【正文】 檔發(fā) [2021]5號(hào)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》 檔發(fā) [2021]4號(hào)《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》 DA/T 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范》 DA/T 1《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》 JGJ 25《 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》 DA/T 22《歸檔文件整理規(guī)則》 國(guó)家檔案局第 6號(hào)令《電子公文歸檔管理暫行辦法》 3 基本術(shù)語(yǔ)和定義 企業(yè)檔案 是指 企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各種形式的歷史記錄。 本業(yè)務(wù)手冊(cè)分為八個(gè)部分： —— 第一部分：總的部分 —— 第二部分：文書檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書 —— 第三部分：科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書 —— 第四部分：建設(shè)項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書 —— 第五部分：會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書 —— 第六部分：照片檔案業(yè)務(wù) 指導(dǎo)書 —— 第七部分：特殊載體檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書（試行） —— 第八部分：附錄（標(biāo)準(zhǔn)表式、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)） 本 業(yè)務(wù)手冊(cè) 由 國(guó)華電力公司總經(jīng)理工作部提出，并 負(fù)責(zé)起草。 1 國(guó)華電力企業(yè)檔案工作 業(yè)務(wù)手冊(cè) 神華國(guó)華電力有限責(zé)任公司 總經(jīng)理工作部 2 前言 為了適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，加強(qiáng)國(guó)華電力企業(yè)檔案工作，提高企業(yè)檔案工作的整體水平，更好地為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，由國(guó)華電力公司總經(jīng)理工作部組織編寫了《國(guó)華電力企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)手冊(cè)》（以下簡(jiǎn)稱“業(yè)務(wù)手冊(cè)”）。 主 編： 王黎平 主要起草人： 王黎平、劉素云、高于紅、鄭 莉 參加編輯 人 ：王曉君、敖敬郝、董紅巖、劉云川、侯 錚 審 核 ： 宋 暢、金 強(qiáng)、陶 巖、馬 英、王興中 本 業(yè)務(wù)手冊(cè) 由 國(guó)華電力公司總經(jīng)理工作部檔案室 負(fù)責(zé)解釋。 企業(yè)檔案工作 企業(yè)履 行檔案管理職責(zé)的行為和活動(dòng)。 文件歸檔 就是將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理移交檔案部門保存的過(guò)程。 檔號(hào) 字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼 。 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過(guò)資源整合和開(kāi)發(fā)，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、研發(fā)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。 建立由專、兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，并建立各部門文件材料歸檔的崗位責(zé)任制以及考核機(jī)制。 負(fù)責(zé)本企業(yè)各部門檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，并組織開(kāi)展檔案管理網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)。能熟知國(guó)家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，能熟練和掌握計(jì)算機(jī)操作技能及檔案管理軟件各 項(xiàng)功能；能對(duì)本單位各業(yè)務(wù)部門的檔案工作給予幫助和指導(dǎo)。 檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn) ，提高業(yè)務(wù)能力 。 文件材料歸檔制度。應(yīng) 明確檔案保管工作原則和制度、各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式 、檔案清點(diǎn)檢查、對(duì)受損檔案的處置辦法、庫(kù)房管理職責(zé)與要求。應(yīng) 明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。 應(yīng) 明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)保密的責(zé)任。 應(yīng) 明確檔案管理系統(tǒng)操作人員 的職責(zé)， 檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件 的操作要求。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施，重要 （光盤等）檔案應(yīng)異地備份。銷毀清冊(cè)永久保存。 8. 設(shè)施設(shè)備的配備 檔案用房應(yīng)按國(guó)家檔案管理規(guī)定，配備檔案工作所需的辦公室、庫(kù)房、閱覽室，有條件的單位應(yīng)實(shí)行庫(kù)房、閱覽室、辦公室三分開(kāi)。 檔案 現(xiàn)代化 管理 ,應(yīng)配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)（復(fù)印機(jī)）、掃描儀等設(shè)備 設(shè)施， 采用 檔案管理軟件， 以滿足企業(yè)現(xiàn)代化管理的需求。 各企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實(shí)際需求，有選擇的對(duì)檔案實(shí)體實(shí)施數(shù)字化。 ， 開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，根據(jù)利用權(quán)限及時(shí)有效的提供檔案信息的利用。 各業(yè)務(wù)部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件的形成、積累和管理，并在檔案員的指導(dǎo)下按檔案管理規(guī)范，完成歸檔文件的整理與移交工作。 對(duì)具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)制成紙質(zhì)文件一同歸檔。重要的、利用頻繁的和有專門規(guī)定的可根據(jù)實(shí)際適當(dāng)增加份數(shù)。文件的正文與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、外文與譯文等必須保證完整無(wú)缺；對(duì)有破損的文件應(yīng)進(jìn)行 修補(bǔ)；對(duì)字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予以復(fù)印，并附在原件后面一并歸檔。 歸檔文件的書寫材料和紙張、裝具和裝訂應(yīng)按《歸檔文件整理規(guī)則》 DA/T 22 的規(guī)定，符合檔案管理的要求。 對(duì)于請(qǐng)示與批復(fù)時(shí)間跨度較長(zhǎng)的文件，半年之內(nèi)給予復(fù)文的，整合為一件歸檔；超過(guò)半年及以上時(shí)間的，可各為一件歸檔（如項(xiàng)目上報(bào)審批文件等），應(yīng)在備注中說(shuō)明。 通過(guò) OA 系統(tǒng)網(wǎng)上傳輸?shù)模９芷谙逓槎唐诘奈募?，允許以電子文件形式歸檔保存，對(duì)紙質(zhì)文件不做要求。 6 整理與歸檔 收集 文書部門和各業(yè)務(wù)部 門應(yīng)將需歸檔的文件（紙質(zhì)文件和電子文件）收集齊全后，編制移交清冊(cè)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案部門歸檔。 檢查歸檔文件的有效性，文件是否是原件，印章手續(xù)是否完備、有效 。 歸檔鑒定與保管期限劃分 ，應(yīng) 根據(jù)文件歸檔范圍和利用價(jià)值，界定文件的歸檔與不歸檔并劃分保管期限。裝訂時(shí)，應(yīng)把整合好的文件按正文在前附件在后；批復(fù)在前請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前復(fù)制件在后的順序排列裝訂。 錄入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)應(yīng)逐件編目。 —— 件號(hào)：文件排列的順序號(hào)，應(yīng)按年度 —— 分類 —— 保管期限 —— 文件排列順序號(hào)，從“ 001”開(kāi)始標(biāo)注。 —— 題名：應(yīng)填寫文件的標(biāo)題，如果沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題主題不明確的，必須根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題加以補(bǔ)充，自擬標(biāo)題外加“ [ ]”號(hào)。歸檔文件應(yīng)逐張編寫頁(yè)號(hào)，文件中有文字、圖樣的均為 1 頁(yè)，來(lái)文與復(fù)文頁(yè)號(hào)應(yīng)連續(xù)，頁(yè)數(shù)相加。 歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）是可選擇項(xiàng)。 —— 保管期限：歸檔文件的保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼，用文字表示（永久、長(zhǎng)期、短期）。 裝盒 歸檔文件應(yīng)分年度、分類、保管期限按件號(hào)順序裝盒，盒與盒之間件號(hào)連續(xù)，每盒都應(yīng)打印歸檔文件目錄和備考表。 —— 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明應(yīng)填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出和銷毀等情況。盒脊應(yīng)有全宗號(hào)（企業(yè)的全稱或簡(jiǎn)稱）、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等內(nèi)容，其中起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“ — ”連接（表 5）。 7 文書檔案分類 、歸檔范圍及期限劃分詳表：（ 0—— 5大類） 歸檔 類目 歸檔范圍 保管期限 歸檔說(shuō)明 010 1. 黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、 黨委會(huì)記錄、領(lǐng)導(dǎo)班 永久 本單位召開(kāi) 黨代會(huì)、 14 黨群類 子民主生活會(huì)記錄等文件； 2. 黨委、工會(huì)、團(tuán)委成立文件； 3. 黨員、工會(huì)、團(tuán)委干部的任免文件； 4. 重大紀(jì)檢案件立案、調(diào)查報(bào)告、結(jié)論和處理文件； 5. 省 (部 )級(jí)及以上黨、工、團(tuán)評(píng)先申報(bào)及表彰文件； 6. 本單位編輯出版的刊物； 7. 黨務(wù)大事記，黨、工、團(tuán)人員名冊(cè)等。 010 黨群類 1． 黨代會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)未通過(guò)的文件； 2． 一般對(duì)違紀(jì)行為的通報(bào)文件； 3． 黨務(wù)、紀(jì)檢工作及根據(jù)時(shí)勢(shì)開(kāi)展的活動(dòng)及宣傳、學(xué)習(xí)等文件； 4． 針對(duì)本單位的一般性、普發(fā)性黨、工、團(tuán)文件； 5． 工會(huì)、團(tuán)委組織活動(dòng)的文件； 6． 與企業(yè)職能有關(guān)聯(lián)的各種協(xié)會(huì)文件。 短期 210 經(jīng)營(yíng)類 1． 本單位股權(quán)變更文件、資產(chǎn)收購(gòu)等文件； 2． 注冊(cè)資金、資本金計(jì)劃文件； 3． 年度生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃指標(biāo)完成及年度經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告等文件； 4． 企業(yè)年度生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 290 合同、 協(xié)議類 1． 房屋等固定資產(chǎn)買賣合同協(xié)議； 2. 共同出資經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目等重大事項(xiàng)合同。 290 合同、 1． 與銀行簽訂的短期（ 3－ 5年）借、貸等融資合同、協(xié)議； 短期 16 協(xié)議類 2． 行政事務(wù)范圍內(nèi)的一些合同協(xié)議；如聘法律顧問(wèn)、購(gòu)買辦公家具、物業(yè)管理、場(chǎng)地租賃等合同協(xié)議； 3． 各種技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢等合同協(xié)議； 4． 運(yùn)煤、供煤等合同協(xié)議； 5. 內(nèi)部承包合同協(xié)議。即協(xié)會(huì)發(fā)起的歸入 010類目。 2）會(huì)計(jì)檔案（財(cái)務(wù)報(bào)告、報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、帳簿等）見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書。 短期 510 人力 資源 1. 機(jī)構(gòu)成立、撤消、合并、更名以及部門設(shè)置與調(diào)整、定員定編審批等文件； 2. 領(lǐng)導(dǎo)班子人員任職、免職、離職文件；中層干部任免文件； 3. 年度工資總額計(jì)劃；年度績(jī)效考核報(bào)告等； 4. 職稱評(píng)審、國(guó)家級(jí)專家津貼；各專業(yè)省部級(jí)以上評(píng)先申報(bào)材料及表彰文件； 5. 勞動(dòng)保護(hù)、職業(yè)安全衛(wèi)生、計(jì)劃生育、保險(xiǎn)、人事等各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊(cè)等。 2）獲國(guó)家級(jí)表彰的保管期限為永久。 負(fù)責(zé)科技檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用；并對(duì)科學(xué)技術(shù)文件的形成、積累、整理、編制、移交與驗(yàn)收全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo) 。 合同部門 在制定合同時(shí)，應(yīng)按《合同法》規(guī)定將文件歸檔要求，交付日期、份數(shù)、質(zhì)量和驗(yàn)收等要求以及違約責(zé)任，列入合同專門條款。 —— 項(xiàng)目開(kāi)工登記后，應(yīng)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（責(zé)任部門）進(jìn)行檔案交底，將歸檔范圍（見(jiàn)附錄），歸檔與編制要求等做到事先交底， 并對(duì)項(xiàng)目 文件形成和積累的實(shí)施跟蹤管理。 歸檔文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，各級(jí)責(zé)任人簽字認(rèn)可手續(xù)完備。 技改、修理項(xiàng)目及設(shè)備變更形成的竣工圖，若是本企業(yè)新繪制的， 應(yīng) 采用新圖標(biāo)（附錄 A） ； 若是利用原圖復(fù)制并在復(fù)制圖上進(jìn)行修改形成的竣工圖，應(yīng)加蓋有簽署的竣工章（附錄 B）。 技改（修理）、機(jī)組（ A、 B、 C級(jí)）檢修、設(shè)備變更項(xiàng)目中采購(gòu)的大型設(shè)備，其廠家文件應(yīng)歸入相應(yīng)的設(shè)備類目，零星設(shè)備文件隨項(xiàng)目歸類。 科技成果（研究）文件，若是批準(zhǔn)立項(xiàng)的科研項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收后三個(gè)月 內(nèi)移交歸檔；若是一般科技調(diào)研、檢測(cè) 課題形成的科技成果報(bào)告等文件應(yīng)及時(shí)歸檔。 移交手續(xù) 生產(chǎn)技術(shù)文件歸檔時(shí)，應(yīng)由職能部門兼職檔案員（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）編制移交目錄 （表 9） ，經(jīng)檔案人員驗(yàn)收合格后 （表 10） ，雙方辦理簽字手續(xù)，各留存一份以備查考。 技改（修理）項(xiàng)目、機(jī)組 A、 B、 C、 D 級(jí)檢修及小型基建項(xiàng)目形成的文件材料應(yīng)按項(xiàng)目 組卷。 科研項(xiàng)目形成的文件材料應(yīng)按專業(yè)及形成階段組卷。 機(jī)組 B、 C、 D級(jí)檢修 文件 ， 按工期機(jī)組 —— 專業(yè)分類組卷，歸入 903類 。 21 5 案卷和卷內(nèi)文件的排列 生產(chǎn)文件 發(fā)電管理系統(tǒng)形成的運(yùn)行日志、值長(zhǎng)日志等 文件 ，應(yīng) 按時(shí)間順序排列。 設(shè)備變更文件應(yīng)按設(shè)備變更申請(qǐng)表、設(shè)備變更執(zhí)行報(bào)告、永久變更檢查評(píng)價(jià)表 形成順序 排列。 檢修后期文件卷內(nèi) ，應(yīng)按 試運(yùn)方案、措施、啟動(dòng)計(jì)劃、傳動(dòng)記錄、安全門整定調(diào)試記錄、試驗(yàn)報(bào)告；總結(jié)；金相試驗(yàn)報(bào)告 排列 。 監(jiān)理文件， 應(yīng)按管理性文件、 監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志、監(jiān)理記錄、監(jiān)理會(huì)議文件、監(jiān)理總結(jié)順序排列。 卷內(nèi)文件總體應(yīng)按文字在前，圖樣在后；外文資料譯文在前，原文在后的規(guī)定排列。 605 水文 水溫、潮位記錄等 長(zhǎng)期 606 環(huán)保檢測(cè) 廢水、廢氣、噪聲等檢測(cè)報(bào)告 長(zhǎng)期 607 發(fā)電管理系統(tǒng) 發(fā)電管理系統(tǒng)形成的紙質(zhì)文件 長(zhǎng)期 * 610 燃料 燃料運(yùn)行日志等 短期 660 化學(xué) 化學(xué)運(yùn)行日志等 短期 671 水工 港池航道、水庫(kù)等記錄等 長(zhǎng)期 681 土建 沉降觀測(cè)報(bào)告等 永久 690 集控 集控日志等 短期 7 科學(xué)技術(shù)研究 700 科技成果報(bào)告 一般科技調(diào)研、測(cè)試等課題形成的科技成果報(bào)告等文件 長(zhǎng)期 71—— 79 科研項(xiàng)目 準(zhǔn)備階段：立項(xiàng)審 批文件、可研報(bào)告、方案論證 長(zhǎng)期 經(jīng)本企業(yè)或上級(jí)主管企業(yè)或?。ㄊ校┯嘘P(guān)單位批準(zhǔn)立項(xiàng)的科研項(xiàng)目 任務(wù)書、合同與協(xié)議等 永久 23 研究階段：原始記錄、試驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、設(shè)計(jì)文件、圖紙、關(guān)鍵工藝、專利申請(qǐng)、重要往來(lái)文件等 永久 鑒定總結(jié)階段：科研報(bào)告、論文、專著、技術(shù)鑒定文件（鑒定證書）、決算等 永久 工作總結(jié)、經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告等 長(zhǎng)期 成果申報(bào)與獎(jiǎng)勵(lì)：成果申報(bào)及審批文件、獲獎(jiǎng)證書等 永久 推廣與應(yīng)用及經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益證明材料等 長(zhǎng)期 推廣與應(yīng)用： 推廣應(yīng)用方案、轉(zhuǎn)讓 合同等 永久 生產(chǎn)定型鑒定材料、專題報(bào)告及交流材料、用戶反饋意見(jiàn)等 長(zhǎng)期 8 基建項(xiàng)目（ 小型基建 ） 889 小型基建 （小型基建項(xiàng)目應(yīng)參照基建歸檔范圍土建部分整理、組卷歸檔） 施工管理性文件、施工記錄文件、原材料質(zhì)量證明文件、施工圖。案卷分類號(hào)＋小流水排列，合同與招投標(biāo)歸入 803 8032。 長(zhǎng)期 重大項(xiàng)目應(yīng)有： 項(xiàng)目培訓(xùn)記錄、項(xiàng)目工作總結(jié)、后評(píng)價(jià)報(bào)告等 5．竣工圖 永久 竣工圖應(yīng)按（ ）規(guī)定編制或蓋竣工圖章。 暫時(shí)和緊急變更：