【正文】 用戶設置包括用戶列表、添加、修改、刪除某個用戶。 檔案 管理員、 兼職檔案管理員、 賦權人和普通用戶根據自身權限，可以進入不同的子系統(tǒng)。 ? 用戶管理 本系統(tǒng)的用戶共分為 四 類，分別是： 檔案 管理員、 兼職檔案管理員、 普通用戶和賦權人。 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 36 權限管理使用模塊權 限權 限管理用戶 管理用戶維護檔案 類型權 限角色密級密碼代碼瀏覽下載借閱 權限管理示意圖 如上圖所示，權限管理子系統(tǒng)主要由用戶管理和權限管理二個模塊組成。 如果因工作需要而需越權查詢檔案，則需進行臨時賦權，確定審批流程，由 相關領導網上賦權后進行利用。 權限管理流程常規(guī)審批臨時賦權權 限管理用戶網上查詢借閱瀏覽下載借閱有權通過無權通過不通過不通過 權限管理流程示意圖 上圖為用戶進行檔案利用時的權限管理流程。檔案管理人員可通過該模塊對網上的每一個用戶及其權限、以及本單位各部門或專業(yè)對檔案的權限等進行一系列靈活的設置，并可細化到某一案卷和文件的權限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等），也可以為某一用戶臨時賦權。但是眾所周知，檔案是帶有保密性質合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 35 的。 紫光檔案軟件采用了數據庫訪問密鑰技術，對數據庫訪問生成訪問的密鑰，檔案系統(tǒng)的用戶通過密鑰訪問數據庫，保證了數據庫的訪問安全，有效地杜絕了數據 庫層的泄密。 數據庫訪問密鑰 傳統(tǒng)的數據庫訪問方式是直接在數據庫建立訪問的用戶和密碼，整個檔案系統(tǒng)的全部用戶都利用建立好的數據庫訪問用戶來調用數據庫里的數據。 ? 可采用流技術對電子文件原文進行瀏覽和下載，不會形 成臨時文件、最大限度地保障了數據傳輸的安全性。 ? 針對越權查詢的情況，提供方便的臨時賦權功能。下面就分別介紹上述內容的各部分設計。 如下圖所示，在電子檔案數據存儲、安全方面我們由權限管理和存儲及數據安全兩部分共五個功能模塊組成。 系統(tǒng) 數據 安全設計 包括檔案數據的 安全 存儲和備份；電子文件的安全利用 。 系統(tǒng)安全 檔案系統(tǒng)的安全主要包括三部分：與檔案系統(tǒng)訪問安全設計、 系統(tǒng) 數據 安全設計 和日志管理 。系統(tǒng)提供用戶對代碼表設置的主要功能有：新建、修改、錄入、刪除和屬性設置。 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 33 對現有檔案管理系統(tǒng)的其他設置 ? 代碼表設置 代碼表就是系統(tǒng)中公用的表，如密級、專業(yè)、部門等，這些表的內容在系統(tǒng)中多次使用，而內容的范圍有限，特別是在進行數據錄入時，需要多次重復性輸入。 ? 查看庫結構 用來察看建立好的項目庫、案卷庫和文件庫的數據庫結構 ? 分類表管理 用戶可根據本行業(yè)的檔案分類規(guī)范建立相應的樹型分類結構（分類表）。 定義錄入界面 ：用戶可分別對已建立好的項目庫、案卷庫和文件庫結構定義其錄入和查詢界面。提供用戶的主要功能如下： 插入、添加和刪除 ：用戶可對系統(tǒng)默認的項目庫、案卷庫和文件庫字段進行任意的編輯，以滿足用戶檔案管理的需求。如果您的系統(tǒng)中有兩種或兩種以上的檔案類型，在進行各種功能操作之前，必須指定檔案類型，以確定后續(xù)的操作是針對哪一個檔案類型進行的。 屬性 ：可 以更改任一檔案類型的現有屬性，即：是否包含項目、案卷和分類表。 刪除 ：刪除已建立的檔案類型 復制 ：可以復制已有檔案類型的屬性、庫結構及數據，形成新的檔案類型。提供用戶自定義檔案類型的主要功能如下： 添加 ：添加檔案類型并定義其屬性。 建立符合用戶要求的檔案管理結構 用戶一般需建立以下檔案管理的結構： 檔案類型 項目 分類表 案卷 文件 電子原件 上述工作可以通過系統(tǒng)設置子系統(tǒng)中：自定義檔案類型、選擇檔案 類型、自定義數據庫結構、查看庫結構和分類表管理五個功能模塊實現。 系統(tǒng)設置部分設計特色： ? 強大的定制功能，充分滿足檔案管理的發(fā)展和變化。 如下圖所示： 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 31 系統(tǒng)設置案卷項目（ 年代）新建 檔案 類型文件電子 原件代碼表 分類表建 庫結構定 義界面系統(tǒng)設置示意圖 所以，當用戶剛開始使用本軟件時，應該首先進入該子系統(tǒng)，進行檔案管理系統(tǒng)的定制。如果員工的權限合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 30 不夠還可以進行賦權申請，由管理員賦權。 個人借閱情況查詢：公司員工可以瀏覽自己的借閱情況。 查詢主頁主要組成： 檔案 網站查詢高級查詢模糊查詢個人借閱情況查詢檔案 查詢首 頁分 類查詢網上借閱預 約檔案 查詢 網站查詢示意圖 檔案檢索：公司員工可以對公司的檔案進行檢索查詢和瀏覽。 ? 可外掛瀏覽器和漢字庫。 ? 模糊檢索功能。 ? 可與電子檔案數據庫連接，進行檔案信息的查詢和利用。 ? 可將檔案的編研成果、公用信息隨時在網頁上發(fā)布。 清華紫光電子檔 案管理網站主要具有如下特點： ? B/S結構，客戶端無須安裝任何軟件，便于維護和升級。 檔案編研： 大事記、檔案專題介紹、全宗指南、組織機構改革。 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 28 檔案網站首頁 網站首頁主要組成： 檔案網站首頁編 研成果規(guī)章、制度 公司信息網站首 頁檔案 查詢登錄 網站首頁示意圖 規(guī)章制度： 發(fā)布公司各項規(guī)章制度，并及時更新，供全體員工瀏覽。可以作為本單位檔案信息的發(fā)布、查詢和下載利用的平臺，既可獨立使用，也可嵌入用戶單位主頁或其它應用系統(tǒng)（ OA、 ERP），為用戶的檢索查詢提供了極大 方便。同時企事業(yè)單位為適應電子政務、電子商務和數字企業(yè)建設的需要，也急需將企業(yè)形象、組織機構、取得成就和發(fā)展狀況等信息對外發(fā)布，對特權用戶可允許訪問更多的重要信息，而這些信息的來源和組織形成工作都主要依賴于檔案。 上述網上的檢索查詢均受到權限設置子系統(tǒng)中用戶和檔案權限的限制。使得用戶可以瀏覽到所有特殊格式的文件。 能夠方便地對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印或選擇輸出等技術處理。在權限允許的范圍內將檢索文件下載到本機。 卡片檢索 方式將項目、案卷和文件的錄入界面顯示出來，用戶可將所知信息填入相應字段，即可查出滿足條件的檔案。其中項目、案卷和文件檢索都可采用條件組合檢索和卡片式檢索兩種方式。系統(tǒng)可以瀏覽 200 多種文件格式（象常見的文本、表格、各類圖形圖象和數據庫文件），并可外掛瀏覽器以適應不斷出現的新文件格式，同時支持多媒體檔案的在線播放。由于采用了國家標準，即使用戶沒有清華 THAMS軟件，也可以通過直接讀取光盤，查到檔案的目錄，對其進行 檢索查詢，并瀏覽利用其原件。 ? 數據導出 用戶可將所選的檔案按照國家 CAD 文件光盤存儲標準形成標準格式的光盤。 ? 設置存儲介質 用戶可根據自己目前所用的光盤存儲設備，選擇光盤的類型、大小和相應的刻錄軟件。 制作的光盤檔案可以用于檔案的移交和其它數據交換。清華紫光企業(yè)檔案管理系統(tǒng)全面支持該光盤標準，可以對標準格式的光盤進行數據讀入、數據輸出及檢索，并可將檔案數據按照上述標準的格式直接存儲在光盤中。其中全文檢索部分將在后面有關章節(jié)中介紹。 ? 內嵌在線 OCR 技術、使檔案的利用十分方便。 ? 可支持 200 多種圖形圖象的瀏覽顯示。 ? 與全文檢索系統(tǒng)完美集成，可實現索引的自動形成、內嵌快速 OCR 系統(tǒng)。我們?yōu)橛脩籼峁┝巳N檔案信息服務的方式：光盤制作、檢索查 詢和檔案管理網站，這三種方式代表了當今最流行的檔案信息服務模式和發(fā)展方向。 ? 報表模板管理 用戶可通過系統(tǒng)提供的添加、刪除和編輯操作將所設計的報表格式當作模板存起來，為用戶以后的使用提供方便。 5) 可以定義報表中任意位置的字體。 3) 可以在任何位置插入圖象。 報表設計的主要特點有： 1) 可選多種表格類型，盡管可以自由設計，但系統(tǒng)仍然提供了多種常用的報表格式。 ? 報表設計 使用戶可以根據統(tǒng)計項建立和設計各種形式的報表，以滿足用戶的各種需求。 定義檢索條件： 用于定義統(tǒng)計報表所打印的記錄范圍。 選統(tǒng)計字段： 在所選庫中確定要統(tǒng)計和打印的字段。 定義關聯關系： 由于可以選多個庫，所以要定義庫與庫之間的關聯關系。由以下步驟來實現： 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 20 建 立統(tǒng)計項選擇統(tǒng)計字 段選統(tǒng)計表 定 義關聯關系定 義檢索 條件確 定 排列順序統(tǒng)計項統(tǒng)計項建立示意圖 選統(tǒng)計表： 使 得 用 戶 可 以 從庫中選擇要統(tǒng)計和打印的子庫。 ? 提供給用戶充分的自定義空間，能夠根據用戶的需要進行各種形式的自定義統(tǒng)計并生成相應的統(tǒng)計報表打印輸出?？梢源蛴∷袡n案管理所需的信息，例如：卷內目錄、案卷目錄、背考表等。并打印結果。 ? 銷毀日志庫檢索 銷毀日志庫記錄了所有的銷毀記錄。 ? 鑒定處理 檔案管理員根據收到的相關領導簽字審批后的鑒定申請單，可以根據上面的批示進行鑒定處理（更改密級、保管期限、銷毀或還原），銷毀的檔案將放入回收站。 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 18 鑒定和銷毀管理 鑒定 和銷毀管理銷毀日志檔案管理員回收站管理鑒定 申請 鑒定 處理銷毀鑒定 申請單領導審批 清空鑒定和銷毀管理功能示意圖 如上圖所示，用戶可根據需要檢索到過期的檔案，提出鑒定申請，打印鑒定申請單后由領導批示和簽字。所有用戶在網上通過訪問檔案網站和使用檢索查詢系統(tǒng)借閱預約的信息都能顯示出來，由檔案管理人員進行辦理，等待用戶提取。并可對網上用戶對電子檔案的瀏覽情況和拷貝情況分別進行統(tǒng)計，統(tǒng)計方式如下： 按檢索人統(tǒng)計 ：可以統(tǒng)計并打印某一用戶在某一時間段內對檔案文件瀏覽或拷貝的次數及其詳細信息 按時間統(tǒng)計 ：可以統(tǒng)計并打印某一時間段內所有檔案用戶對檔案文件瀏覽或拷貝的情況 按文件統(tǒng)計 ：統(tǒng)計并打印某一時間段內指定檔案文件被瀏覽、拷貝下載的次數及其詳細信息 瀏覽 /拷貝頻率統(tǒng)計 ：統(tǒng)計并打印某一時間 段內被瀏覽或拷貝下載的所有檔案文件各自的累計次數 , 以此可以評測檔案利用價值的高低。 ? 檢索統(tǒng)計 用于統(tǒng)計和監(jiān)控用戶通過網絡對電子檔案的訪問和利用情況。 借閱頻率查詢 ：統(tǒng)計并打印某一時間段內被借閱的所有檔案各自的累計次數 ,這樣可以評測檔案利用價值的高低。 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 17 按時間查詢 ：統(tǒng)計并打印在某一時間段內被借閱的所有檔案及其詳細信息。 ? 借閱統(tǒng)計 系統(tǒng)對紙 介質檔案的借閱提供了大量的統(tǒng)計方式，并可隨時打印統(tǒng)計結果。 ? 催還管理