【正文】 如下圖： 若點(diǎn)擊第一條的歸檔，則這條記錄在此目錄下消失，記錄內(nèi)容會(huì)出現(xiàn)在“已歸檔案實(shí)體借閱信息”中，如下圖： 庫(kù)房管理員可以點(diǎn)擊要?dú)w還的檔案的歸還項(xiàng)，如果多份檔案歸檔，可以選擇多份要?dú)w檔的檔案，然后點(diǎn)擊下面的“歸檔”按鈕，即可完成歸檔過(guò)程。 點(diǎn)擊上圖中紅線內(nèi)的收件箱后，就進(jìn)入收件箱管理： 9． 2 歸檔與借閱信息管理 “借閱統(tǒng)計(jì)”中包含的確定歸檔功能和借閱信息的管理功能：對(duì)到期檔案、所有未還檔案、已還檔案經(jīng)行分類(lèi)匯總，可以自由查詢(xún)管理相關(guān)信息。 第二步： ? 每一個(gè)案卷下面有“借檔清單”這一項(xiàng)。 必須是登陸用戶(hù)才能進(jìn)行借閱管理的操作。如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 45 頁(yè) 第八節(jié) 鑒定銷(xiāo)毀 檔案實(shí)體銷(xiāo)毀功能是對(duì)要銷(xiāo)毀的文件案卷進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀，并且打印出銷(xiāo)毀清單。被授予表級(jí)共享的用戶(hù)在檔案表中可以訪問(wèn) 所有 密級(jí)低于或等于涉密程度的文件和案卷；被授予記錄級(jí)共享的用戶(hù)只能訪問(wèn)該檔案表中 他本人所輸入的 文件和案卷；被授予部門(mén)級(jí)共享的用戶(hù)只能訪問(wèn)本部門(mén)所建的文件和案卷。如：某檔案館要數(shù)字化一部分紙質(zhì)檔案，一部分人員承擔(dān)紙質(zhì)檔案的掃描和將數(shù)字化了的檔案掛入檔案 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 44 頁(yè) 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作，一部分人員承擔(dān)紙質(zhì)檔案目錄的輸入及打印工作， 另外一部分人員承擔(dān)校對(duì)工作。 給具體的某個(gè)部門(mén)的所有用戶(hù)授權(quán)或解除授權(quán)，操作同上。以下授權(quán)操作可以反復(fù)進(jìn)行，一個(gè)檔案表可以被不同權(quán)限地授權(quán)給多個(gè)用戶(hù)或部門(mén)。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 40 頁(yè) ? 點(diǎn)擊“基本信息統(tǒng)計(jì)“可以看到以表格形式統(tǒng)計(jì)出來(lái)的基本信息，如下圖： ? 可以看到系統(tǒng)還對(duì)類(lèi)目、時(shí)間、單位、類(lèi)別、密級(jí)、保管期等基本信息進(jìn)行 了分別統(tǒng)計(jì)，并以統(tǒng)計(jì)圖和統(tǒng)計(jì)報(bào)表的形式分別進(jìn)行了說(shuō)明。此外用戶(hù)還可以根據(jù)需要對(duì) 查詢(xún)范圍 進(jìn)行進(jìn)一步的限制，實(shí)現(xiàn)多次檢索。查詢(xún)結(jié)果將自動(dòng)按照檔案所屬檔案表歸類(lèi)。該查詢(xún)接口的查詢(xún)范圍比較寬，對(duì)于沒(méi)有登錄的用戶(hù)，可以查詢(xún)所有公開(kāi)的檔案表中的 密級(jí)為公開(kāi) 的案卷和文件；對(duì)于已經(jīng)登錄系統(tǒng)的用戶(hù)而言，用戶(hù)可以查詢(xún)所有他本人創(chuàng)建的檔案表以及所有 被授予訪問(wèn)權(quán)限 的檔案表，并且可以對(duì)查詢(xún)結(jié)果進(jìn)行再編輯、修改。 選擇保持原有類(lèi)目不變，到檔案：選擇“學(xué)籍檔案 2”，再點(diǎn)擊“復(fù)制 /移動(dòng)”。 在批量數(shù)據(jù)修改中有一樣比較特別，即批量修改“文件件號(hào)”，在下拉框中成為藍(lán) 色。 ● 輔助立卷與批量修改 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 34 頁(yè) ◆ 輔助組卷 如下圖，用戶(hù)可以將需要?dú)w入一卷（盒）的文件選中，然后在操作界面內(nèi)的實(shí)體分類(lèi)號(hào)輸入框中輸入相應(yīng)的實(shí)體分類(lèi)號(hào)，在盒 /案卷號(hào)輸入框中輸入相應(yīng)的案卷（盒 ）號(hào)，點(diǎn)擊提交按鈕，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將所選中的文件歸入指定的案卷（盒）中。若是當(dāng)前目錄下所有文件移動(dòng)，只需在“移動(dòng)當(dāng)前類(lèi)目下所有文件”前面的方框中打鉤。點(diǎn)擊向上的箭頭，排序上，文件向上移動(dòng)，它與原來(lái)上一條文件的檔號(hào)自動(dòng)交換，反之向下 ● 在同一目錄下的全部選擇 /批量刪除 點(diǎn)擊“全部選擇”或“取消選擇”，只能選擇或取消選擇這一頁(yè)的全部文件，若要選擇或取消下一頁(yè)的，還要 到下一頁(yè)中全部選擇或取消。 另外，檔案表中少量案卷、文件在庫(kù)與庫(kù)之間的轉(zhuǎn)移，在第六節(jié)“文件調(diào)整”中會(huì)提到，但是面對(duì)檔案表那樣大量的數(shù)據(jù)，或者將一個(gè)表的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到一個(gè)空表，那樣就很繁瑣了，使用“合并數(shù)據(jù)”更為方便。 另外，系統(tǒng)還為用戶(hù)準(zhǔn)備了幾個(gè)默認(rèn)的打印目錄，包括全引目錄、案卷封面、備考表、案卷背脊等 （如上圖的右半部分所示） ，然后用戶(hù)可以進(jìn)行目錄打印設(shè)置以及打印的頁(yè)面設(shè)置。 3． 2 打印目錄模版的選擇及具體設(shè)置 點(diǎn)擊上面提到的打印按鈕，就會(huì)出現(xiàn)下面的窗口，如下圖。 ◆ 如果用戶(hù)需要 播放 所上傳的音頻或視頻檔，可點(diǎn)擊相應(yīng)的播放欄下的“ ”圖標(biāo)，系統(tǒng)將啟動(dòng)相應(yīng)的媒體播放器，如： Windows Media Player，進(jìn)行播放。 ◆ 識(shí)別功能具體用法參見(jiàn)第九節(jié)“公文識(shí)別”。（注：此設(shè)置只有在單個(gè)文件上傳時(shí)才有，在批量上傳中沒(méi)有） 先選擇上傳方式為“只上傳文件信息” 上傳后的信息，出現(xiàn)序號(hào)為 2的文件，如 下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 20 頁(yè) ◆ 如果用戶(hù)需要將附件中的全文 追加到全文 后面 或替換原有全文，可以在上傳之前選擇“添加全文”后面兩項(xiàng)；系統(tǒng)可以在上傳的同時(shí)將電子文件中的內(nèi)容提取出來(lái)存放到數(shù)據(jù)庫(kù)中的全文字段以供檢索，否則存在于電子文件中的內(nèi)容無(wú)法被系統(tǒng)檢索到。 如： 01,2020jx11,發(fā)文 , 2020jx11,發(fā)文 , ,發(fā)文 , 發(fā)文 , 發(fā)文 .doc ▼ 如果用戶(hù)需要對(duì)所上傳的電子文件進(jìn)行編輯，可點(diǎn)擊瀏覽下的圖標(biāo)，就可以看到這個(gè)文件 doc格式的全文。 如下圖所示： 此主題相關(guān)圖片如下： 如果有全宗號(hào)、實(shí)體分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)等信息，可以將之作為電子文件名稱(chēng)的一部分， 如： 01,2020jx13,發(fā)文 , 01,2020jx13,發(fā)文 , 沒(méi)有全宗號(hào)： 2020jx13,發(fā)文 , 2020jx13,發(fā)文 , 沒(méi)有分類(lèi)號(hào)： ,發(fā)文 , ,發(fā)文 , 沒(méi)有案卷號(hào)： 2020jx13,發(fā)文 , 2020jx13,發(fā)文 , 有全宗號(hào)和分類(lèi)號(hào)： 01,2020jx13,發(fā)文 , 01,2020jx13,發(fā)文 , 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將全全宗號(hào)、實(shí)體分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)寫(xiě)進(jìn)新創(chuàng)建的文件記錄中。如下圖： 選擇好上載文件并完成設(shè)置后，用戶(hù)可點(diǎn)擊下方“上傳”按鈕，系統(tǒng)完成附件的上傳。如下圖： ▲ 全 文 用戶(hù)要對(duì)案卷或文件進(jìn)行全文操作，可點(diǎn)擊“全文”超鏈接或是“全文”按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入“文件、案卷提要”頁(yè)面該頁(yè)面分為兩部分，分別支持用戶(hù)實(shí)現(xiàn)案卷或文件 全文提要信息 的錄入和 附件包括電子文件 全文的上 載。系統(tǒng)彈出對(duì)話(huà)框詢(xún)問(wèn)是否刪除并放入回收站，點(diǎn)擊“確定”按鈕，完成刪除。如下圖： 10．點(diǎn)擊上圖上方的“添加文件”再添加一條，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將 檔號(hào)的件號(hào) +，其它保留上條記錄的信息，可以再添加記錄。因?yàn)槭窃谥付夸浵碌模F(xiàn)在的上方的三級(jí)目錄就是默認(rèn)的了。 如用戶(hù)有一批文件和案卷是屬于 2020 年、黨辦、行政類(lèi)的，那么用戶(hù)可以在當(dāng)前的檔案集中新建一個(gè)類(lèi)目： 2020黨辦 行政。如下圖紅線所示。 ▲ 刪除： 點(diǎn) 擊“刪除” 即可刪除該檔案表。如下圖。這里以及下文所使用的“ 用戶(hù) ”與“ 人 ”均指登陸本系統(tǒng)時(shí)的具體 帳號(hào) ，每個(gè)帳號(hào)都?xì)w屬某個(gè)具體的“ 部門(mén) ”，都有相應(yīng)的可以控制的權(quán)限。上圖中設(shè)定的類(lèi)型為：“檔案”，使用默認(rèn)即可。如右圖所示： 1. 表代碼 ：用戶(hù)輸入供系統(tǒng)識(shí)別的新檔案表的代碼。 第一節(jié) 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù) 用戶(hù)成功登陸“檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng) ”后，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入“檔案信息管理”的功能接口 ， 如下圖?；蛘哌x擇 “添加到新分類(lèi)” ，然后給這個(gè)新分類(lèi)起個(gè)名字。建議使用默認(rèn)模版。 9. 重置： 如果用戶(hù)需要對(duì)以上基本信息加以改動(dòng)，可鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊窗體下方的“ 重置 ”按鈕清除已輸入的信息進(jìn)行 重新輸入。 ▲ 標(biāo)引： 點(diǎn)擊“標(biāo)引”就會(huì)出現(xiàn)“主題詞自動(dòng)標(biāo)引”窗口，點(diǎn)擊“開(kāi)始標(biāo)引”， 如下圖。 下圖為管理界面定制 界面，沒(méi)有定制情況下顯示的是默認(rèn)的樣式，用戶(hù)可以添加 、 修改顯示項(xiàng)目，并且可以直接看到修改后的預(yù)覽效果 ： 下圖為實(shí)際應(yīng)用修改后的管理界面的效果 ： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 7 頁(yè) 第二節(jié) 檔案著錄 打開(kāi)檔案表以后，隨后可以添加檔案記錄、著錄檔案信息、追加檔案全文、上傳并管理各種格式的電子文件與多媒體電子檔案。系統(tǒng)允許的最大類(lèi)目層數(shù)為 3 層。 5． 標(biāo)左鍵點(diǎn)擊第三級(jí)類(lèi)目“信息管理系”，則主頁(yè)面的右欄的就顯示出這一級(jí)類(lèi)目下 所有的案卷或文件的信息記錄，并可以在這個(gè)目錄下對(duì)其進(jìn)行操作，如下圖。剛才輸入的內(nèi)容全部消失。 在編輯中我們系統(tǒng)還有“另存為”這一功能，這個(gè)是為了把該條記錄復(fù)制到另一目錄下，在復(fù)制目錄中所有的著錄信息包括全文都會(huì)復(fù)制過(guò)去，但是該條記錄中的電子文件是不能復(fù)制過(guò)去的，點(diǎn)開(kāi)某一案卷 /文件編輯如下圖 點(diǎn)擊“另存為”出現(xiàn)如右圖的頁(yè)面，在“備選 目錄”中可以選擇此表內(nèi)已有的目錄，如果沒(méi)有可以在上邊的“選擇保存類(lèi)目”中新建目錄，目錄選擇好點(diǎn)擊確定即可將該條記錄復(fù)制到以選擇的類(lèi)目中。對(duì)于本系統(tǒng)檔案借閱功能的具體操作說(shuō)明，會(huì)在本說(shuō)明書(shū)的第四章“借閱管理子系統(tǒng)操作說(shuō)明”中詳細(xì)介紹 2． 3 檔案信息文件的上載與 管理 “檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng) ”除了可以支持用戶(hù)實(shí)現(xiàn)對(duì)案卷、文件的基本信息的錄入、編輯、修改外，還支持用戶(hù)遠(yuǎn)程上載各種格式的電子文件全文，紙質(zhì)文件掃描圖像以及錄音、錄像等音頻、視頻多媒體文件，從而實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的全方位、現(xiàn)代化管理。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說(shuō)明書(shū) 第 15 頁(yè) 全文附件 全文附件的上傳功能包括單個(gè)附件的上傳和批量上傳。有兩種情況： 沒(méi)有對(duì)應(yīng)的文件案卷記錄 . 這種情況 ,上傳模塊會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建文件案卷記錄 ,并將電子文件上傳掛接 到該文件案卷記錄上。 電子文件名稱(chēng)如果沒(méi)有可以省略，即直接為： 01,2020jx13, 如果有，則作為上傳后該電子文件的附件名稱(chēng)。 ▼ 如果用戶(hù)需要更新所上傳的電子文件，則需點(diǎn)擊“ 更新 ”超鏈接，系統(tǒng)進(jìn)入更新頁(yè)面 ， 點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕選定更新的電子文件，點(diǎn)擊“更新”按鈕完成操作。 ◆ 如果用戶(hù)需要?jiǎng)h除所上傳的圖像，可點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)圖片刪除欄下的“ 刪除 ”，系統(tǒng)彈出對(duì)話(huà)框詢(xún)問(wèn)用戶(hù)是否真的要?jiǎng)h除？點(diǎn)擊“確定”按鈕完成刪除。批量上傳請(qǐng)點(diǎn)擊“電子文件上傳”按扭。 3． 當(dāng)要打印的內(nèi)容橫跨多個(gè)類(lèi)目的時(shí)候，一般采用先在表內(nèi)檢索出需要打印的內(nèi)容，而后打印檢索結(jié)果。如右圖 ? 默認(rèn)打印目錄： 默認(rèn)打印目錄中是我們系統(tǒng)提供的打印目錄，這些目錄是根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置的，用戶(hù)不能進(jìn)行修改?？梢?通過(guò)設(shè)置您的計(jì)算機(jī) ,改變 IE 頁(yè)面設(shè)置中打印邊距的默認(rèn)單位為 “毫米 ”，這樣打印就可以正常分頁(yè)。 點(diǎn)擊“合并”后，就會(huì)出現(xiàn)以下界面，系統(tǒng)會(huì)有“合并數(shù)據(jù)完成“的提示，然后點(diǎn)擊“確定”。如下圖：只需在方框中輸入自己選擇的數(shù)目，提交就可以。 ? 若想把則三條記錄移動(dòng)到 jx111999信息管理系這個(gè)新目錄下，則可以直接在其中輸入，如下圖： 同樣， 點(diǎn)擊更改類(lèi)目也可以出現(xiàn)一個(gè)新的一級(jí)目錄 jx11，下有二級(jí)目錄 1999,如下圖所示： 注：若輸入目錄與以前的相同，則仍然轉(zhuǎn)到原目錄下。 若為指定的幾條記錄修改密級(jí)為“秘密”，則還是先選中要修改的文件，后在下拉框中選擇密級(jí)，再鍵入“秘密”，點(diǎn)擊修改即可。復(fù)制：原有文件保持；移動(dòng)：原有文件不存在。 第五節(jié) 檔案查詢(xún) 統(tǒng)為用戶(hù)提供兩種查詢(xún)接口。 如用戶(hù)要查詢(xún)一個(gè)關(guān)于校慶的通知，只要輸入關(guān)鍵詞：校慶和通知即可，不同的關(guān)鍵詞用空格隔開(kāi)，查詢(xún)結(jié)果將是分別使用這些關(guān)鍵詞查詢(xún)所得結(jié)果的交集。在檔案員了解被查詢(xún)對(duì)象大致范圍的情況下，最好使用表內(nèi)的查詢(xún)接口，以節(jié)約資源。統(tǒng)計(jì)模塊中的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)功能對(duì)各個(gè)檔案表的文件數(shù)、案卷數(shù)、時(shí)間、單位、類(lèi)別、密級(jí)、保管期等項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)并進(jìn)行匯總，并生成分類(lèi)統(tǒng)計(jì)圖表?？墒跈?quán)檔案表的范圍： 系統(tǒng)管理員 (dba)可以對(duì)系統(tǒng)中所有的用戶(hù)檔案表進(jìn)行授權(quán)操作；其它用戶(hù)只能對(duì)本人創(chuàng)建的檔案表進(jìn)行授權(quán)操作?！氨砑?jí)”以及“部門(mén)級(jí)”用法參看下面的權(quán)限（即“共享級(jí)別“）解釋 。 打印 、 全文 、圖像、媒體 即是否給予指定用戶(hù)打印、全文、圖像、多媒體檔案的管理權(quán)限。基于此工作流程，系統(tǒng)管理員應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置：將該檔案表的讀、寫(xiě)、圖像檔案管理權(quán)限授 予 A，這樣用戶(hù) A 可以?huà)呙杓堎|(zhì)檔案，并將之上傳至系統(tǒng)，與對(duì)應(yīng)的文件目錄相掛接（ OCR 版的用戶(hù)還可以利用系統(tǒng)提供的 OCR功能將掃描的圖像文件自動(dòng)識(shí)別成文本）；將該檔案表的讀、寫(xiě)、打印權(quán)限授予 B,這樣用戶(hù) B就可以進(jìn)行文件、案卷目錄的輸入及打印工作，同時(shí)用 戶(hù) B不能進(jìn)行圖像等