辦公自動(dòng)化在辦公中的應(yīng)用_畢業(yè)論文(編輯修改稿)
2024-10-03 22:16 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 等多個(gè)領(lǐng)域。 （ 2）辦公自動(dòng)化是一個(gè)人機(jī)信息系統(tǒng)，是一門具有信息處理功能的科學(xué)。 （ 3）辦公自動(dòng)化是對(duì)文字，數(shù)據(jù)，語(yǔ)音和圖像等信息的一體化的處理過程。 國(guó)內(nèi)外辦公自動(dòng)化發(fā)展的現(xiàn)狀 （ 1） 傳統(tǒng)辦公模式 傳統(tǒng)的辦公模式主要以紙介質(zhì)為主進(jìn)行大量文件的處理，多指文字處理系統(tǒng)﹑輕印刷系統(tǒng)﹑文檔管理系統(tǒng)。這種模式無法實(shí)現(xiàn)信息的共享﹑交換﹑傳遞；無法實(shí)現(xiàn)單位﹑企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)；難以對(duì)非文本的如聲頻 ﹑視頻﹑圖形﹑掃描對(duì)象等多媒體信息﹑超文本信息進(jìn)行有效的處理。同時(shí)，傳統(tǒng)的電子郵件沒有對(duì)辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據(jù)不同的情況﹑不同的工作狀態(tài)采取不同的措施，更好的跟蹤事務(wù)的處理過程。部門之間的交流往往通過電話和傳真來實(shí)現(xiàn)。信息的交流和共享，亳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)論文 (設(shè)計(jì) ) 2 以及團(tuán)隊(duì)的協(xié)同運(yùn)作等無法完美的實(shí)現(xiàn)，極大地限制了工作的效率。 （ 2） 網(wǎng)絡(luò)辦公模式 網(wǎng)絡(luò)辦公就是采用 inter/intra 技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí) 現(xiàn)群體協(xié)同工作。改變過去復(fù)雜﹑低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速﹑全方位的信息采集﹑信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對(duì)方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。 辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì) 隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)﹑計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的成熟，世界上的 OA 已進(jìn)入了新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)： （ 1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無逢集成”的開放式系統(tǒng)。 （ 2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動(dòng)。如： 漢字識(shí)別，對(duì)公文內(nèi)容的理解和深層處理，幫助決策及處理意外等。 （ 3）多媒體化。包括對(duì)數(shù)字﹑文字﹑圖象﹑聲音和動(dòng)畫的綜合處理。 （ 4）運(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（ EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。 辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)，要求企業(yè)使用由綜合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所提供的信息中，針對(duì)所需做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模式，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。 3 辦公自動(dòng)化在辦公中的運(yùn)用 提供電子郵件功能是 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本需求 在一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中通常包含了多個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動(dòng)安排、會(huì)議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每一個(gè)用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)以電子郵件作為統(tǒng)一入口的設(shè)計(jì)思想，可以大大提高系統(tǒng)用戶的友好性和易用性，減少培訓(xùn)的工作量。 [1] 亳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)論文 (設(shè)計(jì) ) 3 處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息 辦公自動(dòng)化所處理信息的載體大多是以文件、報(bào)表、信函、傳真等形式出 現(xiàn)，因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。一般而言 “文檔數(shù)據(jù)庫(kù)”或“對(duì)象存儲(chǔ)”的概念被引入數(shù)據(jù)庫(kù)領(lǐng)域，其目標(biāo)就是針對(duì)新出現(xiàn)的需求，高效率地表達(dá)和存儲(chǔ)管理“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”。當(dāng)然，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理也是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)經(jīng)常不可或缺的。 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由于其對(duì)復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫(kù)為核心建立，同時(shí)選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)。 包含大量的工作流應(yīng)用 所謂的工作流就是一組人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的大多數(shù)應(yīng)用如公文審批、各類申請(qǐng)等。每 一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會(huì)簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫(kù)）。 工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個(gè)工作流的終點(diǎn)可能就是另一個(gè)工作流的起點(diǎn)，如上級(jí)部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級(jí)部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于部門與部門的相關(guān)單位之間。 在相當(dāng)程度上工作流自動(dòng)化有三種實(shí)現(xiàn)模式。即：基于郵件的、基于共享數(shù)據(jù)庫(kù)的、基于郵件和共享數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)合模式（即“群件模式”）的。 從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，克服了其缺點(diǎn)，是理想的辦公自動(dòng)化流程處理模式，也使辦公自動(dòng)化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。 支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公 在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)會(huì)議正在逐漸成為除了人們面對(duì)面開會(huì)之外的新的工作方式，它們打破了時(shí)間、地域的限制，使人們可以隨時(shí)隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。 所謂的“移動(dòng)辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號(hào)或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)可以訪問到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費(fèi)用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中亳州職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)論文 (設(shè)計(jì) ) 4 批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息。辦公
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