【正文】 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 數(shù)據(jù)來源 文書 信息 表： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 備注 序號(hào) Guid 32 文書編號(hào) Varchar 20 按規(guī)則生成 收文日期 Datetime 8 收文號(hào) Varchar 20 來文號(hào) Varchar 20 來 文 途徑 Varchar 200 密級(jí) Varchar 10 來 文 機(jī)關(guān) Varchar 200 標(biāo)題 /文件名稱 Varchar 100 份數(shù) Int 8 頁數(shù) Int 8 承辦單位 Varchar 100 注銷 Varchar 2 是 /否 案卷號(hào) Varchar 20 分類 Varchar 30 關(guān)鍵字 Varchar 30 簡要描述 Varchar 200 制作人員 Varchar 10 文件類型 Varchar 20 文件 /圖片 /視頻 文件格式 Varchar 8 pdf、 iso 電子化 Varchar 2 是 /否 有效期限 Int 8 查閱人范圍 Varchar 20 案卷號(hào) Varchar 20 存儲(chǔ)位置 Varchar 50 備注 Varchar 500 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù) 卷內(nèi) 目錄： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 案卷號(hào) Varchar 20 按規(guī)則生成 順序號(hào) Int 8 文書編號(hào) Varchar 20 責(zé)任者 Varchar 10 題名 Varchar 50 著錄 Varchar 100 日期 Datetime 8 頁號(hào) Int 8 備注 Varchar 200 借閱表 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 借閱人 Varchar 20 借閱時(shí)間 Varchar 100 部門名稱 Varchar 100 文件內(nèi)容 Varchar 100 借閱原因 Varchar 100 所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) Varchar 100 批準(zhǔn)人 Varchar 100 批準(zhǔn)日期 Varchar 20 備注 Varchar 200 分發(fā)表 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 分發(fā)人 Varchar 20 分發(fā)時(shí)間 Varchar 100 分發(fā)部門 Varchar 100 文件 個(gè)數(shù) Varchar 100 閱讀人 Varchar 100 分發(fā)狀態(tài) Varchar 100 未 讀 /已讀 備注 Varchar 200 分發(fā)文件明細(xì)表 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 分發(fā)序號(hào) Varchar 20 文件名稱 Varchar 100 文件路徑 Varchar 100 狀態(tài) Varchar 100 備注 Varchar 200 文書分類表： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 類別號(hào) Varchar 10 類別名稱 Varchar 100 父節(jié)點(diǎn) Varchar 10 備注 Varchar 500 文書訪問記 錄： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 文書編號(hào) Varchar 20 訪問人員名稱 Varchar 10 訪問時(shí)間 Varchar 20 批示內(nèi)容 Varchar 100 授權(quán)人員 Varchar 10 備注 Varchar 500 管理數(shù)據(jù) 保管期限表 ： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 保管期限 Varchar 8 永久 /30 年 /10 年 密級(jí)表 ： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 密級(jí) Varchar 20 備注 Varchar 200 文書分發(fā)通知 方式： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 通知方式 Varchar 20 短信 /電話 備注 Varchar 200 用戶表： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 用戶 ID Varchar 20 用戶名 Varchar 10 科室 Varchar 10 密碼 Varchar 20 權(quán)限 Varchar 10 密級(jí) Varchar 50 注冊日期 Varchar 100 性別 Varchar 8 年齡 Int 8 電話 Varchar 10 手機(jī) Varchar 20 地址 Varchar 200 Email Varchar 50 備注 Varchar 200 角色 表： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 名稱 Varchar 20 權(quán)限 ID Varchar 20 功能 ID 號(hào) 備注 Varchar 200 用戶組表： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 用戶組名稱 Varchar 20 權(quán)限 ID 備注 Varchar 200 批示類別： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 文字說明 Varchar 20 文件再傳遞 Varchar 20 備注 Varchar 200 組織機(jī)構(gòu)表： 名稱 數(shù)據(jù)類型 長度 序號(hào) Guid 32 機(jī)構(gòu) ID Varchar 20 機(jī)構(gòu)名稱 Varchar 20 機(jī)構(gòu)位置 Varchar 100 父 ID Varchar 100 備注 Varchar 200 報(bào)表格式 卷 內(nèi) 文 件 目 錄 順 序 號(hào) 文 號(hào) 責(zé)任者 題名 日 期 頁 號(hào) 備 注 2020 年外來文件登記簿 收文 日期 收文號(hào) 來文號(hào) 來文途徑 密級(jí) 來文機(jī)關(guān) 文件名稱 關(guān)鍵字 份數(shù) 頁數(shù) 承辦 單位 注銷 案卷號(hào) 備注 檔案查借閱審批表 部門名稱 查借 閱人 日期 文件名稱（文件號(hào)） 密級(jí) 歸還人 簽字 歸還日期 檔案室 確認(rèn) 備注 查借閱原因 批準(zhǔn)人簽字 主管所領(lǐng)導(dǎo)審批 文件批簽承辦單 辦公室 意見 領(lǐng) 導(dǎo) 批 示 承 辦 結(jié) 果 承辦文件要及時(shí)、準(zhǔn)確，禁止用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水簽字。 2） 與 信息 管理 系統(tǒng)的接口 ，能夠自動(dòng)接收工作過程中產(chǎn)生的電子信息，并在檔案管理方面與本單位管理流程無縫接軌。 具體地說，包括以下接口： 1） 與 辦公 OA 系統(tǒng)的接口需求 。具體流程見圖 6222。具體流程見圖 6221。具體流程見圖 6211。紙質(zhì)文書的存檔是先進(jìn)行預(yù)立卷，就是保存臨時(shí)的一個(gè)案卷目錄中。這樣，機(jī)要室 繼續(xù)將該電子文書分發(fā)到下一級(jí)閱讀人員進(jìn)行閱讀，直 到所有的閱讀人員都 閱讀完畢，并且不再進(jìn)行向下傳遞 。 業(yè)務(wù)流程 文書檔案管理 流程 文書來源為 接收 紙質(zhì)版或者 接收電子版后 打印成紙質(zhì)版 得到 紙質(zhì) 版的文書后 ，經(jīng)所經(jīng)辦分發(fā)到各領(lǐng)導(dǎo)手上，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后，交由機(jī)要室進(jìn)行電子化處理，形成電子版的文書。 系統(tǒng)備份 ： 對系統(tǒng)的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份。系統(tǒng)將必要的操作日志記錄在案，并且提供專用工具（查看日志）去瀏覽和分析系統(tǒng)的行為。 操作日志 ： 系統(tǒng)將必要的操作日志記錄在案，可以瀏覽和分析系統(tǒng)的行為，以解決痕跡化管理。 系統(tǒng)管理 可以實(shí)現(xiàn) 系統(tǒng)設(shè)置、操作日志、系統(tǒng)備份、版本說明 功 能 。 密級(jí)管理 ：根據(jù)文書檔案密級(jí)管理規(guī)定，可以對相關(guān)文件的密級(jí)進(jìn)行更修修改。 檔案維護(hù) ：完成日常 信息的修改、刪除，所有維護(hù)操作都有歷史記錄，可以查閱歷史和進(jìn)行恢復(fù)；所有錄入、修改操作都提供界面的數(shù)據(jù)類型、長度等有效性控制，防止錯(cuò)誤數(shù)據(jù)產(chǎn)生； 檔案著錄 ：對個(gè)別沒有通過接收歸檔進(jìn)入系統(tǒng)的檔案，可以通過檔案著錄進(jìn)行補(bǔ)充。 分類維護(hù) ： 如果發(fā)現(xiàn)檔案缺失或錯(cuò)誤，可以進(jìn)行 分類 維護(hù)，主要包括信息補(bǔ)錄入、刪除、檔案著錄維護(hù)。 遺漏預(yù)警 ： 對文件歸檔過程中遺漏的重要信息進(jìn)行預(yù)警，以方便管理員進(jìn)行信息維護(hù)。 統(tǒng)計(jì)分析 可以實(shí)現(xiàn) 分類統(tǒng)計(jì)、遺漏預(yù)警 功能 。 文檔調(diào)閱： 通過 領(lǐng)導(dǎo) 審批的調(diào)閱請求用戶可以方便地 調(diào)閱 電子文檔。 文檔調(diào)閱申請 ： 有文檔調(diào)閱需求的用戶，要填寫相關(guān)文檔調(diào)閱申請書，待領(lǐng)導(dǎo)審批通過后才能進(jìn)行對相關(guān)文件進(jìn)行 調(diào)閱 。 文檔 檢索 是文檔系統(tǒng)的重要功能之一，其功能主要有以下兩方面： 檢索用戶 來自 不同部門，系統(tǒng) 提供多種多樣的查詢方式供用戶選擇。 查詢借閱管理 可以實(shí)現(xiàn) 文檔檢索、文檔調(diào)閱申請、文檔調(diào)閱審批、文檔調(diào)閱 各項(xiàng)功能 。查找文檔時(shí)， 則只需在 RFID 閱讀器中輸入要檢查的號(hào)碼段或要找的文檔名稱等，沿著檔案柜依次掃描，一 旦發(fā)現(xiàn)排架錯(cuò)誤或找到所要的文檔時(shí)，立刻用聲光報(bào)警，這使得工作人員的查找變得非常方便，同時(shí)顯著降低錯(cuò)架率。電子文件歸檔按照國家文件相關(guān)分類法進(jìn)行歸檔；紙質(zhì)文檔歸檔要經(jīng)過預(yù)立卷、拆卷、分類、組卷、著錄五個(gè)過程，最后進(jìn)行歸檔 。 文件信息維護(hù) ： 實(shí)現(xiàn)對文件的相關(guān)信息進(jìn)行更新修改。 文件接收 ： 文書室接收經(jīng)所辦傳遞下來的文件 。 修改密碼 ： 可以實(shí)現(xiàn)用戶根據(jù)一定的密碼設(shè)置規(guī)則進(jìn)行重新設(shè)置用戶登錄密碼。 角色管理 ： 可以實(shí)現(xiàn)瀏覽角色、新增角色、分配編輯角色權(quán)限以及刪除角色功能，瀏覽角色可以查看當(dāng)前數(shù)據(jù)庫中的所有已創(chuàng)建角色；新增角色可以給數(shù)據(jù)庫增加一個(gè)用戶自定義角色；分配編輯角色可以給新創(chuàng)建或已有的角色分配表權(quán)限，包括 創(chuàng)建表、查詢、更新、刪除等權(quán)限，以及對已創(chuàng)建角色 的權(quán)限進(jìn)行修改；刪除角色可以實(shí)現(xiàn) 從數(shù)據(jù)庫中刪除選定的角色 。 用 戶 維 護(hù)文 件 分 發(fā)遺 漏 預(yù) 警文檔管理查詢借閱管理文 檔 調(diào) 閱文 檔 調(diào) 閱 審 批文 檔 調(diào) 閱 申 請文 檔 檢 索案 卷 管 理文 件 歸 檔角 色 管 理權(quán) 限 管 理文 件 接 收用戶管理操 作 日 志系 統(tǒng) 接 口文 件 信 息 維 護(hù)分 類 統(tǒng) 計(jì)參 數(shù) 設(shè) 置D B修 改 密 碼統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)管理數(shù) 據(jù) 備 份版 本 說 明基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)有 效 期 限分 類 維 護(hù)密 級(jí)組 織 機(jī) 構(gòu)圖 61 文書檔案管理系統(tǒng) 功能 結(jié)構(gòu) 圖 用戶管理 可以實(shí)現(xiàn)對 用戶的各項(xiàng)管理，包括 用戶維護(hù)、角色管理、權(quán)限管理及修改密碼 。 功能結(jié)構(gòu) 文書檔案管理系統(tǒng)由 6 大部分組成，主要分為 用戶管理、文檔管理、查詢借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)管理 。 3． 公眾服務(wù)層 ：該層是對外接口層，為外部系統(tǒng)提供電子和實(shí)體檔案的目錄查詢檢索，便于檔案交流和應(yīng)用 。 2． 核心業(yè)務(wù)層： 該層 是系統(tǒng)的核心層，它根據(jù)檔案業(yè)務(wù)流程對電子文檔進(jìn)行歸檔、查詢 、調(diào)用、借閱、分發(fā) 。 文 書 檔 案 管 理 系 統(tǒng)應(yīng) 用 服 務(wù) 器數(shù) 據(jù) 庫 服 務(wù) 器前 端 應(yīng) 用W E B 服 務(wù) 器數(shù) 據(jù) 備 份 服 務(wù) 器管 理 人 員業(yè) 務(wù) 人 員與 其 他 業(yè) 務(wù) 平 臺(tái)業(yè) 務(wù) 應(yīng) 用 的 接 口 圖 52 文書檔案管理系統(tǒng) 部 署結(jié)構(gòu)圖 層次 結(jié)構(gòu) 該系統(tǒng)主要由后臺(tái)數(shù)據(jù)層、核心業(yè)務(wù)層、公眾服務(wù)層等三個(gè)層次組成 ，具體如下： 后 臺(tái) 數(shù) 據(jù) 層核 心 業(yè) 務(wù) 層公 眾服 務(wù) 層