【文章內(nèi)容簡介】 以上會議遵照《公司章程》的有關(guān)規(guī)定組織召開。 ：原則上每年召開一次。 主持人：董事長 參加人：公司高級管理人員、各部室負責人 主要內(nèi)容： （ 1）總結(jié)上一年度工作； （ 2）確定下一年度經(jīng)營管理目標，部署各項工作任務； （ 3）研究、討論公司有關(guān)重要議案； （ 4）開展經(jīng)驗交流活動。 董事長、總經(jīng)理認為有必要時，可隨時召集召開。 ：原則上每周召開一次。 主持人：總經(jīng)理 參加人：副總經(jīng)理，如主持人認為有必要，可以指定有關(guān)部室或相關(guān)人員參加。 主要內(nèi)容： （ 1）本 周工作總結(jié)； （ 2）下周工作計劃； （ 3）近期工作安排。 ，如專題工作會、匯報會等。 。 。 二、會議記錄 、董事會的會議記錄遵照《公司章程》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 。 三、會議紀要 會議紀要由會議主辦部門起草，統(tǒng)一編號打印，上報有關(guān)領(lǐng)導，經(jīng)會議主持人核準后，下發(fā)與會者及相關(guān)部門。 四、會議紀律 ；參加周末或休息日期間召開的會議如無特殊著裝要求，可著便 裝； ，遲到而事先沒有請假的將由主持人給予口頭提醒； ，并對手機等通信設(shè)備做消音處理。如未做消音處理，通訊設(shè)備響后，由主持人給予口頭提醒； ，當事人應向主持人請假并得到允許方可離開會場； ，午餐一般應安排為工作快餐。 五、 本制度由辦公室負責解釋。 開發(fā)有限公司文件管理暫行辦法 一、收文 : 1．收文辦理程序包括簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、傳遞、 催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。 2．收到上級機關(guān)、行政管理部門及有關(guān)單位的公文后，均應由辦公室按照密級、掛號文件、重要程度、文件內(nèi)容、內(nèi)部資料等進行分類登記編號，并填妥《收文處理專用紙》，呈公司領(lǐng)導批閱或交相關(guān)部門處理。 3．據(jù)閱批范圍，由辦公室及時送閱處理，并負責催閱、催傳。 4．為提高傳閱速度和保證文件安全，文件送到后，公司領(lǐng)導和部門領(lǐng)導要及時閱看，閱簽后及時退回。 5．部門對公司領(lǐng)導批示的公文要及時處理，并將處理結(jié)果注于公文閱辦單上，處理完畢后退交辦公室。 6．傳閱文件，請閱后簽名并注明閱 文日期。 7．公司領(lǐng)導及部門領(lǐng)導開會帶回的有關(guān)公文及會議文件一律交辦公室登記、處理、存檔。 8．凡上級機關(guān)和行政管理部門發(fā)給有關(guān)部門的重要文件，應將原件送交辦公室存檔，部門留復印件辦理或留存。 9．有關(guān)項目的進度表、圖紙等按規(guī)定時間送達辦公室匯總、存檔。 二、發(fā)文： 1．凡以“ 天嘉”名義制作的公文，文件的起草由相關(guān)部門具體承辦，填妥《發(fā)文稿紙》，部門負責人核簽（如與其它部門業(yè)務有關(guān)的文件，應請有關(guān)部門會簽）。 2．部門已簽署的文件草稿應先交辦公室核稿，確定發(fā)文號、范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度，由辦公室呈送 主管領(lǐng)導審批簽發(fā)。簽發(fā)后的文件由辦公室負責蓋章，并按印發(fā)范圍發(fā)文，文件底稿由辦公室存檔。 3．發(fā)文應遵照公文格式及字體規(guī)則： 文號：三號 仿宋 居中 標題：二號 宋體 居中 正文：四號 宋體 左對齊 字 /行間距：行間距定義為 倍行距，并通過調(diào)整字間距，盡量避免“此頁無正文”或段落最后一個字另起一行，以保證頁面充實、完整、美觀。 附件：正文之后，成文時間之前，注明順序和名稱。 成文時間：四號 宋體 以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準。 印章：除會議紀要外，應加蓋印章。 主題詞：四號 黑體 抄 報、抄送：四號 宋體 (1) 用紙統(tǒng)一采用國際標準 A4 型，左側(cè)裝訂。以“ 長遠”名義要采用相應的公司信箋，并加蓋相應印章。 (2) 以“ 長遠”名義發(fā)文，其發(fā)文號為： 長遠字（年份）第（序號），具體文號如下： 辦公室： 天嘉辦字（年份）第（ XX）號 財務部： 天嘉財字（年份）第（ XX）號 (3) 嚴肅公司行文制度，要注重效用，不得濫發(fā)，做到少而精。 (4) 擬發(fā)傳真時，由前臺文秘進行傳真登記，并按傳真對象要求選用公司傳真書寫紙，力求字跡工整，言簡意明。 三、 各部門對本部門保管、發(fā)出或簽收的公文要指定專人按公文要求分類管理， 妥為保存，年終歸檔，嚴防公文散失。辦公室將定期對各部門保管和處理的文件進行檢查指導，維護公司公文的嚴肅性。 四、 本制度由辦公室負責解釋。 開發(fā)有限公司保密制度 一、公司員工應遵守職業(yè)道德，將保守公司的商業(yè)秘密作為自己義不容辭的責任和義務。各部門負責人對本部門的保密工作負直接責任。 二、公司內(nèi)部的文件、資料、合同、各類報表、管理規(guī)定、會議紀要、會議記錄、公司發(fā)展動態(tài)、正在洽談的開發(fā)項目、招投標書、各部門工作報告、重要商業(yè)活動日期、重要客人來訪商務信函、傳真、電話記錄、人事 變動、薪資福利等，均屬公司商業(yè)機密；未經(jīng)允許，一律不得向外界和公司內(nèi)其他不該知悉的人員透露。 三、公司文件資料由專人負責整理、保管，文件資料的工作傳遞和復制，由專人負責并履行審批簽收手續(xù)。凡發(fā)往集團公司和系統(tǒng)外的傳真，須由分管領(lǐng)導認可后才能發(fā)出。進入計算機網(wǎng)絡(luò)的涉密文件資料應采取加密保護措施。 四、嚴禁在辦公桌上存放密級以上的文件、資料。員工在使用完電腦后，要及時關(guān)閉，并將軟盤放在上鎖的地方，避免遺失和泄露信息。 五、公司領(lǐng)導的辦公室、會議室以及文件柜、資料柜，任何員工未經(jīng)允許不得擅自入內(nèi)或開啟。 六、涉密文件資料和存儲介質(zhì)，未經(jīng)部門負責人批準，不得擅自帶出工作場所。外來人員到公司聯(lián)系業(yè)務，均應在會議室商談。員工在與外單位人員進行業(yè)務交往中出具公司有關(guān)資料和信息，須經(jīng)部室正職同意。 七、任何人員玩忽職守，造成泄密失密的，將根據(jù)情節(jié)給予行政處分和經(jīng)濟處罰；對于有意泄露或竊取本公司商業(yè)秘密進行利己交易造成損失的，公司將依法追究其法律責任。 八、離職員工，應按公司有關(guān)規(guī)定，在離職前將有關(guān)文件資料全部造冊移交。 九、其他規(guī)定參照《保護商業(yè)秘密合同書》執(zhí)行。 十、 本制度由辦公室負責解釋。 開發(fā)有限公司檔案管理暫行辦法 一、 定義 檔案是指公司在投資及經(jīng)營活動中形成的、具有查考利用價值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料，如文件、資料、書信、會議記錄、會議紀要、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件資料。 二、 檔案管理原則及管理體制 企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源，對企業(yè)的有效運作與決策，對維護企業(yè)的經(jīng)營利益，保護企業(yè)權(quán)益，具有法律憑證作用。因此，“ 長遠”的企業(yè)檔案，按照集中管理的原則，由公司辦公室集中管理。 公司總經(jīng)理為公司檔案管理工作的直管領(lǐng)導，辦公室明確專人 負責檔案管理，各部室、項目部負責人為本部門檔案負責人，指定兼職檔案管理人員并上報公司辦公室備案。人員變動時，需及時通知辦公室。 三、 檔案收集 （ 1）文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入公司有關(guān)部門的職責范圍和有關(guān)人員崗位責任制。 （ 2）基建工程竣工驗收，必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準確、不系統(tǒng)，不能進行驗收。 （ 3）辦公室對各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查。 （ 4）需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按要求逐級移交。 （ 5）公司內(nèi)部制作，需由公司統(tǒng)一 存檔的檔案資料，由制作單位或發(fā)出部門，按規(guī)定每年整理后列出清單，按規(guī)定時限一并移交檔案管理人員。 （ 6）入庫檔案由部門負責人審查批準，指派專人來整理、上架，并要填報《檔案移交登記表》。 2．檔案歸檔要求 （ 1）原件歸檔。 （ 2）歸檔材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數(shù)。 3．檔案立卷歸檔要求 （ 1）檔案立卷歸檔應根據(jù)檔案材料形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系，便于保管利用。 （ 2）歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁數(shù)均應齊全完整。 （ 3）檔案立卷按年 份順序編制，不同年度的檔案一般不得放在一起，跨年度的請示與批復，放在批復之年度內(nèi)；沒有批復的放在請示年度內(nèi)；跨年度的總結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。 （ 4）歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的原件與附件、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件合在一起，不得分開。 （ 5）立卷歸檔材料必須按規(guī)定格式逐件填寫《檔案卷內(nèi)目錄表》并進行頁碼編號，字跡要清晰、工整。 （ 6）工程項目在進行過程中要注意隨時收集、積累有關(guān)資料。 4．檔案歸檔時間 （ 1）各部室、項目部只保管一般短期資料。對于有關(guān)的重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需 長期保管的資料數(shù)據(jù)，各部室、項目部應按照慣例或要求，復制留底后，將原件隨時送交公司辦公室。工程結(jié)束時，須將所存的有用檔案資料歸納、整理、分類、登記，附上清單，一并上交公司辦公室。 （ 2）各部室、項目部要認真做好檔案的整理與歸檔上交工作，保證檔案的完整、準確與安全。 （ 3）各部室根據(jù)本身的業(yè)務情況，須在每年的 5 月 1 日之前，將上一年度所涉整個公司的文件進行清理，把需要保存的檔案資料進行整理、登記，附上清單，經(jīng)部門負責人審批后移交辦公室集中管理。 （ 4）重要檔案需在產(chǎn)生同時報公司辦公室集中管理。 5．檔案秘級的劃 分 檔案劃分為機密級、秘密級和內(nèi)部文件三級。 （ 1）機密：公司重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針及各類涉密數(shù)據(jù)；其他重大經(jīng)營管理的文件材料等。 （ 2）秘密：公司財務報表、賬冊；投資類、工程技術(shù)資料等。 （ 3）內(nèi)部文件：公司發(fā)文。 6．檔案保管期限及分類 （ 1）確定保管期限的基本原則： 對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存。 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。 （ 2）按保存時間的長短，將檔案分為短期保存、中期保存和永久保存三個保管期限。七年及以 下為短期、七年以上至十五年為中期，十五年以上為永久。 （ 3）一般來說，工程、地產(chǎn)方面的資料、檔案，以項目為主進行分類；文書、財務方面的資料、檔案，以年度為主分類。 （ 4）公司將檔案資料分為文書類、財務類、地產(chǎn)類、證券事務類、工程施工類、工程投標類、索賠類、物資類、合資企業(yè)類共九類。 序號 歸檔范圍 保管期限 A 文書類 1 公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請示、批復 永久 2 公司組織簡章、機構(gòu)設(shè)置、啟用印章之印模 永久 3 營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批件、法人代表 永久 4 人員編制、 名冊、干部任免、聘用合同、員工獎懲、員工培訓 中期 5 上級主管和有關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務文件 中期 6 工作計劃、總結(jié)、會議紀要、重要文件，上級領(lǐng)導的重要講話、批示，以及本公司或部門的請示報告與批復、文電等 中期 7 有關(guān)公司聯(lián)誼會、工會、黨組織等文件材料以及有關(guān)部門公司產(chǎn)權(quán)、債權(quán)的法律文件 中期 8 公司簡介、幻燈片、錄像帶、重要照片等（包括底片）的原件 永久 B 財務類 1 上級財務規(guī)定文件、本公司財務制度 中期 2 各種會計憑證（單證、記賬、匯總、涉外等） 短期 3 會計賬簿（明細賬、總賬 、固定資產(chǎn)賬、輔助賬、涉外賬等） 中期 4 會計報表（賬務指標快報、年度決算報表） 永久 5 各類清冊（會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等） 永久 C 地產(chǎn)類 1 購買土地批準文書，公證書 永久 2 建造房屋的全部文件、資料 永久 3 賣屋契約、價目、入伙等資料 永久 4 與建筑師、律師、銀行等有關(guān)的房地產(chǎn)業(yè)務文件、資料等 永久 5 已完成的地產(chǎn)發(fā)展項目分項整理資料（包括名稱、地區(qū)、建筑面積、單位總數(shù)、購地時間、發(fā)展期等） 永久 D 證券事務部 1 歷次股東大會、董事會、 監(jiān)事會會議記錄、決議、公告材料 永久 2 配股、送股、轉(zhuǎn)贈股、股改材料 永久 3 歷年季報、中報、年報材料及印刷品；歷次公告樣板復印件 永久 4 其他相關(guān)材料 永久 E 工程施工類 1 開工申請和業(yè)主代表批準的文件 中期 2 工程保險文件 中期 3 施工記錄、測試記錄、往返信件和指示 中期 4 施工進度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事項報告 中期 5 重要的工程圖表、圖片、施工照片等 中期 6 對外結(jié)算文件資料 中期 7 整理的項目概況（簡介） 永久 8 竣工工程總結(jié)報告 永久 9 竣工及保 證書 永久 F 物資類 1 機械設(shè)備及材料采購供應計劃及審批件 中期 2 物資定購的報價單、比價單及合同文本 中期 3 各種機構(gòu)設(shè)備清單及保險文件及汽車牌簿等 中期 4 固定資產(chǎn)清單、調(diào)撥、報廢及出售審批表 中期 5 材料調(diào)撥單 短期 6 物資買賣合同 中期 7 銷售收、付發(fā)票及合