【正文】 檔案部門在接收竣工檔案前，應按程序對竣工檔案進行 技術審核與檔案審核 ，審查合格后辦理移交手續(xù)。檔號章內容有：檔號、文件序號（件號）。 —— 立卷人 及日期，應由整編本案卷的責任人簽名，并填寫完成立卷的日期。 —— 立卷單位，應填寫 項目 文件組卷單位或項目負責單位 的全稱或簡稱。 —— 頁號， 如是采用裝訂成冊的，應填寫每個文件首頁的頁號，最后一個文件填寫起止頁號；如是采用不裝訂的，按件填寫每份文件的頁數(shù)。 卷內目錄 卷內目錄是用來登錄卷內文件題名及其特征并固定文件排列次序的表格，應排列在卷內文件首頁之前，不編寫頁號。 文件是否是原件，印章手續(xù)是否完備、有效。 竣工圖、施工圖案卷 應 按專業(yè) 、 卷冊號排列，卷內應按圖號排列。卷內文件 應按 批復在前，請示在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；文字在前，圖樣在后的規(guī)定排列。 設備文件， 應根據(jù)設備文件成套性的特點，說明書、合格證、圖紙一起 按專業(yè)、系統(tǒng)、臺件整理組卷。 組卷原則 組卷應遵循其形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；依據(jù)性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。 非紙質文件歸檔時，應與其文字說明一起歸檔。 原件必須留存在文件形成單位的，必須保證是正本歸檔。 3 歸檔要求 歸檔范圍 項目文件產生于項目建設全過程，反映了項目建設的全貌，檔案部門應根據(jù)建設項目歸檔范圍收集歸檔。 負責按《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》的規(guī)定，將建設項目各階段檔案管理的情況 進行 統(tǒng)計登記 ，并 報送國家或地方檔案管理機構 備案 。 技改（修理）、機組（ A/B/C級）檢修等形成的合同歸入此類 908 備品備件文件 1．備品備件的設備開箱及出廠文件。 長期 長期 有監(jiān)理的大修項目， 參照基建監(jiān)理歸檔范圍 及組卷方式 。 6. 監(jiān)理文件 長期 有監(jiān)理的重大項目，參照基建監(jiān)理歸檔范圍及組卷方式。 長期 1．按項目代號“ 89”加建筑物順序號。卷內文件按 專業(yè)、時間排列。 機組 A、 B、 C級檢修 機組 A、 B、 C級檢修 文件 應 依次按 前期綜合管理文件、檢修 過程文件、檢修后期調試文件、監(jiān)理文件順序排列。 技改（修理）、機組（ A、 B、 C級）檢 修等項目 招投標文件歸入新設置的 904類目，合同文件歸入新設置的 905類目。針對具體項目的管理性文件應歸入相應的項目案卷里，引進項目 的成套文件可不拆散組卷。 歸檔份數(shù) 20 歸檔文件一般一式一份。 分類規(guī)則 生產、經營工作中形成的技術管理性文件應歸入文書檔案。 —— 應按“四參加”要求， 參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目 （重大技改、修理、檢修、小型基建）的 驗收、設備開箱驗收 等工作 。 業(yè)務部門的兼職檔案員（項目負責人） 應在檔案人員的指導下 ， 按歸檔范圍 （ 見 8 生產單位科技 檔案歸檔范圍及保管期限詳表 ） 負責本部門（項目）業(yè)務范圍內形成的科技文件的收集、整理和移交。 永久 本單位部門設置與調整、定員定編的請示與批復文件期限為永久，審批單位長期保存。 310 生產 技術類 1． 生產、基建春、秋季安全質量檢查文件； 2． 安健環(huán)例會紀要； 3． 網、調有關本公司生產的各種專業(yè)會議紀要； 4． 供煤、購煤、庫存等有關文件； 5． 安全事故通報、通知； 6． 防各種自然災害、 “迎峰度夏”等通知； 7． 地方環(huán)保管理（收費）等文件； 8． 科技成果應用及會議記要、通知； 9． 信息、檔案、標準化等一般性管理文件。 永久 掌握原則：合同協(xié)議期限劃分，應根據(jù)合同時效的長短劃分。 短期 110 行政類 1． 董事會、監(jiān)事會、股東會會議紀要、決議等文件，及公司成立章程（修改）、 驗資報告、合資合同等； 2． 本單位領導班子會議記錄、總經理辦公會議紀要、等文件； 3． 本單位年度工作會議文件，公司發(fā)展規(guī)劃及年度總結； 4． 企業(yè)各類證照（營業(yè)執(zhí)照、機構代碼、房產證等）；及企業(yè)設立、關停、轉并、更名活動工商登記、商標注冊、公章啟用和作廢等文件； 5． 報上級單位領導決策性簽報 ； 6． 大事記、公司年鑒、組織沿革等重要文件； 7． 重大法律（固定資產、經濟案件判決等）文件； 8． 涉及本單位資質的各項評審材料，如安健環(huán)星級評審、企業(yè)等級評審等文件。 入庫排架 文書檔案整理完畢入庫，庫房排架可采用按年度排架，或按期限 —— 年度兩種排架方式。 備考表的填寫：備考表（表 4）應按 DA/T 222021 規(guī)定填寫。 —— 全宗號：檔案館給立檔單位的代號。 —— 日期：文件形成的時間。 來文與復文為一件時，只對復文進行編目。 文件分類， 統(tǒng)一采用：年度 —— 問題（機構）的分類方法分類 。 核查 12 檔案部門在接收文件后，應對移交文件的完整、齊全以及有效性進行核對與檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾錯、補缺。 對于文件附件裝訂成冊件數(shù)較多，且一盒裝不下的，允許把裝訂成冊的附 件分成幾件歸檔。 歸檔文件應為原件。 歸檔時間 由文書部門歸檔的現(xiàn)行文件，如通過 OA 系統(tǒng)完成邏輯歸檔的（通過接口歸入檔案管理系統(tǒng)），應采用電子文件即時歸檔，紙質文件定期歸檔相結合的辦法。 各企業(yè)檔案信息利用應制定安全措施，以保證數(shù)據(jù)儲存的安全以及信息利用的安全。 檔案裝具配備應符合檔案保護的要求，紙質檔案 采用密集架 存放，非紙質載體檔案應根據(jù)保管需要選擇有專用保護功能的柜架設施。 檔案統(tǒng)計工作，檔案部門應及時、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關統(tǒng)計報表。 7 檔案業(yè)務工作 檔案收集工作，檔案部門應按規(guī)定，依據(jù)歸檔范圍收集企業(yè)在各項活動中形成的各種載體的文件材料。 檔案利用制度。應 明確文件材料歸檔范圍、歸檔時間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質量的措施。 6 檔案員：應具有中專及以上學歷，掌握一定的計算機、網絡操作技能，能按檔案管理規(guī)范完成文件材料收集、整理、歸檔工作。 檔案部門管理職能 負責貫徹執(zhí)行有關檔案法律法規(guī)和方針政策 ， 并依據(jù)國家 、 行業(yè)檔案工作 規(guī)范 和標準，制定本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度及工作標準。 4 檔案工作總則 企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產和信息資源的重要組成部分。 “ 三納入 ” 檔案工作納入企業(yè)領導工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。本業(yè)務手冊是以國家、行業(yè)有關檔案法規(guī)文件及工作標準為依據(jù)，結合國華電力企業(yè)管理理念和特點編寫的。 本 規(guī)范 適用于 神華 國華電力公司所屬企業(yè)。 案卷 指由互有聯(lián)系的若干文件組合成檔案的保管單位。 5 檔案管理體系 與職能 檔案管理機構 應根據(jù)國華電人 [2021]64號文規(guī)定，設置檔案管理部門。檔案人員應保持相對穩(wěn)定。 ：企業(yè)檔案管理規(guī)定、分管領導責任制、部門文件材料形成、積累與歸檔的職責及檔案考核機制，檔案管理應急預案等，應明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。應 明確鑒定工作的組織及職責、鑒定原則、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。應 對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文 件提出歸檔、管理和利用要求。庫房保管應具備防火、防盜、防光、 防潮、 防有害氣體、防塵、防有害生物等功能。 檔案庫房建筑應符合《 檔案館建筑設計規(guī)范》（ JGJ 25）的要求 .庫房樓面均部荷載應為5KN/㎡，采用密集架時，不應小于 12KN/㎡，或按實際需要確定。 各企業(yè)應將檔案管理軟件與“ OA”辦公系統(tǒng)、“ MIS”施工管理系統(tǒng)等應用軟件的自動生成電子文件的模塊接口，實行“文檔一體化”管理，實現(xiàn)計算機輔助管理檔案。 對于普發(fā)性文件：凡是屬于直屬上級主管單位下發(fā)的與主業(yè)有關，且需要辦理的，則酌情歸檔，期限從短；而對 層層轉發(fā)文件，且不需要辦理的，一般不需要歸檔。 移交手續(xù) 文件歸檔時，應由移交部門編制文件移交目錄（表 3），經檔案人員檢查核對后，雙方辦理簽字手續(xù)，各留存一份以備查考。 整理單位，歸檔文件一般按“件”整理。對內容龐大裝訂成冊的文件或附件，允許不掃描，但應在備注中注明。 整合 整合文件， 即把請示與批復，轉發(fā)文與被轉發(fā)文整合在一起 。永久、長期保存的文件，可用不繡鋼釘（夾）裝訂，如頁數(shù)多較厚的用三針一線裝訂；短期文件可以不拆釘。沒有責任者的文件，應考證后填寫；合同文件應填寫簽約雙方的單位名稱；多個責任者的應填寫主要責 任者。 —— 備注：填寫本條目文件需要說明的情況。（同 ） —— 機構（問題）：國華電力企業(yè)統(tǒng)一按問題即分類號填寫，用三位阿拉伯數(shù)字表示。 檔案盒封面的填寫：封面應填寫或印上全宗名稱（單位全稱）。 長期 1） 科技論文、成果申報與表彰和 310 交叉； 2） 勞動競賽、表彰與 510 交叉，應根據(jù)發(fā)文單位或部門的文號歸入相應類目。 長期 210 經營類 1． 針對本單位一般性、普發(fā)性的關于計劃、統(tǒng)計、物資管理文件； 2． 物資采購、庫存核查、備品備件管理文件； 3． 多經事務性管理文件。 永久 企業(yè)合并、資產移交、進館的檔案移交清冊永久 310 生產 技術類 1． 生產、技術等各部門年度工作計劃、總結； 2． 生產技術、安健環(huán)等管理制度； 3． 各級領導在生產技術等業(yè)務會上的重要講話； 4． 地區(qū)電網、省網年度停電檢修計劃； 5． 上級單位下達的技改、檢修、小型基建等項目計劃及審批文件； 6． 針對本單位的“四項”監(jiān)督以及各項技術指標分析文件； 7． 本單位科技、信息化管理規(guī)劃、計劃； 8． 本單位學術論文、考察報告、專題總結以及獲表彰 的科技項目成果獎及申報文件； 9． 本單位制定的各項企業(yè)標準； 10．檔案管理，檔案創(chuàng)優(yōu) 及各部門檔案移交清單 等文件； 11. 機組各項技術指標統(tǒng)計報表，如可靠性、節(jié)能、技術監(jiān)督等報表，基建計劃等統(tǒng)計報表。 對 項目的歸入項目檔案， 其它 入此 類 。 短期 干部、員工培訓通知等入暫存?zhèn)洳椤? 檔案部門 —— 應 參與合同條款的審查，并會簽。 易褪色材料（熱敏紙）形成的并屬永久或長期保存的文件，應附復印件一同歸檔。 小型技改（修理）、機組 A、 B、 C級檢修項目檔案，在竣工后一個月內歸檔。保持案卷內文件的有機聯(lián) 系，便于檔案的保管和利用。 技改（修理）項目文件， 設備變更文件， 按工期機組 —— 專業(yè)（系統(tǒng)）分類組卷， 歸入 901類 。 全廠性試驗報告、環(huán)保檢測、建筑物監(jiān)督記錄等 應 按形成時間排列。 招投標文件，應按招標文件、投標文件、評標文件（招標邀請函、專家打分表、答疑澄清等）、評標報告、中標通知書順序排列。 22 7 項目（工程）檔案 的 移交驗收（略） 技改（修理）項目、機組 A、 B、 C級檢修項目、小型基建等項目檔案移交驗收，根據(jù)實際情況參照 建設項目檔案管理業(yè)務指導書簡化執(zhí)行。 萬元以下項目不做規(guī)定，可按各公司管理要求自行歸檔。 長期 ： 各專業(yè)方案、措施、進度網絡圖、文件包、工序卡、驗收單、說明書、合格證、檢測報告。 1．技改（修理）、機組（ A/B/C 級）檢修等外包項目形成的招投標文件歸入此類； 2．未中標文件短期保存。 負責根據(jù)國家、行業(yè)有關建設項目檔案管理規(guī)定，編制檔案管理的規(guī)章制度；建立有各參建單位檔案人員組成的檔案管理網絡體系，并對建設項目文件的形成 、 積累、整理 、 編制、驗收與移交的全過程進行監(jiān)督、協(xié)調、指導和檢查。 項目其他業(yè)務部門（工程、計劃、物資等），應按國家、行業(yè)檔案管理的規(guī)定以及歸檔范圍收集、積累在各自業(yè)務活動中形成的文件材料，及時歸檔。 監(jiān)理、調試、設計等單位的竣工 文件，應按機組達標投產要求在 機組投產 后一個半月接收歸檔； 歸檔份數(shù) 竣工紙質文件一般一式一份。 應字跡清楚，圖樣清晰，圖標整潔，簽字認可手續(xù)完備 ，且 必須用簽字筆簽字，不能以蓋章和打印代之，并要注明日期 ?？⒐D章應蓋在圖標附近的空白處，有簽署的 竣工章內容 應 填寫齊全、清楚，不得代簽。 質監(jiān)中心 應按階段整理組卷 ；質監(jiān)站文件應按 專業(yè) 整理組卷。 工程 為四臺或以上機組的，應按《國華電力企業(yè)檔案分類表（ 6～ 9 大類）》使用說明 規(guī)定執(zhí)行。 原材料質量證明 文件， 卷內 應按 跟蹤記錄 、材料報驗單、出廠質量證明 文件及 復試報告順序排列。 檢查 卷內文件 的完整情況 。 文件頁號 文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號 ； 頁號的位置：如是單面的在文件右下角；如是 雙面的，正面在右下角，背面在左下角 ；圖紙的頁號編寫在右下角，或圖標欄外右 上方 。 —— 文件材料題名， 應填寫文件標題的全稱。 32 A 若 按問題或按專業(yè)組卷的， 題名 應 由：