【文章內(nèi)容簡介】 象。 像實(shí)干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動(dòng)。 — 亨利伯格森（ Henry Bergson） 如果這個(gè)小小的試驗(yàn)?zāi)軌驅(qū)δ惝a(chǎn)生一些積極影響，請(qǐng)你想一想：究竟是什么發(fā)生了變化？根據(jù)你的經(jīng)驗(yàn)，是什么促使局面得到了改觀？事物本身并不會(huì)向前發(fā)展，至少在這個(gè)物質(zhì)世界中這一點(diǎn)是千真萬確的。當(dāng)然，事情還沒有結(jié)束呢?？峙?，所發(fā)生的一切只是，你更加明確地了解到你所期盼的結(jié)果和確定了下一步需要采取的行動(dòng)方案。 然而，是什么創(chuàng)造了這一切 呢？回答是：思考。你并不需要進(jìn)行很多思考，僅僅需要一些，能夠把你所承擔(dān)的責(zé)任和投入的資源凝聚到一起就綽綽有余了。 “知識(shí)工作”的本質(zhì) 歡迎參與到“知識(shí)工作”的真實(shí)經(jīng)驗(yàn)以及意義深遠(yuǎn)的運(yùn)作原則中來。原則是：你對(duì)工作投入的思考必須比你認(rèn)識(shí)到的多得多，但是又比你所擔(dān)心的工作量少得多。就像彼得德魯克所描寫的那樣：“在知識(shí)工作中，任務(wù)沒有被指定，它需要被確定。‘這項(xiàng)工作的預(yù)期成果是什么？’這是一個(gè)提高知識(shí)工作者工作效率的關(guān)鍵性問題。這個(gè)問題可能導(dǎo)致一些極具風(fēng)險(xiǎn)性的決定。通常，沒有正確的答案 ，只有不同的選擇。想要獲取高效益，一定要明確地認(rèn)定預(yù)期結(jié)果?！? 行動(dòng)來源于思想。 — 拉爾夫沃爾多愛默生（ Ralph Waldo Emerson） 要弄清人們工作生活中涌現(xiàn)出的各種事物的真實(shí)面目，要決定為此需要采取的種種行動(dòng)，都將消耗人們大量的氣力。因此，許多人都對(duì)此產(chǎn)生了抵觸情緒。實(shí)際上，我們從來沒有學(xué)過在開始行動(dòng)之前進(jìn)行周密的思考。大部分的日常活動(dòng) （如一家人的吃喝拉撒，照顧孩子）早已被明確地定義出來了，但幾乎沒有人認(rèn)為，他們有必要先花 些氣力屏氣凝神地思考一下，明確預(yù)期 中國最大的管理資源中心 第 9 頁 共 135 頁 的結(jié)果。然而事實(shí)上，思考后果是促使希望轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的最為有效的手段之一。 為什么有些事情總是縈繞在你的心頭 在通常情況下，你對(duì)一些事總是念念不忘，這是因?yàn)槟阆Ｍ鼈儺?dāng)前的狀況能有所改善，另外： * 你還沒有確切地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么； * 你還沒有決定你下一步的具體行動(dòng)到底是什么； * 你還沒有把后果和即將采取行動(dòng)的提示信息存入你所依賴的體系中去。 這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。直到你澄清了所有的問題，作出一切必要的決定，并把結(jié)果存儲(chǔ)到那個(gè)系統(tǒng)中去，同時(shí)心里十分清楚，需要時(shí)你能夠隨時(shí)調(diào)用查詢這個(gè)系統(tǒng)，你的大腦才會(huì)放松下來。你可以騙過所有的人，但是你卻無法愚弄自己的大腦。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的結(jié)果和行動(dòng)的提示信息寄存于一個(gè)安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候在你的意識(shí)中浮現(xiàn)出來。如果你沒有作好這些準(zhǔn)備，那么，你的大腦就一分鐘也不會(huì)停止運(yùn)轉(zhuǎn)。通常情況下，當(dāng)你對(duì)某件事感到無能為力時(shí)，你的某根神經(jīng)仍然會(huì)持續(xù) 不斷地對(duì)你施加壓力，這僅僅會(huì)進(jìn)一步增加你的精神負(fù)擔(dān)。 你的大腦并不總那么管用 有趣的是，你的大腦中至少有一部分是相當(dāng)愚蠢的。如果它多多少少擁有一些天資的話，它就會(huì)在你需要處理某件事時(shí)及時(shí)地提醒你。 持續(xù)不斷且毫無成效地深陷于我們不得不處理的事務(wù)當(dāng)中，是對(duì)時(shí)間和精力的最大浪費(fèi)。 — 克里格利森 （ Kerry Gleeson） 你有沒有這樣一把手電筒，電池中的電量都已經(jīng)消耗殆盡了？而你的大腦 一般是什么時(shí)候，才提醒你該買電池了呢？你又是什么時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)電池沒有電了呢？這不能算是反應(yīng)靈敏的表現(xiàn)吧。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該當(dāng)你在商店里看到電池時(shí)給你通風(fēng)報(bào)信了，而且提醒你選擇正確的型號(hào)。 從你今天早晨醒來到現(xiàn)在，你是否想到任何需要處理但還未動(dòng)手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無進(jìn)展的事情純粹是浪費(fèi)時(shí)間和精力。而且這往往只會(huì)增加你的焦慮不安。 似乎許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當(dāng)我們一談到有許多事要處理時(shí)，這一現(xiàn)象更加嚴(yán)重。 人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但這個(gè)實(shí)體目前卻無法有效地應(yīng)付這些情況。 控制你的頭腦，要么由它來操縱你。 — 賀勒斯 （ Horace ） “材料”的轉(zhuǎn)化 我是這樣定義“材料”（ S t u ff）的：任何進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實(shí)世界中但尚未找到歸屬的 中國最大的管理資源中心 第 10 頁 共 135 頁 事情，所有你尚未推理出理想的解決方法和下一步具體行動(dòng)的事情。對(duì)于很多人來說，大部分的組織管理系統(tǒng)沒有發(fā)揮應(yīng) 有的功效，原因在于沒有首先完成對(duì)它們的轉(zhuǎn)化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。 我們需要把所有我們盡力管理的“材料”轉(zhuǎn)化為可以付諸行動(dòng)的事務(wù)。 多年以來，我所見過的絕大部分任務(wù)清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，它們僅僅代表著許多尚未解決的事務(wù)中的某一部分的提示信息，而這些事務(wù)也仍未轉(zhuǎn)化為預(yù)期結(jié)果和行動(dòng)方案，即真正意義上的工作提綱和細(xì)節(jié)。 “材料”在本質(zhì)上并不是一件壞事。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們 往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來。但是，一旦“材料”進(jìn)入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。作為腦力勞動(dòng)者，這是我們的責(zé)任。如果“材料”已經(jīng)完成了轉(zhuǎn)化過程，而且明白無誤，那么，我們的價(jià)值觀（不是我們的體力勞動(dòng)）就大可不必存在了。 在一次研論會(huì)臨近結(jié)束時(shí)，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的工作任務(wù)表時(shí)，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個(gè)人管理系統(tǒng)中所謂的計(jì)劃表而言，這是我所聽到過的最生動(dòng)形象的描述了。絕大多數(shù)人一直在調(diào)整那些性質(zhì)原本模糊不清 、殘缺不全的任務(wù)清單。但是，他們?nèi)匀粵]有認(rèn)識(shí)到，到底需要組織多少內(nèi)容，管理什么細(xì)節(jié)，才能夠獲得真正的回報(bào)。如果他們希望自己的組織管理工作富有成效，就應(yīng)該搜集一切需要思索的問題，然后開始冥思苦想。 過程：管理你的行動(dòng) . 你幾乎可以像訓(xùn)練運(yùn)動(dòng)員那樣來訓(xùn)練你自己，在“知識(shí)工作”中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動(dòng)和精力集中。你可以更加積極有效地思考問題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。你可以使形形色色的閑雜瑣事減少到最小程度，完成更多的工作，而消耗較小的氣力。此外，你還可以針對(duì)搜集到的全部“材料”進(jìn)行前期階段 的判定，為你的工作和生活制定出標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)作程序。 然而，在你未達(dá)到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個(gè)習(xí)慣：在大腦中不留任何事情。正如我們已經(jīng)看到的那樣，通過管理時(shí)間、信息或者重要事情，都無法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。畢竟： * 你不可能通過對(duì) 5分鐘進(jìn)行管理，賺取 6分鐘的時(shí)間。 * 你無法對(duì)付超載的信息量，否則，你會(huì)走進(jìn)圖書館便立刻死 掉?；蛘弋?dāng)你第一次連接因特網(wǎng)，甚至在你打開電話號(hào)碼本 時(shí)，你就會(huì)大發(fā)脾氣，失去耐心。 * 你不能管理重要事 宜，你只是擁有它們。 因此，管理你的行動(dòng)是管理好你全部“材料”的關(guān)鍵所在。 管理行動(dòng)是一個(gè)重要的挑戰(zhàn) 你利用你的時(shí)間都做了些什么事情呢？你是如何運(yùn)用你獲取的信息的呢？你是如何調(diào)用你的身體和關(guān)注焦點(diǎn)事物的精力的呢？這些是當(dāng)你面臨著分配有限資源的時(shí)候必須作出的選擇。真正的問題是，在某一時(shí)間，如何恰當(dāng)?shù)剡x擇你要做的事情、如何管理我們的行動(dòng)。 這似乎是顯而易見的。然而，希望管理那些尚未確認(rèn)或決定的行動(dòng)是極其困難的。很多人 手頭有許多事情有待推進(jìn)，但連他們自己都還沒有搞清楚要做些什么。常常聽到有人抱怨“我沒有時(shí)間去??”，這完全是可以理解的，因?yàn)樵S多工作似乎都難以控制。之所以有這種感覺，是因?yàn)槟愀緵]有能力一口氣完成一項(xiàng)工作，你僅僅能夠完成這項(xiàng)任務(wù)中的某一個(gè)步驟。在 中國最大的管理資源中心 第 11 頁 共 135 頁 多數(shù)情況下，很多推動(dòng)整個(gè)工作進(jìn)程的步驟實(shí)際上僅僅需要一兩分鐘的時(shí)間就可以搞定。 開始便是行動(dòng)的一半。 — 希臘諺語 在培訓(xùn)成千上萬名專業(yè)人士的實(shí)踐中，我發(fā)現(xiàn)， 他們的突出問題并不是缺乏時(shí)間（盡管他們自己這樣認(rèn)為）。問題的關(guān)鍵在于，他們無法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動(dòng)。就像第一次在雷達(dá)屏幕上觀察到敵情時(shí)，你應(yīng)在前期界定問題，而不是等到問題嚴(yán)重化了才手忙腳亂地判斷。這將讓你收獲行為管理所帶來的豐碩成果。 事情極少由于時(shí)間匱乏而受阻。它們陷入困境往往是由于未能判定行動(dòng)而造成的。 自下而上法的價(jià)值 多年來，我已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了，自下而上的方法對(duì)提高個(gè)人工作效率具有實(shí)用價(jià)值，即從當(dāng)前活動(dòng)和任務(wù)的最底層入手。頭腦精明的人一般認(rèn) 為，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路椒☉?yīng)該是自上而下地進(jìn)行：首先確定個(gè)人和公司的任務(wù)；然后定義工作的主要目標(biāo)；最后把焦點(diǎn)集中到實(shí)施計(jì)劃的細(xì)節(jié)問題上。然而問題在于大多數(shù)人總是陷于繁雜的事務(wù)中難以脫身，嚴(yán)重地阻礙了他們?nèi)ゼ芯倲埓缶?。結(jié)果，自下而上的方法反而更加行之有效。 現(xiàn)在，就開始掌控各種情況的最新動(dòng)態(tài)，并且采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。如此一來，你的創(chuàng)造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，同時(shí)，你也會(huì)滿懷信心地去迎接創(chuàng)造出來的新成果。對(duì)于那些參與具體運(yùn)作實(shí)施的人們 來說，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺便會(huì)油然而生。 當(dāng)你用于對(duì)付實(shí)施結(jié)果的工具成為目前工作模式中的一個(gè)組成部分時(shí)，這也就是說，你為進(jìn)行更高一級(jí)的思維活動(dòng)作好了更加充分的準(zhǔn)備。事實(shí)上，在你的工作以外，更多有價(jià)值的事情還有待思考。但如果你這一層次上的控制管理能力不夠，就好似穿著碩大寬松的衣服游泳一樣難言輕松。 我接觸過許多主管經(jīng)理，他們?cè)诎滋焯幚碇鞣N繁雜瑣碎的事務(wù)，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對(duì)公司前景以及個(gè)人前途的考慮和展望。這一切是在完全地?cái)[脫了一天工作的糾纏之后，自 然而然引發(fā)的結(jié)果。 僅僅懷有對(duì)前景的展望是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它必須與大膽的行結(jié)合起來。僅僅靠雙眼盯住階梯是不夠的，我們必須勇于跨上階梯。 — 瓦茨拉夫哈維爾 （ Vaclav Havel） 橫向和縱向的行動(dòng)管理 你需要從橫向和縱向兩個(gè)角度出發(fā)來控制各種任務(wù)、工作和行動(dòng)。“橫向的”控制保證了所有行動(dòng)都具有連貫性、邏輯性，讓我們把你的神智想像成警察局的雷達(dá)吧，它一刻不停地對(duì)你周圍的一切事物進(jìn)行掃描監(jiān)測。它 可能捕捉到 2 4小時(shí)內(nèi)吸引你注意力的上千件事情中的任何一件：藥店、管家、瑪薩姑媽、戰(zhàn)略計(jì)劃、午餐、辦公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顧客、需要擦的皮鞋，買郵票、存一張支票、預(yù)訂旅館、取消一次員工會(huì)議、今晚去看一場電影等等。你也許會(huì)對(duì)自己在僅僅一天的時(shí)間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個(gè)完善的系統(tǒng)來輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時(shí)及時(shí)地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過渡到另一件。 相比之下，“縱向的”控制則是指針對(duì)每個(gè)具體的主題和 工作所進(jìn)行的思考。比如，吃晚飯時(shí)，你和你的配偶談?wù)撈鹣乱淮味燃?，這時(shí)，你內(nèi)心深處的“監(jiān)控雷達(dá)”開始鎖定這一信 中國最大的管理資源中心