【正文】 年度工資總額計(jì)劃；年度績(jī)效考核報(bào)告等； 4. 職稱評(píng)審、國家級(jí)專家津貼；各專業(yè)省部級(jí)以上評(píng)先申報(bào)材料及表彰文件； 5. 勞動(dòng)保護(hù)、職業(yè)安全衛(wèi)生、計(jì)劃生育、保險(xiǎn)、人事等各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)等。 290 合同、 協(xié)議類 1． 房屋等固定資產(chǎn)買賣合同協(xié)議； 2. 共同出資經(jīng)營項(xiàng)目等重大事項(xiàng)合同。盒脊應(yīng)有全宗號(hào)（企業(yè)的全稱或簡(jiǎn)稱）、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等內(nèi)容，其中起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“ — ”連接（表 5）。 歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）是可選擇項(xiàng)。 錄入數(shù)據(jù)庫時(shí)應(yīng)逐件編目。 6 整理與歸檔 收集 文書部門和各業(yè)務(wù)部 門應(yīng)將需歸檔的文件（紙質(zhì)文件和電子文件）收集齊全后，編制移交清冊(cè)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案部門歸檔。文件的正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、外文與譯文等必須保證完整無缺；對(duì)有破損的文件應(yīng)進(jìn)行 修補(bǔ)；對(duì)字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予以復(fù)印，并附在原件后面一并歸檔。 ， 開通網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，根據(jù)利用權(quán)限及時(shí)有效的提供檔案信息的利用。銷毀清冊(cè)永久保存。應(yīng) 明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。能熟知國家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，能熟練和掌握計(jì)算機(jī)操作技能及檔案管理軟件各 項(xiàng)功能；能對(duì)本單位各業(yè)務(wù)部門的檔案工作給予幫助和指導(dǎo)。 檔號(hào) 字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼 。 1 國華電力企業(yè)檔案工作 業(yè)務(wù)手冊(cè) 神華國華電力有限責(zé)任公司 總經(jīng)理工作部 2 前言 為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，加強(qiáng)國華電力企業(yè)檔案工作，提高企業(yè)檔案工作的整體水平，更好地為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，由國華電力公司總經(jīng)理工作部組織編寫了《國華電力企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)手冊(cè)》（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)務(wù)手冊(cè)”）。 5 立卷 將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。 檔案人員素質(zhì)要求 檔案主管 應(yīng)有較高的政治思想覺悟，具有一定的檔案業(yè)務(wù)水平，具備中級(jí)及以上專業(yè)技術(shù)職稱。 檔案 統(tǒng)計(jì)制度。 檔案鑒定工作， 檔案部門應(yīng)對(duì)保管期滿確無保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè) 填寫銷毀清冊(cè)（ 表31），提交 由主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組） ，經(jīng)鑒定組審核 提出的鑒定意見， 由 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。 ，并逐步建立健全檔案全文 數(shù) 8 據(jù)庫，提供全文檢索服務(wù)。 11 4 質(zhì)量要求 歸檔文件必須完整、齊全。 對(duì)機(jī)密性文件，不允許掛接電子文件。 編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類和件號(hào)順序編制目錄，錄入數(shù)據(jù)庫。 編號(hào) 歸檔文件應(yīng)依據(jù)保管期限和分類順序 逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置逐件蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 填寫并打印盒脊。 短期 備品備件 采購形成的招投標(biāo)、詢價(jià)、合同等 文件歸入 9大類。 410 財(cái)務(wù)類 1. 利率調(diào)整通知、說明文件； 2. 關(guān)于固定資產(chǎn)管理通知； 3. 臨時(shí)費(fèi)用審批； 4. 財(cái)務(wù)、稅務(wù)檢查文件； 5. 審計(jì)約定書、內(nèi)審?fù)ㄖ?、審?jì)會(huì)議通知等文件。 19 —— 應(yīng)實(shí)行 工程結(jié)算檔案驗(yàn)收支付制。 生產(chǎn)運(yùn)行文件，設(shè)備變更文件，應(yīng)定期歸檔。 機(jī)組 A級(jí)檢修 文件 ，按工期機(jī)組 —— 專業(yè)分類組卷，歸入 902類 。 合同文件，應(yīng)按合同（合同會(huì)簽單、授權(quán)委托書）、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、備忘錄順序排列。 2．實(shí)施過程文件：施工記錄、試驗(yàn)（調(diào)試）報(bào)告、設(shè)備系統(tǒng)變更文件、分步驗(yàn)收記錄（關(guān)鍵點(diǎn)驗(yàn)收卡）、試運(yùn)組織措施及記錄、會(huì)議紀(jì)要、施工圖 長(zhǎng)期 3．材料質(zhì)量證明文件：原材料質(zhì)量證明及檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備說明書及圖紙、合格證 長(zhǎng)期 24 4．竣工文件：竣工驗(yàn)收單、項(xiàng)目交工移交手續(xù)、竣工報(bào)告。 905 合同文件 合同 (合同會(huì)簽單、授權(quán)委托單、技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議順序、合同撥款依據(jù)文件排列）、協(xié)議。 項(xiàng)目檔案部門， 應(yīng) 參與合 同條款的審查，并會(huì)簽；同時(shí) 實(shí)行 工程結(jié)算檔案驗(yàn)收支付制。 文字材料打印件字號(hào)、字體應(yīng)統(tǒng)一。 原材料質(zhì)量證明文件， 應(yīng) 按專業(yè)、品種、型號(hào)單獨(dú)整理組卷。 設(shè)計(jì)變更 文件應(yīng) 按匯總表等說明性文件、變更單、執(zhí)行記錄的順序排列 設(shè)備文件，應(yīng)按依據(jù)性文件、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行等順序 排列 。 若是 采用整冊(cè)裝訂的案卷，頁號(hào) 則 應(yīng)連續(xù)編寫； 若 是采取單份文件裝訂的案卷，每份文件都應(yīng)從 “ 001” 編頁號(hào) 。題名則應(yīng)由：項(xiàng)目名稱（機(jī)組）＋單 位工程名稱＋承包標(biāo)段項(xiàng)目名稱＋ 卷內(nèi)文件主要內(nèi)容 ＋文種組成。圖紙可以 采用 不裝訂 方式。審核內(nèi)容包括： 核查施工技術(shù)文件的表式是否符合《電力建設(shè)施工質(zhì)量驗(yàn)收及評(píng)價(jià)規(guī)程》的要求； 施工記錄數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性；是否圖實(shí)相符；移交文件的完整性、系統(tǒng)性以及文件的手續(xù)完備等情況。 —— 互見號(hào)，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同 且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)，并注明其載體形式。 案卷封面 案卷封面可采取外封面和內(nèi)封面兩種形式 ，建設(shè)單位應(yīng) 根據(jù) 實(shí)際情況項(xiàng)目單位作統(tǒng)一規(guī)定。檢查整改通知單等需要閉環(huán)的文件是否閉環(huán)；檢查施工記錄表式是否閉環(huán)。 調(diào)試文件，應(yīng)按管理性文件、調(diào)試記錄（報(bào)告）、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)文件的順序排列。 施工文件， 應(yīng) 按“ 項(xiàng)目 質(zhì)檢大綱”劃定的單位工程，進(jìn)行整理組卷。 4 項(xiàng)目文件 質(zhì)量要求 文件質(zhì)量要求 歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件，內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際相符合。 管理要求 建設(shè)（業(yè)主）單位應(yīng)根據(jù)《電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)管理辦法》及《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，建立項(xiàng)目法人制管理，負(fù)責(zé)組織建立由建設(shè)單位為主有監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、調(diào)試單位等分包單位共同參加的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。 檢修原始記錄、文件包、工序卡、驗(yàn)收單、檢修工藝標(biāo)準(zhǔn)。 2．小型基建應(yīng)按單項(xiàng)整理組卷。 檢修過程文件卷內(nèi) ，應(yīng)按 各專業(yè)方案、措施、進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)圖、檢修工藝工序卡、驗(yàn)收單、文件包、說明書、合格證、檢測(cè)報(bào)告等 排列。 竣工圖變更或設(shè)備（零部件）更換，應(yīng)在原案卷與新組案卷中將 變更 前后圖紙?jiān)诘怯洷碇薪⒂袡C(jī)聯(lián)系 （表 12） ，作為卷內(nèi)文件的最后一件歸入原 案卷內(nèi) ， 并將變更 項(xiàng)目名稱 及 實(shí)施日期 錄入紫光系統(tǒng)。 備品備件的設(shè)備開箱及出廠文件，備品備件采購形成的招投標(biāo)、詢價(jià)、合同文件歸入新設(shè)置 的 908類目。 管理要求 招投標(biāo)部門 實(shí)行招投標(biāo)的項(xiàng)目（重大技改、修理、檢修、小型基建），應(yīng)將檔案工作納入招投標(biāo)管理，把項(xiàng)目竣工文件（含竣工圖）歸檔范圍、歸檔原則、竣工檔案編制依據(jù)等內(nèi)容，編入招標(biāo)文件。 永久 1）財(cái)務(wù)管理性文件歸入 410類目。 110 行政類 1． 董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)討論未通過的提案文件，及董事會(huì)編制的文件匯編（印刷品）； 2． 本單位周例會(huì)、月度會(huì)議紀(jì)要； 3． 行政事務(wù)工作通知； 4． 事務(wù)性簽報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)； 5． 一般法律、外事、信訪等往來文件； 6． 房屋維護(hù)、交通、治安、消防等后勤 管理性文件； 7. 本單位出國組團(tuán)請(qǐng)示的批復(fù)； 8. 防范自然災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案。 —— 檢查人，檢查人簽名，并填寫對(duì)本盒內(nèi)文件檢查完畢的日期。 13 —— 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。 裝訂 歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。 OA 系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮游募? 通過 OA 系統(tǒng)網(wǎng)上傳輸?shù)?，保管期限為永久或長(zhǎng)期的文件，歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件打印成紙質(zhì)一同歸檔。 歸檔份數(shù) 歸檔的紙質(zhì)文件應(yīng)為原件，一般一式一份。各信息系統(tǒng)開發(fā)與實(shí)施應(yīng)考慮檔案管理的需要，與企業(yè)信息化同步。 7 檔案保管工作，檔案部門應(yīng)按檔案載體存放需要，選擇檔案柜架。 檔案保管制度。 、整理、保管 、 統(tǒng)計(jì)、鑒定、編研 、提供利用工作 ， 并 對(duì) 應(yīng) 歸檔文件材料的 完整、齊全、準(zhǔn)確 負(fù)責(zé)。 “ 四同步 ” 企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步，驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步，項(xiàng)目總結(jié)與歸檔的項(xiàng)目文件材料交接 同步。 主 編： 王黎平 主要起草人： 王黎平、劉素云、高于紅、鄭 莉 參加編輯 人 ：王曉君、敖敬郝、董紅巖、劉云川、侯 錚 審 核 ： 宋 暢、金 強(qiáng)、陶 巖、馬 英、王興中 本 業(yè)務(wù)手冊(cè) 由 國華電力公司總經(jīng)理工作部檔案室 負(fù)責(zé)解釋。 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。 檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn) ，提高業(yè)務(wù)能力 。 應(yīng) 明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)保密的責(zé)任。 8. 設(shè)施設(shè)備的配備 檔案用房應(yīng)按國家檔案管理規(guī)定，配備檔案工作所需的辦公室、庫房、閱覽室，有條件的單位應(yīng)實(shí)行庫房、閱覽室、辦公室三分開。 各業(yè)務(wù)部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件的形成、積累和管理，并在檔案員的指導(dǎo)下按檔案管理規(guī)范，完成歸檔文件的整理與移交工作。 歸檔文件的書寫材料和紙張、裝具和裝訂應(yīng)按《歸檔文件整理規(guī)則》 DA/T 22 的規(guī)定，符合檔案管理的要求。 檢查歸檔文件的有效性，文件是否是原件，印章手續(xù)是否完備、有效 。 —— 件號(hào)：文件排列的順序號(hào)，應(yīng)按年度 —— 分類 —— 保管期限 —— 文件排列順序號(hào)，從“ 001”開始標(biāo)注。 —— 保管期限：歸檔文件的保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼，用文字表示（永久、長(zhǎng)期、短期）。 7 文書檔案分類 、歸檔范圍及期限劃分詳表：（ 0—— 5大類） 歸檔 類目 歸檔范圍 保管期限 歸檔說明 010 1. 黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、 黨委會(huì)記錄、領(lǐng)導(dǎo)班 永久 本單位召開 黨代會(huì)、 14 黨群類 子民主生活會(huì)記錄等文件； 2. 黨委、工會(huì)、團(tuán)委成立文件； 3. 黨員、工會(huì)、團(tuán)委干部的任免文件； 4. 重大紀(jì)檢案件立案、調(diào)查報(bào)告、結(jié)論和處理文件； 5. 省 (部 )級(jí)及以上黨、工、團(tuán)評(píng)先申報(bào)及表彰文件； 6. 本單位編輯出版的刊物； 7. 黨務(wù)大事記，黨、工、團(tuán)人員名冊(cè)等。 290 合同、 1． 與銀行簽訂的短期（ 3－ 5年）借、貸等融資合同、協(xié)議； 短期 16 協(xié)議類 2． 行政事務(wù)范圍內(nèi)的一些合同協(xié)議；如聘法律顧問、購買辦公家具、物業(yè)管理、場(chǎng)地租賃等合同協(xié)議； 3． 各種技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢等合同協(xié)議； 4． 運(yùn)煤、供煤等合同協(xié)議； 5. 內(nèi)部承包合同協(xié)議。 2）獲國家級(jí)表彰的保管期限為永久。 歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，各級(jí)責(zé)任人簽字認(rèn)可手續(xù)完備。 移交手續(xù) 生產(chǎn)技術(shù)文件歸檔時(shí)，應(yīng)由職能部門兼職檔案員（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）編制移交目錄 （表 9） ，經(jīng)檔案人員驗(yàn)收合格后 （表 10） ，雙方辦理簽字手續(xù)，各留存一份以備查考。 21 5 案卷和卷內(nèi)文件的排列 生產(chǎn)文件 發(fā)電管理系統(tǒng)形成的運(yùn)行日志、值長(zhǎng)日志等 文件 ，應(yīng) 按時(shí)間順序排列。 卷內(nèi)文件總體應(yīng)按文字在前，圖樣在后；外文資料譯文在前，原文在后的規(guī)定排列。 暫時(shí)和緊急變更： 1．設(shè)備（系統(tǒng)）暫時(shí)和緊急變更申請(qǐng)表 （附變更評(píng)審會(huì)議紀(jì)要） ； 2．質(zhì)量控制文件（ 變更 作業(yè)指導(dǎo)書 ）； 3．設(shè)備（系統(tǒng)）暫時(shí)和緊急變更報(bào)告； 4．設(shè)備（系統(tǒng)）暫時(shí)和緊急變更恢復(fù)通知單； 5． 設(shè)備暫時(shí)和緊急變更管理制度檢查 /評(píng)價(jià)表。 1．由物流公司采購的歸入物流公司檔案； 2．由電廠自行零星采購形成的 招投標(biāo)、詢價(jià)、合同文件與備品備件開箱與出廠文件一并歸入此類目。 設(shè)備文件， 如果是本 企業(yè) 自行管理的， 應(yīng)在開箱驗(yàn)收后及時(shí)收集歸檔；如 果 是委托管理的 ，應(yīng)在機(jī)組 投產(chǎn) 后一個(gè)半月接收歸檔 。 竣工圖 質(zhì)量要求 竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，做到圖實(shí)相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備、書寫材料耐久、應(yīng)無覆蓋現(xiàn)象，符合檔案管理的規(guī)范。 竣工圖、施工圖，按專業(yè)、卷冊(cè)號(hào)整理組卷。 對(duì)照移交目錄 ，清點(diǎn)卷冊(cè)。 —— 文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件的文號(hào)或編號(hào)、圖樣的圖號(hào)等。（附錄 C） —— 密級(jí) ，應(yīng)依據(jù) 檔案 保密 化密 規(guī)定按卷內(nèi)最高密級(jí)文件的級(jí)別填寫。厚度規(guī)格有 20mm、 30mm、 40mm、 50mm、 60mm 幾種， 應(yīng) 根據(jù) 卷 33 內(nèi)文件形成得多少 而定。 編制檢索工具 建設(shè)項(xiàng)目文件整理完畢，應(yīng)編制分類目錄 （表 7）、全引目錄（表 7＋表 8）。 備考表 備考表應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供利用中需要說明的問題。 —— 文件材料題名， 應(yīng)填寫文件標(biāo)題的全稱。 檢查 卷內(nèi)文件 的完整情況