【正文】 作 報(bào) 送 上級單位 接 收 提供利用 領(lǐng)導(dǎo)層 業(yè)務(wù)部門 批 準(zhǔn) 10 二、文書檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書 1 主要工作依據(jù) 《歸檔文件整理規(guī)則》 DA/T 22 《電子公文歸檔管理暫行辦法》 （國家檔案局第 6 號令） 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 DA/T 《國華電力企業(yè)檔案分類表》（ 0— 5 大類） 2 管理職責(zé) 檔案部 門是文書檔案歸口管理部門。負(fù)責(zé)本單位歸檔文件的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用；負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)本單位各業(yè)務(wù)部門文件的形成、積累和移交等工作。 各業(yè)務(wù)部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件的形成、積累和管理，并在檔案員的指導(dǎo)下按檔案管理規(guī)范，完成歸檔文件的整理與移交工作。 3 歸檔要求 歸檔原則 歸檔文件應(yīng)以本單位形成的，以及與本單位職能有關(guān)的文件為歸檔主體。 對于普發(fā)性文件：凡是屬于直屬上級主管單位下發(fā)的與主業(yè)有關(guān)，且需要辦理的，則酌情歸檔，期限從短；而對 層層轉(zhuǎn)發(fā)文件，且不需要辦理的，一般不需要?dú)w檔。 對于電子簽署文件：凡是在 OA 系統(tǒng)中設(shè)置電子簽署功能的，文件簽發(fā)人和領(lǐng)導(dǎo)批示必須用電子手簽筆簽署，不允許采用輸入法或自動生成姓名，否則必須補(bǔ)簽。 對具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)制成紙質(zhì)文件一同歸檔。 歸檔時(shí)間 由文書部門歸檔的現(xiàn)行文件，如通過 OA 系統(tǒng)完成邏輯歸檔的（通過接口歸入檔案管理系統(tǒng)），應(yīng)采用電子文件即時(shí)歸檔，紙質(zhì)文件定期歸檔相結(jié)合的辦法。 各部門在各項(xiàng)工作中形成的其它（含零星）文件 ，應(yīng)按年度歸檔，或隨時(shí)歸檔。 歸檔份數(shù) 歸檔的紙質(zhì)文件應(yīng)為原件，一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門規(guī)定的可根據(jù)實(shí)際適當(dāng)增加份數(shù)。 歸檔的電子文件，應(yīng)脫機(jī)刻錄成光盤，一式 2 套，異地保存。 移交手續(xù) 文件歸檔時(shí)，應(yīng)由移交部門編制文件移交目錄（表 3），經(jīng)檔案人員檢查核對后，雙方辦理簽字手續(xù)，各留存一份以備查考。 11 4 質(zhì)量要求 歸檔文件必須完整、齊全。文件的正文與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、外文與譯文等必須保證完整無缺；對有破損的文件應(yīng)進(jìn)行 修補(bǔ)；對字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予以復(fù)印，并附在原件后面一并歸檔。 歸檔文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)印件歸檔。 對于無批復(fù)或復(fù)函的請示性文件，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在文件第一頁的空白處注明該文件最終處理結(jié)果意見，閉環(huán)后歸檔。 歸檔文件的書寫材料和紙張、裝具和裝訂應(yīng)按《歸檔文件整理規(guī)則》 DA/T 22 的規(guī)定，符合檔案管理的要求。 5 整理要求 整理原則，歸檔文件應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。 整理單位，歸檔文件一般按“件”整理。一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；收、發(fā)文處理單與收、發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文合為一件；來文與復(fù)文合一件（包括請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）。 對于請示與批復(fù)時(shí)間跨度較長的文件，半年之內(nèi)給予復(fù)文的，整合為一件歸檔；超過半年及以上時(shí)間的，可各為一件歸檔（如項(xiàng)目上報(bào)審批文件等），應(yīng)在備注中說明。 對于文件附件裝訂成冊件數(shù)較多，且一盒裝不下的，允許把裝訂成冊的附 件分成幾件歸檔。但必須在文號欄中做注明。 OA 系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮游募? 通過 OA 系統(tǒng)網(wǎng)上傳輸?shù)模９芷谙逓橛谰没蜷L期的文件，歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件打印成紙質(zhì)一同歸檔。 通過 OA 系統(tǒng)網(wǎng)上傳輸?shù)?，保管期限為短期的文件，允許以電子文件形式歸檔保存，對紙質(zhì)文件不做要求。 對無電子文件的紙質(zhì)文件，一般應(yīng)掃描制成電子文件。對內(nèi)容龐大裝訂成冊的文件或附件，允許不掃描，但應(yīng)在備注中注明。 對機(jī)密性文件，不允許掛接電子文件。 6 整理與歸檔 收集 文書部門和各業(yè)務(wù)部 門應(yīng)將需歸檔的文件（紙質(zhì)文件和電子文件）收集齊全后，編制移交清冊在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案部門歸檔。 核查 12 檔案部門在接收文件后，應(yīng)對移交文件的完整、齊全以及有效性進(jìn)行核對與檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾錯(cuò)、補(bǔ)缺。 對照移交目錄核查移交文件與移交目錄是否一一對應(yīng)；檢查收發(fā)文號是否有缺號、漏號以及原因 。 檢查收、發(fā)文的完整情況，文件是否缺收、發(fā)文處理單，正文與附件、正本與定稿是否都齊全 。 檢查歸檔文件的有效性，文件是否是原件，印章手續(xù)是否完備、有效 。 檢查文件的 閉環(huán)情況，對無批復(fù)的請示文件，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人簽署辦理結(jié)果意見。 整合 整合文件， 即把請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文整合在一起 。 跨年度的請示與批復(fù)，以批復(fù)年度為歸檔年。 歸檔鑒定與保管期限劃分 ，應(yīng) 根據(jù)文件歸檔范圍和利用價(jià)值，界定文件的歸檔與不歸檔并劃分保管期限。 文件分類， 統(tǒng)一采用：年度 —— 問題（機(jī)構(gòu)）的分類方法分類 。 按照《國華火電企業(yè)檔案分類表 (0— 5 大類 )》把文件歸入一級類相應(yīng)的綜合類目，即黨群 0行政 1經(jīng)營 2生產(chǎn) 3財(cái)務(wù) 4人事 5合同類 290（見 7 歸檔范圍及期限劃分祥表 ）。 裝訂 歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。裝訂時(shí)，應(yīng)把整合好的文件按正文在前附件在后；批復(fù)在前請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前復(fù)制件在后的順序排列裝訂。 裝訂應(yīng)以不影響閱讀和復(fù)印，不破壞原件，且方式簡便為原則。永久、長期保存的文件，可用不繡鋼釘（夾）裝訂，如頁數(shù)多較厚的用三針一線裝訂；短期文件可以不拆釘。 編目 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類和件號順序編制目錄，錄入數(shù)據(jù)庫。 錄入數(shù)據(jù)庫時(shí)應(yīng)逐件編目。 來文與復(fù)文為一件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時(shí)，只對轉(zhuǎn)發(fā)文編目。 歸檔文件目錄的編制，目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。 —— 件號：文件排列的順序號，應(yīng)按年度 —— 分類 —— 保管期限 —— 文件排列順序號，從“ 001”開始標(biāo)注。 —— 責(zé)任者：應(yīng)填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名，國華電力系統(tǒng)企業(yè)應(yīng)填寫公司的全稱或規(guī)范的簡稱（以國華電力公文發(fā)文的簡稱為標(biāo)準(zhǔn)）。沒有責(zé)任者的文件，應(yīng)考證后填寫；合同文件應(yīng)填寫簽約雙方的單位名稱；多個(gè)責(zé)任者的應(yīng)填寫主要責(zé) 任者。 —— 文號：填寫文件的發(fā)文字號或合同編號或其它文件的編號。 —— 題名：應(yīng)填寫文件的標(biāo)題，如果沒有標(biāo)題或標(biāo)題主題不明確的，必須根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題加以補(bǔ)充，自擬標(biāo)題外加“ [ ]”號。 —— 日期：文件形成的時(shí)間。以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“ 20210112”。 13 —— 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。歸檔文件應(yīng)逐張編寫頁號，文件中有文字、圖樣的均為 1 頁，來文與復(fù)文頁號應(yīng)連續(xù)，頁數(shù)相加。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文同理。 —— 備注：填寫本條目文件需要說明的情況。 編號 歸檔文件應(yīng)依據(jù)保管期限和分類順序 逐件編號，在文件首頁上端的空白位置逐件蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。 歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）是可選擇項(xiàng)。 —— 全宗號：檔案館給立檔單位的代號。國華電力企業(yè)檔案無進(jìn)館要求，故可不填寫。 —— 年度：文件形成的年度，以四位數(shù)標(biāo)注公元紀(jì)年。 —— 保管期限：歸檔文件的保管期限的簡稱或代碼，用文字表示（永久、長期、短期）。 —— 件號：文件排列的順序號。（同 ） —— 機(jī)構(gòu)（問題）：國華電力企業(yè)統(tǒng)一按問題即分類號填寫，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 蓋歸檔章應(yīng)使用不褪 色的印泥。 裝盒 歸檔文件應(yīng)分年度、分類、保管期限按件號順序裝盒，盒與盒之間件號連續(xù)，每盒都應(yīng)打印歸檔文件目錄和備考表。 備考表的填寫：備考表（表 4）應(yīng)按 DA/T 222021 規(guī)定填寫。 —— 整理人，整理人簽名，并填寫文件整理完畢裝盒的日期。 —— 檢查人，檢查人簽名，并填寫對本盒內(nèi)文件檢查完畢的日期。 —— 盒內(nèi)文件情況說明應(yīng)填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出和銷毀等情況。若紙質(zhì)文件與電子光盤一并歸檔的，應(yīng)在備考中填寫不同儲存載體的互見號，建立兩者的互聯(lián)關(guān)系。 檔案盒封面的填寫：封面應(yīng)填寫或印上全宗名稱（單位全稱）。 填寫并打印盒脊。盒脊應(yīng)有全宗號（企業(yè)的全稱或簡稱）、年度、保管期限、起止件號、盒號等內(nèi)容，其中起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“ — ”連接（表 5）。 入庫排架 文書檔案整理完畢入庫，庫房排架可采用按年度排架，或按期限 —— 年度兩種排架方式。 編制檢索工具 歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄（表 1）、備查文件目錄（表 2）。提供利用一般以機(jī)讀目錄為主，紙質(zhì)目錄可根據(jù)實(shí)際需要打印。 7 文書檔案分類 、歸檔范圍及期限劃分詳表：（ 0—— 5大類） 歸檔 類目 歸檔范圍 保管期限 歸檔說明 010 1. 黨代會、職代會、團(tuán)代會、 黨委會記錄、領(lǐng)導(dǎo)班 永久 本單位召開 黨代會、 14 黨群類 子民主生活會記錄等文件； 2. 黨委、工會、團(tuán)委成立文件； 3. 黨員、工會、團(tuán)委干部的任免文件； 4. 重大紀(jì)檢案件立案、調(diào)查報(bào)告、結(jié)論和處理文件； 5. 省 (部 )級及以上黨、工、團(tuán)評先申報(bào)及表彰文件； 6. 本單位編輯出版的刊物； 7. 黨務(wù)大事記，黨、工、團(tuán)人員名冊等。 職代會、團(tuán)代會形成的請示與批復(fù)、會議議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、 選舉結(jié)果、通過的決議、與會名單 010 黨群類 1． 黨委、紀(jì)委、工會、團(tuán)委年度工作計(jì)劃（要點(diǎn)）和總結(jié)， 及工作（管理）制度； 2． 黨、團(tuán)費(fèi)、工會會費(fèi)收支； 黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根； 3. 單位內(nèi)部黨支部、工會、團(tuán)委機(jī)構(gòu)設(shè)置； 4. 黨、工、團(tuán)評先申報(bào)材料及表彰文件； 5. 對下屬單位關(guān)于黨群工作請示的批復(fù)； 6. 勞動競賽、班組建設(shè)、廠務(wù)公開等管理文件； 7. 外部報(bào)刊、雜志對本單位情況的報(bào)導(dǎo) ,單位出版物樣本與定稿及其電子版； 8. 省（部）級專業(yè)協(xié)會（學(xué)會）文件，如評選獲獎成果（論文）等表彰文件； 9. 黨、工 、團(tuán)的年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 長期 1） 科技論文、成果申報(bào)與表彰和 310 交叉； 2） 勞動競賽、表彰與 510 交叉，應(yīng)根據(jù)發(fā)文單位或部門的文號歸入相應(yīng)類目。 3） 獲國家級表彰的保管期限為永久。 010 黨群類 1． 黨代會、職代會、團(tuán)代會未通過的文件； 2． 一般對違紀(jì)行為的通報(bào)文件； 3． 黨務(wù)、紀(jì)檢工作及根據(jù)時(shí)勢開展的活動及宣傳、學(xué)習(xí)等文件； 4． 針對本單位的一般性、普發(fā)性黨、工、團(tuán)文件； 5． 工會、團(tuán)委組織活動的文件； 6． 與企業(yè)職能有關(guān)聯(lián)的各種協(xié)會文件。 短期 110 行政類 1． 董事會、監(jiān)事會、股東會會議紀(jì)要、決議等文件，及公司成立章程（修改）、 驗(yàn)資報(bào)告、合資合同等； 2． 本單位領(lǐng)導(dǎo)班子會議記錄、總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要、等文件； 3． 本單位年度工作會議文件，公司發(fā)展規(guī)劃及年度總結(jié)； 4． 企業(yè)各類證照（營業(yè)執(zhí)照、機(jī)構(gòu)代碼、房產(chǎn)證等）；及企業(yè)設(shè)立、關(guān)停、轉(zhuǎn)并、更名活動工商登記、商標(biāo)注冊、公章啟用和作廢等文件； 5． 報(bào)上級單位領(lǐng)導(dǎo)決策性簽報(bào) ； 6． 大事記、公司年鑒、組織沿革等重要文件； 7． 重大法律（固定資產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)案件判決等）文件； 8． 涉及本單位資質(zhì)的各項(xiàng)評審材料，如安健環(huán)星級評審、企業(yè)等級評審等文件。 永久 110 行政類 1． 行政辦公部門的年度工作計(jì)劃、總結(jié)等； 2． 領(lǐng)導(dǎo)班子分工文件 ； 3． 公文、外事等行政事務(wù)管理制度； 長期 15 4． 一般法律糾紛處理、裁決文件； 5． 年度經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任書（工作目標(biāo)責(zé)任書）； 6． 年度出國考察計(jì)劃； 7． 住房管理、車輛管理、車輛購置等審批文件； 8． 外單位給本公司的各種賀信、賀電； 9． 上級單位頒發(fā)的本單位應(yīng)執(zhí)行的文件； 10． 10. 安全保衛(wèi)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 110 行政類 1． 董事會、監(jiān)事會、股東會討論未通過的提案文件，及董事會編制的文件匯編（印刷品）； 2． 本單位周例會、月度會議紀(jì)要； 3． 行政事務(wù)工作通知； 4． 事務(wù)性簽報(bào)、簡報(bào)； 5． 一般法律、外事、信訪等往來文件； 6． 房屋維護(hù)、交通、治安、消防等后勤 管理性文件； 7. 本單位出國組團(tuán)請示的批復(fù)； 8. 防范自然災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案。 短期 210 經(jīng)營類 1． 本單位股權(quán)變更文件、資產(chǎn)收購等文件； 2． 注冊資金、資本金計(jì)劃文件； 3． 年度生產(chǎn)、經(jīng)營計(jì)劃指標(biāo)完成及年度經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告等文件； 4． 企業(yè)年度生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 永久 210 經(jīng)營類 1． 經(jīng)營、物資等部門年度工作計(jì)劃、總結(jié)； 2． 計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、物資、經(jīng)營（多經(jīng)）管理制度； 3． 季度經(jīng)營指標(biāo)計(jì)劃及季度經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告； 4．