【正文】 科技項(xiàng)目成果獎(jiǎng)及申報(bào)文件； 9． 本單位制定的各項(xiàng)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)； 10．檔案管理，檔案創(chuàng)優(yōu) 及各部門檔案移交清單 等文件； 11. 機(jī)組各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如可靠性、節(jié)能、技術(shù)監(jiān)督等報(bào)表，基建計(jì)劃等統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 290 合同、 協(xié)議類 1． 本單位主要業(yè)務(wù)簽訂的（供電、供熱）合同等； 2． 投資意向書 、戰(zhàn)略合作協(xié)議等； 3. 與銀行簽訂的長(zhǎng)期借、貸等融資合同、協(xié)議，及債券發(fā)行協(xié)議等； 4. 房屋等資產(chǎn)長(zhǎng)期租賃合同協(xié)議。 長(zhǎng)期 210 經(jīng)營(yíng)類 1． 針對(duì)本單位一般性、普發(fā)性的關(guān)于計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、物資管理文件； 2． 物資采購(gòu)、庫存核查、備品備件管理文件； 3． 多經(jīng)事務(wù)性管理文件。 永久 110 行政類 1． 行政辦公部門的年度工作計(jì)劃、總結(jié)等； 2． 領(lǐng)導(dǎo)班子分工文件 ； 3． 公文、外事等行政事務(wù)管理制度； 長(zhǎng)期 15 4． 一般法律糾紛處理、裁決文件； 5． 年度經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任書（工作目標(biāo)責(zé)任書）； 6． 年度出國(guó)考察計(jì)劃； 7． 住房管理、車輛管理、車輛購(gòu)置等審批文件； 8． 外單位給本公司的各種賀信、賀電； 9． 上級(jí)單位頒發(fā)的本單位應(yīng)執(zhí)行的文件； 10． 10. 安全保衛(wèi)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 長(zhǎng)期 1） 科技論文、成果申報(bào)與表彰和 310 交叉； 2） 勞動(dòng)競(jìng)賽、表彰與 510 交叉，應(yīng)根據(jù)發(fā)文單位或部門的文號(hào)歸入相應(yīng)類目。 編制檢索工具 歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄（表 1）、備查文件目錄（表 2）。 檔案盒封面的填寫：封面應(yīng)填寫或印上全宗名稱（單位全稱）。 —— 整理人，整理人簽名，并填寫文件整理完畢裝盒的日期。（同 ） —— 機(jī)構(gòu)（問題）：國(guó)華電力企業(yè)統(tǒng)一按問題即分類號(hào)填寫，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。國(guó)華電力企業(yè)檔案無進(jìn)館要求，故可不填寫。 —— 備注：填寫本條目文件需要說明的情況。以 8 位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“ 20210112”。沒有責(zé)任者的文件，應(yīng)考證后填寫；合同文件應(yīng)填寫簽約雙方的單位名稱；多個(gè)責(zé)任者的應(yīng)填寫主要責(zé) 任者。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件時(shí)，只對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)文編目。永久、長(zhǎng)期保存的文件，可用不繡鋼釘（夾）裝訂，如頁數(shù)多較厚的用三針一線裝訂；短期文件可以不拆釘。 按照《國(guó)華火電企業(yè)檔案分類表 (0— 5 大類 )》把文件歸入一級(jí)類相應(yīng)的綜合類目，即黨群 0行政 1經(jīng)營(yíng) 2生產(chǎn) 3財(cái)務(wù) 4人事 5合同類 290（見 7 歸檔范圍及期限劃分祥表 ）。 整合 整合文件， 即把請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文整合在一起 。 對(duì)照移交目錄核查移交文件與移交目錄是否一一對(duì)應(yīng)；檢查收發(fā)文號(hào)是否有缺號(hào)、漏號(hào)以及原因 。對(duì)內(nèi)容龐大裝訂成冊(cè)的文件或附件，允許不掃描，但應(yīng)在備注中注明。但必須在文號(hào)欄中做注明。 整理單位，歸檔文件一般按“件”整理。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)印件歸檔。 移交手續(xù) 文件歸檔時(shí)，應(yīng)由移交部門編制文件移交目錄（表 3），經(jīng)檔案人員檢查核對(duì)后，雙方辦理簽字手續(xù)，各留存一份以備查考。 各部門在各項(xiàng)工作中形成的其它（含零星）文件 ，應(yīng)按年度歸檔，或隨時(shí)歸檔。 對(duì)于普發(fā)性文件：凡是屬于直屬上級(jí)主管單位下發(fā)的與主業(yè)有關(guān)，且需要辦理的，則酌情歸檔，期限從短；而對(duì) 層層轉(zhuǎn)發(fā)文件，且不需要辦理的，一般不需要?dú)w檔。 9 檔案工作業(yè)務(wù)流程 責(zé)任部門 工作環(huán)節(jié) 工作內(nèi)容 工作程序 否 是 否 是 分 組 排 編 類 卷 列 目 排列、編目 鑒定工作 編制檔案 銷毀清冊(cè) 保管工作 庫房 檔案 管理 安全 信息安全 專業(yè)鑒定組 文 件形成與積累 移 交 統(tǒng)計(jì)工作 統(tǒng)計(jì)報(bào)表 利用工作 專題 檢索 編研 工具 檢索工具 核 查 領(lǐng)導(dǎo) 審查 報(bào) 送 鑒 定 業(yè)務(wù) 部門 檔案部門 銷 毀 整理工作 收集工作 報(bào) 送 上級(jí)單位 接 收 提供利用 領(lǐng)導(dǎo)層 業(yè)務(wù)部門 批 準(zhǔn) 10 二、文書檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書 1 主要工作依據(jù) 《歸檔文件整理規(guī)則》 DA/T 22 《電子公文歸檔管理暫行辦法》 （國(guó)家檔案局第 6 號(hào)令） 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 DA/T 《國(guó)華電力企業(yè)檔案分類表》（ 0— 5 大類） 2 管理職責(zé) 檔案部 門是文書檔案歸口管理部門。 各企業(yè)應(yīng)將檔案管理軟件與“ OA”辦公系統(tǒng)、“ MIS”施工管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件的自動(dòng)生成電子文件的模塊接口，實(shí)行“文檔一體化”管理，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理檔案。 9 檔案信息化建設(shè) 各企業(yè)應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)整體規(guī)劃。 檔案庫房建筑應(yīng)符合《 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（ JGJ 25）的要求 .庫房樓面均部荷載應(yīng)為5KN/㎡，采用密集架時(shí)，不應(yīng)小于 12KN/㎡，或按實(shí)際需要確定。 檔案利用工作，檔案 部門應(yīng)建立檔案檢索系統(tǒng)，開發(fā)檔案信息資源，采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式，及時(shí)、有效提供檔案利用服務(wù)。庫房保管應(yīng)具備防火、防盜、防光、 防潮、 防有害氣體、防塵、防有害生物等功能。 檔案整理工作，檔案部門應(yīng)對(duì)各部門（單位）移交的文件材料進(jìn)行分類、排列與編目，對(duì)與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案編制互見號(hào)，并編制檢索工具。應(yīng) 對(duì)企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文 件提出歸檔、管理和利用要求。應(yīng) 明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，及查（借）閱 和歸（催）還檔 案的要求。應(yīng) 明確鑒定工作的組織及職責(zé)、鑒定原則、鑒定方法、鑒定時(shí)間和銷毀要求。文件形成、歸檔責(zé)任。 ：企業(yè)檔案管理規(guī)定、分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、部門文件材料形成、積累與歸檔的職責(zé)及檔案考核機(jī)制，檔案管理應(yīng)急預(yù)案等，應(yīng)明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。非檔案專業(yè)學(xué)歷的，應(yīng)取得上崗資格，持證上崗。檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。 負(fù)責(zé)統(tǒng)籌本企業(yè)檔案工作 發(fā)展 規(guī)劃，制定公司年度檔案工作計(jì)劃，并對(duì)工作計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)行檢查、總結(jié)。 5 檔案管理體系 與職能 檔案管理機(jī)構(gòu) 應(yīng)根據(jù)國(guó)華電人 [2021]64號(hào)文規(guī)定，設(shè)置檔案管理部門。企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn) 、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。 案卷 指由互有聯(lián)系的若干文件組合成檔案的保管單位。 “ 四參加 ” 企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收，負(fù)責(zé)檢查歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 本 規(guī)范 適用于 神華 國(guó)華電力公司所屬企業(yè)。業(yè)務(wù)手冊(cè)對(duì)企業(yè)檔案工作的組織體系、工作環(huán)節(jié)、人員素質(zhì)、設(shè)備設(shè)施的配備 作出了明確的規(guī)定，對(duì)企業(yè)檔案部門的管理職責(zé)與各業(yè)務(wù)部門的歸檔責(zé)任提出了要求，同時(shí)從規(guī)范管理的角度，統(tǒng)一了國(guó)華電力企業(yè)檔案工作的工作標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，目的是為了更好的指導(dǎo)基層檔案業(yè)務(wù)工作，為檔案人員提供可操作的工作依據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，為企業(yè)檔案工作的可持續(xù)性發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。本業(yè)務(wù)手冊(cè)是以國(guó)家、行業(yè)有關(guān)檔案法規(guī)文件及工作標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合國(guó)華電力企業(yè)管理理念和特點(diǎn)編寫的。 2021 年 12 月 3 目 錄 一、總的部分 ??????????????????????? 1 二、文書檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書 ?????????????????? 10 三、科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書（生產(chǎn)單位） ???????????? 18 四、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書（基建單位） ???????? 27 五、會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書 ????????? ????????? 72 六、照片檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書 ?????????????? ???? 76 七、特殊載體檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書（試行） ???????????? 80 八、 附錄（數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)表式） ????????????? 84 4 國(guó)華電力企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù) 手冊(cè) 一、總的部分 1 目的與適用范圍 為了規(guī)范國(guó)華電力企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作，提高企業(yè)檔案工作整體水平，根據(jù)國(guó)家、行業(yè)關(guān)于檔案工作的有關(guān)法律、規(guī)定 、規(guī)范 與標(biāo)準(zhǔn)，特制定本業(yè)務(wù) 規(guī)范 。 “ 三納入 ” 檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。 檔案整理 是指按一定的原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。 4 檔案工作總則 企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。 企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。 檔案部門管理職能 負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案法律法規(guī)和方針政策 ， 并依據(jù)國(guó)家 、 行業(yè)檔案工作 規(guī)范 和標(biāo)準(zhǔn)，制定本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度及工作標(biāo)準(zhǔn)。 檔案人員素質(zhì)要求 、經(jīng)營(yíng)、管理和發(fā)展相適應(yīng)的專職檔案人員，各部門、各項(xiàng)目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。 6 檔案員：應(yīng)具有中專及以上學(xué)歷，掌握一定的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)操作技能，能按檔案管理規(guī)范完成文件材料收集、整理、歸檔工作。 6 檔案工作制度 企業(yè)在制定規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，提出相應(yīng)的責(zé)任要求。應(yīng) 明確文件材料歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施。 檔案鑒定銷毀制度。 檔案利用制度。 電子文件管理制度。 7 檔案業(yè)務(wù)工作 檔案收集工作，檔案部門應(yīng)按規(guī)定，依據(jù)歸檔范圍收集企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種載體的文件材料。庫藏檔案應(yīng)定期清查核對(duì) ,做到賬物相符 ,如有變化應(yīng)及時(shí)記錄說明。 檔案統(tǒng)計(jì)工作，檔案部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地填報(bào)本企業(yè)檔案工作年報(bào)及有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 檔案庫房應(yīng)按檔案保護(hù)要求配備如溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、防磁柜、吸塵器、滅火器等設(shè)施，確保庫房具備要防火、防盜、防光、 防潮、 防有害氣體、防塵、防有害生物等功能 ，以保證檔案的安全管理。 檔案裝具配備應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求，紙質(zhì)檔案 采用密集架 存放，非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)根據(jù)保管需要選擇有專用保護(hù)功能的柜架設(shè)施。數(shù)字化生成的電子文件應(yīng)與原檔案的檔號(hào)對(duì)應(yīng)。 各企業(yè)檔案信息利用應(yīng)制定安全措施，以保證數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的安全以及信息利用的安全。 3 歸檔要求 歸檔原則 歸檔文件應(yīng)以本單位形成的，以及與本單位職能有關(guān)的文件為歸檔主體。 歸檔時(shí)間 由文書部門歸檔的現(xiàn)行文件，如通過 OA 系統(tǒng)完成邏輯歸檔的（通過接口歸入檔案管理系統(tǒng)），應(yīng)采用電子文件即時(shí)歸檔，紙質(zhì)文件定期歸檔相結(jié)合的辦法。 歸檔的電子文件，應(yīng)脫機(jī)刻錄成光盤，一式 2 套，異地保存。 歸檔文件應(yīng)為原件。 5 整理要求 整理原則，歸檔文件應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。 對(duì)于文件附件裝訂成冊(cè)件數(shù)較多，且一盒裝不下的，允許把裝訂成冊(cè)的附 件分成幾件歸檔。 對(duì)無電子文件的紙質(zhì)文件，一般應(yīng)掃描制成電子文件。 核查 12 檔案部門在接收文件后，應(yīng)對(duì)移交文件的完整、齊全以及有效性進(jìn)行核對(duì)與檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾錯(cuò)、補(bǔ)缺。 檢查文件的 閉環(huán)情況，對(duì)無批復(fù)的請(qǐng)示文件，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人簽署辦理結(jié)果意見。 文件分類， 統(tǒng)一采用：年度 —— 問題（機(jī)構(gòu)）的分類方法分類 。 裝訂應(yīng)以不影響閱讀和復(fù)印，不破壞原件，且方式簡(jiǎn)便為原則。 來文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。 —— 責(zé)任者：應(yīng)填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名，國(guó)華電力系統(tǒng)企業(yè)應(yīng)填寫公司的全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱（以國(guó)華電力公文發(fā)文的簡(jiǎn)稱為標(biāo)準(zhǔn)）。 —— 日期：文件形成的時(shí)間。轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文同理。 —— 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位的代號(hào)。 —— 件號(hào)：文件排列的順序號(hào)。 備考表的填寫：備考表（表 4）應(yīng)按 DA/T 222021 規(guī)定填寫。若紙質(zhì)文件與電子光盤一并歸檔的，應(yīng)在備考中填寫不同儲(chǔ)存載體的互見號(hào)，建立兩者的互聯(lián)關(guān)系。 入庫排架 文書檔案整理完畢入庫，庫房排架可采用按年度排架，或按期限 ——