【正文】 息管理系”這個目錄下有數據， 如下圖所示： 如果再新建三級類目分別是：“ JX14”“ 2020”“ ”的文件或案卷，則“ 2020”后也會有帶點圓圈。 6．上圖中序號為 檔號為 1的記錄是系統自動 添加的（ 因為剛才只添加了目錄沒有添加文件的著錄信息 ），用戶需要根據自己的使用需要添加自己的案卷或文件記錄 的著錄信息 。因為是在指定目錄下的，現在的上方的三級目錄就是默認的了。下圖 中已輸入了 98級檔案學專業(yè)一位學生的學籍檔案的基本信息，用戶可依照本單位的實際著錄要求進行輸入。若 想重新輸入內容，則點擊“重置”。 9．“關閉”按鈕，將窗體關閉，進入“檔案文件信息管理”頁面。如下圖： 10．點擊上圖上方的“添加文件”再添加一條，系統會自動將 檔號的件號 +，其它保留上條記錄的信息，可以再添加記錄。其中數字的整數部分表示案卷號；小數部分表示件號 (支持四位 )；如果這個數字是純整數，表 明這條記錄表示一份案卷的著錄信息（深藍色），如果這個數字是整數 +小數，表明這條記錄表示一份卷內文件的著錄信息（淺藍色），這個數字就是它的案卷號 +件號；對于文件級歸檔而言，整數部分可以表示為盒號，小數部分可以按照大流水錄入，也可以作為盒內順序號。 2． 2 案卷或文件操作 a） 編 輯 如果需要對案卷或文件進行修改，只需鼠標左擊所要編輯案卷或文件右 端 的“ ”圖標，系統即可進入“編輯案卷、檔”頁面，編輯框與添加框基本一致，只是在最下方加了定位圖標，方便修改其它文件，如下圖： 用戶在編輯頁面下，修改完成后點擊頁面最下方的“ 保存 ”按鈕，系統彈出“修改案卷、文件完成”對話框，點擊“確定”按鈕，關閉對話框，修改完成。 南大之星檔案管理系統 網絡版 (B/S) 使用說明書 第 12 頁 例如我們在上邊另存為的時候選擇的類目為 2020黨群則在點擊確定后，該條記錄就會進行復制，記錄中的所有著錄項都不變如下圖，該記錄的目錄信息發(fā)生了變化，為我們另存為的目錄，現在我們所處的位置就是另存為的目錄，在里邊我們可以查看“上一份”或者“下一份”記錄。系統彈出對話框詢問是否刪除并放入回收站，點擊“確定”按鈕，完成刪除。如下圖： 被刪除的文件先暫時放在 回收站 里，可以將其還原，如下圖。 c） 借 閱 用戶只需鼠標左擊所要借閱案卷或文件右端的“ ”圖示，即可完成將改文件放入“檔案借閱單”。 南大之星檔案管理系統 網絡版 (B/S) 使用說明書 第 14 頁 首先需要指出，如果用戶需要對案卷或文件進行全文、圖像或多媒體的操作，可以有兩條途徑進入操作頁面： ① 用戶可以在“檔案文件信息管理”頁面下，通過點擊對應案卷或文件左側的三個超鏈接。如下圖： ▲ 全 文 用戶要對案卷或文件進行全文操作，可點擊“全文”超鏈接或是“全文”按鈕，系統進入“文件、案卷提要”頁面該頁面分為兩部分，分別支持用戶實現案卷或文件 全文提要信息 的錄入和 附件包括電子文件 全文的上 載。如：在右圖我們錄入了案卷或文件責任者的個人信息作為其提要內容。 錄入完成后，用戶切記用鼠標左鍵點擊下 方的“保存”按鈕，出現對話框，點擊“確定”，完成錄入。 單個附件的上傳： 點擊右側的“瀏覽”按鈕，用戶可以查找本地計算機以及局域網上所要上載的電子文件。如下圖： 選擇好上載文件并完成設置后，用戶可點擊下方“上傳”按鈕，系統完成附件的上傳。 如不是 PDF格式的文件，上傳完畢后點擊“轉換”，待“轉換”變?yōu)椤耙艳D換”，即已將文件格式轉換為 PDF 格式（注： PDF是國際通用格式， PDF 轉換任務管理 的有關內容參看系統設置相關章節(jié) ） 批量上傳 ：單擊上圖中的“電子文件上傳“按扭，就會出現如下的對話框，選定所要上傳的一批附件，然后進行“提取全文”的設置，最后點擊“上傳”即可。 此主題相關圖片如下： 此主題相關圖片如下： 針對不同記錄的多個電子文件批量上傳，可以實現批量上傳對應于不同文件 /案卷記錄的電子文件。 南大之星檔案管理系統 網絡版 (B/S) 使用說明書 第 17 頁 多個電子文文件對應一份文件則用序號隔開，但是名稱要一致。 如下圖所示： 此主題相關圖片如下： 如果有全宗號、實體分類號、案卷號等信息，可以將之作為電子文件名稱的一部分， 如： 01,2020jx13,發(fā)文 , 01,2020jx13,發(fā)文 , 沒有全宗號： 2020jx13,發(fā)文 , 2020jx13,發(fā)文 , 沒有分類號： ,發(fā)文 , ,發(fā)文 , 沒有案卷號： 2020jx13,發(fā)文 , 2020jx13,發(fā)文 , 有全宗號和分類號： 01,2020jx13,發(fā)文 , 01,2020jx13,發(fā)文 , 系統會自動將全全宗號、實體分類號、案卷號寫進新創(chuàng)建的文件記錄中。 這種情況電子文件名稱中要有索要掛接的文件案卷的檔號信息。 系統將會根據電子文件名稱中的檔號信息自動搜索對應的文件案卷記錄， 如果搜索到，則將電子文件掛接到其上，如下圖所示： 此主題相關圖片如下： 如果沒有搜索到對應的文件案卷記錄，則創(chuàng)建一個新的文件記錄，并將電子文件掛接到新創(chuàng)建的文件記錄上。 如果對應的文件沒有全總號，即：實體分類號 :2020jx13 案卷號 : 則電子文件的命名為： 2020jx13, 2020jx13,1.0001, 如實體分類號也為空則： , , 附：電子文件 命名規(guī)則 : 全宗號 ,實體分類號 ,案卷號 ,題名 ,序號 .后綴 其中 全宗號、實體分類號、案卷號、題名、序號 可以任 選幾個，只要按照規(guī)則的順序即可。 如： 01,2020jx11,發(fā)文 , 2020jx11,發(fā)文 , ,發(fā)文 , 發(fā)文 , 發(fā)文 .doc ▼ 如果用戶需要對所上傳的電子文件進行編輯，可點擊瀏覽下的圖標，就可以看到這個文件 doc格式的全文。 南大之星檔案管理系統 網絡版 (B/S) 使用說明書 第 19 頁 ▼ 電子文件上傳的時刻起就是歸檔，為了對便于易于替換改動的電子文件加以控制，系統在電子文件上傳同時，記錄其 電子文件原數據信息 與 電子文件 訪問記錄， 作為電子文件歸檔的元數據。點擊“確定”按鈕完成刪除。 ▼ 上傳方式若選擇 “ 只上傳文件信息”，此文件就不上傳到服務器上，而只是保存一個目錄。（注：此設置只有在單個文件上傳時才有，在批量上傳中沒有） 先選擇上傳方式為“只上傳文件信息” 上傳后的信息，出現序號為 2的文件，如 下圖： 南大之星檔案管理系統 網絡版 (B/S) 使用說明書 第 20 頁 ◆ 如果用戶需要將附件中的全文 追加到全文 后面 或替換原有全文，可以在上傳之前選擇“添加全文”后面兩項；系統可以在上傳的同時將電子文件中的內容提取出來存放到數據庫中的全文字段以供檢索，否則存在于電子文件中的內容無法被系統檢索到。 ▲ 圖像 用戶要對案卷或文件進行圖像操作，可點擊“圖像”超鏈接或是“圖像”按鈕，系統進入“案卷、文件相關圖像”頁面，如下圖。和全文附件的上傳操作 方法一樣，在“圖像預覽”中點擊“電子文件上傳”可以實現文件的批量；在“圖像文件的上傳”中點擊“瀏覽”可以實現單個文件的上傳。 ◆ 如果用戶需要瀏覽某張上傳圖像原貌，可點擊對應圖片的預覽圖像，用戶可在系統打開的 web頁面下瀏覽到原始大小的上傳圖像。 ◆ 識別功能具體用法參見第九節(jié)“公文識別”。單個文件的上傳請點擊“瀏覽”按鈕 ，查找本地計算機以及局域網上所要上傳的音頻視頻文件。點擊“上 傳”按鈕，系統將完成文件的上傳。 下圖中用戶可以看到已經上傳到服務器中的音頻檔案題名、源文件名、長度、格式等基本信息。 ◆ 如果用戶需要 播放 所上傳的音頻或視頻檔，可點擊相應的播放欄下的“ ”圖標，系統將啟動相應的媒體播放器，如： Windows Media Player，進行播放。 3． 1 打印范圍的確定 系統支持以下幾種入口確定打印的范圍：打印當前類目、打印所有類目、打印檢索結果、打印隊列； 3． 這是基于三級類目來確定的打印范圍。如 下圖紅線所示。 南大之星檔案管理系統 網絡版 (B/S) 使用說明書 第 23 頁 3． 如果需要打印個別的幾個文件，上述兩種方式會比較麻煩，打印隊列功能可以讓用戶將需要打印的文件添加到打印隊列中，然后打印時，只要選擇“僅打印打印隊列中的文件”，就可以打印用戶選擇的文件。 3． 2 打印目錄模版的選擇及具體設置 點擊上面提到的打印按鈕，就會出現下面的窗口，如下圖。 該功能可以將數據導出到 Excel 表 ,其特點是不需要安裝打印插件，但是客戶端計算機需要安裝 Excel. 選擇好需要導出的案卷文件以后 ,即選擇一個模板 ,例如下圖選擇了案卷目錄 ,點擊導出到Excel按扭 ,導出之后的格式如下面截圖所示 : 南大之星檔案管理系統 網絡版 (B/S) 使用說明書 第 25 頁 ? 自定義打印目錄： 在自定義打印目錄中是用戶自己定制的一些打印模版，如右圖里邊這些打印目錄都是我們系統提供的，這些打印模版都是根據國家標準定制的模版，如果用戶在使用過程中這些模版不符合自己的實際情況，可在系統設置中的打印模版管理中自己定制打印模版，具體的定制方法參見 打印模版管理 ? 自定義打印選項： 自定義打印選項中的設置都可以在“系統設置”中“打印模版管理”中每個模版里設置好，這樣以后打印的時自定義打印設置里都不要做設置。“包含序號欄”中設置的是打印目錄中第一欄是否顯示序號，系統中一般默認的都不包含序號，要顯示的話選擇“是”。 ? 打印設置選項： 打印選項中設置的是頁面設置中的左右邊距等其它設置，轉換頁次這塊是在打印文件時用到，一般情況下用戶在輸入文件時輸入的時候再“頁數”一欄輸的是文件的實際頁數而不是文件的頁碼，在打印的時候選擇這一功能可以將輸入的頁數轉換為文件的頁碼，打印頁面設置中設置的是 南大之星檔案管理系統 網絡版 (B/S) 使用說明書 第 26 頁 打印中的行高、左右邊 距等等如右圖。 另外，系統還為用戶準備了幾個默認的打印目錄，包括全引目錄、案卷封面、備考表、案卷背脊等 （如上圖的右半部分所示） ，然后用戶可以進行目錄打印設置以及打印的頁面設置。點擊“安裝”就可以了，如果安裝后點擊“ 打印 預 覽 ” 的時候出現 “正 在生成目錄，請稍候 ...”這個就說明系統的打印插件沒有安裝上，按照如下操作即可 A. 操作系統為 windows 2020 頁面安全性的設置參照上本章第一節(jié)插件安裝失敗解決方案設置就能夠解決 B. 操作系統為 windows xp 做如上設置可能還解決不了問題， 這是由于 xp 系統（打過 sp2）中有一個 windows自帶的防火墻，防火墻中把 ie 屏蔽了，解決方法如下 ： a) 打開 xp 系統控制面板找到防火墻并打開如下圖 b) 點擊例外，如下圖將 inter explorer 項目勾上，然后確定即可 南大之星檔案管理系統 網絡版 (B/S) 使用說明書 第 27 頁 按照如上設置打印插件即可安裝上， 再選擇“打印預覽”會出現正常的預覽頁面如下圖。如下圖所示： 南大之星檔案管理系統 網絡版 (B/S) 使用說明書 第 29 頁 如果在打印出來的頁面出現不能正常分頁（本來應該在一頁打印完的分了兩頁兩頁都不完整）打印 分頁錯亂 可能有兩方面原因造成 1) 打印插件安裝問題，參照插件安裝解決方案設置 2) IE 瀏覽器的頁面設置中的打印邊距單位默認為 “英寸 ”，這會導致打印分頁錯亂。 客戶端計算機的操作系統為： windows xp 時 : 進入控制面板，打開 “區(qū)域和語言選項 ”，在 “區(qū)域選項 ”頁中，點擊 “自定義 ”按鈕，在彈出的 “自定義區(qū)域選項 ”對話框中的 “數字 ”項中，