【正文】 用戶管理包括用戶維護(hù)、系統(tǒng)使用許可設(shè)置、檔案使用許可設(shè)置。通過(guò)對(duì)部門和具體用戶的控制、對(duì)具體檔案可那些部門瀏覽、下載和借閱的控制，充分保障電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。如果一個(gè)部門的用戶要查詢檔案，需先經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行常規(guī)審批，通過(guò)后再根據(jù)自身的權(quán)限，在允許的范圍內(nèi)享受檔案的信息服務(wù)。權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)使檔案管理人員在網(wǎng)上既可保證有權(quán)用戶對(duì)檔案的有效利用，又可限制用戶對(duì)檔案的使用權(quán)限，更可以保障檔案的安全與可靠。這就帶來(lái)了安全隱患，檔案數(shù)據(jù)有可能在數(shù)據(jù)庫(kù)里被直接拷貝。 ? 與中辦機(jī)要局的加密系統(tǒng)完美集成，充分保證了數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、權(quán)限、傳輸過(guò)程中的安全問(wèn)題，并已經(jīng)有成功案例。其中權(quán)限管理主要完成清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)用戶和檔案權(quán)限的控制 功能，包括了權(quán)限管理和臨時(shí)賦權(quán)兩個(gè)功能模塊；存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)安全部分主要保證電子檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期、安全的存儲(chǔ)以及災(zāi)難的預(yù)防和恢復(fù)，包括：數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)壓縮和數(shù)據(jù)加（解）密三個(gè)功能模塊。 其中：與檔案 系統(tǒng)訪問(wèn) 安全設(shè)計(jì)包括檔案管理軟件中的權(quán)限管理； 數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)密鑰 ；防擴(kuò)散措施（ IP 和 MAC 地址綁定） 。為此把它們?cè)O(shè)置為代碼表，使其內(nèi)容變?yōu)榭蛇x項(xiàng)而不必手工錄入。系統(tǒng)提供給用戶的自定義功能十分的豐富：用戶不僅可以自定義字段的排列位置和顯示大小，而且可以定義字段的輸入方式、下拉選擇框、初始值、字段組合、字體等等一系列功能，使得用戶可以充分發(fā)揮自己的天賦，設(shè)計(jì)出任意美觀和實(shí)用方便的用戶界面來(lái)。 ? 自定義數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu) 根據(jù)用戶選定的檔案類型及其屬性建立相應(yīng)的項(xiàng)目庫(kù)、案卷庫(kù)和文件庫(kù)。 恢復(fù) ：恢復(fù)已刪除的檔案類型。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 32 ? 自定義檔案類型 用戶可根據(jù)本單位檔案管理的要求，建立所需的檔案類型，例如：黨群關(guān)系、行政管理、基本建設(shè)等，并可以隨著工作的發(fā)展任意添加新的檔案類型，例如：圖書資料、聲像檔案等。然后再進(jìn)入其他模塊，按照定制好的方式進(jìn)行檔案管理工作。 高級(jí)利用：對(duì)查詢到的檔案、圖書支持網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上瀏覽或者下載。 用戶通過(guò)網(wǎng)站，可以采用最簡(jiǎn)單的瀏覽器方式方便安全地訪問(wèn)本單位的檔案信息，也可使檔案以大眾所喜聞樂(lè)見(jiàn)的方式提供廣泛的信息服務(wù)。 ? 對(duì)檔案檢索查詢的權(quán)限完全受檔案管理軟件中權(quán)限設(shè)置的控制，充分保證檔案的安全性。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 29 ? 可根據(jù)用戶要求定制主頁(yè)及其內(nèi)容，適合不同單位個(gè)性化要求。 公司通知： 隨時(shí)發(fā)布公司的各項(xiàng)通知，用簡(jiǎn)便快捷的方式讓全體員工得到公司的通知。 清華紫光在原有 WEB 檢索子系統(tǒng)的基礎(chǔ)上開發(fā)出了“電子檔案網(wǎng)站”。 檔案預(yù)約可以對(duì)查到的檔案進(jìn)行借閱的預(yù)約，網(wǎng)上通知檔案管理員辦理借閱手續(xù)，直接去檔案館提取即可。 分類檢索 使用 戶根據(jù)要查檔案的分類表檢索到滿足分類的案卷，從中可列出案卷下的所有文件，并可顯示出他們的詳細(xì)信息和瀏覽電子文件，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)將其下載本機(jī)。 條件組合檢索 使用戶能夠根據(jù)項(xiàng)目、案卷和文件信息中的所有字段進(jìn)行各種條件的組合，形成條件表達(dá)式進(jìn)行檢索。 檢索查詢 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 26 THAMS檔案查詢?yōu)g覽界面 在用戶權(quán)限允許的條件下，直接瀏覽到所需信息的原文，甚至于下載到本地機(jī)供用戶利用。 ? 數(shù)據(jù)導(dǎo)入 用戶可將所選光盤上的檔案數(shù)據(jù)存入當(dāng)前的電子檔案庫(kù)。形成的光盤檔案可以用于數(shù)據(jù)交換和電子檔案的脫機(jī)保管。 下面我們將對(duì)三種方式分別進(jìn)行介紹。受到權(quán)限的嚴(yán)格控制。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 22 信息服務(wù) 信息服務(wù)檔案 管理網(wǎng)站電子 檔案 庫(kù) 電子 檔案原文檢索 查詢信息服務(wù)光盤制作光盤檔案OA系 統(tǒng)批量掛接信息服務(wù)部分功能設(shè)計(jì) 信息服務(wù)是電子檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中最主要的功能之一，能夠?yàn)橛脩籼峁┕δ茇S富且方便快捷的檢索手段和多樣的查詢方式，是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠成功應(yīng)用的基本條件。 4) 可以進(jìn)行任何字段的統(tǒng)計(jì)求和，并可插入算式計(jì)算。該功能模塊結(jié)合了 WORD的排版功能和 EXECL的統(tǒng)計(jì)功能，可以輸出圖文并貌的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 排列順序： 可確定統(tǒng)計(jì)報(bào)表中記錄的排序。例如：黨群關(guān)系案卷庫(kù)、文件庫(kù)。該子系統(tǒng)由新建統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、刪除統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)項(xiàng)、修改屬性、報(bào)表設(shè)計(jì)和報(bào)表模板管理等功能模塊組成。用戶可對(duì)其進(jìn)行檢索和查詢。提出鑒定申請(qǐng)的檔案仍然可以進(jìn)行檢索查詢。 ? 預(yù)約管理 用于處理用戶在網(wǎng)上預(yù)約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。 按操作者查詢 ：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)借閱管理員的操作次數(shù)及其操作對(duì)象，該功能可用 于統(tǒng)計(jì)檔案管理人員的工作量。 按借閱人查詢 ：統(tǒng)計(jì)并打印借閱人 (檔案用戶 )在某一時(shí)間段內(nèi)借閱檔案的次數(shù)及檔案詳細(xì)信息。 ? 歸還管理 歸還管理可對(duì)用戶歸還的檔案進(jìn)行登記，同時(shí)更改系統(tǒng)中所記錄的檔案所剩份數(shù)，并提供了續(xù)借功能。 ? 借閱管理 主要完成紙介質(zhì)檔案的借閱登記，以便于對(duì)用戶的借閱進(jìn)行管理。 ? 通用的報(bào)表生成 器，可以用來(lái)生成各類目錄和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 ? 定義目標(biāo)字段缺省值 ? 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換 選擇需轉(zhuǎn)換的記錄進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。如上圖所示，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)提供了定義數(shù)據(jù)庫(kù)字段間的對(duì)應(yīng)關(guān)系、定義字段間特殊關(guān)系、定義目標(biāo)字段缺省值和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換四個(gè)模塊。 ? 檔案管理員可以對(duì)未歸檔庫(kù)中的文件信息進(jìn)行審查，審查合格的文件和案卷可以通過(guò)編目操作進(jìn)行歸檔，歸檔后的檔案存入已歸檔庫(kù)中。對(duì)于在 OA公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的文件，可以由 OA接口轉(zhuǎn)入到未歸檔庫(kù)中，由檔案管理人員進(jìn)行整理編目，編目后再由未歸檔庫(kù)轉(zhuǎn)入正式的檔案庫(kù)中，供檢索利用。各部門的檔案可以通過(guò) OA接口或直接使用本模塊轉(zhuǎn)入或錄入未歸檔庫(kù)中匯總，檔案管理人員可以隨時(shí)監(jiān)控未歸檔庫(kù)中的待歸檔文件的錄入和整理情況，并利用系統(tǒng)提供的各種整理功能進(jìn)行整理、鑒定、編目 、歸檔（歸入正式電子檔案庫(kù)中）。 系統(tǒng)支持分散整理的需要，可以滿足不同部門分布式立卷要求。 修改后重歸檔功能 可以使被修改后的電子檔案替換掉舊檔案，使用戶能夠在檢索查詢時(shí)直接瀏覽到修改后的新電子文件。通過(guò)權(quán)限控制案件辦理過(guò)程中相關(guān)人員的錄入權(quán)限，待結(jié)案歸檔時(shí)已經(jīng)在待歸檔庫(kù)中形成較完整的信息，由檔案編目歸檔。 ? 歸檔文件的存儲(chǔ)分為未歸檔庫(kù)和已歸檔庫(kù)，未歸檔庫(kù)存儲(chǔ)未整理的文件，用于文件的收集、整理，提供自動(dòng)組卷、自動(dòng)形成檔號(hào)等 自動(dòng)化功能，整理好后再歸入已歸檔庫(kù)，已歸檔庫(kù)存儲(chǔ)整理好的檔案信息。數(shù)字化工作管理和 OA接口部分在本方案的后續(xù)部分再進(jìn)行介紹。圖示中“信息采集”與“數(shù)字化工作管理”和“ OA 接口”相配合，可以最終形成數(shù)字化的檔案信息。 17. 光盤制作可以隨時(shí)將需要的檔案信息制作成標(biāo)準(zhǔn)格式（國(guó)標(biāo)）的光盤檔案，用于數(shù)據(jù)交換等工作，而該檔案無(wú)須依賴任何環(huán)境。 14. 我們提供了條件組合檢索、卡片檢索、分類檢索等多種檢索手段，可以進(jìn)行各種模糊的檢索查詢對(duì)查全率、查準(zhǔn)率能夠提供可靠保證。檔案編研成果、政策、法規(guī)、制度、通知等信息都可以通過(guò)網(wǎng)站隨時(shí)發(fā)布。同時(shí)可以接受 OA 中的公文，進(jìn)行整理歸檔工作?？梢噪S時(shí)將未歸檔庫(kù)中整理好的檔案編目進(jìn)入已歸檔庫(kù)，形成正式檔案。同時(shí)與已有的 OA 辦公系統(tǒng)提供接口。 系統(tǒng) 安全則充分保證了檔案 系統(tǒng)和數(shù)據(jù) 的安全性，使對(duì)電子檔案信息的安全管理能夠控制到每一具體功能操作和每一具體文件。 其中信息采集、日常管理和信息服務(wù)三部分包括了用戶檔案信息管理的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的收集整理、日常管理和利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和電子化。庫(kù)存的實(shí)體檔案可以主要采取掃描數(shù)字化的方式進(jìn)行管理，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中需要?dú)w檔的文件可以通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的接口程序直接轉(zhuǎn)入利用。 （ 3）綜合檔案管理系統(tǒng)必然會(huì)促使相關(guān)工作人員提高自身的素質(zhì)，以適應(yīng)高效的辦公。 統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化： 檔案管理所需的各種報(bào)表均可由系統(tǒng)自動(dòng)打印出來(lái)，完全代表手工。 （ 2）單位檔案管理的水平及相關(guān)辦公環(huán)節(jié)的效率將提高上來(lái)。大大降低了企業(yè)的工作效率。 （ 4）二次利用不方便、利用率低 一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實(shí)上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時(shí)既已形成的檔案利用起來(lái)也是相當(dāng)麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案中查找，這個(gè)過(guò)程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時(shí)期只能由一個(gè)人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借。 合肥紫軟計(jì)算機(jī)科技有限公司 項(xiàng) 目 建 議 書 2 公司 代理 的 清華紫光 電子檔案管理軟件在全 省 已擁有 江淮汽車、 安徽 省電力全系統(tǒng)、合肥卷煙廠及 合肥市人事局 等 60 余家單位 。 公司的經(jīng)營(yíng)宗旨是要成為在電子文檔管理領(lǐng)域及數(shù)字檔案館領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)廠商?，F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)不僅 實(shí)現(xiàn) 了銅陵有色金屬 (集團(tuán) )公司 各類歸檔文件的自動(dòng)歸檔、整理， 做到 檔案信息的安全存儲(chǔ)和網(wǎng)上方便的信息服務(wù)，同時(shí) 也 為集中管理單位內(nèi)部各類知識(shí)資源打下良好基礎(chǔ)。檔案管理無(wú)論從人才儲(chǔ)備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來(lái)知識(shí)資源管理所必須的。 項(xiàng) 目 建 議 書 項(xiàng)目名稱： 清華紫光 電子檔案信息管理系統(tǒng) 編制單位 ： 合肥 紫軟計(jì)算機(jī) 科技有限 公司 編 寫 人： 鄧 楊 生效日期： 2020 年 10 月 30 日 目 錄 １．公司情況介紹 ......................................................................................................................................... 1 概述 .................................................................................................................................................... 1 公司情況介紹 ..................................................................................................................................... 1 ...................................................................................................................................................... 2 為什么檔案應(yīng)采用信息化網(wǎng)絡(luò)化管理 ............................................................................................. 2 電子化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下檔案的收集 ................................................................................................ 3 電子化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下檔案室內(nèi)部管理 ......................................................................................... 4 電子化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下檔案的利用 ...........