【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 和相應(yīng)的清潔工作） （含重大活動(dòng)）時(shí)的環(huán)境布置、會(huì)議室（會(huì)場(chǎng)）擺花及代理勞務(wù)等業(yè)務(wù) 接待服務(wù)中心 工食堂、莘園餐廳的日常用餐服務(wù) 、服務(wù)和住宿人員的洗衣服務(wù)等 文化休閑中心 、娛樂(lè)、閱讀及休閑食品，中西餐點(diǎn)心、包廂、電話(huà)等服務(wù) （園區(qū)物業(yè)分部，城區(qū)物業(yè)分部，昆山分公司） 4 內(nèi)部溝通 目的 確保公司和公司各單位在不同層次和職能之間，就質(zhì)量管理體系的過(guò)程（包括質(zhì)量要求、質(zhì)量目標(biāo)、完成情況以及實(shí)施的有效性）進(jìn)行溝通，達(dá)到相互了解、相互信任、全員參與的效果。 要求 公司和各單位對(duì)質(zhì)量管理體系有關(guān)的各種信息的溝通應(yīng)采用通過(guò)各種會(huì)議、個(gè)別交談、開(kāi)具工作聯(lián)系單、查閱質(zhì)量記錄文件、報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表或通過(guò)其它媒體等方法進(jìn)行。具體執(zhí)行按教服集團(tuán)《程序文件》－《數(shù)據(jù)分析程序》要求辦理。 修訂狀態(tài)： A/0 編號(hào)： DWWY/Q 3 0010 頁(yè)次 :4/4 中國(guó)最大管理資源中心 中國(guó)最大管理資源中心 11 1 目的 對(duì)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保質(zhì)量管理體系運(yùn)行的各個(gè)場(chǎng)所使用有效版本文件 2 適用范圍 適用于東吳物業(yè)管理有限公司各單位（部門(mén) /中心 /分部）與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的控制 3 職責(zé) 辦公室編制和組織實(shí)施《文件 控制管理規(guī)定》，負(fù)責(zé)文件的識(shí)別、登記、評(píng)審、發(fā)放、回收和歸檔 。 公司 總經(jīng)理 （ 管理者代表 ） 負(fù)責(zé) 審 批 、發(fā)布《 管理手冊(cè) 》，負(fù)責(zé)審批各單位《管理規(guī)范》。 各單位（部門(mén) /中心 /分部） 負(fù)責(zé)人 負(fù)責(zé)所 在 單位 《管理規(guī)范》 的 編制，單位下屬項(xiàng)目部、班組《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》的審核。 公司《人資與品管部》負(fù)責(zé)各單位下屬項(xiàng)目部、班組《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》的批準(zhǔn)。 各單位辦公室負(fù)責(zé)本單位文件的編制、標(biāo)識(shí)、更改、報(bào)批、發(fā)放、回收、登記和歸檔 4 程序 文件的分類(lèi) 質(zhì)量管理體系文件 a) 公司《 管 理手冊(cè) 》 b) 各單位《管理規(guī)范》、各單位下屬項(xiàng)目部、班組《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》 c) 支持性文件 (如與質(zhì)量活動(dòng)相關(guān)的 投標(biāo)文件 、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、制度、圖紙等 ) 行政文件 與質(zhì)量活動(dòng)相關(guān)的人事任免、授權(quán)書(shū)、機(jī)構(gòu)變動(dòng)、通知、規(guī)定等文件 其他相關(guān)文件 合同文件 采購(gòu)文件 合格供方清單、物資、設(shè)備采購(gòu)的計(jì)劃等 各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn) a) 國(guó)家頒布的質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn) b) 國(guó)家、行業(yè)發(fā)布的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收規(guī)范等 c) 企業(yè)發(fā)布經(jīng)政府主管部門(mén)備案的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)或企 業(yè)發(fā)布的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn) (規(guī)范 ) d) 國(guó)家、行業(yè)發(fā)布的適用的法律法規(guī) 承載媒體不是 紙張的文件，如光盤(pán)、軟件、聲錄象帶等 各種記錄表式 文件的編號(hào)與標(biāo)識(shí) 質(zhì)量管理體系文件的編號(hào) 注：對(duì)于各單位 XXX為： 修訂狀態(tài)： A/0 編號(hào)： DWWY/Q 3 00101 頁(yè)次 :1/4 中國(guó)最大管理資源中心 中國(guó)最大管理資源中心 12 □ / □（ 空格 ）□ ———— □（空格） XXX 辦公室 BGS、人資與品管部 RP、市場(chǎng)與護(hù)衛(wèi)部 SH、工程部 GCB、 東區(qū) 服務(wù)中心 XFD、校部 服務(wù)中心XFA、北區(qū) 服務(wù)中心 XFB、南區(qū) 服務(wù)中心 XFC、 獨(dú)墅湖 校區(qū)物業(yè)分部 DSH、 樓宇物業(yè) 中心 LYWY、學(xué)生宿舍服務(wù)中心 SG、 后莊物業(yè)分部 HZ、 水電服務(wù)中心 SD、綠化服務(wù)中心 LW、 留學(xué)生與成教 接待服務(wù)中心 JD、文化休閑中心 XX、園區(qū)物業(yè)分部 YQWY、城區(qū)物業(yè)分部 CQWY、昆山分公司 KSWY。 a. 公司碼 東吳物業(yè)公司固定為 DWWY。 b. 文件類(lèi)別 ISO 9000 文件為 Q，記錄為 QD； ISO9000 與 ISO14001整合型體系文件為 QE，記錄為 QED； c. 文件階層 3) 三階文件 各單位《管理規(guī)范》，《作業(yè)指 導(dǎo)書(shū)》固定為 3 4) 四階文件 記錄、表單 d. 流水號(hào) : 00 00 003等序號(hào) 外來(lái)文件的 說(shuō)明 外來(lái)文件包括國(guó)內(nèi)外技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家及行業(yè)的法規(guī)性文件、蘇州大學(xué)的文件等仍沿用原編號(hào)，不再另行編號(hào)。 公司外來(lái)文件由公司辦公室統(tǒng)一更新，并發(fā)布在公司 OA系統(tǒng)內(nèi)部交流論壇中，供各單位負(fù)責(zé)人選擇參照?qǐng)?zhí)行。 行政文件的編號(hào) 東吳物業(yè)字 (XXXX) XX號(hào) 發(fā)放文件順序號(hào) 發(fā)文年份 .如 2020 東吳物業(yè)管理有限公司的簡(jiǎn)稱(chēng) 公司內(nèi)部其他文件可采用 或 規(guī)定編寫(xiě) 文件的版號(hào)與修訂狀態(tài) 文件的版號(hào)以英文大寫(xiě)字母 A、 B、 C ?? 表示， A表示第一版、 B表示修訂后的第二版，以此類(lèi)推 流水號(hào) 文件階層 部門(mén)代碼（可無(wú)） （（（（（（（（（（（ 可 文件類(lèi)別 公司代碼 修訂狀態(tài)： A/0 編號(hào)： DWWY/Q 3 00101 頁(yè)次 :2/4 中國(guó)最大管理資源中心 中國(guó)最大管理資源中心 13 修訂狀態(tài)以阿拉伯?dāng)?shù)字 0、 3 ?? 表示修改次數(shù)， 0表示未修改 : 注：文件封面只需注明版號(hào)即可 A / 0 表示修改次數(shù)，“ 0” 為未修改， “1” 為第一次修改，依此類(lèi)推 表示第一版，“ B” 為第二版，以此類(lèi)推 文件的編寫(xiě)、審 核、批準(zhǔn)、發(fā)放 文件實(shí)行二級(jí)管理，分級(jí)審批，發(fā)放前對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，并應(yīng)得到授權(quán)人批準(zhǔn)，確保文件是充分、適宜的，質(zhì)量管理體系文件的最后部分應(yīng)有該文件的“修改記錄”具體格式參照本文件。 《 管理手冊(cè) 》 由辦公室負(fù)責(zé)編寫(xiě)， 公司 總經(jīng)理 （ 管理者代表 ） 負(fù)責(zé) 審 批 、發(fā)布《 管理手冊(cè) 》。 ，各單位（部門(mén) /中心 /分部）質(zhì)量管理體系文件由各單位負(fù)責(zé)編寫(xiě)， 各單位《管理規(guī)范》由各單位負(fù)責(zé)人編制，送總經(jīng)理（管理者代表）審批后實(shí)施。各單位下屬項(xiàng)目部、班組負(fù)責(zé)編制《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》，由本單位負(fù)責(zé)人審核后交公司《人 資與品管部》批準(zhǔn)后實(shí)施。 應(yīng)確保文件使用的各場(chǎng)所都能得到相關(guān)文件現(xiàn)行有效的適用版本，文件發(fā)放、回收應(yīng)填寫(xiě)《文件發(fā)放 /回收記錄》，按規(guī)定的發(fā)放范圍發(fā)放 。 文件的受控狀況 文件分 “ 受控 ” 和 “ 非受控 ” 凡與質(zhì)量管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件為 “ 受控 ” 文件，文件清單由各單位提出，報(bào)辦公室編制《現(xiàn)行修訂狀態(tài)文件清單》，經(jīng) 公司 管理者代表批準(zhǔn)后執(zhí)行 文件發(fā)放前，對(duì)接受更改控制的文件，加蓋 “ 受控文件 ” 印章，并注明分發(fā)號(hào)，對(duì)不接受更改控制的受控文件只進(jìn)行編號(hào) ，各單位“受控文件”印章如下： 辦公室（ 2）、東區(qū)服務(wù)中心（ ）、校部服務(wù)中心（ ）、南區(qū)服務(wù)中心（ ）、北區(qū)服務(wù)中心（ ）、城區(qū)物業(yè)分部 ()、樓宇物業(yè)中心（ ）、后莊物業(yè)分部（ ）、學(xué)生宿舍服務(wù)中心（ ）、水電服務(wù)中心 ()、綠化服務(wù)中心（ ）、留學(xué)生與成教接待中心（ ）、文化休閑中心（ ）、昆山分公司（ ）、獨(dú)墅湖 校區(qū)物業(yè)分部 （ ）、園區(qū)物業(yè)分部（ ）。 文件的更改 《 管理手冊(cè) 》的 更改由辦公室組織 ；具體操作時(shí) 由辦公室填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》， 由公司 管理者代表審核 并 報(bào) 公司 總經(jīng)理批準(zhǔn) 后由公司總經(jīng)理頒布實(shí)施 ， 并由辦 公室 負(fù)責(zé) 保留文件更改內(nèi)容的記錄 。 其他文件 的 更改由各相應(yīng)單位填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》，經(jīng)原審批單位審批 ； 如指定其他單位審批時(shí)，該單位應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料 。 所有被更改的原文件必須由辦公室收回，文件被更改處作好 “*” 或 “ ? ”標(biāo)記，文件修改頁(yè)上做適當(dāng)記錄，以確保有效文件的唯一性。 文件的領(lǐng)用 、 保存、作廢與銷(xiāo)毀 具體參見(jiàn)教服集團(tuán)《程序文件》－《文件控制程序》 5．相關(guān)文件 《記錄控制 管理制度 》 《公 司現(xiàn)行修訂狀態(tài)文件清單》 修訂狀態(tài)： A/0 編號(hào)： DWWY/Q 3 00101 頁(yè)次 :3/4 中國(guó)最大管理資源中心 中國(guó)最大管理資源中心 14 6．記錄 《文件發(fā)放 /回收記錄》 《文件申請(qǐng)單》 《歸檔登記表》 《單位受控文件清單》 《外來(lái)文件登記表》 修訂狀態(tài)： A/0 編號(hào)： DWWY/Q 3 00101 頁(yè)次 :4/4 中國(guó)最大管理資源中心 中國(guó)最大管理資源中心 15 對(duì)質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制 ,為產(chǎn)品 /服務(wù)符合規(guī)定要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)和改進(jìn)依據(jù) 。 適用于質(zhì)量管理體系內(nèi)所有的相關(guān)記錄 ,和來(lái)自供方的部分記錄的控制 。 辦公室編 制和組織實(shí)施《記錄控制 管理規(guī)定 》 ,負(fù)責(zé)記錄格式的審定、標(biāo)識(shí)、儲(chǔ)存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置的控制 。 各單位負(fù)責(zé)本單位記錄的設(shè)計(jì)、收集、整理、保管和保存期的確定和處置。 記錄的填寫(xiě) ,使用人員對(duì)所記錄的每一個(gè)數(shù)據(jù)、文字負(fù)責(zé) 。 記錄的分類(lèi)與控制 記錄分為以下幾類(lèi) a) 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄 b) 與產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量要求有關(guān)的記錄 c) 來(lái)自供方的記錄 記錄原則上采用“發(fā)生地歸口管理”的辦法 ,即由產(chǎn)生記錄的單位負(fù)責(zé)管理 ,記錄的編號(hào)執(zhí)行《文件控制程序 》中的有關(guān)規(guī)定 記錄的收集、保管、與歸檔 管理評(píng)審記錄、內(nèi)審記錄、用戶(hù)投訴、不合格品 /不合格服務(wù)記錄和糾正和預(yù)防措施的記錄由辦公室、 品管 部收集和保存 下列記錄分別由各單位收集和整理 a) 合同評(píng)審記錄 ,供方的質(zhì)量記錄 ,供方的評(píng)價(jià)記錄 b) 監(jiān)視和測(cè)量記錄 (產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄 ,服務(wù)質(zhì)量特性檢查記錄 ,顧客滿(mǎn)意程度的測(cè)量記錄 ) c) 設(shè)備和設(shè)施的維修 ,保養(yǎng)記錄 ,監(jiān)視和測(cè)量裝置的周期 檢 定記錄 d) 操作控制、項(xiàng)目及產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程的相關(guān)作業(yè)記錄 ,服務(wù)記錄及糾正和預(yù)防措施記錄 e) 各單位組織的 人員培訓(xùn)記錄 (公司 組織的人員培訓(xùn)記錄由 公司人力資源部 收集和保存 ) f) 其他與產(chǎn)品 /項(xiàng)目 /服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的記錄和質(zhì)量管理體系策劃、運(yùn)行、控制的記錄 各單位負(fù)責(zé)各自記錄的設(shè)計(jì) /編制和更改 ,各單位應(yīng) 編制本單位使用的記錄清單 ,并送交 公司 辦公室 品管部將各單位的記錄清單匯總，編制公司的《記錄清單》，經(jīng)公司管理者代表審批后執(zhí)行 記錄填寫(xiě)原則 記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰、不得隨意涂改 ,若因某種原因不能填寫(xiě)的項(xiàng)目 ,應(yīng)說(shuō)明理由 ,并將該項(xiàng)目用單杠劃去 ,相關(guān)人員簽名 ,不允許空白 各類(lèi)記錄 ,表單必須按時(shí)正確逐項(xiàng)填寫(xiě) ,簽名必須用全名 填寫(xiě)錯(cuò)誤時(shí) ,只能劃改 ,并在劃改處圈出 ,旁注劃改人 ,用單杠劃去原數(shù)據(jù) /文字 ,蓋或簽上更改 修訂狀態(tài)： A/0 編號(hào)： DWWY/Q 3 00102 頁(yè)次 :1/2 中國(guó)最大管理資源中心 中國(guó)最大管理資源中心 16 人的章或姓名、日期 記錄的保存、保護(hù) 各單位 辦公室把所有記錄分類(lèi) ,按日期順序整理好 ,存放于干燥、通風(fēng)的地方 .所有記錄保持清潔 ,按規(guī)定期限保存記錄 記錄保存期限由各單位根據(jù)使用要求或可追溯性要求規(guī)定 ,一般至少保存一年以上 ,五年以下 ,設(shè)施檔案等保存至設(shè)施報(bào)廢后兩年 ,有行業(yè)規(guī)定的按行業(yè)規(guī)定對(duì)記錄進(jìn)行保存， 公司品管部 每年檢查一次各 單位 記錄使用和管理情況 對(duì)電子媒體形式的記錄 ,如軟盤(pán)等應(yīng)保存在防磁、防熱、防潮的環(huán)境下 ,并作好標(biāo)識(shí) . 記錄的處置 超過(guò)保存期的記錄 ,由各部門(mén)填寫(xiě)《文件申請(qǐng)單》 ,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀 5. 相關(guān)文件 《文件控制 管理制度 》 6. 記錄 《文件申請(qǐng)單》 《記錄清單》 (各 單位 ) 修訂狀態(tài)： A/0 編號(hào)： DWWY/Q 3 00102 頁(yè)次 :2/2 中國(guó)最大管理資源中心 中國(guó)最大管理資源中心 17 1. 目的 為使文書(shū)管理制度化，以提高工作效率，制定本規(guī)定。 2. 適用范圍 東吳物業(yè)公司各類(lèi)文書(shū)的管理。 3. 職責(zé) 公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理 ,公司辦公室和各單位辦公室具體負(fù)責(zé)。 4. 管理制度 。 、電報(bào)、傳真等項(xiàng)。發(fā)文主要是公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件。 ：由公司辦公室承辦，登記到收文登記簿。 ：由相關(guān)職能部門(mén)擬稿后，填寫(xiě)擬文稿紙后，由公司辦公室編列文號(hào)，印制下發(fā)。 （ 1）收文處理流程圖