【正文】 如下圖。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 52 頁 9． 3 利用統(tǒng)計 利用統(tǒng)計可以對全年以及各個月的檔案借閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計，便于管理人員了解借閱的總體情況，可以對以后的工作起到一定的指導(dǎo)作用。 若想察看某一文件的細(xì)節(jié)，則可以點擊 ，即可以查看；若想修改借檔時間，延長借檔時間，可以點擊“續(xù)借”按扭，然后輸入借檔天數(shù)即可；若需將此份檔案歸檔，點擊它“歸檔”下 的即可完成歸檔。借閱信息管理這里根據(jù)實際需要包含對借閱信息的檢索、查看、刪除、統(tǒng)計等功能。用戶可以根據(jù)自己的需要刪除已經(jīng)歸還的檔案文件信息。 先看歸檔登記功能。然后系統(tǒng)會發(fā)送一封郵件通知借檔人其借 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 50 頁 檔請求被拒絕（如下圖所示）；如果同意此次借檔請求，可以點擊“同意”，在點擊后出現(xiàn)的對話框中必須輸入借檔人密碼，點擊“確定”即可。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 49 頁 提交結(jié)果如下圖，系統(tǒng)自動將所有有關(guān)借檔的信息記錄到借閱利用庫中。輸入相關(guān)信息，提交借檔請求。如下圖。如下圖。然后點擊“提交借文件請求”按鈕，即完成了這幾份文件的借閱。 點擊主菜單中的“借閱統(tǒng)計”中，借閱管理的主界面為下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 47 頁 庫房管理員登陸進(jìn)入系統(tǒng)后，打開一個檔案表，通過查詢、或查找到所要 借閱的檔案實體對應(yīng)的，點擊“借閱”按鈕，系統(tǒng)即將該份文件的借閱信息記錄到借閱清單，如果同時需要借閱多份檔案，則重復(fù)上面的操作，借閱完成后進(jìn)入借閱清 單 ，見下圖。用戶的權(quán)限由系統(tǒng)管理員或者具有創(chuàng)建用戶權(quán)限的部門管理員在“系統(tǒng)設(shè)置” “用戶管理”中授予。主要功能是記錄已借檔案的情況，記錄已經(jīng)歸還檔案的情況，借閱利用情況的統(tǒng)計，借出檔案實體的歸檔 ,借閱、歸檔情況的信息管理等。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 46 頁 若想還原文件，則選中所需還原的文件， 點擊“還原”。實體雖然被銷毀了，但是信息仍然可以被利用，只是多了被銷毀的標(biāo)志。如下圖是鑒定銷毀的操作界面。 已經(jīng)存在檔案表“檔案館（學(xué)籍檔案）”，由于其中沒有任何類目記錄，也就無法顯 示出該檔案表的類目結(jié)構(gòu)和相關(guān)類目信息。左邊顯示的是三級樹型類目結(jié)構(gòu)，以及表內(nèi)查詢部分。如：按照檔案類型進(jìn)行分類管理的單位可以用記錄級別共享，為某一類別檔案創(chuàng)建一個檔案表，然后將該檔案表的記錄級共享權(quán)限分 別授予各個獨(dú)立文件部門的用戶，這樣被授權(quán)的多個用戶就可以將同一個類別的文件或者案卷信息輸入到同一個檔案表中，并且不同獨(dú)立文件部門的用戶之間可以相互獨(dú)立，互不干擾，彼此都不能看到其它人的資料，而對于檔案管理部門，則可以看到該檔案表中所有的文件和案卷情況。 共享級別的設(shè)定分別適用于不同的管理模式。 共享級別 有三個值：表級、記錄級和部門級?；诖斯ぷ髁鞒?，系統(tǒng)管理員應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置：將該檔案表的讀、寫、圖像檔案管理權(quán)限授 予 A，這樣用戶 A 可以掃描紙質(zhì)檔案，并將之上傳至系統(tǒng)，與對應(yīng)的文件目錄相掛接（ OCR 版的用戶還可以利用系統(tǒng)提供的 OCR功能將掃描的圖像文件自動識別成文本）；將該檔案表的讀、寫、打印權(quán)限授予 B,這樣用戶 B就可以進(jìn)行文件、案卷目錄的輸入及打印工作，同時用 戶 B不能進(jìn)行圖像等操作，這樣就可以實現(xiàn)用戶 A和 B 的分工合作，相互不干擾而又相互配合；將該檔案表的讀、寫、圖像檔案管理權(quán)限授予 C,這樣 C就可以對文件、案卷的目錄、掃描圖像進(jìn)行校對，如果有錯誤，用 戶 C可以進(jìn)行修改。 首先系統(tǒng)管理員為這批檔案創(chuàng)建一個檔案表，然后將不同的權(quán)限分別授予這三部分用戶。對于系統(tǒng)管理員來說，他需要利用檔案 網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)為這項工作建立一個解決方案。在協(xié)同工作的過程中，不同的用戶擔(dān)任不同的角色，承擔(dān)不同的任務(wù)，這就需要系統(tǒng)提供這樣一個協(xié)同作業(yè)的解決方案。 打印 、 全文 、圖像、媒體 即是否給予指定用戶打印、全文、圖像、多媒體檔案的管理權(quán)限。如果用戶擁有“寫”權(quán)限，那么該用戶就可以對被授權(quán)的檔案表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、添加、刪除、移動等操作。 7． 2 關(guān)于訪問權(quán)限設(shè)定的解釋 讀、寫 “讀”權(quán)限即用戶查看數(shù)據(jù)的權(quán)利。具體權(quán)限設(shè)置同用戶授權(quán)?！氨砑墶币约啊安块T級”用法參看下面的權(quán)限（即“共享級別“）解釋 。如果想不再對某用戶授予本表的任何權(quán)限，去掉本對話框中對讀、寫權(quán)限的勾選即可。 點擊“檔案表信息修改”頁面的“用 戶授權(quán)”，出現(xiàn)以下頁面： 如果想為用戶“ xxx”添加可以操作本檔案表的權(quán)限，點擊“添加”，在下拉列表框中選擇此用戶，選擇賦予的權(quán)限，如下圖。 ◆ 用戶授權(quán)： 此操作是 要給具體的某個用戶授權(quán)或解除授權(quán)，可使用如下操作。可授權(quán)檔案表的范圍： 系統(tǒng)管理員 (dba)可以對系統(tǒng)中所有的用戶檔案表進(jìn)行授權(quán)操作；其它用戶只能對本人創(chuàng)建的檔案表進(jìn)行授權(quán)操作。 授權(quán)，指的是將某一檔案信息的一定的訪問權(quán)限賦予其它用戶使其它用戶可以在指定的權(quán) 限范圍內(nèi)訪問和操作該檔案數(shù)據(jù)。 舉個統(tǒng)計“時間“信息的例子： a) 統(tǒng)計圖 在“時間“后面的下拉框中選定統(tǒng)計圖的縮放比例后，點擊下拉框前面的圖標(biāo)，就可以看到對”時間“信息的柱狀統(tǒng)計圖了。 假設(shè)要統(tǒng)計“財務(wù)檔案”和“聲像檔案”的信息，具體操作方法如下： ? 在“檔案信息管理”目錄下選擇需要統(tǒng)計的數(shù)據(jù)庫（可選擇一個或多個），點擊下方的“統(tǒng)計”，進(jìn)入檔案信息統(tǒng)計窗口，如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 39 頁 ? 點擊統(tǒng)計后，會出現(xiàn)如下的窗口： ? 點擊“更新統(tǒng)計數(shù)據(jù)“，出現(xiàn)生成統(tǒng)計數(shù)據(jù)頁面，并且會彈出”統(tǒng)計完成“的提示窗口。統(tǒng)計模塊中的分類統(tǒng)計功能對各個檔案表的文件數(shù)、案卷數(shù)、時間、單位、類別、密級、保管期等項目統(tǒng)計數(shù)據(jù)并進(jìn)行匯總，并生成分類統(tǒng)計圖表。統(tǒng)計功能方便用戶及管理員對各個檔案表情況有一個全面的認(rèn)識，有利于以后的工作。如下右圖 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 38 頁 第六節(jié) 檔案信息統(tǒng)計 用戶成功登錄“檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng) ”后，系統(tǒng)管理員以外的用戶將自動進(jìn)入“檔案信息管理”的界面。 該 查詢方式 有多種：如下左圖。在檔案員了解被查詢對象大致范圍的情況下，最好使用表內(nèi)的查詢接口，以節(jié)約資源?？梢圆樵兊淖侄伟ǎ侯}名、問號、密級、責(zé)任者、全文、時間，組合條件包括：“并且”與“或者”；對于每一項，都可以選擇模糊匹配或精確匹配，以方便調(diào)控查準(zhǔn)率。 ? 單項、組合查詢 適用于用戶明確知道要在哪個字段中進(jìn)行查詢。查詢結(jié)果顯示如下圖。 如用戶要查詢一個關(guān)于校慶的通知，只要輸入關(guān)鍵詞：校慶和通知即可，不同的關(guān)鍵詞用空格隔開，查詢結(jié)果將是分別使用這些關(guān)鍵詞查詢所得結(jié)果的交集。 任意關(guān)鍵詞查詢將關(guān)鍵詞與所有字段進(jìn)行匹配 ，包括題名、責(zé)任者、密級、時間、實體分類號、案卷號、全文、附注、主題詞等，只要其中含有用戶所輸入的關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會自動將其歸入查詢結(jié)果中。綜合查詢的方式包括如下幾種： ? 任意關(guān)鍵字查詢 這種查詢方式是目前最流行的查詢方式。 5． 1 綜合查詢 綜合查詢就是對系統(tǒng)內(nèi)所有表進(jìn)行查詢，它可以提供給所有用戶使用，包括非沒有賬號的訪問者。 第五節(jié) 檔案查詢 統(tǒng)為用戶提供兩種查詢接口。然后選擇“復(fù)制 /移動”即可。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 36 頁 ? 將 jx111999信息管理系下的記錄復(fù)制 /移動到另一個表“研究生院 03 文檔 ”下，并且以另種類目的形式顯示。 下面分類舉例： ? 將 jx111999信息管理系下的記錄不改變原有類目復(fù)制 /移動到“學(xué)籍檔案 2”另一個檔案表下。復(fù)制：原有文件保持；移動：原有文件不存在。 3． 3 檔案表之間調(diào)整文件 /案卷 此功能適合于檔案表之間的復(fù)制、移動。它不是將文件件號修改成什么，而是將文件件號批量加幾或減 幾，需要在“修改為”框中填入正數(shù)（加）或負(fù)數(shù)（減），點擊“修改”后系統(tǒng)將所選擇記錄批量加幾或減幾。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 35 頁 如上圖紅線部分，可以修改某個字段中的部分內(nèi)容如“文號”項中內(nèi)容為：南教字 [...]，要將部分文號中的統(tǒng)一修改為 南字發(fā) [...]那么，這時直接使用“數(shù)據(jù)批量修改”則會將“文號”項完整地修改掉，使用紅線部分的這個功能可以批量地修改其中的一部分內(nèi)容將修改項目選擇為“文號”，被替換內(nèi)容“南教字”，替換為：“南字發(fā)”，點擊替換按鈕即可。 若為指定的幾條記錄修改密級為“秘密”，則還是先選中要修改的文件，后在下拉框中選擇密級，再鍵入“秘密”，點擊修改即可。 修改后，結(jié)果如下圖： ◆ 批量修改 批量修改是針對具體的檔案著錄項目而言的，如實體分類號、題名、密級、保管期等進(jìn)行批量修改。 若想把幾條記錄的實體分類號改成 jx11，案卷號改為 1，直接鍵入提交即可。如果恰好需要移動整個類目的文件，進(jìn)入該類目后，勾選后面那個小方框，選擇移動當(dāng)前類目下所有文件，可以不必再一頁一頁去選中文件了。 ? 若想把則三條記錄移動到 jx111999信息管理系這個新目錄下，則可以直接在其中輸入，如下圖： 同樣， 點擊更改類目也可以出現(xiàn)一個新的一級目錄 jx11，下有二級目錄 1999,如下圖所示： 注：若輸入目錄與以前的相同，則仍然轉(zhuǎn)到原目錄下。用同樣方法可以選擇二級、三級類目。其他操作相同。 舉例： ? 若要將學(xué)籍檔案表下的 jx142020信息管理系 轉(zhuǎn)到 jx142020信息管理系 首先，選擇要改動的數(shù)據(jù)。如下圖：只需在方框中輸入自己選擇的數(shù)目，提交就可以。 無論是什么樣的刪除，系統(tǒng)都回提示“是否自動排序”，根據(jù)需要選擇。 要刪除同一目錄下的所有文件，先選擇“全部選擇”，再選擇“批量刪除”。 3． 2 檔案表內(nèi)調(diào)整文件 /案卷 ● 同一目錄下調(diào)整文件順序 此功能比較簡單，即調(diào)整每一文件最前端的移動符號 即可，系統(tǒng)會自動進(jìn)行排序。 點擊“合并”后，就會出現(xiàn)以下界面，系統(tǒng)會有“合并數(shù)據(jù)完成“的提示，然后點擊“確定”。下圖為復(fù)制過程： 在“源數(shù)據(jù)庫”中選擇“產(chǎn)品檔案”，它有 99 條數(shù)據(jù)，在“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”中選擇“上級文件檔案”，它有 801 條數(shù)據(jù)，如上圖中的紅圈內(nèi)所示。 在“檔案信息管理”目錄下，選擇按鈕“合并數(shù)據(jù)”，如下圖： 選擇后會出現(xiàn)“檔案數(shù) 據(jù)合并”窗口， 分別在“源數(shù)據(jù)庫”和“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”中選擇需要合并的數(shù)據(jù)庫，選擇完畢后，點擊“合并”，則“源數(shù)據(jù)庫”中的數(shù)據(jù)就會被復(fù)制到“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 30 頁 第四節(jié) 檔案整理 4． 1 檔案信息的合并 系統(tǒng)管理員有時需根據(jù)不同的需要將不同年度、不同部門的數(shù)據(jù)庫合并在一起，都要用到“合并數(shù)據(jù)”這一個功能?？梢?通過設(shè)置您的計算機(jī) ,改變 IE 頁面設(shè)置中打印邊距的默認(rèn)單位為 “毫米 ”，這樣打印就可以正常分頁。 如果還需要進(jìn)行頁面的調(diào)整與設(shè)置，可以點擊“文件”菜單下的“頁面設(shè)置”選項，就會出現(xiàn)頁面設(shè)置窗口，如下圖所示： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 28 頁 全部的設(shè)置都已完畢后，就可以選擇“文件”菜單下的“打印”選項進(jìn)行打印了。 在選定好打印目錄以及進(jìn)行了相關(guān)的設(shè)置以后，就可以點擊“ 打印 預(yù) 覽 ”按扭看到真實的打印情況，在您的機(jī)子上第一次點擊“ 打印 預(yù) 覽 ”時可能會提示安裝系統(tǒng)的一個插件。 注：打印模版的設(shè)置在第三章第九節(jié)的打印模版中詳細(xì)說明。如右圖 ? 默認(rèn)打印目錄： 默認(rèn)打印目錄中是我們系統(tǒng)提供的打印目錄，這些目錄是根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的，用戶不能進(jìn)行修改。“選擇打印范圍”中設(shè)置的是打印的范圍，可根據(jù)打印的要 求設(shè)置。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 24 頁 從上圖中可以看到目錄打印里新增了導(dǎo)出到 Excel 功能。 還可以對選擇的內(nèi)容進(jìn)行挑選與管理 ： 類目、檢索與打印隊列配合使用，可以使得對打印范圍的確定方便而精確。 3． 當(dāng)要打印的內(nèi)容橫跨多個類目的時候，一般采