檔案信息。對(duì)未歸檔庫(kù)的任何調(diào)整操作都不會(huì)影響已歸檔庫(kù)中的檔案信息，已歸檔和未歸檔庫(kù)都可以提供檢索查詢和利用。對(duì)信息的組織和操作安全提供了良好的保障。 ? 收集整理功能可以實(shí)現(xiàn)部門錄入整理，解決訴訟檔案的部門錄入整理、檔案整編歸檔的問題。通過權(quán)限控制案件辦理過程中相關(guān)人員的錄入權(quán)限，待結(jié)案歸檔時(shí)已經(jīng)在待歸檔庫(kù)中形成較完整的信息，由檔案編目歸檔。 ? 通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)，不僅可以將過去系統(tǒng)中的檔案信息轉(zhuǎn)換進(jìn)來，還可以將外部標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)有選擇地轉(zhuǎn)換入庫(kù)（已歸檔、未歸檔） ，方便實(shí)用，通用性強(qiáng)。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 12 數(shù)據(jù)錄入 數(shù)據(jù)錄入電子 檔案 庫(kù) 電子 檔案原文數(shù)據(jù)錄入館藏檔案掃描加工批量掛接修改后重歸檔分 類表 管理 文件傳輸設(shè)置數(shù)據(jù)錄入功能示意圖 數(shù)據(jù)錄入的功能和流程如上圖所示，用戶在進(jìn)行項(xiàng)目、案卷和文件的錄入工作時(shí)，系統(tǒng)提供了添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入操作，錄入時(shí)能夠按照用戶需要自動(dòng)生成檔案管理所需的流水號(hào)、案卷號(hào)、檔案號(hào)等各種序號(hào)，支持自動(dòng)校驗(yàn)、修改和重新排序功能，并可任意指定某一記錄 進(jìn)行復(fù)制。 數(shù)據(jù)錄入提供雙人同時(shí)錄入相同條目，系統(tǒng)自動(dòng)判斷錄入的正確性（二人錄入的信息是否一致），給出錯(cuò)誤提示，由第三人校對(duì)修正的校對(duì)功能。 修改后重歸檔功能 可以使被修改后的電子檔案替換掉舊檔案，使用戶能夠在檢索查詢時(shí)直接瀏覽到修改后的新電子文件。同時(shí)，記錄了修改信息和舊檔案，以備用戶對(duì)檔案修改情況的跟蹤。 電子文件的批量掛接功 能可以將用戶已錄入的檔案記錄和電子檔案原件根據(jù)某種規(guī)則自動(dòng)對(duì)應(yīng)，以使查詢用戶能夠在檢索到檔案條目的同時(shí)瀏覽電子原件，并減輕了檔案人員的錄入工作量。 分類表管理則可以讓檔案管理人員隨時(shí)可以建立、編輯和修改檔案的分類表，為數(shù)據(jù)錄入創(chuàng)造條件。 系統(tǒng)支持分散整理的需要，可以滿足不同部門分布式立卷要求。兼容新 老立卷方式。 文件傳輸設(shè)置可以控制電子文件的各種掛接方式，滿足用戶電子文件來源復(fù)雜的需求。 另外 ,系統(tǒng)還提供批量修改等簡(jiǎn)單方便的數(shù)據(jù)操作功能 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 13 收集整編 收集整編未歸檔庫(kù) 電子 檔案原文庫(kù)整理編 目歸檔文件O A 接口批量掛接文件傳輸設(shè)置目錄電子 文件電子 檔案 庫(kù)編目收集整編功能示意圖 ? 收集整編子系完成了電子檔案的網(wǎng)上歸檔流程，使檔案的監(jiān)控、接收、鑒定整理工作通過網(wǎng)絡(luò)在軟件中實(shí)現(xiàn)。各部門的檔案可以通過 OA接口或直接使用本模塊轉(zhuǎn)入或錄入未歸檔庫(kù)中匯總，檔案管理人員可以隨時(shí)監(jiān)控未歸檔庫(kù)中的待歸檔文件的錄入和整理情況，并利用系統(tǒng)提供的各種整理功能進(jìn)行整理、鑒定、編目 、歸檔（歸入正式電子檔案庫(kù)中）。 ? 對(duì)于檔案收集過程中用戶需要掌握的檔案類型、收集時(shí)間、來源、負(fù)責(zé)人、密級(jí)、保管期限、數(shù)量、載體等目錄信息進(jìn)行登記管理。并且可以隨用戶的需要對(duì)于目錄項(xiàng)進(jìn)行增加或刪減。 ? 收集整編子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了未歸檔的參考資料和 OA 歸檔的文書檔案的接收和整理功能。對(duì)于在 OA公文流轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的文件，可以由 OA接口轉(zhuǎn)入到未歸檔庫(kù)中，由檔案管理人員進(jìn)行整理編目，編目后再由未歸檔庫(kù)轉(zhuǎn)入正式的檔案庫(kù)中，供檢索利用。 ? 收集整編時(shí)能夠根據(jù)用戶的需要自動(dòng)生成各種排列序號(hào)并支持序號(hào)自動(dòng)校驗(yàn)，可以進(jìn)行序號(hào)的修改和重新 排序操作。 ? 檔案、文書人員可以利用系統(tǒng)提供的已整理的卷內(nèi)文件和待編目的案卷功能中的添加、編輯、刪除、加入當(dāng)前卷、撤出當(dāng)前卷、拆卷和編目等操作，對(duì)用戶提交的文件、資料進(jìn)行存儲(chǔ)和預(yù)歸檔（分類組卷）。上述未歸檔文件的所有信息均放在系統(tǒng)合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 14 的未歸檔庫(kù)中，并可以通過檢索查詢子系統(tǒng)對(duì)未歸檔庫(kù)進(jìn)行檢索查詢。 ? 檔案管理員可以對(duì)未歸檔庫(kù)中的文件信息進(jìn)行審查，審查合格的文件和案卷可以通過編目操作進(jìn)行歸檔，歸檔后的檔案存入已歸檔庫(kù)中。 ? 另外可以進(jìn)行案卷的合并 ,拆分和移動(dòng)功能、自動(dòng)組卷功能、文件的批量修改功能（密級(jí)、保管期限等）。 ? 可 提供文印室、機(jī)要室將打印文件和機(jī)要文件即使錄入歸檔。 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換定 義初始值電子 檔案 庫(kù)定 義字 段間轉(zhuǎn) 換關(guān)系外部數(shù)據(jù)定 義特殊轉(zhuǎn) 換關(guān)系數(shù)據(jù)轉(zhuǎn) 換數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能示意圖 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換主要用于外部單位（上級(jí)單位或下屬單位）報(bào)送的電子數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)盤向本系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。如上圖所示，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)提供了定義數(shù)據(jù)庫(kù)字段間的對(duì)應(yīng)關(guān)系、定義字段間特殊關(guān)系、定義目標(biāo)字段缺省值和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換四個(gè)模塊。 ? 定義數(shù)據(jù)庫(kù)字段間的對(duì)應(yīng)關(guān)系 用戶通過該功能可以自動(dòng)讀出老數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段結(jié)構(gòu)，讓用戶自己選擇老字段對(duì)應(yīng)新庫(kù)中的那一個(gè)字段，從而一一建立其字段間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。 ? 定義字 段間特殊關(guān)系 某些特殊字段，如：轉(zhuǎn)換過去須進(jìn)行統(tǒng)一的修改。則可在此功能中實(shí)現(xiàn)。 ? 定義目標(biāo)字段缺省值 ? 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 選擇需轉(zhuǎn)換的記錄進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 15 日常管理 日常管理統(tǒng)計(jì)報(bào) 表電子 檔案 庫(kù) 電子 檔案原文鑒定 和銷毀目錄、報(bào)表回收站借閱管理用戶實(shí)體管理檔案 檔案日常管理功能示意圖 如上圖所示，檔案的日常工作通過：實(shí)體管理、借閱管理、鑒定銷毀管理和統(tǒng)計(jì)報(bào)表四個(gè)子系統(tǒng)來完成。實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)輔助手工管理紙介質(zhì)檔案的功能。 日常管理部分設(shè)計(jì)特色： ? 完善的實(shí)體管理功能，可實(shí)現(xiàn)檔案的征集、接收、移交、借閱、鑒定、銷毀等方面的管理 ? 實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上借閱的功能。 ? 通用的報(bào)表生成 器，可以用來生成各類目錄和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 下面我們將分別介紹各子系統(tǒng)的功能。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 16 借閱管理 借閱管理借閱統(tǒng)計(jì)用戶 催還管理檢索 統(tǒng)計(jì)借閱管理 歸還管理借閱網(wǎng)上檢索 、瀏覽 、下 載打印預(yù) 約管理借閱管理功能示意圖 借閱管理子系統(tǒng)分為紙介質(zhì)檔案的借閱管理和電子檔案的檢索統(tǒng)計(jì)兩部分。主要功能如上圖所示，包括：借閱管理、歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計(jì)和檢索統(tǒng)計(jì)。 ? 借閱管理 主要完成紙介質(zhì)檔案的借閱登記，以便于對(duì)用戶的借閱進(jìn)行管理。 檔案管理員記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷還是文件、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱的領(lǐng)導(dǎo)等信息，檢索到用戶所需 的檔案進(jìn)行借閱登記，并打印借閱單。另外，系統(tǒng)可以設(shè)定缺省的借閱時(shí)間和缺省的個(gè)人借閱份數(shù)。借閱登記后的檔案，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄下所剩得份數(shù)，為以后的借閱、歸還、催還和統(tǒng)計(jì)提供參考。 ? 歸還管理 歸還管理可對(duì)用戶歸還的檔案進(jìn)行登記，同時(shí)更改系統(tǒng)中所記錄的檔案所剩份數(shù)，并提供了續(xù)借功能。 ? 催還管理 由于用戶借閱和歸還都進(jìn)行了登記和管理，所以系統(tǒng)可以通過催還管理對(duì)過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和打印催還單。 可以按借閱人來催還、按借閱組來催還、按日期催還和按被借閱的某一檔案來催還。 ? 借閱統(tǒng)計(jì) 系統(tǒng)對(duì)紙 介質(zhì)檔案的借閱提供了大量的統(tǒng)計(jì)方式，并可隨時(shí)打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果。 按借閱人查詢 ：統(tǒng)計(jì)并打印借閱人 (檔案用戶 )在某一時(shí)間段內(nèi)借閱檔案的次數(shù)及檔案詳細(xì)信息。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 17 按時(shí)間查詢 ：統(tǒng)計(jì)并打印在某一時(shí)間段內(nèi)被借閱的所有檔案及其詳細(xì)信息。 按檔案查詢 ：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)某個(gè)